Деловые приемы: подготовка и проведение - Этические аспекты внешнеэкономической деятельности

В мировой практике деловые приемы являются одной из общепринятых и распространенных форм представительской работы российского и международного бизнеса. Деловые приемы широко используются для установления, поддержания и развития контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке. Деловые приемы проводятся по случаю каких-либо знаменательных событий, в частности национальных праздников, юбилейных дат, приезда делегаций, подписания различных договоров, соглашений и контрактов о сотрудничестве. Они могут быть и не приуроченными к каким-либо событиям, т. е. проводиться в порядке повседневной деятельности.

В зависимости от повода и времени проведения приемы бывают дневными или вечерними и подразделяются на следующие виды: "Бокал шампанского", "Завтрак" или "Ланч", "Чай", "Коктейль" или "Фуршет", "Обед", "Ужин". Вид приема определяется в зависимости от случая, по которому устраивается. Наиболее торжественными и почетными являются завтрак, обед или ужин. В отличии от дипломатов, которые предпочитают организовывать вечерние приемы, для бизнесменов основным приемом является "Завтрак". При выборе приема следует учитывать протокольные традиции и обычаи, существующие в стране, где они проводятся.

Приглашения на прием печатаются на специальных бланках, изготовленных типографским способом. Имя, фамилия приглашенного и его должность пишутся от руки или на машинке. В приглашении обычно указывается также, по какому случаю и какого вида организуется прием, час и место, где он состоится. При организации приемов с рассадкой за столом в приглашении содержится просьба ответить (просьба пишется в правом нижнем углу приглашения, обычно это делается с использованием протокольной французской аббревиатуры R. S.V. P.: repondez, s'ilvous plait - просьба ответить). Если с приглашаемым вопрос о его присутствии согласован заранее, то на пригласительном бланке R. S.V. P. зачеркивается и над ним пишутся буквы "p. m." или "pour memoire", "для памяти".

Приглашения на прием рассылаются в зависимости от местной практики, но обычно не позднее, чем за полторы--две недели до приема. Они рассылаются в зависимости от конкретных обстоятельств с курьером или почтой.

На любой вид приема, в приглашении на который содержится просьба ответить, необходимо заблаговременно по телефону или письмом сообщить, принимается ли приглашение. Отсутствие ответа или задержка его рассматривается как проявление нетактичности.

Посещение приема считается обязательным, если на приглашение был дан положительный ответ. От него можно отказаться лишь в самом крайнем случае при возникновении каких-либо непредвиденных обстоятельств, препятствующих посещению данного приема. Однако, приглашенный обязательно должен известить об этом устроителя приема.

Будучи приглашенным на обед, завтрак, ужин, чай, следует приходить точно в указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято отрицательно и даже с обидой.

На приемы, которые проводятся без рассадки за столом и в приглашении, на которые указывается время начала и конца приема, можно прийти и уйти в любой час в пределах указанного в приглашении времени.

Нарушением этикета считается прибытие на прием сотрудников посольств, представительств, фирм позже своего руководства. Разъезд гостей происходит в обратном порядке: первыми уезжают руководители ведомств, организаций, представительств, фирм и т. д., а за ними в порядке старшинства остальные сотрудники этих организаций. Официальным лицам не рекомендуется уходить с приема раньше старших гостей.

Рассадка гостей за столом на завтраке, обеде и ужине является важным элементом организации приема. Места на подобных приемах делятся на почетные и менее почетные. Самым почетным, если на приеме присутствуют мужчины и женщины, считается место справа от хозяйки, следующее почетное место - справа от хозяина. На приемах с рассадкой, на которых присутствуют только мужчины, первым считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. Если хозяин желает оказать особое внимание гостю высокого ранга, он может посадить его напротив себя.

На приемах с рассадкой не принято, чтобы женщина сидела рядом с женщиной, муж рядом с женой, подряд два иностранца или два гостя со стороны хозяина, чтобы женщине было отведено место на краю стола. При рассадке следует учитывать также знание языков, на которых говорят гости. Переводчики располагаются за столом среди гостей.

