Использование правил для сообщений. - Работа с электронной почтой

Outlook позволяет автоматизировать обработку сообщений с помощью создания специальных правил. Правила обработки представляют собой предписание, которое выполняет программа при получении сообщений, удовлетворяющих заданным условиям.

Правила применимы к сообщениям, получаемым из почтовых ящиков по протоколу POP3 в локальную папку "Входящие". Поэтому правила не действуют для почтовых ящиков, доступ к которым осуществляется по протоколам IMAP4 и HTTP.

Таким образом, для построения правила пользователю требуется:

Задать условия отбора сообщений;

Задать действие, выполняемое над отобранными сообщениями;

Указать имя, которое служит для идентификации правила.

Пример создания и использования правила обработки сообщений Outlook

Для работы с правилами для почтовых сообщений предназначена вкладка "Правила для почты" диалогового окна "Правила для сообщений".

Вкладка "Правила для почты" диалогового окна "Правила для сообщений"

Это окно позволяет:

Создать правило ("с нуля" или на основе уже имеющегося правила);

Изменить правило;

Отключить или удалить правило;

Применить правило к сообщениям, расположенным в локальных папках Outlook.

Для вызова окна можно выполнить следующие действия:

С помощью меню "Сервис - Правила для сообщений - Почта..."

С помощью панели инструментов -

"Горячая" комбинация клавиш -

Если не создано ни одно правило, то при вызове окна "Правила для сообщений" автоматически откроется окно "Создать правило для почты".

Создать правило обработки почтовых сообщений можно двумя способами:

Создать новое правило, не используя никаких созданных ранее правил;

Создать путем копирования и изменения существующего правила.

Чтобы создать правило необходимо нажать на кнопку "Создать" вкладки "Правила для почты" окна "Правила для сообщений".

В результате на экране будет отображено диалоговое окно "Создать правило для почты".

Диалоговое окно "Создать правило для почты"

Для создания правила с помощью этого окна от пользователя требуется указать имя правила в поле "Название правила" (в нижней части окна) и выполнить два основных шага:

Выбрать и настроить условие отбора сообщений (см. раздел "Настройка условий для правил");

Выбрать и настроить действие, которое должно выполняться (см. раздел "Настройка действий для правил").

Чтобы создать правило на основе существующего, необходимо:

    1. Выбрать в списке правил вкладки "Правила для почты" диалогового окна "Правила для сообщений" исходное правило и нажать кнопку "Копировать". В результате будет создана копия исходного правила. 2. Выбрать в списке правил созданную копию и нажать кнопку "Изменить". В результате на экран будет выведено диалоговое окно "Изменить правило для почты", которое позволяет изменить настройки условий и действий (см. разделы "Настройка условий для правил" и "Настройка действий для правил").

Диалоговое окно "Изменить правило для почты

Условием отбора сообщений, к которым будет применяться правило, может быть:

наличие заданных адресов в поле "От";

наличие заданных слов в поле "Тема";

наличие заданных слов в сообщении;

наличие заданных адресов в поле "Кому";

наличие заданных адресов в поле "Копия";

наличие заданных адресов в поле "Кому" и "Копия";

наличие у сообщения уровня важности;

получение данного сообщения из почтового ящика, определяемого заданной учетной записью;

превышение сообщением заданного размера;

наличие вложений;

наличие у сообщения цифровой подписи или использование шифрования.

Выбор условия осуществляется в списке "Выберите условия для данного правила" окна "Создать правило для почты" (или "Изменить правило для почты"). Для этого необходимо установить флажок рядом с описанием соответствующего условия. Выбранные условия отображаются в поле "Описание правила", с помощью которого осуществляется настройка параметров условия. Допускается выбор несколько условий.

Выбранное условие в списке "Выберите условия для данного правила" окна "Создать сообщение для почты" и его отображение в поле "Описание правила"

После выбора условия необходимо задать значения его параметров. Например, для условия наличия в поле "Тема" определенного текста необходимо задать сам текст. Кроме того, если выбрано несколько условий, то необходимо также задать способ комбинирования условий - должны ли они выполняться все, или должно выполняться одно из них.

