ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ И ПЕРЕГОВОРОВ КАК ОДНИХ ИЗ ВАЖНЕЙШИХ ФОРМ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, Основные задачи деловых совещаний - Деловые совещания и переговоры

Основные задачи деловых совещаний

Одна из основных задач ведущего делового совещания - привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы - прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:

    1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих. 2. Постоянно поддерживать разговор. 3. Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения. 4. Выслушивать мнения всех оппонентов. 5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы. 6. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: "Что именно вы имеете в виду?". 7. Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, - как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т. е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе. Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим. При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

Принятие решения складывается из пяти этапов:

    А) установление контактов Б) определение проблемы В) определение целей Г) изложение мыслей Д) готовность к действию.

Похожие статьи




ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ И ПЕРЕГОВОРОВ КАК ОДНИХ ИЗ ВАЖНЕЙШИХ ФОРМ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, Основные задачи деловых совещаний - Деловые совещания и переговоры

Предыдущая | Следующая