Чтобы облегчить гостям поиск их места за столом, в приемной выставляется план рассадки за столом, с которым гостей знакомят до приглашения к столу. Кроме того, на каждое место за столом кладется карточка с фамилией приглашенного.

Столовый этикет. Не принято садиться за стол, пока не сядут дамы или пока хозяин или хозяйка не пригласят занять место. За столом мужчина беседует и оказывает все знаки уважения, прежде всего, даме справа.

Гостей обычно обслуживают в обнос. В первую очередь принято обслуживать дам. Официант подходит справа, начиная с супруги почетного гостя. Первыми к еде приступает хозяйка дома и другие дамы.

Если хочешь достать что-либо, не тянись через тарелку другого. Не проси соседа подать что-либо, если поблизости находится официант.

Не принято брать хлеб вилкой, следует брать рукой. Обычно не откусывают от целого куска хлеба, а отламывают кусочки.

Будучи хозяином или хозяйкой, никогда не заканчивай свое блюдо первым. Подожди, когда закончат гости. Это особенно важно, когда подано последнее блюдо.

Не принято класть чайную ложку в стакан или чашку. Помешав чай или кофе, положи ложку на блюдце.

Не отказывайся от какого-нибудь блюда, ссылаясь на то, что оно тебе не нравиться или что оно вредно. Лучше всего отказаться без объяснения причины.

В разговоре не рекомендуется затрагивать медицинские темы, увлекаться анекдотами, обсуждать кого-либо из присутствующих или превозносить собственные достоинства.

Тосты. На приемах, организуемых по официальному поводу, может иметь место обмен тостами или речами.

Для делового тоста характерны краткость, простота, доброжелательность. Во вступительной части тоста выступающий высказывает свое отношение к событию, личности - присутствующей или известной аудитории. Главная идея излагается в основной части, а заключение обычно логически и эмоционально вытекает из всего содержания тоста и содержит призыв поддержать идею, действие, организацию или здравицу в честь главного гостя, делегации, юбиляра, хозяина приема и т. п.

На завтраках, обедах и ужинах тосты произносятся после десерта и когда всем гостям налито шампанское. На других видах приемов тосты произносятся в конце или в начале приема, но не ранее 10-15 минут после начала приема. Сигнал для произнесения тостов обычно подает хозяин. Старший гость произносит тост после хозяина.

Первый тост произносят и пьют стоя, остальные сидя. Мужчины пьют стоя, когда тост произносится в честь дамы.

На официальных приемах бокал держат за ножку на уровне третьей пуговицы рубашки. На приемах чокаться не принято, но если это происходит, то мужчина держит свой бокал несколько ниже бокала дамы.

Во время произнесения тостов и речей обычно не принято разговаривать, греметь приборами, наливать напитки и есть, в противном случае это воспринимается как неуважение к хозяину приема.

Отметим Требования предъявляемые к внешнему виду и привычкам делового человека. Примерно в 85 случаях из 100, по утверждению психологов, у людей создается первое впечатление от знакомства с человеком по его внешнему виду, причем судят они друг о друге по тому впечатлению, которое произвели в течение первых секунд знакомства и по первым минутам разговора. Бороться с возникшими первыми впечатлениями бывает очень трудно. Зачастую какая-нибудь мелочь во внешнем облике собеседника или его поведении может встать препятствием на пути установления и поддержания в последующем нормальных деловых отношений.

Не последнюю роль в формировании внешнего облика делового человека играют многие как физические (особенности телосложения, цвет волос, кожи, глаз и т. д.), так и социальные (внешний вид, манера поведении и др.) факторы. Но если физический облик дарит нам природа, то функциональные и социальные характеристики внешнего облика человека формируются в процессе воспитания и самовоспитания личности и во многом обусловлены требованиями той среды, в которой он живет и работает.

Следует помнить, что окружающие обращают внимание прежде всего на внешний вид. С учетом этого необходимо постоянно заботиться о своем внешнем виде, опрятности, чистоте. и т. п. Человек, который следит за собой, всегда выглядит ухоженным. На нем одежда сидит красиво, ботинки начищены, каблуки в порядке. Нельзя пренебрегать деталями своего туалета, однако заниматься этим можно только дома или в местах, где нет посторонних.

