Деловое совещание - Формы делового общения

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый заранее участникам и содержащий следующую информацию:

    * тема совещания; * цель совещания; * перечень обсуждаемых вопросов; * время начала и окончания совещания; * место, где оно будет проходить; * фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов; * время, отведенное на каждый вопрос; * место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Руководителю делового совещания важно:

    * начать его вовремя; * сообщить о регламенте; * согласовать правила работы, уточнить повестку дня; * назначить ответственного за регламент и протокол; * предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу и т. п.; * если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка; * жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом; * регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей; * соблюдать корректность дискуссии; * использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания; * подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее; * завершить точно в назначенное время.

Похожие статьи




Деловое совещание - Формы делового общения

Предыдущая | Следующая