Комунікативні технології в діяльності керівника адміністративної служби як предмет теоретичного аналізу, Сутність та зміст комунікативних технологій - Комунікативні технології в діяльності керівника адміністративної служби
Сутність та зміст комунікативних технологій
Ринкова економіка не може існувати без розвинутої інформаційної інфраструктури та інформатизації бізнесу. При цьому важливу роль відіграють такі фактори, як інформація та комунікації. Управлінська діяльність грунтується на певній інформації, її можна відобразити у вигляді цілісної системи інформаційних взаємодій персоналу фірми.
Комунікація, чи процес передачі інформації від людини, чи групи організації іншій людині, чи групі організації, лежить в основі функціонування будь-якого підприємства і пронизує всі системи керування людськими ресурсами. Комунікаційний процес припускає наявність відправника інформації, одержувача інформації і процесу обміну інформацією.
Відправник, що бажає передати власні чи ідеї будь-яку іншу інформацію, повинний попередньо зрадити їм форму, придатну для передачі і сприйняття Цей процес називається кодуванням. Після того, як інформація закодована, вона може бути відправлена по одному чи декільком передатним каналам. Вибір каналу передачі багато в чому залежить від методу кодування.
Після одержання послання відбувається його розшифровка - спроба одержувача відтворити зміст оригінального повідомлення (точність інтерпретації, ефективність комунікації.)
Розшифрувавши послання, одержувач вступає в процес зворотного зв'язку з відправником, тобто направляє своя відповідь на повідомлення. Зворотний зв'язок - наскільки адекватно було інтерпретовано послання, відновити комунікацію у випадку помилки при його розшифровці.
Існує безліч факторів, що знижують чистоту передачі інформації і спотворюють саме послання. Такі фактори називаються комунікаційними чи перешкодами шумом.
Спілкування є невід'ємною рисою організаційного буття. Кожен член організації беруть участь у комунікаційному процесі. Однак інтенсивність цієї участі і, саме головне, його мети неоднакові в різних членів організації. Співробітники спілкуються один з одним, щоб:
Виразити свої почуття й емоції (соціальна мета);
Чи одержати надати інформацію (професійна мета);
Зробити впливу на поводження інших членів організації.
Остання мета цілком збігається з метою керування персоналом організації - домогтися необхідного для компанії виробничого поводження своїх співробітників, що дозволить реалізувати організаційні цілі.
У вузькому розумінні слова, комунікація - це обмін інформацією між двома або більшою кількістю людей. Основним матеріалом комунікації є інформація.
До основних елементів комунікації відносять:
- 1. Відправник - особа, яка генерує інформацію для комунікації, перетворює її у повідомлення і передає його іншій особі або групі осіб 2. Одержувач - особа (або група осіб), для якої передається повідомлення 3. Повідомлення - закодована за допомогою будь-яких символів і представлена у реально відчутній формі думка, призначена для передавання 4. Канал комунікації - це засіб, за допомогою якого відбувається переміщення повідомлення від відправника до одержувача 5. Перешкоди комунікації ("шум") - це будь-яке втручання в процес комунікації, яке викривлює (спотворює) сутність або зміст повідомлення М. Мескон, М. Альберт і Ф. Хедоурі підкреслюють, що комунікації виникають між:
- - організацією та зовнішнім середовищем (споживачами, державою і т. д.); - підрозділами та працівниками організації (між різними рівнями управління організацією, між керівниками й підлеглими, між неформальними організаціями тощо).
Спрямованість потоків інформації:
- - зверху вниз (від вищестоящої інстанції до нижчестоящої, від керівника до підлеглого); - знизу вверх (від підлеглих до керівників); - горизонтальні (між членами трудового колективу, які займають рівноправні посади).
Весь шлях від джерела інформації (відправника) до отримувача називається каналом комунікації.
Основними елементами комунікації є:
- - джерело інформації - передавач інформації - приймальник інформації - отримувач інформації
Канали можуть бути формальні (офіційні) й неформальні (неофіційні).
- - Формальні канали встановлені адміністративне й зв'язують працівників як по вертикальних, так і по горизонтальних щаблях управління. - До неформальних каналів комунікацій відносяться ті, які не співпадають із офіційно встановленими. Мережа неформальних комунікацій отримала назву "виноградної лози". По такій мережі розповсюджується неточна, неповна, не завжди перевірена інформація, яку прийнято називати "чутками". Якщо організація володітиме лише системою формальних комунікацій, то процес проходження інформації буде бюрократизуватися, якщо домінуватиме система неформальних комунікацій, то це приведе до розповсюдження чуток, які заважатимуть нормальній діяльності.
