Специфика деловой коммуникации в сфере управления, Виды коммуникации в организации - Деловое общение

Необходимо также учитывать специфику деловой коммуникации в сфере управления. Как подчеркивают специалисты, "обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности", обеспечивает реализацию основных функций управления (планирование, организация, мотивация, контроль), поэтому коммуникации называют главным связывающим процессом.

Коммуникации в организациях, так называемые организационные коммуникации, представляют собой "информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей или должностных инструкций". [7]

Виды коммуникации в организации

Коммуникации в организациях делятся на две большие группы: Внутренние (между подразделениями и уровнями управления) и Внешние (коммуникации организации с внешней средой).

Коммуникативные потоки внутри организации двигаются в вертикальном и горизонтальном направлении. Вертикальные коммуникации являются важнейшей составной частью коммуникационного процесса у руководителей. Различают два вида вертикальных коммуникаций:

    1. Коммуникации по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие (руководство информирует подчиненных о стоящих задачах, текущих проблемах; формулирует конкретные заданиях по выполнению работы; дает оценку качества проделанной работы и т. п.). Нередко нисходящие коммуникации носят директивный характер (приказы, распоряжения, инструкции, рекомендации). Как отмечают специалисты, эффективность нисходящих коммуникаций во многом зависит от соблюдения ряда условий:
      - признание права отправителя передавать сообщение; -убежденность в компетенции коммуникатора; - доверие к отправителю как руководителю и как личности; - убежденность в том, что сообщению можно доверять; - принятие целей и задач, сформулированных в сообщении; - наличие у отправителя права наложить на получателя штрафные санкции.
    2. Коммуникации по восходящей, т. е. с низших уровней на высшие (работники сообщают руководителю о назревших вопросах, возникших трудностях, новых инициативах; высказывают свои соображения по улучшению работы организации и т. д.). С целью повышения эффективности восходящих коммуникаций используются различные методы:
      - процедура обжалования (работники имеют возможность обратиться с жалобой к вышестоящему руководителю в обход своего непосредственного начальника, что позволяет защитить работников от произвола их непосредственного начальника); - политика открытых дверей (руководители доступны для подчиненных, готовы принять своих подчиненных и выслушать их соображения или предложения по различным вопросам); - беседы с работниками, увольняющимися из организации; - консультации с ведущими специалистами организации; - интервьюирование работников, опросы, сбор общественного мнения и др.

Важную роль в организации играют горизонтальные коммуникации, представляющие собой обмен информацией между структурными подразделениями, руководителями отделов, работниками, равными по положению. Горизонтальные коммуникации необходимы для координации действий, регулирования взаимоотношений, уточнения поставленных задач, решения возникающих проблем, разрешения конфликтных ситуаций и т. п.

К внутренним организационным коммуникациям относятся также прямые коммуникации (межличностное общение между сотрудниками, межличностное общение руководителя с подчиненным или группой подчиненных) и неформальные коммуникации (распространение слухов). [12]

Интерес представляют типы "коммуникаторов" в организации, выделенные американскими учеными: "сторож" (работник, контролирующий прохождение информации, например, секретарь, диспетчер, оператор телефонной станции); "лидер мнений" (работник, оказывающий влияние на мнение и поведение других работников; чаще всего это неформальный лидер); "связной" (работник, осуществляющий связь между различными группировками); "пограничник" (работник, имеющий связи с внешней средой).

На эффективность деятельности организации большое влияние оказывают внешние коммуникации, т. е. обмен информацией между организацией и ее окружением. Среди внешних факторов, воздействующих на организацию, различают силы прямого и косвенного воздействия. Среду прямого воздействия составляют поставщики трудовых ресурсов, материалов, капитала; потребители; конкуренты; профсоюзы; законы и государственные органы. Среда косвенного воздействия - это научно-технический прогресс; состояние экономики; социокультурные и политические факторы; международные события.

Специалисты выделяют основные признаки внешней среды: сложность, подвижность, неопределенность.

Под Сложностью Внешней среды понимается число факторов, на которые организация должна реагировать.

Подвижность Среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Отмечается, что окружение современных организаций меняется с нарастающей скоростью.

Неопределенность Внешней среды считается функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в надежности этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной.

Коммуникативная эффективность во многом зависит от умения учитывать различные характеристики деловой коммуникации. Она может быть необходимой (без межличностных контактов осуществление совместной деятельности невозможно); желательной (определенные межличностные контакты способствуют более успешному осуществлению задуманных планов); нейтральной (межличностные контакты не способствуют, но и не мешают решению поставленных задач); нежелательной (общение между определенными лицами затрудняет достижение поставленной цели).

В зависимости от различных признаков выделяют деловую коммуникацию:

    * Контактную - дистанционную (по положению коммуникантов в пространстве и времени); * Непосредственную - опосредованную (по наличию или отсутствию какого-либо опосредующего "аппарата"); * Устную - письменную (с точки зрения формы существования языка); * Монологическую - диалогическую (сточки зрения постоянной и переменной позиции я-говорящего и ты-слушающего); * Официальную - неофициальную (с учетом обстановки общения и взаимоотношений общающихся). [13]

Похожие статьи




Специфика деловой коммуникации в сфере управления, Виды коммуникации в организации - Деловое общение

Предыдущая | Следующая