Организация носителей учетной информации - Государственное казначейство как орган оперативного управления

Под носителем учетной информации понимают материальный объект, предназначенный для записи, передачи и хранения учетной информации.

Согласно этапам бухгалтерского учета выделяют три вида носителей учетной информации: первичные документы, учетные регистры и бухгалтерскую отчетность.

Каждый из видов носителей учетной информации объединяет под соответствующим названием много различных документов, учетных регистров и отчетных форм.

Под первичными документами понимают письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, требуя распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение. В специализированной литературе существует немало классификаций первичных документов, причем количество классификационных признаков колеблется от 3 до 7. Всего насчитывается 10 классификационных признаков.

Учетные регистры - это носители информации специального формата в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов, машинограмм и т. п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группировки и обобщения информации из первичных документов, взятых на учет. Как и первичные документы, учетные регистры достаточно разнородны.

Организация фиксирования учетной информации в соответствующих носителях предусматривает несколько этапов:

    Ш выбор и группировка форм носителей учетной информации; Ш организация носителей учетной информации; Ш составление рабочих инструкций к первичным документам и учетных регистров.

Выбор носителей учетной информации, в основном сводится к использованию нормативно закрепленных за соответствующим направлением учету первичных документов или регистров. В деятельности бюджетных учреждений это следующие нормативные документы:

    Ш Положение о порядке ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное Постановлением Правления Национального банка Украины от 12.02.2001 № 72. Ш Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Украины от 29.03.2001 № 132. Ш Приказ Госказначейства Украины "Об утверждении типовых форм по учету и списанию основных средств, принадлежащих учреждениям и организациям, которые содержатся за счет государственного или местных бюджетов", и составление Инструкции, утвержденной приказом Госказначейства от 02.12.97 № 125. Ш Инструкция о составлении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 18.12.2000 № 130. Ш Порядок составления карточек и книг аналитического учета бюджетных учреждений, утвержденный приказом Государственного казначейства от 06.10.2000 № 100. Ш Приказ Министерства статистики Украины "Об утверждении типовых форм бланков строгой отчетности и введения их в действие" от 11.03.96 № 67. Ш Приказ Министерства статистики Украины "Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава" от 27.10.95 № 277. Ш Приказ Министерства статистики Украины "Об утверждении типовых форм первичного учета по расчетам с рабочими и служащими" от 22.05.96 № 144. Ш Инструкция о формах мемориальных ордеров бюджетных учреждений и порядке их составления, утвержденная приказом Государственного казначейства от 27.08.2000 № 68.

Указанные нормативные акты содержат полную информацию относительно характеристик соответствующих носителей учетной информации в виде приложений - формы бланков первичной документации и учетных регистров, как правило, в натуральную величину, и описания процедуры фиксации информации.

Заметим, что согласно таких нормативных актов, как:

    Ш Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 № 88 (доп. 2); Ш Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16.07.99 № 996-XIV (доп. 1),

Как первичные документы, так и учетные реестры могут быть составлены на бумажных или машинных носителях, в случае, если типичные или унифицированные документы и реестры не отвечают полностью требованиям учреждения, указанные субъекты хозяйствования могут разрабатывать собственные носители учетной информации.

Для оптимизации и упорядочения работы бухгалтерских работников с носителями информации в учреждениях и организациях применяют табель форм первичных документов и учетных регистров и альбом форм бумажных носителей учетной информации.

Табель форм первичных документов и учетных регистров представляет собой номенклатуру носителей учетной информации, имеющие юридическую силу и используются субъектом хозяйствования в процессе бухгалтерского учета, с подробной характеристикой их параметров.

Альбом форм носителей учетной информации учреждений и организаций представляет собой совокупность унифицированных форм носителей учетной информации, используемые в учетном процессе данного субъекта хозяйствования согласно табеля форм носителей учетной информации. Альбом, по сути, приложение к табелю форм носителей учетной информации и разрабатывается вместе с ним.

Организация фиксирования информации в носителях учетной информации первичного и текущего этапов охватывает несколько технологических процессов движения и обработки:

    Ш составление первичных документов (измерение и фиксирование) Ш прием документов и их проверку; Ш обработку первичных документов; Ш перенос информации в учетные регистры.

Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных нормативно для использования в отражении фактов хозяйственной деятельности как унифицированных, так и типичных для бюджетных учреждений и организаций. Записи в первичных документах выполняются темным чернилами или пастой шариковых ручек, при помощи печатных машинок, принтеров и т. д. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. Подпись может быть проставлена вручную лично, с помощью факсимиле, штампа, символа или другим механическим или электронным способом.

Обеспечение фиксирования фактов осуществления хозяйственных операций, их выполнения всеми структурными подразделениями возлагается на руководителя учреждения. Ответственность за своевременное и качественное составление документов, своевременную передачу их для отражения в системе бухгалтерского учета несут лица, составившие и подписавшие указанные документы.

Следующий этап - прием и проверка первичных документов - характеризует поступления первичных документов в бухгалтерию.

Первичные документы передаются в бухгалтерию в соответствии с установленными в графиках документооборота сроков. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке.

Каждый из видов проверки делится на соответствующие подвиды. Так, Проверка по форме предусматривает:

    Ш формальную проверку - носители учетной информации должны быть составлены по форме, определенной приведенными ранее нормативными актами согласно со всеми реквизитами и требованиями к оформлению; Ш экспертную проверку - первичный документ проверяется на подлинность, устанавливается подлинность подписей лиц, составлявших документ, реальность реквизитов и записей; Ш арифметическую проверку - первичный документ проверяется на правильность имеющихся в нем арифметических подсчетов.

Проверка по содержанию охватывает:

    Ш экономическую проверку - по каждому документу определяется экономическая целесообразность проведения хозяйственной операции; Ш правовую проверку - каждая из хозяйственных операций должно соответствовать нормативно-правовой базе, регулирующей финансово-хозяйственной деятельности учреждения или организации; Ш проверку законности - отраженные в первичных документах операции должны осуществляться с разрешения руководителя организации и главного бухгалтера, должностных лиц, определяющих и осуществляющих руководство финансово-хозяйственной жизнью предприятия; Ш логическую проверку - зафиксированы в первичном документе количественные показатели проверяются на предмет логической связи с соответствующими показателями.

Первичные документы, отражающие операции, которые противоречат законодательству, а также установленному порядку приемки, хранения и использования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к исполнению. Такие документы передаются главному бухгалтеру учреждения или организации для принятия определенного решения и принятия соответствующих мер.

Последний этап документирования - обработка первичных документов - охватывает следующие операции:

    Ш таксировку, или расценивание, представляет собой определение денежной оценки хозяйственной операции, зафиксированной в первичных документах, приведением натуральных и трудовых измерителей к обобщенному денежному. Ш группировка предусматривает сортировку первичных документов по содержанию хозяйственных операций, объединение их в группы по определенным признакам и определение общего итога. Ш процедура контировки представляет собой определение и фиксирование корреспонденции счетов по каждой конкретной хозяйственной операции, отраженной в первичном документе.

Все указанные технологические операции процесса обработки данных первичного учета составляют подготовительный этап дальнейших записей в носителе информации текущего учета - учетные регистры.

Следующим этапом фиксирования информации в носителях информации является перенос информации в учетные регистры. В учетные регистры информация переносится после проверки и обработки первичных документов. бюджетный отчетность государственный казначейство

Похожие статьи




Организация носителей учетной информации - Государственное казначейство как орган оперативного управления

Предыдущая | Следующая