Для характеристики процесів комунікації між двома або більше особами застосовують термін "міжособові комунікації". Для позначення процесів комунікації в межах організації використовують поняття "організаційні комунікації".
Виділяють такі основні методи міжособових комунікацій:
- 1) усна комунікація; 2) письмова комунікація; 3) невербальна комунікація.
До форм усної комунікації відносяться:
- - промови; - групові дискусії; - розмови по телефону; - розповсюдження чуток тощо.
Формами письмової комунікації виступають:
- - накази; - розпорядження; - листи; - звіти і багато інших засобів комунікації, які використовують письмові символи.
Невербальна комунікація - це такий обмін інформацією, який здійснюється без використання слів (натомість застосовуються різні символи).
За характером спрямованості розрізняють такі типи організаційних комунікацій:
- 1. Вертикальні комунікації: відбуваються вгору й униз у ієрархічній структурі організації. У цих комунікаціях беруть участь менеджери, їхні керівники та підлеглі. Вертикальні комунікації можуть - і повинні бути - двонаправленими (спрямовані зверху вниз і знизу вгору), оскільки тоді вони (з активним зворотнім зв'язком) є ефективніші, ніж однонаправлені. 2. Горизонтальні комунікації відбуваються між колегами та співробітниками на одному рівні. Вони сприяють координації між підлеглими ланками й відіграють головну роль у робочих командах, де є працівники різних відділів. 3. Діагональні комунікації - це комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.
Вибір типу комунікаційної мережі залежить від цілей, які ставить перед собою менеджер.
Окрім того, комунікації можуть бути усними та письмовими.
Усні комунікації відбуваються під час розмови віч-на-віч, групових дискусій, телефонних розмов тощо, за яких розмовну мову використовують для передавання змісту. Перевага усних комунікацій полягає в тому, що вони забезпечують негайний зворотній зв'язок і взаємний обмін. Недоліком усних комунікацій є те, що вони можуть бути недостовірними (неправильно вибрані слова для вираження змісту; якісь перешкоди, що переривають процес; слухач забуває частину або все повідомлення; не вистачає часу на виважені відповіді тощо).
Письмові комунікації - це звіти, записки, листи, записи тощо. Недоліком цих комунікацій є те що вони затримують зворотній зв'язок та взаємообмін, крім того вони складніші за усні й потребують більше часу. Переваги письмових комунікацій полягають у достовірності. Зазвичай їх використовують, коли одній чи обом сторонам потрібні письмові записи про те, що відбувалося.
Вибираючи засіб комунікації, менеджери повинні зважати на всі аспекти.
Організації користуються найрізноманітнішими засобами комунікацій як із зовнішньою середою, так і всередині організації. Керівники повинні завжди мати прямий та зворотній контакт з менеджерами нижчих ланок і, як наслідок, з усіма працівниками організації. Наприклад, організація, де є профспілки, повинна підтримувати зв'язки з законними представниками осіб, що працюють за наймом. Якщо профспілки в цій організації відсутні, вона може контактувати зі своїми робітниками, аби профспілки не з'явилися. Це лише один приклад з усього різноманіття факторів, на які організація повинна реагувати через комунікації.
Комунікативні схеми - це способи, за допомогою яких члени групи чи команди спілкуються між собою. Вони відрізняються потоками інформації, позицією лідера, ефективністю різних типів завдань. Менеджери можуть намагатися створити централізовану схему, коли завдання групи прості й рутинні, й, навпаки, сприяти децентралізації групи, якщо групові завдання складні (наприклад, ухвалення головного рішення про стратегію підприємства), оскільки відкриті канали комунікацій забезпечують більше взаємодії й ефективніше поширення інформації.
Інформація пересувається в організації з рівня на рівень у межах вертикальних комунікацій. Вона може передаватися по спадній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким шляхом підлеглим рівням управління повідомляється про поточні задачі, зміни пріоритетів, конкретні завдання, рекомендовані процедури тощо. Наприклад, віце-президент з виробництва може повідомити керуючого заводом (керівник середнього рівня) про найближчі зміни у виробництві продукту. У свою чергу, керуючий заводом повинен проінформувати підлеглих йому керівників про особливості змін, що відбудуться.