В деловом мире не принято носить одежду ярких цветов или слишком пестрых узоров. Надо выбирать спокойные тона и фасоны, которые более всего подходят деловому человеку. На работу или на приемы, начинающиеся до 19.00-20.00, рекомендуется надевать костюмы спокойных, неярких цветов. На приемы, начинающиеся после 19.00-20.00, а также проводимые по случаю национальных праздников или в честь руководителей государства и правительства, следует надевать черный или темного цвета костюм.

Рубашки должны быть хлопчатобумажными, с длинными рукавами. Предпочтительнее, чтобы они были одноцветными, хотя тонкая полоска или клетка допустимы. Манжеты рукавов рубашки обычно выглядывают из рукавов пиджака костюма предпочтительнее немного больше, чем меньше. Брюки не должны быть ни короткими, ни длинными, при этом сзади они обычно бывают на 3-4 сантиметра длиннее.

Большую свободу в выборе одежды этикет допускает для женщин. Они имеют возможность подбирать такие фасоны, которые отвечают их вкусам, возрасту, особенностям фигуры, подчеркивают достоинства, корректируют недостатки. Однако и для женщин существуют рекомендации, которые сложились в протокольной практике. Надо помнить, прежде всего, что выбор одежды должен соответствовать времени и месту, где проводится то или иное мероприятие. Например, в ходе дневных приемов рекомендуется одежда строгих линий, умеренных тонов, желательно надевать платье обычной длины, платье-костюм или костюм. Считается неуместным на подобные приемы ходить в роскошном, очень нарядном платье. Такие рекомендации относится и к ювелирным украшениям.

На вечерние приемы или приемы, организуемые по особо торжественным случаям, одежда может быть более нарядной. На такие приемы дамы могут надевать более нарядные и открытые платья, как обычной длины, так и длинные.

В выборе аксессуаров проявляется один из секретов хорошего вкуса. Именно аксессуары придают одному и тому же костюму более официальный вид или, наоборот, делают его более нарядным. Тем не менее, задача женских украшений не столь привлекать к себе внимание, а подчеркивать внешность. Не принято надевать одновременно золотые и серебряные украшения.

Какое бы служебное положение ни занимала деловая женщина, ее манеры не должны терять своей женственности,. душевности и доброты. При этом нельзя не отметить, что в дипломатическом этикете протокол продолжает оставаться выше моды, превалирует над ней. Основополагающим принципом выбора подходящей для служебной ситуации как мужской, так и женской одежды считается классический стиль, что свидетельствует о хорошем вкусе.

Социальные признаки внешнего облика делового человека, касающиеся не только одежды, обуви, прически, но и манера вести себя: разговаривать, обращаться к людям, реагировать на их замечания.

Когда говорят о манерах поведения делового человека, то имеют ввиду, прежде всего, его способность быстро приспосабливаться к непривычным условиям и ситуациям, сохраняя при этом естественность и уверенность в общении с незнакомыми людьми, умение завоевывать их внимание, располагать к себе. Нужно следовать золотому правилу нравственности: поступай по отношению к другому так, как ты хочешь, чтобы поступали по отношению к тебе.

Хорошее владение общими правилами межличностного общения дает возможность анализировать ситуацию, принимать во внимание интересы партнера, говорить с ним на "общем" языке. Все это необходимо для достижения максимальной эффективности тех контактов, которые осуществляются между партнерами.

Необходимость быть любезным, доброжелательным, приветливым и при этом не говорить ничего лишнего, чрезвычайно важно. Действительно, деловому человеку очень важно быть не только любезным, доброжелательным и приветливым в общении с партнером, но при этом надо внимательно следить за тем, что говорить и хорошо представлять, какие последствия может иметь утечка информации для тех, кто с ней работает.

Похожие статьи




Деловые приемы: подготовка и проведение - Этические аспекты внешнеэкономической деятельности

Предыдущая | Следующая