Предоставление пресс-службой информации прессе, Правила взаимодействия пресс-службы со СМИ - Организация работы пресс-службы в ПР-отделе
Правила взаимодействия пресс-службы со СМИ
За годы регулярных контактов со средствами массовой информации и их представителями в практике паблик рилейшнз сформировались определенные правила, знание которых способно облегчить построение крепкого фундамента взаимоотношений со СМИ.
Передаваемые в средства массовой информации сведения всегда должна быть честными, достоверными и заслуживающими доверия. Правду следует говорить всегда, даже если она не особо приятна для самой компании. От этого зависит отношение СМИ, а через них и общественности, к организации и ее представителям. Кроме этого, нельзя забывать о журналистских расследованиях, когда информация может быть получена в обход организации. Несмотря на то, что некоторые считают правдивую политику очень опасной, большинство специалистов уверены, что правдивая работа с общественностью приносит значительные дивиденды.
Важное правило при работе со СМИ заключается в сочетании справедливого распределения информации между различными независимыми (или даже конкурентными) СМИ и эксклюзивностью. Причем эксклюзивность всегда должна соблюдаться, иначе она теряет смысл Бортник Е. М. Никитаева А. Ю. Управление связями с общественностью. Ростов н/Д, 2003, с. 86.
Необходимо заранее выстраивать медиа-политику организации, но разработанный план работы с масс-медиа должен быть гибким и поддаваться корректировке в максимально короткие сроки. Иначе существует вероятность попадания в зависимость от определенного СМИ.
Разговаривать с масс-медиа необходимо одним голосом. Наиболее приемлемый вариант - представитель пресс-службы, который выступает сточки зрения интересов общественности, а не организации. Этот человек всегда должен быть доступен для прессы, пусть даже по домашнему телефону.
Лучше всего (кроме экстренных случаев) обращаться к ограниченному числу подходящих по тематике изданий и учитывать местную специфику. Вряд ли кто-то справится лучше них с задачей информирования населения о деятельности некоммерческого сектора. Трюков и заигрываний, таких как рассылка приглашений с подарками или зазывание на фуршет после пресс-конференции, следует избегать при желании построения долговременного взаимовыгодного сотрудничества. При работе с масс-медиа очень важно помнить о сроках, так как все СМИ имеют периодический характер. Предоставляемая информация также должна заслуживать внимания как потенциальная новость. При этом ее могут сопровождать объяснения и комментарии, но вот узко профессиональных терминов лучше избегать. Приемлемо использовать упрощенные графики и таблицы.
Передавая в процессе коммуникации определенное сообщение, не стоит концентрировать внимание исключительно на положительных фактах и аргументах. Необходимо упомянуть и об отрицательных моментах. Исследования показали, что аудитория, знакомая только с положительными доводами, легко переубеждается с помощью контраргументов. А вот переубедить публику, знакомую с разными аспектами явления, очень трудно. При этом для убеждения изначально положительно настроенной публики или аудитории с невысоким уровнем образования может быть достаточно и позитивных аргументов. Если негативные факты всплывают помимо желания организации, то действовать надо быстро и организованно, что позволяет значительно уменьшить негативные эффекты или даже улучшить имидж компании и сформировать преданность общественности. Выделяют несколько путей информационной реакции на негативные инциденты (табл. 1) Бортник Е. М. Никитаева А. Ю. Управление связями с общественностью. Ростов н/Д, 2003, с. 87.
Таблица 1.
Типы реакции на появление негативных фактов об организации
Тип реакции |
Эффективность с точки зрения ПР |
Инстинктивная реакция |
Чаще всего первая реакция -- отрицание достоверности возникшей информации. Один из наименее эффективных вариантов поведения |
"Каменная стена" |
Менеджер либо не замечает проблемы, либо сражается сразу на всех фронтах. Также неэффективный путь |
Формальный ответ |
Часто используется официальными структурами и уменьшает доверие общественности к организации |
Перехват инициативы в свои руки |
Агрессивная контратака, перехватывающая негативные новости до того, как они нанесли ущерб организации. Считается наиболее эффективной из перечисленных реакций |
При работе со средствами массовой информации следует помнить, что на практике контакты осуществляются с конкретными людьми. К встрече с журналистом необходимо готовиться заранее, не важно, что это - интервью для печати или прямой телевизионный эфир. Следует определять все возможные вопросы, как приятные для организации, так и несущие негативную окраску, и репетировать подходящие ответы. Отвечать лучше всего на те вопросы, к ответам на которые подготовились, но ситуация "без комментариев" совершенно не приемлема.
