Складання та оформлення службового листа - Історія створення та ресурси глобальної мережі Інтернет. Порядок створення документів за допомогою ПК

Службовий лист - загальна назва різних за змістом документів, які виділяються у зв'язку з особливим способом передачі тексту - поштовою пересилкою. Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами та установами. На них припадає значна частина вхідної та вихідної документації. Службові листи надсилають аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладення та змістовності тексту. Текст службового листа, як правило, складається із двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів. В останній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії тощо. Службовий лист оформлюють на спеціальному / фірмовому бланку (перевагу надають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампу адресата). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Реквізити службового листа:

Назва організації-відправника листа;

Довідкові дані про організацію-відправника листа;

Номер листа (індекс) і дата;

Адресат (одержувач) листа;

Заголовок листа

Службові листи - це єдина форма документів, де не вказується реквізит "вид документа", тобто "Службовий лист" не назначають.

Існує багато видів службових листів:

    * інформаційні; * рекламні; * запрошення; * супровідні; * підтвердження * нагадування; * гарантійні; * ініціативні; * відповіді; * рекомендаційні та інші.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата можна зазначати узагальнено.

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків також зазначають у тексті.

Листи-запрошення - це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна такими зворотами: "Просимо взяти участь у..."; "Запрошуємо..."; "Запрошуємо Вас...".

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Супровідні листи - це такі службові листи, в яких адресата інформують про відправлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи слід починати словами: "Надсилаємо..."; "Направляємо..."; "Відправляємо..." тощо.

Похожие статьи




Складання та оформлення службового листа - Історія створення та ресурси глобальної мережі Інтернет. Порядок створення документів за допомогою ПК

Предыдущая | Следующая