Организация и проведение пресс-конференции - Организация работы пресс-службы в ПР-отделе
Основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы. Ни в коем случае нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это можно прекрасно сделать и через пресс-релиз. Подобного рода общения ускоряют поступление информации в редакции, отличаются авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных ( пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).
Ну а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации Невзлин Л. Г. Паблик Рилейшнз. М., 1993, с. 106.
Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.
Прежде всего необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.
Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.
Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько "персон" готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.
В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.
Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио - и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.
Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.
Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени ( вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т. п. Общая продолжительность пресс-конференции не должна превышать 30-50 минут.
Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех учаcтников. Особенную важность репетиция представляет в случае, если участники пресс-конференции новички, впервые выходящие навстречу с журналистами. Однако и для искушенных в этом деле асов пресс-конференций репетиция необходима, если намечается телевизионная трансляция. Во время репетиции проверяется готовность средств связи, выбирается режим освещения площадки, интерьер (со столом президиума), ракурсы съемок, микрофоны в зале и прочее. Очень важно также прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.
Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.
Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. Тексты выступлений (заранее отпечатанные) размещают на специальном столике, или на информационном стенде. Их также включают в информационный пакет документов. Для пресс-кита чаще всего используется фирменная папка. Пакет документов (пресс-кит) вручается журналистам в зале пресс-конференции, а также рассылается по редакциям аккредитованных журналистов, не сумевших прийти на встречу с устроителями пресс-конференцию.
Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении ( хотя и необяхательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают) Невзлин Л. Г. Паблик Рилейшнз. М., 1993, с. 89.
Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Следует упомянуть и том, что пресс-секретарь - это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Основные моменты его деятельности включают регулярность контакта с журналистами об информировании общественности о целях и содержании деятельности организации или фирмы; комментарий решений, действий руководства, толкование смысла решений и действий также относятся к сфере деятельности пресс-секретаря. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.
Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением.
Что касается выступлений представителей фирмы, то они должны быть информационно емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.
В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов.
Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т. д. "Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих жрналистов при согласии их "визави". Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т. к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.
Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т. д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:
Микрофоны на столе и в зале;
ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;
Телефонную связь;
Технические службы (машбюро, фотолаборатории, ремонт оргтехники)
Система синхронного перевода;
Службы аккредитации;
Служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.
Если пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные могут прийти пораньше. К этому времени все приготовления должны быть закончены, в противном случае создастся неблагоприятное впечатление. Обычно у входа ставятся один-два стола, у которых регистрируются прибывающие журналисты.
Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т. е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается.
Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется определение кому из ораторов более всего "подходит" вопрос.
Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. Здесь нужно избегать таких фраз, как: "Без комментариев!", "Не для печати" и т. д. Если затронут вопрос не подлежаций пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.
Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия пресс-конференции. Объясняется это тем, что видеоматериалы несут дополнительную, детализированную информацию, и их показ в ходе пресс-конференций обязательно затрагивает время встречи, что не всегда устраивает журналистов.
По окончании официальной части принято угощать журналистов. И хотя на первый взгляд фуршет представляется не столь важной частью встречи, это далеко не так. Подобного рода неформальные встречи имеют большой содержательный смысл и играют важную роль. Объясняется это прежде всего тем, что именно здесь открываются огромные возможности для установления основанных на взаимном доверии деловых контактов, открываются новые источники обмена информации и услуг как со стороны журналистов, так и со стороны представителей деловых кругов, отдельных общественных, коммерческих и государственных структур.
Похожие статьи
-
Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель...
-
Выставка - Организация работы пресс-службы некоммерческих организаций со СМИ
Оговоримся, что здесь речь пойдет не об организации выставки как таковой, а об организации в ее рамках работы с журналистами или использовании выставки...
-
Как уже отмечалось выше, существует три основных способа обеспечить известность бизнесу и предлагаемым товарам и услугам в газетах, журналах и любых...
-
Пресс-релиз Первым шагом к проведению пресс-конференции является составление пресс-релиза, который, впоследствии, направляется журналистам. Создается он...
-
Характер взаимоотношений пресс-службы ПР-отдела и СМИ - Организация работы пресс-службы в ПР-отделе
Публикуя материалы, предоставленные пресс-службой, средства массовой информации рассчитывают получить взамен информацию о самой организации или о сфере...
-
Структура и основные задачи пресс-службы ПР-отдела - Организация работы пресс-службы в ПР-отделе
Связь с прессой -- дело ответственное. В больших организациях нежелательно, чтобы пресс-служба совмещала свои обязанности с какой-нибудь другой работой....
-
Связи с общественностью занимают особое место в информационно-рекламной кампании Сибирского международного марафона. Пресс-служба организации при...
-
Деловая пресс-конференция Пресс конференция журналист Пресс-конференция - один из излюбленных инструментов PR-менеджеров. Они предлагают компаниям...
-
Презентация - Организация работы пресс-службы некоммерческих организаций со СМИ
Один из классиков пиар Энтони Джей сказал: "Презентация -- это упражнение в убеждении". Казалось бы, чего проще -- просто представить в выгодном свете...
-
Организация и проведение пресс-конференций - Пресс-конференции
Необходимо заранее определять приблизительную периодичность проведения пресс-конференций. В крупных организациях, особенно органах власти, оптимально...
-
Правила взаимодействия пресс-службы со СМИ За годы регулярных контактов со средствами массовой информации и их представителями в практике паблик рилейшнз...
