Основные "абстрактные типы" собеседников и как с ними общаться - Деловое общение и его виды

Главная цель председателя на совещании - найти по всем вопросам повестки дня оптимальные решения за минимальное время. Для этого ему нужно обеспечить отдачу каждого участника и придать конструктивный характер обсуждаемого в целом.

Порядок выступлений должен быть такой, чтобы очередность была обратной авторитету и положению выступающего. Тогда над участниками с низким статусом не будет довлеть уже высказанное суждение более авторитетных коллег.

Председательствующий должен регулировать направленность, деловитость выступлений. Для этого не следует допускать отклонений в сторону, затягивания выступлений, стимулируя конкретность, содержательный анализ и реальные предложения. Если начало обсуждения выявило неподготовленность вопроса, то необходимо решительно снимать его с обсуждения с записью в протоколе замечания готовившему вопрос.

Одна из задач председательствующего - предварительно согласовать, а затем требовать соблюдения регламента. Чтобы не злоупотреблять вниманием слушателей, издавна применялись специальные приемы. Например, в некоторых племенах выступающий должен был стоять на одной ноге и поэтому старался говорить покороче. В датском парламенте устроено специальное приспособление, поднимающее трибуну по истечении отведенного докладчику времени все выше и выше. Смех и реплики присутствующих являются столь неприятным аккомпанементом, что мало найдется желающих испытать эту процедуру на себе. В помощь докладчику можно ставить песочные или шахматные часы.

По ходу совещания необходимо вести протокол. Если нет специального секретаря или диктофона, то это могут делать по очереди сами участники.

Решение по каждому вопросу необходимо доводить до согласованной письменной формулировки, включающей собственно содержание решения, ответственного за его реализацию и сроки выполнения.

Через каждые 40-45 минут работы необходимо делать перерывы. Они полезны в двух отношениях. Во-первых, это физиологически необходимый отдых. Во-вторых, во время перерывов в иной, непринужденной обстановке, в частных "кулуарных" беседах так или иначе продолжается работа над темой совещания и легче достигаются договоренности.

Выступления некоторых участников могут быть излишне категоричными, безапелляционными по отношению как к своим, так и чужим предложениям. Такой тон может нанести серьезный ущерб деловой дискуссии, перевести ее в борьбу честолюбий и обид. Поэтому на всех этапах совещания руководитель должен воздействовать на участников таким образом, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению.

Важно соблюсти основной принцип ведения совещаний: никто не должен критиковать идеи. Запрещается начинать свое выступление со слов "Нет...", "Это неправильно..." и т. д. Известно, что в первые минуты обсуждения неизбежно будут звучать общие, банальные идеи. Запрет на критику облегчает выдвижение любых идей. Психологическая практика свидетельствует, что 97 % не могут творчески работать в условиях "моральной угрозы". Если одернули одного, то остальные будут думать только о том, как бы не показаться в глазах руководителя глупее других. Здесь важно учитывать, что идеи, предложения, советы не отбрасывают, а выбирают лучшие. Руководитель не должен забывать это и обязан чаще подчеркивать значимость коллективного разума.

Думается, для управленца представляют практический интерес следующие рекомендации.

Как контролировать дискуссию

    1. Для сохранения единства участников совещания необходимо:
      ? в случае возникновения инцидента разрядить обстановку, сделать паузу; ? не принимать чью-либо сторону до окончательного подведения итогов; ? не высказывать первым свою точку зрения; ? поддерживать и не позволять нападать на новых работников и молодых специалистов, плохо ориентирующихся в ситуации.
    2. Для активизации участников делового совещания необходимо:
      ? иметь оптимальную стратегию принятия решения; ? создать условия для творческой работы; ? устранить критиканство; ? не давать возможности участникам совещания выключаться из работы; ? не оставлять без внимания даже незначительные предложения; ? умело осуществлять руководство групповым взаимодействием.
    3. Для фокусирования внимания на обсуждаемой проблеме необходимо:
      ? основываться на фактах и веских доказательствах; ? записывать все вносимые предложения; ? прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей и решений (наличие времени, ресурсов, финансовых затрат и пр.).
    4. Для активизации обсуждения предложений необходимо:
      ? задавать вопросы выступающим; ? высказывать одобрение вносящим конструктивные предложения; ? побуждать возникновение альтернативных точек зрения; ? не допускать резких высказываний и личных выпадов; ? чем выше "температура" дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор; ? будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения вопроса; ? при необходимости идите на компромисс; не подавляйте мнение меньшинства, возможно оно и есть перспективное.

Похожие статьи




Основные "абстрактные типы" собеседников и как с ними общаться - Деловое общение и его виды

Предыдущая | Следующая