Пакет Microsoft Office for Windows 95 - Документооборот в организации
Microsoft Office for Windows 95 представляет собой набор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и работают как единое целое.
Microsoft Office for Windows 95 поставляется в двух различных вариантах, что позволяет удовлетворить потребности всех пользователей. Microsoft Office Standard имеет в своем составе электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовки презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft Access.
Microsoft Office for Windows 95 использует все преимущества Windows 95: поддерживаются длинные имена файлов, "горячие клавиши" и многозадачность. Пользователь получает доступ к почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.
Microsoft Office for Windows 95 - это не только набор приложений, но и платформа для разработки. Разработчики могут использовать Microsoft Office в качестве основы для создания собственных приложений, предназначенных для удовлетворения конкретных нужд заказчика.
Microsoft Office for Windows 95 содержит мощные инструментальные средства для разработки:
Система Lotus Notes
Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения.
Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительную платформу, ориентированную на совместное использование информации.
Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).
Основными системы Lotus Notes являются:
- 1. Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации. 2. Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, новостные каналы (newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные системы. 3. Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп. 4.Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа. 5. Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков. 6. Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API. 7. Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей. 8. Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ.
Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows, Mac System7, OS/2 или Unix.
Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.
Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению.
База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.
Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.
Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различными прикладными программами.
Средства управления электронными документами
В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов.
Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.
Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.
Система управления документами DOCS OPEN
Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.
Система построена по современной архитектуре "клиент-сервер". DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.
Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.
Хранение документов можно оценивать по следующим критериям:
Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов.
Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере.
Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов.
Документы редактируются непосредственно по месту хранения.
Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов.
Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой.
DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа.
Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query By Example). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.
DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.
При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.
Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации.
DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.
Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes.
Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.
Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.
Система управления документами Excalibur EFS
Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и "компактный" способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе.
Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:
- *нечеткий поиск по названиям документов; *ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами; *прямой доступ к файлам по пиктограммам; *запросы в стиле обычной базы данных; *поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях; *логический поиск по всему тексту.
Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.
Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.
К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X - терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.
Похожие статьи
-
Введение - Изучение организации бухгалтерского учета на примере ЗАО "Галактика"
Бухгалтерский учет является неотъемлемой частью системы управления современным предприятием или организацией. Он имеет многовековую историю своего...
-
Атрибуты документов - Документооборот в организации
Атрибуты документов у каждого партнера весьма разнообразны. В то же время можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех...
-
Документооборот в бухгалтерии - Рациональная организация документооборота на предприятии
* Основные этапы документооборота Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их...
-
Любая фирма в ходе своей деятельности должна принимать решения быстро и безошибочно, основываясь на тех данных, которые у нее имеются. Особенно это...
-
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач...
-
Роль бухгалтерского учета и анализа в процессе управления организацией. Взаимосвязь учета и анализа В процессе управления предприятием перерабатываются...
-
Преобразования в системе общественно-политических и финансовых отношений, произошедшие за последние годы в России, связанные с ее переходом от...
-
Понятие бухгалтерского учета Бухучет является системой, которая измеряет параметры деловой активности и представляет их в виде отчета и конечных выводов...
-
Управленческий учет, являясь продолжением финансового учета, имеет с ним подлинную взаимосвязь и определенные различия. Взаимодействие управленческого и...
-
Документооборот на предприятиях торговли Нормативной базой для организации и ведения бухгалтерского учета в торговых организациях являются: Федеральный...
-
С позиции практики управления организацией анализ финансовых результатов рассматривается как инструмент обоснования управленческих решений, как средство...
-
Виды аудита, его принципов и характеристика видов аудиторской деятельности Система внутреннего контроля (далее СВК) - это процесс, организованный и...
-
Введение - Проблемы организации управленческого учета на предприятии
Управление компанией является непростой задачей, тем более в нынешних условиях кризиса. В такой ситуации необходимо своевременно (ежедневно, ежечасно)...
-
Система управленческого учета на предприятии Система управленческого учета на предприятии - информационная база управления. Если сравнивать российский...
-
Теоретические основы организации управленческого учета - Основы организации управленческого учета
Управленческий учет менеджер затрата Определение сущности управленческого учета. Управленческий учет -- составная часть информационной системы...
-
Сущность, цели и задачи управленческого учета на предприятии Управленческий учет можно определить как самостоятельное направление бухгалтерского учета...
-
Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым увеличением информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к...
-
Внутренние: 1. Настоящие владельцы фирмы (уровень прибыли); 2. Работники предприятия (ЗП). Внешние: 1. Будущие владельцы (уровень прибыли); 2. Кредиторы...
-
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на его эффективность, качество и скорость работы,...
-
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей...
-
ВВЕДЕНИЕ - Организация учета товарно-материальных запасов (на материалах КХ "Дан")
Бухгалтерский учет сегодня занимает одно из главных мест в системе управления. Он отражает реальные процессы производства, обращения, распределения и...
-
Исходя из работы предприятия, можно дать следующие рекомендации по улучшению его финансового состояния: провести мероприятия по усовершенствованию...
-
Сущность и объекты управленческого учета Управленческий учет - составная часть информационной системы предприятия. Эффективность управления...
-
Введение - Организация управленческого учета в ОАО "Автосервис"
В процессе повседневной хозяйственной деятельности предприятия возникает значительное количество оперативной информации, которая представляет собой...
-
Финансовый учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах...
-
Понятие "государственный заказ" впервые было применено Госпланом СССР при разработке проекта народно-хозяйственного плана на 1988 год. Главной причиной...
-
Важнейшей целью аудита является оценка эффективности функционирования системы управления предприятием. Она достигается в процессе контроля со стороны...
-
Введение - Основы организации управленческого учета
Эффективная работа современного предприятия невозможна без хорошо налаженной системы управленческого учета и отчетности на всех уровнях управления....
-
Технологический процесс (ТП) обработки информации представляет собой комплекс взаимосвязанных операций по преобразованию информации в соответствии с...
-
В практике западного бухгалтерского учета выделяют несколько основных моделей. 1. Британо-американо-голландская модель. Учет хозяйственной деятельности...
-
Бухучет - закон №119-ФЗ - упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в стоимостном выражении об активах, обязательствах, доходах и...
-
Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов,...
-
Когда предприятие создается или реорганизуется, оно обязано открыть расчетный счет в любом банке по своему выбору и сообщить номер этого счета и...
-
Управленческий учет нормативный По вопросу совершенствования управленческого учета на ПО "ВЭС" можно предложить следующие меры. В ПО "ВЭС" наряду с...
-
Вся информация, касающаяся бухгалтерского учета, доступна управленцам. Однако, большой объем финансовой отчетности компании используется "посторонними"...
-
Разработка мер по совершенствованию управленческого учета По вопросу совершенствования управленческого учета на ООО " Багира " можно предложить следующие...
-
Методология бухгалтерского учета в Российской Федерации предполагает использование Плана счетов, обязательного для применения во всех организациях, в том...
-
В течение последнего десятилетия многие сельскохозяйственные предприятия Республики Беларусь внедрили в практику управления автоматизированные...
-
В процессе деятельности ИП Хошабаев может выдавать работнику наличные денежные средства под отчет для предстоящих командировочных расходов, для оплаты...
-
Проверка организации документального оформления и аналитического учета товаров Разработка общего плана аудита основывается на предварительных данных об...
Пакет Microsoft Office for Windows 95 - Документооборот в организации