Организация работы кадровой службы - Делопроизводство и корреспонденция
Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:
- - документирование трудовых отношений; - осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов; - формирование стабильно работающего трудового коллектива; - создание кадрового резерва; - организация системы учета кадров.
Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.
Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.
Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.
Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.
Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.
Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.
Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.
В разделе "Структура" указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
- - самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю; - выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации; - выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:
- - разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации; - оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации; - учет личного состава; - хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству; - контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом; - изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению; - анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования; - создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов; - работа по созданию резерва на выдвижение; - подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников; - подготовка и систематизация материалов для аттестационнойкомиссии; - подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению; - принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников; - организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка; - ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т. п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
- - сведения о нарушителях трудовой дисциплины; - копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников; - копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка; - сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т. п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т. п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
- - требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов; - принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения; - взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров; - требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
Что касается должностной инструкции работника отдела кадров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" должна состоять из трех разделов: "Должностные обязанности", "Требования к знаниям" и "Требования к квалификации".
Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:
- - руководство работой отдела; - обеспечение выполнения работ; - разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций; - обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств; - проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну; - обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела; - создание условий для повышения квалификации персонала; - контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины; - внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины; - обеспечение составления уставной отчетности.
Начальник отдела кадров должен знать:
- - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; - нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; - основы экономики, организации труда и управления; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.
В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.
Похожие статьи
-
Введение, Характеристика комплекса кадровой документации - Делопроизводство и корреспонденция
Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в...
-
Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации. При разрешении трудовых конфликтов в...
-
Хранение кадровой документации - Делопроизводство и корреспонденция
Любая организация за период своего существования имеет в своем арсенале множество всякого рода документации: кадровая документация, т. е. приказы по...
-
Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления[48] в состав делопроизводственной службы, как правило,...
-
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО "ДИН" служба...
-
Структура службы внутреннего аудита во многом зависит от специфики организации, ее величины и конкретных целей ее администрации и включает в себя...
-
Основные параметры аудита по функциям управления персоналом представлены в таблице 2. Таблица 2 Основные параметры аудита персонала Основные функции...
-
Порядок открытия и закрытия расчетных и текущих счетов клиентов Открытие и закрытие расчетных и текущих счетов клиентов. Для осуществления операций по...
-
В практике предприятий сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная...
-
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ 1.1. К самостоятельной работе бухгалтером допускаются лица не моложе 18 лет, имеющие специальную подготовку, медицинский...
-
Аудит работы службы управления персоналом ставит своей целью исследование вопросов: - управления организацией в целом (подконтрольные высшему уровню...
-
Инвентаризация основных средств Основные средства - это часть имущества, используемая в качестве средств труда при производстве продукции, выполнении...
-
Организация документооборота Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией...
-
Состав кадровой документации - Документоведение. Процессуальная документация
Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о...
-
Во время прохождения практики на предприятии, мною были в полной мере получены практические навыки работы с бухгалтерскими программами и документами, в...
-
Из экспедиции документы, адресованные руководству, передаются в службу делопроизводства для регистрации и подготовки рассмотрения документов...
-
ОРГАНИЗАЦИОННО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ Организация с ограниченной ответственностью "Геотехсервис" была основана в 1994 году ведущими...
-
Цель и виды деятельности предприятия - Анализ формирования финансовых результатов работы организации
Целью Общества является извлечение прибыли. Основными видами деятельности Общества являются: 1. развитие и эксплуатация средств электросвязи; 2....
-
Практика по профилю специальности проходила с 08 июня по 21 июня 2015г. в бухгалтерии ООО "ПКФ "Омский причал". Целью практики - формирование у...
-
Документальное оформление и учет использования рабочего времени Основные положения по организации труда на предприятии в ОАО "Мозырский...
-
Заключение - Бухгалтерский учет расчетов с персоналом по оплате труда в коммерческой организации
Заработный оплата труд бухгалтерский В заключение выпускной квалификационной работы можно сделать следующие выводы. Заработная плата - это основная часть...
-
Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденных...
-
Если представления об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до октября 1917 г. имеются, то советский период нуждается в...
-
Понятие и значение делопроизводства - Документоведение. Процессуальная документация
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в...
-
Организация работы бухгалтерской службы ООО "Родник-4" - Учетная политика предприятия
Бухгалтерия ООО "Родник-4" имеет штат высокопрофессиональных бухгалтеров. Функции сотрудников бухгалтерии представлены в таблице 2. Таблица 2. Функции...
-
Делопроизводство в Древнерусском государстве Грамоты уставные, вкладные, купчие полные, жалованные; заемные, закладные кабалы; житийные записи Приказное...
-
Введение - Разработка программы аудита работы службы управления персоналом
Многогранность и разнообразие целей аудита в сфере труда и социально-трудовых отношений организации позволяет относиться к этой процедуре как к сложному...
-
Заключение - Разработка программы аудита работы службы управления персоналом
Аудиторское заключение в трудовой сфере по аналогии с заключением в финансовом аудите, должно состоять из трех частей: вводной, аналитической и итоговой....
-
Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к...
-
ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА Основные правила ведения бухгалтерского учета регламентированы Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении...
-
Бухгалтерские операции в ООО "Вудвилль" выполняют работники, для которых выполнение таких операций закреплено должностными инструкциями (входит в...
-
В целях организации бухгалтерского учета и отчетности, налогового учета, а также обеспечения заинтересованных лиц полной и достоверной информацией о...
-
Документальное оформление расчетов с работниками - неотъемлемая часть учета расчетов по оплате труда, поскольку заработная плата начисляется в...
-
История создания ЗАО "Строительная Компания "Дружба" Строительство в России всегда было и остается одним из наиболее динамично развивающихся направлений...
-
Казахстан аудит лицензирование мошенничество Система контроля качества работы аудиторской организации Система контроля качества работы аудиторской...
-
Бухгалтерский учет, а, следовательно, и организация финансово-экономической работы в ООО "Вудвилль" ведется бухгалтерским коллективом, который...
-
Численность промышленно-производственного персонала (Чппп) предприятия включает рабочих (Чрб), руководителей (Чрк), служащих (Чсл), специалистов (Чсп) и...
-
Учет кассовый денежный Методы и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля. Что касается предприятий, насчитывающих большое число...
-
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА И РАЦИОНАЛЬНОСТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЙ Анализируя постановку учета денежных средств в бухгалтерии ООО "Геотехсервис", следует отметить, что...
-
Денежные средства - это финансовые ресурсы организации. Они используются для приобретения различных предметов и средств труда, для оплаты труда...
Организация работы кадровой службы - Делопроизводство и корреспонденция