Размещение участников совещания - Деловое общение и его виды

Рассмотрим различные позиции участников совещания относительно позиции № 1.

ПОЗИЦИЯ № 1. Место, где сидит человек, ведущий заседание или председательствующий на совещании (начальственная, или позиция хозяина).

ПОЗИЦИЯ № 2. Благоприятная позиция. Она расположена под углом 90° к начальственной и поэтому благоприятна для того, кто на ней располагается.

ПОЗИЦИЯ № 3. Независимая позиция. Человек, сидящий на этом месте, пользуется на совещании определенной независимостью, что и демонстрирует занятая им позиция. Довольно большое расстояние до позиции № 1 предполагает, что такому человеку нет нужды подсаживаться поближе к начальству.

ПОЗИЦИЯ № 4. Конкурентная или оборонительная позиция. Для человека, сидящего на этом месте, стол играет роль барьера, отделяющего его от всех остальных. Позиция № 4 может быть как позицией соперничества (я не хочу быть рядом с вами), так и оборонительной (я нуждаюсь в защите при помощи барьера).

ПОЗИЦИЯ № 5. Независимая позиция. Аналогична позиции №3.

ПОЗИЦИЯ № 6. Благоприятная позиция. Аналогична позиции № 2. Пожалуй, лучшая.

ПОЗИЦИЯ № 7. Позиция сотрудничества.

Человек, расположившийся в позиции № 7, находится в прямом и переносном смысле по ту же сторону стола, что и человек, занимающий позицию № 1. Данная позиция является идеальной в тех случаях, когда человек в позиции № 1 не испытывает неудобств от вашей близости.

Если человеку в позиции № 1 не нравится тот, кто расположился в позиции № 7, его недовольство всегда бросается в глаза окружающим. Начальник в позиции № 1 начинает откидываться назад, как бы пытаясь увеличить расстояние, или сильно наклоняется вперед, словно стараясь столкнуть сидящего с позиции № 7.

Если вам представилась вдруг возможность занять позицию № 7, позицию сотрудничества, мы настоятельно рекомендуем вам сделать это. Однако предварительно непременно удостоверьтесь, что вы не вторгаетесь на территорию человека, занимающего позицию № 1.

Оповещение и обеспечение участников информационными материалами является необходимым элементом подготовки совещания. Необходимо за несколько дней сообщать о совещании его участникам. В качестве приложения к повестке могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Очень полезно, если еще до начала совещания лицам, готовящим выступления, передаются замечания от участников, например, по проектам решений, тезисам выступлений. Вообще говоря, сбор письменных отзывов о проекте решения - вполне самостоятельная форма "распределенной" коллективной мыслительной деятельности, иногда с успехом заменяющая само совещание.

> Проведение совещания во многом определяется фигурой председательствующего, являющегося своеобразным "дирижером оркестра". Если оркестр играет правильно, то дирижер ведет его. Но как только кто-то из музыкантов допустил сбой, дирижер останавливает игру и делает замечания, и так до тех пор, пока не прозвучит нужная мелодия.

Для того чтобы обеспечить на совещании процесс принятия высококачественных решений без излишних непроизводительных затрат, руководитель должен устранить мешающие барьеры. Источники удачного или неудачного совещания находятся в трех сферах:

    1) личностных особенностях участников; 2) взаимодействии участников между собой; 3) организации самого процесса совещания.

В ходе совещания руководитель неизбежно столкнется с типовой моделью участников обсуждения. В соответствии с типовой реализацией поведения участников вырабатывается стратегия их нейтрализации. В обсуждении могут встретиться следующие типовые проявления.

1. "Агрессор" - критикует всех подряд, принижает статус других, не соглашается с тем, что предлагается.

Целесообразно ставить перед ним вопрос "А вы что предлагаете?" и напоминать о том, что излишняя критика гасит конструктивные идеи.

2. "Блокировщик". Упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены.

Надо тактично напоминать ему, что он уходит в сторону, напоминать о цели и предмете обсуждения, задавать вопросы типа: "То, что вы говорите, относится к этому обсуждению?"

3. "Удалившийся". Не хочет участвовать в обсуждении, рассеян, разговаривает на личные темы.

Следует предложить ему высказаться и внести свои предложения: "Какие предложения есть у вас?" или "А вы что думаете по поводу...?".

4. "Ищущий признания". Хвастается, много говорит, утверждает свой статус.

Имеет смысл ставить его на место вопросами: "То, что вы нам сообщили, можно ли использовать для решения данного вопроса?".

5. "Прыгающий с темы на тему". Постоянно меняет тему разговора.

Надо останавливать его вопросами типа: "Мы разве закончили рассмотрение проблемы?"

6. "Доминирующий". Пытается захватить власть и манипулировать присутствующими.

Надо спокойно и уверенно останавливать его высказывания встречными: "Ваше предложение - лишь только одна из возможных альтернатив. Давайте послушаем и другие предложения".

7. "Повеса". Тратит время собравшихся, пуская пыль в глаза, рассказывает смешные истории, беспечен, циничен.

Следует спрашивать: соответствуют ли его высказывания теме совещания.

8. "Адвокат дьявола". Для них все спорно. Хорошо то, что, обвиняя, они часто докапываются до истины. Плохо то, что они отнимают слишком много времени и наносят немало ран. На совещание следует приглашать не более одного из них. 9. "Государственные мужи". Эти продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми. Таким государственным мужем должен быть руководитель совещания (для него совершенно неприемлемы роли "подависта", "устрашиста", "путаниста" или "дурманиста"!). Существует немало и других типологий участников совещания.

Похожие статьи




Размещение участников совещания - Деловое общение и его виды

Предыдущая | Следующая