Правила этикета делового общения - Этикет делового общения

Основные правила этикета делового общения:

Не привлекайте к себе внимания, помните, что хорошие манеры -- это скромные манеры.

Встретив нового человека в обществе, уделите ему внимание хотя бы в течение нескольких минут,

Будьте вежливы, приветливы, деловиты.

Чтобы поддержать беседу, задавайте вопросы.

Демонстрируйте заинтересованность, когда слушаете собеседника.

Не употребляйте много иностранных слов и фраз. Их можно произносить только в том случае, если вы уверены, что ваш собеседник их тоже знает, и если вы всегда употребляетеих к месту и ваше произношение безукоризненно.

Если вы что-то не поняли или не расслышали, не прибегайте к таким выражениям, как: "Ну?" или "Что?". Вместо них употребляйте: "Что вы сказали?" или "Простите, я не расслышал?".

Никогда не смейтесь громко и не фамильярничайте, а также не пытайтесь скрыть смущение и неловкость развязными манерами. Развязность и раскованность не одно и то же.

Даже с теми, кто вам лично не симпатичен, надо быть корректным, выдержанным и вежливым.

Не исправляйте речевые ошибки или акцент собеседника.

Будьте осторожны с комплиментами. Делайте их с глазу на глаз. Если вы позволите себе сделать комплимент в присутствии третьего лица, то получится, что этот третий комплимента недостоин.

В деловой обстановке не употребляйте такие фамильярные обращения, как "дружище", "приятель", "крошка", "дорогая" и тому подобное.

Подготовкак переговорам и проведение делового совещания:

Сам успех переговоровзависит от тщательности ихпредварительной подготовки. Процесс подготовки к переговорам подразделяют на два тесно взаимосвязанных этапа: организационный и содержательный.

Плохая организация может привести переговорык осложнениями даже к срыву.

Для организационнойподготовки переговоров нужно:

    - определитьместо и время встречи; - формирование делегации.

При содержательной подготовкенужно:

    - провестианализпроблемы и оценить ситуацию, а такжепроанализировать интересы, как свои, так и партнера; - согласовать всевопросы внутрисвоей делегации, а также с теми, ктобудет задействованв выполнении возможныхдоговоренностей (смежные организации), т. е. провести " внутренниепереговоры"; - проработатьнескольковозможныхвариантоврешения, чтобыво время переговоров не принимать скоропалительныхрешенийприизменившейся ситуации; - разработать целостныеи не противоречащиедруг другупредложения. - заранееготовятся аргументыпо наиболеезначимым пунктам позиции, и они такжене должныбыть противоречивыми; - подготовить инструкции участникам переговоров(выработатьобщеенаправление действий) и подобрать необходимые документы (законодательные нормы, нормыналоговых отчислений, справочныематериалы по ценам.)

Успехупроведенияделовыхсовещанийспособствует соблюдениепростых правил:

    - предварительнаяподготовкаповесткидня иеенеукоснительное соблюдение; - заблаговременное предупреждение участников совещания о его содержании и необходимости твердо его придерживаться; - назначение времениначалаи окончания совещания; - если во времясовещания предполагаютсявыступления, нужно следитьза их порядком.

Самое главное, чтобы подобное совещаниебылопродуктивно. Обязанность ведущего совещаниепродуматьповестку дня так, чтобы люди не тратили попустувремя. Если выгода от проведенногосовещания будет меньше, чем на него было потрачено, тоцена такого совещания неоправданнаи его не нужно было проводить.

Чтобыуспешновести переговоры, независимоот их уровняи масштаба, необходимоовладеть культуройпереговоров, т. е.системойпонятий, ценностей и норм, котораябы сталасредствомуспешногообщенияучастников переговоров - государственных деятелей, политиков, дипломатов, деловых людей.

Прежде всего, любому вступающемув переговорыполезноусвоитьизначальную истину: крайне невыгодноделать ставкуна конфликтное взаимодействие, стремитьсяк разовому выигрышу любой ценой.