Окрім обміну по спадній, організації необхідні комунікації по висхідній. Наприклад, службовець банку може помітити, що нова ЕОМ іноді вимушує клієнта чекати на декілька хвилин довше, ніж досі, оскільки машина періодично "зайнята" або відключається. Службовці можуть зробити висновок, що очікування нервує деяких клієнтів. Припустимо, банк ефективно проінформував кожного службовця про те, що "обслуговування клієнта - наша першочергова турбота". У цьому випадку службовці готові повідомити своєму безпосередньому керівникові про проблему, що виникла. Цей керівник, у свою чергу, повинен проінформувати керівника операціями, а останній - віце-президента з банківських операцій. Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може суттєво впливати на продуктивність. Мескон наводить реальний приклад, коли інженер розробив ефективніший спосіб розкроювання листового металу для крил літака й повідомив про свою ідею безпосереднього керівника. Якщо цей керівник вирішив підтримати інновацію інженера, він повідомить про це на наступний, ще вищий рівень управління. Будь-яка зміна потребує погодження з боку керівника заводу або керуючого виробничими операціями на більш високому рівні. Таким чином, ми маємо ситуацію, коли певна ідея, що виникла на нижчому рівні організації, повинна піднятися на самий верх, послідовно пройшовши всі проміжні рівні управління. Цей приклад ілюструє обмін інформацією, що відбувається заради підвищення конкурентоспроможності організації за рахунок збільшення продуктивності.
Отже, для успішної діяльності організації необхідні ефективні комунікації. Керівник, виконуючи свою роль і здійснюючи основні функції, за допомогою якісної і своєчасної інформації може ефективно впливати на реалізацію поставлених цілей. Дослідженнями встановлено що майже 50% інформації не доходить до підлеглих. У багатьох випадках повідомлення сприймаються неправильно і тому обмін інформацією стає неефективним.
Похожие статьи
-
Висновки - Комунікативні технології в діяльності керівника адміністративної служби
Робота менеджера будь-якого рівня неможлива без налагодженої системи комунікацій. Під комунікацією розуміється процес передачі інформації від однієї...
-
М. Х. Мескон посилається на дослідження, згідно з якими керівник від 50 до 90% усього часу витрачає на комунікації - він займається цим, щоб реалізувати...
-
Кожен керівник мусить заохочувати інформаційні потоки у всіх напрямках - вниз, вгору, по горизонталі. Це збільшує кількість залучених до участі в...
-
Висновки до розділу - Комунікативні технології в діяльності керівника адміністративної служби
Для успішної діяльності організації необхідні ефективні комунікації. Керівник, виконуючи свою роль і здійснюючи основні функції, за допомогою якісної і...
-
Ефективне управління комунікаціями є однією з найважливіших складових успішної діяльності підприємств України, особливо зважаючи на їхні складні і...
-
Наприкінці XX - початку XXI ст. постійно зростає значення інформації та процесів комунікації. Ці зміни зачіпають більшість сфер діяльності людини,...
-
Основні поняття дослідження Адміністративна служба - це підрозділ, який формує управлінський стиль, контролює та направляє всі служби в організаціях, нею...
-
Адміністративна служба - це підрозділ, який формує управлінський стиль, контролює та направляє всі служби в організаціях, нею створюється...
-
Методологічні засади кожного наукового дослідження складають концептуальні ідеї, принципи та підходи, на яких воно має грунтуватися. Концептуальні ідеї...
-
Вступ - Комунікативні технології в діяльності керівника адміністративної служби
Сучасне суспільство по праву називають інформаційним, і цьому є підтвердження. Комп'ютери поетапно впроваджуються в усі сфери нашого життя. Не виключення...
-
Сьогодні українські малі та середні підприємства використовують традиційні засоби для зв'язку, взаємодії та співробітництва в Інтернеті: електронну...
-
Аналіз змісту та організації впровадження комунікативних технологій в діяльність керівника ТОВ "ПосулляАгро" Випереджальний розвиток технологічної...
-
Технологічна підготовка спеціалістів складається з багатьох компонентів, одним із яких є оволодіння основами інформаційних технологій та вміння...
-
Сутність поняття Internet - Створення комп'ютерних технологій
Багатогранність Internet не дає змоги однозначно його визначити. З погляду техніки Internet -- це система з'єднаних між собою комп'ютерних мереж,...
-
Вступ - Інформаційні технології в перекладацькій діяльності
У наші дні, з огляду на бурхливий розвиток інформаційних технологій і неухильний ріст обсягу інформації перекладацька діяльність, стає всі більш...
-
Висновок - Розробка програмного забезпечення для відтворення файлів мультимедіа для Windows Phone
Оскільки практично всі сьогодні носять з собою смартфони і різні мобільні пристрої, мобільні програми дозволяють мати необхідну інформацію під рукою. Ці...
-
Використання ГІС в екології - Застосування геоінформаційних систем в різних галузях господарства
Причини, які спонукають до застосування ГІС як інформаційного забезпечення систем екологічного управління, пов'язані з такими обставинами: - наявність...
