Введение, Системный подход в управлении - Анализ организационной системы фирмы "Экотехника"

Выполнение данной курсовой работы заключается в разностороннем анализе деятельности торговой фирмы Экотехника в городе Новосибирск.

Цель исследования заключается в выявлении и описании внешних и внутренних особенностей деятельности организации, а также факторов влияющих на ее функционирование.

Фирма Экотехника представляет собой акционерное общество.

Фирма занимается продажей аудио и видео аппаратуры, средств телекоммуникаций.

Руководство Экотехника своей деятельностью ориентируется на изучение потребности и запросов потребителей. Одной из главных задач является повышения качества оказываемых услуг.

Системный подход в управлении

Теоретическая часть

Системный подход как общеметодический принцип используется в различных отраслях науки и деятельности человека. Гносеологической основой (гносеология -- раздел философии, изучающий формы и методы научного познания) является общая теория систем, начало кот. положил австралийский биолог Л. Берталанфи. В начале 20-х годов молодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал изучать организмы как определенные системы, обобщив свой взгляд в книге "Современная теория развития" (1929). В этой книге он разработал системный подход к изучению биологических организмов. В книге "Роботы, люди и сознание" (1967) он перенес общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной жизни. 1969 - "Общая теория систем". Берталанфи превращает свою теорию систем в общедисциплинарную науку. Предназначение этой науки он видел в поиске структурного сходства законов, установленных в различных дисциплинах, исходя из которых можно вывести общесистемные закономерности.

Системный подход -- форма методологического знания, связанные с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.

Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета: изучение самого предмета -- "собственный" уровень; изучение этого же предмета как элемента более широкой системы -- "вышестоящий" уровень; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами -- "нижестоящий" уровень.

Системный подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.

С учетом сказанного определим понятие системного подхода:

Системный подход -- это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в кот. выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.

Можно также сказать, что системный подход -- это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы.

До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители, министры, полководцы, строители, принимая решения, руководствовались интуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой объект управления более или менее системно. Но, тем не менее, до XX в. в управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам. Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.

Таким образом, ситуативный подход - это ориентация на ближайший положительный результат ("а дальше видно будет..."). Мыслится, что "дальше" опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.

Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот (изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.

Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации. Но, тем не менее, в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.

Далее рассмотрим основные принципы системного подхода (системного анализа):

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней. 2. Иерархичность строения, т. е. наличие множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня -- элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая система представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой. 3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры. 4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Любая система рассматривается как организационно-экономическая система, имеющая входы и выходы, и определенное количество внешних связей. Следует дать определение понятию "система". В истории были различные попытки идентифицировать это понятие.

Первая попытка строилась на идее целесообразности. Система - есть целесообразное устройство частей целого, которое имеет определенную цель.

Система - социальный механизм для реализации целей (организационных, групповых, индивидуальных).

Система - гармония, или соответствие, частей между собой и целым. Любая система развивается на основе борьбы противоположностей.

Система - целое, которое не сводится к простой арифметической сумме составляющих его элементов. Это целое, которое всегда больше или меньше суммы своих частей (все зависит от эффективности связей).

Честер Бернард (на Западе считается одним из основоположников современной теории менеджмента): когда люди собираются вместе и официально принимают решение объединить свои усилия для достижения общих целей, они создают организацию.

Это была ретроспектива. Сегодня система может быть определена как социальная общность, которая объединяет некоторое множество индивидов для достижения общей цели, которые (индивиды) действуют на основе определенных процедур и правил.

Исходя из данного ранее определения системы, определим организационную систему.

Организационная система - это определенная совокупность внутренне взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной системы (а значит и объектами организационного управления) выступают:

Производство

Маркетинг и сбыт

Финансы

Информация

Персонал, человеческие ресурсы - обладают системообразующим качеством, от них зависит эффективность использования всех остальных ресурсов.

Эти элементы являются основными объектами организационного управления. Но у организационной системы есть и другая сторона:

Люди. Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и интеграции человеческой деятельности.

Цели и задачи. Организационная цель - есть идеальный проект будущего состояния организации. Эта цель способствует объединению усилий людей и их ресурсов. Цели формируются на основе общих интересов, поэтому система - инструмент для достижения целей.

Организационная структура. Структура - это способ объединения элементов системы. Организационная структура - есть способ соединения различных частей организации в определенную целостность (основными видами организационной структуры являются иерархическая, матричная, предпринимательская, смешанная и т. д.). Когда проектируем и поддерживаем эти структуры, мы управляем.

Специализация и разделение труда. Это тоже объект управления. Дробление сложных производственных процессов, операций и задач на составляющие, которые предполагают специализацию человеческого труда.

Организационная власть - это право, способность (знания + навыки) и готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке, принятии и реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов необходим для реализации власти. Власть - есть взаимодействие. Функцию координации и интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный менеджер организовать не может. Организационная власть - не только субъект, но и объект управления.

Организационная культура - присущая организации система традиций, верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения между людьми. Организационная культура придает организации индивидуальность, собственное лицо. Что немаловажно, она объединяет людей, создает организационную целостность.