-
Информационные материалы (документы), связанные с определенными событиями, пресс-служба соединяет в папке информационного пакета документов, или они...
-
1) Нельзя созывать пресс-конференцию только для того, чтобы распространить какой-нибудь документ или информацию, это делается посредством пресс-релиза....
-
Виды мероприятий для журналистов - Организация работы пресс-службы некоммерческих организаций со СМИ
На первый взгляд, все мероприятия для СМИ похожи одно на другое. Единая целевая аудитория диктует свои законы, подходы, "церемониалы". Это верно, но не...
-
Заключение - Пресс-конференция как основная форма отношения с прессой в ходе проведения PR-кампании
Правильно спланированная и реализованная PR-акция может дать не менее эффективную отдачу, чем полномасштабная рекламная кампания. При этом расходы...
-
Информационные сообщения (пресс-релизы) - Организация работы пресс-службы в ПР-отделе
Наиболее распространенный способ передачи информации прессе -- информационное сообщение или пресс-релиз. После написания его отправляют обычной почтой...
-
Как давать интервью - Организация работы пресс-службы некоммерческих организаций со СМИ
Более других определений слова "интервью" к нашему случаю подходит то, которое приведено в толковом словаре Ожегова: интервью - "предназначенная для...
-
Введение - Организация и практика работы пресс-служб
Пресс-служба является связующим звеном, обеспечивающим обмен информацией между обществом и организацией, на базе которой создана данная пресс-служба....
-
Взаимоотношения с журналистами - Пресс-конференции, их назначение и подготовка к проведению
Должны быть максимально эффективными и плодотворными, ведь мир сегодня в сильной степени зависит от их интерпретаций, правил и анализов, которые...
-
Как правило, в малых и средних компаниях большинство работников PR осуществляют свою деятельность и достигают при этом вполне ощутимых результатов при...
-
ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ - Организация работы редакции
Эмпирическую информацию журналист черпает из трех источников: индивидуального (человек), коллективного (коллектив) и документального (официальные...
-
Теперь можно пересмотреть рабочий план PR-кампании. Нужно убедиться, что PR-послание разработано правильно, что оно достаточно просто и понятно...
-
Организационные формы отношений государственных, общественных, бизнес-структур принимают воплощение в виде пресс-служб, пресс-центров и различных их...
-
РАБОТА ЖУРНАЛИСТА НАД СОЗДАНИЕМ РАДИОПЕРЕДАЧИ
РАБОТА ЖУРНАЛИСТА НАД СОЗДАНИЕМ РАДИОПЕРЕДАЧИ Радиожурналист имеет на вооружении слово сказанное, звучащее во всем богатстве интонаций, смысловых и...
-
Задания, которые ставят пресс-службе в государственном учреждении и пресс-службе в коммерческой структуре, существенно отличаются. Надо учитывать, что...
-
Типология взаимодействия пресс-службы со СМИ - Роль пресс-службы современном мире
Для того, чтобы выполнять свою основную цель, работникам пресс-службы необходимо уметь плодотворно работать с журналистами, своевременно сообщать им...
-
По подсчетам экспертов, 60--70 % заказов в российских PR-агентствах приходится на политический PR. В этом одно из существенных отличий российского рынка...
-
Публичные выступления являют собой кульминацию многих PR-мероприятий: предвыборных митингов и собраний, пресс-конференций, презентаций, симпозиумов,...
-
В принципе, PR -- дело очень простое. PR включает в себя создание позитивного PR-послания (что осуществляется с помощью соответствующих СМИ) и доведение...
-
После проведения пресс-конференции необходимо провести сравнение с изначально поставленными задачами, которые должны учитывать специфику целевой...
-
Источники централизованной рассылки данных для СМИ - Способы организации сбора данных
Для любого средства массовой информации важнейшим вопросом является организация отлаженной системы сбора данных о важнейших событиях и мероприятиях,...
-
1) Краткость и ясность 2) Использование простых слов 3) Убедительность: факты и цифры 4) Естественность изложения Для достижения ясности, предложения не...
-
Телевидение - не только СМИ, но и вид творчества. Специфический художественный язык каждого вида творчества - это совокупность технических приемов и...
-
Процедура проведения контент-анализа при исследовании темы "политический образ современной России" в немецких публикациях Проведение контент-анализа...
-
Пресс-конференция - это ПР-мероприятие, целью которого является прямой личный контакт объекта ПР с представителями СМИ, для демонстрации чего-то или...
-
PR-специалисты должны хорошо себе представлять и учитывать особенности различных средств доведения их информации до соответствующей аудитории: по радио...
-
Реакция аудитории на проводимую фирмой PR-деятельность наиболее сложна для сколько-нибудь точного анализа и измерения. Точность этого анализа зависит...
-
Введение - Организация работы пресс-службы в ПР-отделе
На сегодняшний день вопрос о создании пресс-службы стоит перед многими российскими компаниями. Наибольшую актуальность он приобретает в...
-
Работа с прессой и журналистами Американские PR-специалисты предлагают следующие правила работы с прессой Шомели Ж., Уисман Д. Связи с общественностью....
-
ИНТЕРНЕТ И ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЖУРНАЛИСТОМ - Организация работы редакции
Потребности информационного рынка вынуждает журналиста работать оперативно и много: лишних сотрудников в редакции уже не держат, нагрузка в связи с этим...
Организация и проведение пресс-конференции - Организация работы пресс-службы в ПР-отделе