Рекомендации для проведения деловых бесед - Деловое общение и его виды
Поскольку в труде руководителя деловая беседа является одним из ведущих методов управления и воздействия на подчиненных, овладение искусством ее ведения является совершенно необходимым для управленца любого ранга.
3. Деловые совещания
Кроме деловых бесед и переговоров в управленческом общении важное место занимают деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Совещание проводится, когда существует необходимость в обмене информацией, выявлении мнений, анализе трудных (проблемных) ситуаций, принятии необходимых производственных решений.
Деловые совещания могут подразделяться на проблемные, инструктивные и оперативные, в зависимости от целей и задач, которые хочет решить руководитель.
Проблемное совещание проводится в небольшом кругу узких специалистов или компетентных лиц для того, чтобы найти оптимальное управленческое решение выносимых на обсуждение вопросов. Схема решения таких вопросов включает в себя доклад (может быть и содоклад), вопросы по докладу, его обсуждение и выработку общего решения, которое принимается голосованием присутствующих и утверждается.
Инструктивное совещание организуется непосредственно управленческим звеном (конкретные исполнители) с целью доведения до сотрудников общего задания, передачи распоряжений, необходимых сведений по управленческой вертикали или горизонтали, в зависимости от уровней исполнителей.
Оперативное (диспетчерское) совещание созывается для получения информации о текущем состоянии дел по схеме вертикального распределения информации. Особенностью такого рода совещаний является точное их проведение в назначенные дни и часы, что позволяет участникам планировать самостоятельную деятельность. Внеплановые оперативные совещания проводятся лишь по чрезвычайным обстоятельствам.
Наибольший интерес представляет проблемное совещание в силу его сложности и важности для развития предприятия. Ведь для обмена информацией по вертикали есть много различных путей: приказы, инструкции, письма, обзоры, служебные записки и пр. Основное назначение совещания - групповое решение проблем. Известно, что 90 % плодотворных идей возникает при контакте мнений и, по-видимому, этим объясняется распространенность такой коллективной формы поиска решений, какой является совещание.
Но массовый характер совещаний породил и свои проблемы. Главная - большие затраты времени на их проведение. Кроме того, можно утверждать, что совещание - один из самых дорогостоящих видов служебной деятельности. Недаром одна датская фирма изобрела так называемый эконометр. Он показывает общую стоимость того или иного заседания, исходя из количества присутствующих и их средней годовой зарплаты. Эконометр устанавливается в помещении, где проводится заседание. Его изготовители утверждают, что некоторые совещания стоят в три раза больше той экономии, которую можно получать в результате реализации принятых на них решений.
Таким образом, если проведение совещания целесообразно, то необходима его тщательная подготовка. Эту подготовку и саму процедуру проведения совещания следует строить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой и созывается совещание.
Существует ряд несложных правил, соблюдение которых позволяет значительно повысить эффективность совещаний. Есть смысл рассмотреть их внимательно.
Подготовка к совещанию начинается с точного определения его темы и цели.
Тема совещания - это предмет обсуждения. Чем точнее он сформулирован, тем больше шансов получить нужный результат. Лучше обозначить темы конкретно и в активном ключе. Например, вместо формулировки "Рост затрат в прошлом году" целесообразно записать: "Что сделать, чтобы снизить наши затраты?"
Цель совещания - это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы (возможные варианты целей: предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения, принятие решения по вопросу и пр.).
Всем участникам совещания заранее рассылается повестка совещания, включающая в себя тему и цель совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала и окончания совещания; место, где оно будет проходить; фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов; время, отведенное на каждый вопрос.
Хорошо продуманная повестка совещания дает возможность участникам лучше подготовиться и, следовательно, повысить их отдачу на самом совещании.
Круг участников совещания не должен быть большим, оптимальный вариант - 5-7 человек. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Поэтому целесообразно минимизировать количество людей на совещании.