-
Ресурси Internet та способи доступу до нього - Створення комп'ютерних технологій
Internet має широке, але все-таки обмежене застосування. Перерахуємо, що він може дати людині: 1. Можливість спілкуватися з іншими людьми - обмін...
-
Невід'ємною частиною життя людини є використання теплової та електричної енергії. Ці види енергії використовуються всіма та в усіх видах діяльності, без...
-
Функціональне призначення та технологічні особливості розробки Метою дипломної роботи є розробка гнучкої системи підтримки підвищення кваліфікації...
-
Введення - Сучасні інформаційні технології в електронному документообігу
Постановка проблеми . Інтенсивний розвиток інформаційного суспільства потребує ефективної організації електронного документообігу (ЕДО), впровадження...
-
Процеси європейської інтеграції, які охоплюють практично всі сфери нашого суспільства, мають відповідні прояви і в системі освіти. Україна чітко...
-
Висновки - Інформаційні технології в перекладацькій діяльності
Використання сучасних інформаційних технологій у формуванні перекладацької компетенції дає змогу розв'язувати такі завдання навчального процесу, як...
-
За останні роки на ринку програмного забезпечення з'явилось кілька десятків програм машинного перекладу текстів з одної мови іншою. Спробуємо...
-
Розвиток комп'ютерної галузі завжди супроводжується формуванням професійної мови. Першоджерелом термінології в області інформаційних технологій стала...
-
Сучасні інформаційні технології при вивченні іноземних мов дозволяють забезпечити: - проведення аудиторних занять і самостійної роботи з розвитку навичок...
-
Вступ - Інтернет, як сучасний метод збору первинної інформації
Зовнішньою основою для будь-яких маркетингових дій і тим паче дослідження є інформація. Як стверджує більшість маркетологів, інформаційна робота складає...
-
Етапи розвитку інформаційних систем - Типи інформаційних систем
У 50-ті рр. була усвідомлено роль інформації, як найважливішого ресурсу підприємства, організації, регіону, суспільства взагалі; почали розробляти...
-
Небезпечні й шкідливі виробничі фактори по природі виникнення діляться на наступні групи: - фізичні; - хімічні; - психофізіологічні; - біологічні. У...
-
Поняття інформаційної системи - Типи інформаційних систем
Інформаційна система - є сукупність організаційних, технічних, програмних та інформаційних коштів, об'єднаних на єдину систему для збирання, зберігання,...
-
Висновки, Список використаних джерел - База даних "Відділ кадрів"
Дана робота була присвячена побудові реляційної БД "Відділ кадрів" у середовищі Access-2007. Як видно з цієї роботи, реляційна база даних - це тіло...
-
Визначення мережі - Характеристики та перспективи використання локальних мереж
Способів і засобів обміну інформацією за останнім часом запропонована безліч: від найпростішого переносу файлів за допомогою дискети до всесвітньої...
-
Типи інформаційних систем - Типи інформаційних систем
Створенню інформаційних систем у всьому світі приділяється багато уваги. За масштабами, темпами зростання, витратами матеріальних, фінансових і трудових...
-
Основні поняття інтернету речей Автори запевняють, що у зв'язку з бурхливим розвитком мереж з пакетною комутацією і перш за все Інтернету на початку...
-
Вступ - Розробка бази даних магазину з продажу побутової техніки
База даних - організована відповідно до певних правил і підтримувана в пам'яті комп'ютера сукупність даних, що характеризує актуальний стан деякої...
-
Методика пошуку інформації та роботи з бібліографічними джерелами
Практичне заняття №2: Методика пошуку інформації та роботи з бібліографічними джерелами Мета: Ознайомити з методикою та сформувати навички пошуку...
-
Криптологія, Системи електронного цифрового підпису (ЕЦП) - Розробка електронного цифрового підпису
Криптологія - наука, що займається методами шифрування і дешифрування. Криптологія складається з двох частин - криптографії та криптоаналізу....
-
Объектом исследования является производственная компания ООО "Элементари" (ELEMENTAREE) (http://www. elementaree. ru/). Исследования, отображаемые в...
-
Кожний об'єкт управління не може функціонувати без пов'язаної з ним економічної інформаційної системи, яка за своїм складом нагадує підприємство, що...
-
Розвиток засобів обчислювальної техніки, а особливо поява ПК сприяли створенню нового типу інформаційно - обчислювальних систем під назвою локальні...
Комунікативні технології в діяльності керівника адміністративної служби як предмет теоретичного аналізу, Сутність та зміст комунікативних технологій - Комунікативні технології в діяльності керівника адміністративної служби