Наиболее важные факты сообщаются в первую очередь. И телевизионный эфир, и печатный материал скорее всего будут редактироваться и сокращаться. Помните, что репортер -- своеобразный трубопровод, один из важнейших коммуникационных элементов при взаимодействии со СМИ. Его хорошую работу всегда следует хвалить, а вот ошибки исправлять надо очень осторожно. Рекомендуется на незначительные ошибки вообще не обращать внимания. Аудитория на опровержение скорее всего не обратит внимания, а СМИ будут чувствовать себя неловко. Однако, если допущенные ошибки серьезны, следует побеседовать с редактором или журналистом, готовившим материал, а можно и просто написать письмо в редакцию. Такое письмо обязательно должно содержать: дату и страницу исходной статьи, неправильную информацию, которая была напечатана, правильную информацию, а также имя и должность автора письма.
Сотрудники пресс-службы должны делать все возможное, чтобы обеспечить непрерывный поток новостей, исходящих от организации. Для этого, возможно, потребуется значительная разъяснительная работа, поскольку не всегда легко внушить руководству, что желательно исчерпывающе и постоянно информировать прессу.
Обычно пресс-служба в своей работе исходит из потребностей сегодняшнего дня, однако необходимо планировать работу на будущее, тем более что некоторые операции требуют именно детального планирования. Как правило, сроки какого-нибудь знаменательного события известны заранее, поэтому соответствующие шаги нужно предпринимать заблаговременно. При необходимости следует прибегать к помощи внешних источников, чтобы обеспечить должное освещение знаменательного события, когда придет время. Некоторые фирмы специализируются на предоставлении такого рода услуг на краткосрочной основе.
Помещение статей -- весьма эффективный способ привлечь внимание широких слоев общественности к организации и ее деятельности. Все редакторы заинтересованы в том, чтобы получить предложение напечатать статью, и если идея статьи им понравится, они попросят или прислать статью, или предоставить журналисту возможность получить материалы, необходимые для ее написания. Такая практика получает все более широкое распространение в промышленности, где зачастую считают, что гораздо лучше самим техническим сотрудникам организации предоставлять материалы в соответствующие технические журналы. Некоторые компании придают этому настолько большое значение, что даже зачисляют к себе в штат журналистов, которые специализируются на технике, причем вся их работа состоит в том, чтобы уговорить кого-нибудь из руководства написать статью, а потом "пристроить" ее в каком-нибудь подходящем журнале.
Во многих компаниях принято за правило, что все заявки членам компании на статьи рассматриваются пресс-службой Антипов К. Баженов Ю. PR для коммерсантов. М, 2000, с. 66. Это вполне разумная система, но если ее слишком строго придерживаться, могут возникнуть трения с прессой. Если редактор пишет на имя президента компании, он не обидится, если в ответ получит вежливое письмо от пресс-службы, в котором та сообщает, что президент поручил ей заняться этим вопросом. Однако в некоторых случаях редактор получает ответ от пресс-службы, в котором та категорически требует, чтобы впредь все подобные письма направлялись только ему и ни к президенту компании, ни к членам правления нельзя обращаться напрямую.
Похожие статьи
-
Характер взаимоотношений пресс-службы ПР-отдела и СМИ - Организация работы пресс-службы в ПР-отделе
Публикуя материалы, предоставленные пресс-службой, средства массовой информации рассчитывают получить взамен информацию о самой организации или о сфере...
-
Структура и основные задачи пресс-службы ПР-отдела - Организация работы пресс-службы в ПР-отделе
Связь с прессой -- дело ответственное. В больших организациях нежелательно, чтобы пресс-служба совмещала свои обязанности с какой-нибудь другой работой....
-
Введение - Организация работы пресс-службы в ПР-отделе
На сегодняшний день вопрос о создании пресс-службы стоит перед многими российскими компаниями. Наибольшую актуальность он приобретает в...
-
Выставка - Организация работы пресс-службы некоммерческих организаций со СМИ
Оговоримся, что здесь речь пойдет не об организации выставки как таковой, а об организации в ее рамках работы с журналистами или использовании выставки...
-
Структура, задачи и функции современной пресс-службы Пресс-служба - группа людей, занятая сбором информации, хранением, обработкой и распределением...
-
Связи с общественностью занимают особое место в информационно-рекламной кампании Сибирского международного марафона. Пресс-служба организации при...
-
Презентация - Организация работы пресс-службы некоммерческих организаций со СМИ
Один из классиков пиар Энтони Джей сказал: "Презентация -- это упражнение в убеждении". Казалось бы, чего проще -- просто представить в выгодном свете...
-
Пресс-конференция - специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель...
-
Умение работать с журналистами, своевременно сообщать им точную, важную для общества, правдивую и объективную информацию является одним и важнейших...
-
Виды мероприятий для журналистов - Организация работы пресс-службы некоммерческих организаций со СМИ
На первый взгляд, все мероприятия для СМИ похожи одно на другое. Единая целевая аудитория диктует свои законы, подходы, "церемониалы". Это верно, но не...
-
Пресс-релиз Первым шагом к проведению пресс-конференции является составление пресс-релиза, который, впоследствии, направляется журналистам. Создается он...
-
Введение - Организация и практика работы пресс-служб
Пресс-служба является связующим звеном, обеспечивающим обмен информацией между обществом и организацией, на базе которой создана данная пресс-служба....