Лучше всего, когда при разнородной повестке совещания состав его участников является переменным: тем, чьи вопросы уже обсуждены, разрешается покидать совещание, а другие участники приглашаются на соответствующее время.
Некоторых сотрудников можно "держать на телефонном расстоянии", т. е. вместо того, чтобы приглашать кого-либо на всякий случай, его просят находиться на своем рабочем месте безотлучно в указанный интервал времени, чтобы при необходимости вызвать или получить справку по телефону.
Время и продолжительность совещания должны быть хорошо продуманы. Внеплановые совещания выбивают из рабочего ритма, мешают сотрудникам распределять свое время и распоряжаться им, срывают руководителю запланированные встречи и дела. Целесообразнее всего устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине.
Общая длительность совещания не должна превышать двух часов. Однако если стремление закончить совещание вовремя станет самоцелью, то это может привести к тому, что ради экономии нескольких минут придется пожертвовать важной дискуссией и ценными идеями. Естественно, что в этом случае разумнее допустить исключение.
Организация пространственной среды. Рекомендуется во время совещания рассаживать его участников так, чтобы люди видели друг друга (глаза, мимика, жесты). Это способствует наилучшему восприятию информации. Следует позаботиться и о совместимости персонала. Психологами установлено, что при прочих равных условиях чаще начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже те, кто сидит рядом. Организатор совещания, зная характеры и другие психологические особенности приглашенных, может, не привлекая внимания к этому, посадить участников так, чтобы не оказались визави те, кто может эмоционально сорваться и помешать рассмотрению вопросов.
Похожие статьи
-
Этика и психология деловых бесед и переговоров - Секреты делового общения
Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может...
-
Классификация деловых совещаний, Планирование проведения совещаний - Основы делового общения
Деловые совещания представляют собой вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных...
-
Правила подготовки и проведения деловой беседы - Этика деловых отношений
Деловая беседа - процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности....
-
Деловая беседа: понятие и фазы - Факторы успешного проведения деловой беседы
Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления...
-
Подготовка и проведение деловой беседы - Основные правила подготовки деловой беседы
Организация деловой беседы или участие в ней предполагает наличие у человека определенных навыков и соблюдения некоторых правил. Прежде всего ,...
-
Деловая беседа как основная форма делового общения - Деловое общение и его формы
Деловая беседа - это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к...
-
Деловая беседа - Сущность и особенности делового общения
Деловой общение этикет совещание Деловая беседа, как правило, состоит из следующих этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение...
-
ФОРМЫ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ - Деловой этикет
1. Диалоговое общение 2. Групповые формы делового общения 3. Общение по телефону К диалоговым формам общения относят в первую очередь деловую беседу....
-
Введение - Особенности проведения деловых совещаний
Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров, в предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров - совещания,...
-
Деловое общение в процессе переговоров - Сущность и особенности делового общения
Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может...
-
Деловые беседы и переговоры. Общие положения, Деловой завтрак, обед, ужин - Деловое общение
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Проведение деловых совещаний. - Деловое общение
Существует несколько правил, которые обязан помнить руководитель, собирающийся провести совещание: - совещание должно быть предельно кратким: затянутое...
-
Основные элементы подготовки к переговорам: определение предмета (проблем) переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение своих интересов и...
-
Стиль делового общения, характерный для иностранцев Значительное влияние на стиль ведения переговоров во всем мире оказали американцы, что связано с...
-
Этика деловых бесед, встреч, переговоров - Деловое общение
Результаты профессиональной деятельности сотрудников органов безопасности во многом зависят от личных встреч, бесед, совещаний. Этические требования к их...
-
Специфика организации и проведения деловых переговоров Деловые переговоры фактически происходят каждый день в деловой сфере, в семье, и даже в суде, но...
-
Правила подготовки и проведения приемов - Этикет делового общения
Деловой завтрак - этот вид приема удобен для людей, которые работают обеденные часы или для тех, у кого план обедов расписан на недели вперед. Если...