Если выбранные пользователем условия требуют ввода значений, то в поле "Описание правила" часть текста, описывающего условия будет отображена в виде гиперссылки (выделена синим цветом и подчеркнута).

После выбора условия необходимо задать значения его параметров. Например, для условия наличия в поле "Тема" определенного текста необходимо задать сам текст. Кроме того, если выбрано несколько условий, то необходимо также задать способ комбинирования условий - должны ли они выполняться все, или должно выполняться одно из них.

Если выбранные пользователем условия требуют ввода значений, то в поле "Описание правила" часть текста, описывающего условия будет отображена в виде гиперссылки (выделена, синим цветом и подчеркнута).

Гипрессылка в тексте, описывающем условие отбора, в поле "Описание правила"

Нажатие на эту гиперссылку приведет к отображению дополнительного окна, позволяющего ввести значения. Для ввода в условие слов используется диалоговое окно "Ввод ключевых слов", а для ввода адресов - окно "Выбор получателей

Окна "Ввод ключевых слов" и "Выбор получателей", использующиеся для ввода значений параметров условий

Принципы работы с этими окнами очень похожи: нужное слово (адрес) вводятся в поле "Введите ключевые слова..." ("Введите имена..."), после чего нажимается кнопка "Добавить". При необходимости ввода нескольких слов (адресов) это действие повторяется для каждого слова (адреса). Все введенные данные отображаются в списке "Слова" ("Получатели").

Для условий наличия определенного адреса в адресных полях заголовка сообщения в качестве параметра не обязательно указывать полный адрес абонента. Можно указать некоторое слово. В этом случае условие будет выполняться, если в адресном поле присутствует указанное слово. Например, если для условия "Наличие заданных адресов в поле "От" в качестве параметра указать слово "fio", под действие правила попадут все сообщения, адрес отправителя которых будет его содержать, например, " \n Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script ", " \n Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script ", " \n Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script " и т. п.

Дополнительно, для ввода адресов в окне "Выбор получателей" можно воспользоваться адресной книгой. Для этого следует нажать кнопку "Адресная книга...", что приведет к отображению окна "Адреса для правил", по своей функциональности очень похожего на окно "Выбрать получателей", используемого для ввода адресов при создании почтовых сообщений (см. раздел "Ввод адресов получателей").

При вводе нескольких ключевых слов (адресов) для условий правил можно дополнительно указать, когда условие считается выполненным:

В случае, если содержатся все слова (адреса);

В случае, если содержатся некоторые слова (адреса);

В случае, если не содержится ни одного слова (адреса);

В случае, если не содержатся некоторые слова (адреса).

Для такой настройки необходимо нажать на кнопку "Параметры" окна "Ввод ключевых слов" ("Выбор получателей"). Это приведет к выводу диалогового окна "Условия для правила", которое позволит осуществить настройку.

Если для правила выбрано несколько условий, то от пользователя требуется также задание способа комбинирования. В этом случае в поле "Описание действия" окна "Создать правило для почты" (или "Изменить правило для почты") между описаниями условий вставляется союз "и", представляющий собой гиперссылку. Это означает, что правило предполагает одновременное выполнение всех условий.

Несколько условий в поле "Описание правила", объединенных по "и"

При необходимости можно настроить правило так, чтобы предусмотренные в нем действия исполнялись при выполнении хотя бы одного из условий. Для этого необходимо нажать на гиперссылку "и". В результате на экран будет выведено окно "И/или", позволяющее выбрать способ комбинирования условий.

В случае, когда выбран режим отбора сообщений по одному из условий, в поле "Описание правила" окна "Создать правило для почты" (или "Изменить правило для почты") их описания объединяются союзом "или".

Похожие статьи




Использование правил для сообщений. - Работа с электронной почтой

Предыдущая | Следующая