Использование ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении ее результатов. - Элементы метода бухучета. Инвентаризация (с практикой)

А теперь рассмотрим, как же могут использоваться средства вычислительной и организационной техники на предприятиях.

При изменении машинопечатных документов, в которые будут записываться данные о наличии ценностей, достигается восприятие их как человеком, так и ЭВМ. В качестве данного документа может быть использована шрифт карта, содержание которой идентично товарному ярлыку. Их применение обеспечит автоматическое считывание информации, минуя процесс формирования машинного носителя, позволит улучшить качество информации, ее достоверность, снизить затраты труда и времени на получение результативной информации, что дает возможность ускорить проведение инвентаризации.

Возможно внедрение оформления приемки товаров с помощью контрольных ярлыков. Книжки контрольных ярлыков выдаются материально ответственным лицам по разрешению главного бухгалтера, так как они являются бланком строгой отчетности. Контрольные ярлыки выдаются для каждого документа поставщиков, корешок приходного ярлыка прикладываются к приходному документу. Они заменяют собой многочисленные доверенности и штампы магазина о приемке товарно-материальных ценностей. При получении товаров, материально ответственное лицо заполняет очередной номер контрольного ярлыка, который работник, выдавший товары вместе с документом на выдачу товаров, сдает в бухгалтерию. Представитель фирмы сдает корешок ярлыка и документ на получение товаров вместе с товарно-денежным отчетом, указав в соответствующей графе его номер.

Во время инвентаризации товарно-материальных ценностей проводится и инвентаризация контрольных ярлыков. В товарно-денежных отчетах при оприходовании товаров ярлыки должны идти строго в порядке очередности номеров.

Введение такого порядка контроля за своевременностью и полнотой оприходования товарно-материальных ценностей полностью себя оправдывает, поскольку исключается возможность взаимодействия недостач товаров путем неоприходования ценностей до инвентаризации, отпадает необходимость в выписке многочисленных доверенностей Криницкий Р. И. Контроль и ревизия в условиях автоматизации бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика, 1990. - С. 44..

Известно, что инвентаризация товарно-материальных ценностей сопряжена с трудоемкой работой по подсчету, взвешиванию, обмеру, а затем по записи результатов. Для совершенствования и обеспечения этой работы возможна механизация и автоматизация процесса снятия фактических остатков.

Например, для этого можно применять диктофон. Инвентаризатор диктует код товара, количество цену за единицу. Лента прослушивается, оператор набирает услышанные цифры, компьютер автоматически производит вычисления, фиксирует стоимость и подводит итоги по кодам, группам. Полученная информация печатается на бумажной ленте.

В процессе инвентаризации на ЭВМ составляют инвентаризационную опись. В ней таксировка или выведение на печать промежуточных итогов по каждой странице производится автоматически, описи составляются с одновременным получением машинного носителя. По окончании инвентаризации опись фактических остатков товаров и тары, проверенную и оформленную в установленном порядке, сдают в бухгалтерию. В результате машинной обработки, предусматривающей контроль цен, проверку таксировки и подсчета итогов сопоставление учетных и фактических остатков, выдается сличительная ведомость.

Если выявлена недостача товаров, то машинным путем исчисляется их естественная убыль по нормам, заложенным в справочник, после чего выводится окончательный результат инвентаризации.

Следовательно, учет товарных потерь информационно увязан с решением задачи инвентаризации товарно-материальных ценностей. Результаты инвентаризации отражают в бухгалтерском учете. Поэтому при машинной обработке необходимо учесть многообразие отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации.

Иногда на практике результаты, полученные при взвешивании товаров или их измерении, записывают непосредственно в инвентаризационную опись, оставляя операции таксировки и подсчета итогов для последующей машинной обработки. В этом случае сведения описи служат в качестве исходных данных и имеют те же реквизиты, что и товарный ярлык.

В процессе инвентаризации используют и другие первичные документы (карточки материально ответственных лиц). Особенностью автоматизированной обработки данных инвентаризации является широкое использование результатов решения других задач. Так, массив остатков товаров на дату инвентаризации, служит основой сопоставления учетных и фактических остатков, полученных при учете товарных потерь, необходимо для выявления окончательного результата инвентаризации в случае недостачи товаров.

На участке кодирования номенклатур, кодированию подлежат те же номенклатуры, что и на других участках, относящихся к подсистема "Бухгалтерский учет". В то же время кодируют и специальные номенклатуры: естественная убыль товаров. Код норм естественной убыли товаров может быть построен на основе порядкового метода кодирования или с помощью кода повторения. Алгоритмы и технологические особенности обработки данных, данного комплекса задач достаточно разнообразны, но отличаются простотой их реализации на машинах. С помощью подобных алгоритмов могут быть проверены регистры аналитического и синтетического учета.

С помощью ЭВМ можно совершенствовать инвентаризационную работу следующим образом. При поступлении счета поставщика при акцепте в платежном требовании поставить код продукции. Затем необходимо обработать платежное требование в вычислительном центре и передать на склад, где в это платежное требование занести фактическое количество поступившего товара. Если имеются отклонения, то составляется соответствующий акт. Заведующий должен дать информацию на ЭВМ о том, в какую ячейку заложен товар, код, место хранения, код товара, количество.

При отпуске товаров должны быть использованы отборочные листы, где материально ответственное лицо на основании товарно-транспортной накладной отмечает и в какой ячейке был выбран товар. Таким образом, можно иметь сведения о ценностях, находящихся на участках. Используя их на день инвентаризации, выдается опись ценностей на месте хранения. Члены комиссии в этой же описи просчитывают ценности, записывают их в графу "фактическое наличие" и ежедневно по мере просчета листов подписывают и сдают их на обработку, по графе "примечания" отмечают фиктивные ценности.

После сдачи последнего отборочного листа на вычислительном центре выдается сличительная ведомость. Этот метод способствует высвобождению работников, исключает ошибки, пропущенные позиции, экономит бумагу. Позволяет производить автоматический взаимный зачет по пересортице.

Также передовым методом является АРМ "Баланс" - предназначен для введения системы бухгалтерских счетов предприятия, обработки бухгалтерских проводок, на основе реализации основного алгоритма бухгалтерского учета - принципа двойной записи.

Функции АРМ "Баланса" заключаются в следующем:

Введение системы синтетических счетов, а также субсчетов и аналитических счетов;

Обработка проводок;

Разноска сумм проводок в соответствии с заданной пользователем системой синтетических и аналитических счетов;

Выпуск машинограмм, аналогичных по содержанию главной книге, сводной оборотной ведомости, балансу;

Выпуск машинограмм по отдельным синтетическим и аналитическим счетам, аналогичных по содержанию главной книге, оборотной ведомости.

Как мы убедились использования ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении ее результатов, очень велико. Согласно рассмотренному материалу можно сделать следующий вывод.

Основными задачами машинной обработки являются: получение выходных документов в кратчайшие сроки, сокращение трудоемкости инвентаризационных работ. Большой эффект при обработке инвентаризационных документов дает применение ЭВМ. С их помощью составляют и инвентаризационную ведомость. На таких машинах можно составлять также сличительную ведомость. Применения ЭВМ создает условия для повышения уровня автоматизации учетных работ. С внедрением устройств регистрации автоматически считываемых кодов возникает совершенно новые возможности, связанные с резким сокращением сроков инвентаризации и повышением достоверности результатов обработки.

ЙЙ. Практическая часть.

Похожие статьи




Использование ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении ее результатов. - Элементы метода бухучета. Инвентаризация (с практикой)

Предыдущая | Следующая