-
Проблема структуры делового общения - Основные фазы деловой беседы
Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном...
-
Ведение делового совещания - Особенности проведения деловых совещаний
Начинать совещание нужно точно вовремя и сразу согласовать с участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия...
-
Эффективное ведение беседы чрезвычайно тяжелое дело. Известно, что специальная методика ведения бесед помогает лишь в семи случаях из десяти достигнуть...
-
Этические нормы и правила деловой беседы. Деловой этикет - Деловое общение
Деловой этикет - важнейшая сторона морали профессионального поведения делового человека, предпринимателя. Знание его - необходимое профессиональное...
-
Фазы деловой беседы - Этика делового общения
Деловая беседа состоит из пяти фаз: 1. начало беседы; 2. передача информации; 3. аргументирование; 4. опровержение доводов собеседника; 5. принятие...
-
Введение - Факторы успешного проведения деловой беседы
Всем без исключения предпринимателям и руководителям производств приходится вступать в деловую беседу с партнерами по бизнесу -- поставщиками сырья,...
-
Этика делового общения, Сущность делового общения - Этика делового общения
Сущность делового общения Деловое общение включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для...
-
Два стиля проведения деловых совещаний - Деловые совещания и переговоры
Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный. Дипломатический стиль предполагает учет...
-
Организация и ведение дискуссий - Особенности проведения деловых совещаний
Чтобы деловое совещание было плодотворным председательствующий менеджер должен владеть техникой организации и проведения дискуссий. Их организация...
-
Этапы принятия решений - Особенности проведения деловых совещаний
Каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием решения. Для этого, прежде всего, его участникам надо точно определить проблему. В ее определении...
-
Деловые беседы и переговоры - Деловая этика как социальный фактор бизнеса
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Деловые беседы и переговоры - Этика рыночных отношений
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Групповые формы делового общения - Этика рыночных отношений
Наряду с диалоговым общением, существуют различные формы группового обсуждения деловых (служебных) вопросов. Наиболее распространенными формами являются...
-
Групповые формы делового общения - Деловая этика как социальный фактор бизнеса
Наряду с диалоговым общением, существуют различные формы группового обсуждения деловых (служебных) вопросов. Наиболее распространенными формами являются...
-
Основные "абстрактные типы" собеседников и как с ними общаться - Деловое общение и его виды
Главная цель председателя на совещании - найти по всем вопросам повестки дня оптимальные решения за минимальное время. Для этого ему нужно обеспечить...
-
Подготовка к деловым переговорам Подготовка к переговорам напоминает собой любую деятельность, в которую на регулярной основе может вовлекаться тот или...
-
Виды деловых бесед - Деловые встречи и беседы
Виды бесед. По такому основанию, как виды и цели разговора, принято выделять в качестве самостоятельных видов: собеседование при приеме на работу,...
-
Размещение участников совещания - Деловое общение и его виды
Рассмотрим различные позиции участников совещания относительно позиции № 1. ПОЗИЦИЯ № 1. Место, где сидит человек, ведущий заседание или...
-
Динамика человеческого поведения и ролевое поведение в деловом общении - Деловой этикет
Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих...
-
Телефонный разговор, как вид делового общения - Деловое общение и этикет
Остановимся по подробнее на этом виде делового общения как наиболее распространенном в деловых отношениях. Современную деловую жизнь невозможно...
-
Правила этикета делового общения - Этикет делового общения
Основные правила этикета делового общения: Не привлекайте к себе внимания, помните, что хорошие манеры -- это скромные манеры. Встретив нового человека в...
-
Правила построения деловой беседы - Основы делового общения
Деловые беседы (деловые встречи совещания, беседы это одна из важнейших форм управленческой деятельности). Деловые беседы - это форма межличностного...
-
Начало беседы - очень важных этап, и потому не следует пренебрегать. Задачи этого этапа бесед следующие: - установление контакта с собеседником; -...
Рекомендации для проведения деловых бесед - Деловое общение и его виды