-
Задачи и тактика в деятельности правительственных пресс-служб США Пресса служба массовый информация В США существует множество правительственных...
-
Информационные материалы (документы), связанные с определенными событиями, пресс-служба соединяет в папке информационного пакета документов, или они...
-
Как давать интервью - Организация работы пресс-службы некоммерческих организаций со СМИ
Более других определений слова "интервью" к нашему случаю подходит то, которое приведено в толковом словаре Ожегова: интервью - "предназначенная для...
-
Любая успешная деятельность по связям с общественностью существенно зависит от координации работы с другими подразделениями и персоналом вашей...
-
ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ - Организация работы редакции
Эмпирическую информацию журналист черпает из трех источников: индивидуального (человек), коллективного (коллектив) и документального (официальные...
-
Задания, которые ставят пресс-службе в государственном учреждении и пресс-службе в коммерческой структуре, существенно отличаются. Надо учитывать, что...
-
Пресс-конференция - это ПР-мероприятие, целью которого является прямой личный контакт объекта ПР с представителями СМИ, для демонстрации чего-то или...
-
Введение - Взаимоотношения современных пресс-служб со средствами массовой информации
В последние годы роль пресс-службы заметно повысилась. Организация, которая не считает нужным развивать собственную пресс-службу, может стать средством...
-
Структура и функции пресс-службы - Пресс-служба в структуре отдела по связям с общественностью
Родоначальником деятельность пресс-агентов можно назвать английского журналиста, "отца связей с общественностью" Айви Ли, так как именно он впервые взял...
-
1) Краткость и ясность 2) Использование простых слов 3) Убедительность: факты и цифры 4) Естественность изложения Для достижения ясности, предложения не...
-
Как правило, в малых и средних компаниях большинство работников PR осуществляют свою деятельность и достигают при этом вполне ощутимых результатов при...
-
За присутствие издания в виртуальных социальных сетях действительно должен отвечать специалист в этой области: либо маркетолог, либо SMM-менеджер (еще...
-
Работа с SMM важна не только для компаний, предоставляющих клиенту некий физический продукт, некую материальную ценность. Для современных СМИ работа с...
-
Структура работы современной пресс-службы - Роль пресс-службы современном мире
Пресс-служба - отдел сбора и обработки информации по материалам печати. Непосредственно эту трактовку можно встретить в словаре Ожегова. Еще одно...
-
Этические стандарты и этические особенности в работе журналиста с судебной информацией Этика журналиста - правила профессиональной морали, нравственные...
-
Как уже отмечалось выше, существует три основных способа обеспечить известность бизнесу и предлагаемым товарам и услугам в газетах, журналах и любых...
-
Средства массовой информации, Общие понятия, классификация - Взаимодействие СМИ и аудитории
Общие понятия, классификация Если средствами пражурналистской деятельности преимущественно были устные и письменные формы сообщения, то собственно...
-
Типология взаимодействия пресс-службы со СМИ - Роль пресс-службы современном мире
Для того, чтобы выполнять свою основную цель, работникам пресс-службы необходимо уметь плодотворно работать с журналистами, своевременно сообщать им...
-
Особенности судебной информации, законодательные, судебно-корпоративные и журналистские профессиональные ограничения Журналист, работа которого связана с...
-
Связи с прессой - Media relations - Средства массовой информации и PR
Связи с прессой - направление деятельности службы отношений с общественностью, заключающееся в производстве и размещении в СМИ публикаций...
-
Способы получения информации, Интервью - Способы получения журналистской информации
Журналист, приступающий к сбору информации из определенных заранее источников, сталкивается с тремя главными проблемами: выбор самого надежного способа...
-
Сегодня одним из основных элементов успешной деятельности государственных органов, политических партий, предпринимательских и других организаций...
-
Задержания журналистов После того, как власти России - военные и гражданские - предприняли жесткие шаги для ограничения работы журналистов на территории...
-
Подготовка к пресс-конференции. Репетиция - Пресс-конференция как специальное мероприятие для СМИ
По мнению А. Пронюшина, перед тем, как проводить пресс-конференцию, стоит проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести...
-
Деловая пресс-конференция Пресс конференция журналист Пресс-конференция - один из излюбленных инструментов PR-менеджеров. Они предлагают компаниям...
-
Работа любой пресс - службы изначально включает в себя три одинаково важных направления: Виноградова О. В. Работа современной пресс - службы - Москва.:...
-
Организация работы редакции - Теория и практика массовой информации
Редакционный коллектив Редакция любого печатного периодического издания представляет собой коллектив (от лат. collektivus - собирательный) - совокупность...
-
Введение - Организация работы пресс-службы некоммерческих организаций со СМИ
Некоммерческие организации, являясь неотъемлемой составной частью гражданского общества, играют значительную роль в реализации социальных и творческих...
Предоставление пресс-службой информации прессе, Правила взаимодействия пресс-службы со СМИ - Организация работы пресс-службы в ПР-отделе