Гораздоболее продуктивен вариант партнерских отношений, когдасовместнос партнеромпроводитсяанализ проблемы с тем, чтобынайти решение, которое быв максимальнойстепениотвечалообоюдным интересам.

Модель переговоровобычно включает:

    - приветствиеучастников и введениев содержание переговоров; - взаимноеуточнениепозиций, интересов, концепций участников; - диалог участников; - согласованиепозицийи подведение итогов; - принятиерешения (договоренностей) и завершение переговоров. Маркичева Т. Б., Ножин Е. А. Деловое общение: практическиерекомендации.- М. Изд-во РАГС, 1997 С.33

Важно помнить о том, чтоопаздывать на переговоры недопустимо. Это может отрицательно сказаться на имидже фирмы и повредить самому ходу переговоров. За задержку с приемом необходимо также извиниться.

Не рекомендуется приниматьпосетителей, сидя за столом. Гораздо лучше выйти из-за стола и сделать несколькошагов навстречугостям или же встретитьих привходев кабинет или комнатудля переговоров. Когда переговоры проходят в офисе одного из участников, то его сотрудник (референт или помощник)должен встречать гостей у входа.

Переговоры начинаютсяс приветствия и представления. Первымпредставляется главапринимающей делегации, затем - глава приехавшей. После этого главы делегацийпредставляют своих сотрудников, право первенства при этом принадлежит принимающей делегации. Членов делегациипредставляют "по убывающей", начиная с тех, кто занимает более высокоеположение, при этом можно обмениваться визитными карточками. Если делегация очень большая, то каждому участнику вручается список делегаций, по возможностис указанием полныхимен и должностей.

Участники переговоров рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации, занимающиепримерно равное положение, сидели друг напротив друга. Первым садится за столпереговоров глава принимающейстороны, которомупринадлежитинициатива ведения переговоров. Он начинает беседу, предоставляет слово другим членам своей делегации, экспертам, советникам, следит, чтобы не былопауз в ходе переговоров, которые могут быть восприняты каксигнал к их окончанию. Прерывать или перебиватьвыступающих не принято, вопросы задают по окончании выступления. В случае уточнения какой-либо детали следует извиниться и своевысказывание в момент выступления сделать максимально кратким и конкретным.

Во время переговоров могут быть поданыкофе, чай илиже устроеннепродолжительный перерыв для кофе.

Кроме того, в ходе переговоровдля проработкиотдельныхвопросов делегации могутобразовыватьэкспертныерабочиегруппы из состававходящих в делегации специалистов, которые принеобходимостиудаляютсяв отдельную комнату, согласовывают возможное решение или пункт в итоговомдокументе и излагают результаты работы главамделегаций.

По окончании встречи необходимо попрощаться с партнером. Если делегации большие, то прощаются их главы, ограничиваясь вежливымлегким поклоном остальным членам делегации.

При представлении в фирме нового должностного лица, занимающего руководящий пост (например, председателя правления, президента компании), служащие, в том числе и секретарь, должны встать. Это является знаком внимания к новому руководству. В обязанности руководителя входит представление нового сотрудника его коллегам. При этом руководитель называет имя, фамилию, должность, а также титулы и звания представляемого сотрудника, а затем произносит несколько слов о его прежней работе и заслугах. Если человек назначается на руководящую работу, то ему должны быть представлены его заместители и ближайшие помощники, при этом называются должности и направления их работы, например "заместитель декана по учебной работе", "помощник президента по национальным вопросам".

Выступления на собрании или совещании также регулируются требованиями делового этикета. Если вам предстоит выступить, то вы должны знать тему и цель выступления. Если вам что-то не вполне понятно, уточните у председателя собрания.

Перед выступлением поинтересуйтесь, сколько времени вам отведено на выступление. Если вы не укладываетесь в регламент, обязанность председателя напомнить вам об этом. Совершенно недопустимо затягивать собственное выступление и просить следующих наступающих сократить их выступления. Правила деловых отношений / Сост. М. Э. Чупрякова.- Екатеринбург: Изд-во "Литур", 2001.- С. 16.

Похожие статьи




Правила этикета делового общения - Этикет делового общения

Предыдущая | Следующая