Помещение для переговоров - Профессиональный этикет. Подготовка к переговорам. Особенности делового общения и проведения переговоров с партнерами из Северной Америки

Существуют определенные требования и к переговорной комнате. Очень полезно иметь в ней наглядную информацию о компании, производимой ей продукции и предлагаемых услугах, связях в России и за ее пределами (каталоги, буклеты, дипломы), предпочтительно и на иностранном языке. Также можно предоставить образцы продукции.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать лишь блокноты, карандаши, ручки, бутылки с минеральной водой и перевернутые стаканы - это означает, что они не использованы, стеклянные фужеры не переворачивают. Бутылки должны быть с наклеенными этикетками, небрежный их вид недопустим. Ставят их таким образом, чтобы ости видели этикетку напитка. Бутылки заранее не открывают, поэтому рядом следует положить ключ для открывания.

Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. Высота букета не должна быть больше 20-25 см. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола или по его краям. Желательно на стол поставить таблички с указанием фамилий и инициалов членов делегаций, чтобы не возникало заминок в рассадке перед началом переговоров и дальнейшего общения.

В переговорном процессе важное значение имеет также и то, кто и какое место занимает за столом переговоров. Знание этих правил просто необходимо для удачного проведения переговоров.

Психологическое значение имеет форма стола переговоров. Квадратный стол может вызвать атмосферу соревновательности и может затруднить ход переговоров. Чаще всего используют прямоугольный стол. Круглый стол снимает статусные различия, уравнивая между собою все делегации и их членов. Размеры стола тоже имеют значение. Чем больше стол, тем заметнее дистанция между участниками, тем труднее добиться согласия и легче не соглашаться с мнением собеседника. Учитывая национальные особенности и особенности правил этикета разных стран, на переговорах следуют тем правилам, которые приняты в стране проведения. Хозяин кабинета должен встречать гостей на полпути от письменного стола к двери, но не за столом. Справа от него может стоять заместитель, слева - переводчик. Гости входят в таком же порядке. Глава делегации должен находится на полшага впереди. Переводчик принимающий стороны представляет делегацию гостей, переводчик гостей переводит и представляет хозяев. После приветствия руководитель принимающей стороны приглашает гостей пройти к столу переговоров

Может быть несколько вариантов их рассаживания за столом.

Например, когда главы делегаций садятся во главе стола рядом друг с другом, переводчики находятся рядом с ними. Другие участники усаживаются за стол по рангам, располагаясь перпендикулярно относительно глав делегаций. Такой вариант называется Т-образным и используется, когда нужно подчеркнуть иерархию (Рис.4).

Также возможно использование по типу "Переговоры": главы делегаций сидят в центре стола друг напротив друга, рядом с ними или позади находятся переводчики, далее другие члены делегации по рангам. Такой вариант используют при проведении встреч с одинаковыми по численности группами. Вариант "Переговоры" - диалог равноправных участников, предполагающий равную активность и право сторон на отстаивание своей позиции (Рис.5).

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то используется вариант "круглый стол". Все участники рассаживаются в алфавитном порядке по часовой стрелке. На первом заседании председательствует руководитель принимающей стороны, а далее - по очереди.

Сам стол может быть и квадратным. Важно то, что все участники сидят за одним столом, видят друг друга и общаются. Это демократичный вариант рассадки для интенсивного общения всех со всеми, предполагающее равенство всех участников. Этот вариант общения пришел к нам со времен короля Артура, когда круглый стол стал означать принятие коллегиального решения, саму возможность равноправно высказаться всем участникам обсуждения. Однако, если среди участников все же есть "король", т. е. председательствующий, то при сохранении равенства прав на высказывания, все же возникает иерархия. Наиболее важных, более высоких по статусу участников следует посадить ближе к председателю. Самого важного - по правую руку от председателя. Это удачное расположение для обсуждений, дискуссий других мероприятий, предполагающих интерактивность (Рис.6).

Кроме того есть еще несколько вариантов рассаживания участников делового общения:

1. "Класс" - участники сидят за столами, стоящими в одном направлении. Обычно перед ними располагается трибуна или сцена. Это отличное расположение для проведения конференций, так как каждый участник может удобно сесть, разложить свои бумаги на столе и при необходимости делать записи (Рис.7).

    2. "Театр" - схожий с типом "Класс", только участники сидят не за столами. Зал представляет собой просто расставленные рядами стулья. Так помещается максимальное количество сидящих человек. Как вариант, если зал в ширину больше чем в длину, возможен вариант рассадки амфитеатром. Т. е. края рядов немного закругляются, чтобы сделать более удобным обзор для сидящих с краю. Это также очень удачное расположение для конференций и учебных мероприятий, брифингов и других мероприятий, предполагающих участие большого количества людей, которых нужно рассадить в одном помещении. 3. "Подкова" - участники сидят полукругом примерно на одном расстоянии от выступающего. С точки зрения иерархии предполагается, что все слушатели равны по рангу (Рис.8).

Это удачное расположение для семинаров, серии индивидуальных консультаций, ответов на вопросы и других мероприятий предполагающих интерактивный формат с участием одного-двух лидеров и небольшого количества слушателей.

4. "U-образную" рассадку можно тоже использовать для переговоров, однако расположение столов предполагает, возможность для докладчика прохаживаться между столами. Это очень удобно во время семинаров, презентаций, банкетов, так как выступающий может максимально близко подойти к каждому участнику и поговорить лично (Рис.9).

Похожие статьи




Помещение для переговоров - Профессиональный этикет. Подготовка к переговорам. Особенности делового общения и проведения переговоров с партнерами из Северной Америки

Предыдущая | Следующая