Организационные границы - это материальные и нематериальные ограничители, которые фиксируют обособленность данной организации от других объектов, находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен обладать способностью расширять (в меру) границы собственной организации. В меру - значит брать только то, что сумеешь удержать. Управлять границами - значит вовремя их очерчивать.

Организационные системы можно разделить на закрытые и открытые:

Закрытая организационная система - это та система, которая не имеет связи со своей внешней средой (т. е. не обменивается с внешней средой продуктами, услугами, товарами и др.). Пример - натуральное хозяйство.

Открытая организационная система имеет связи с внешней средой, т. е. другими системами, институтами, имеющими связи с внешней средой.

Таким образом, система как система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т. е. внутреннее единство, неразрывность, взаимную связь). Любая система является открытой системой, т. к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования т. п., которые становятся элементами ее внутренней среды. Часть ресурсов с помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в продукты и услуги, которые затем передаются во внешнюю среду.

Теория систем была разработана Людвигом фон Берталанфи в XX веке. Теория систем имеет дело с анализом, проектированием и функционированием систем -- самостоятельных хозяйственных подразделений, которые образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми частями. Ясно, что любая организационная форма бизнеса отвечает этим критериям и может изучаться с использованием понятий и средств теории систем.

Любое предприятие -- система, которая превращает набор вкладываемых в производство ресурсов -- затрат (сырье, машины, люди) -- в товары и услуги. Она функционирует внутри более крупной системы -- внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части системы вызывает трудности в других ее частях. Например, крупный банк является системой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует и связан с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в конечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность деятельности банка в целом.

Компоненты системы (элементы, подсистемы). Любая система, независимо от открытости, определяется через ее состав. Эти компоненты и связи между ними создают свойства системы, ее сущностные характеристики.

Границы системы - это разного рода материальные и нематериальные ограничители, дистанцирующие систему от внешней среды. С точки зрения общей теории систем, каждая система выступает частью бoльшей системы (которая называется сверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою очередь, каждая система состоит из двух или более подсистем.

Синергия (от греческого - вместе действующий). Это понятие используется для описания явлений, при котором целое всегда больше или меньше, чем сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует до тех пор, пока отношения между компонентами системы не приобретают антагонистического характера.

Вход -- Преобразование -- Выход. Организационная система в динамике представляется в качестве трех процессов. Взаимодействие их дает цикл событий. Любая открытая система имеет цикл событий. При системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т. е. характеристик "входа", "процесса" ("преобразования") и характеристик "выхода". При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры "выхода", т. е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На "выходе" в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги. Затем определяют параметры "входа", т. е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.). И наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров "процесса", преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни:

Возникновение становление функционирование кризис крах

Системообразующий элемент - элемент системы, от которого в решающей степени зависит функционирование всех остальных элементов и жизнеспособность системы в целом.

Характеристики открытых организационных систем

Наличие цикла событий.

Негативная энтропия (негоэнтропия, антиэнтропия)

А) под энтропией в общей теории систем понимается общая тенденция организации к смерти; Б) открытая организационная система, благодаря способности заимствовать необходимые ресурсы из внешней среды, может противодействовать этой тенденции. Эта способность и называется негативной энтропией; В) открытая организационная система проявляет способность к негативной энтропии, и, благодаря этому некоторые из них живут столетиями; Г) для коммерческой организации главным критерием негативной энтропии является ее устойчивая прибыльность на значительном временном интервале.

Обратная связь. Под обратной связью понимается информация, которая генерируется, собирается, используется открытой системой для мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной деятельности. Обратная связь позволяет организации получать информацию о возможных или реальных отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в процесс ее развития. Отсутствие обратной связи ведет к патологии, кризису и краху организации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации, интерпретирующие ее, систематизирующие потоки информации, обладают колоссальной властью.

Открытым организационным системам присущ динамический гомеостаз. Все живые организмы проявляют тенденцию к внутреннему равновесию и балансу. Процесс поддержания самой организацией сбалансированного состояния и называется динамическим гомеостазом.

Открытые организационные системы характеризуются дифференциацией - тенденцией к росту, специализации и разделению функций между различными компонентами, которые формируют данную систему. Дифференциация - это ответ системы на изменение внешней среды.

Эквифинальность. Открытые организационные системы способны, в отличие от закрытых систем, достигать поставленных целей различными путями, двигаясь к этим целям с различных стартовых условий. Нет и быть не может единого и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда может быть достигнута разными способами, и двигаться к ней можно с разными скоростями.

Приведу пример: рассмотрим банк с точки зрения теории систем.

Исследование банка с точки зрения теории систем началось бы с уточнения целей, чтобы помочь понять характер решений, которые необходимо принять, чтобы этих целей достичь. Нужно было бы исследовать внешнюю среду, чтобы осознать способы взаимодействия банка со своим более широким окружением.

Затем исследователь обратился бы к внутренней среде. Чтобы попытаться понять главные подсистемы банка, взаимодействие и связи с системой в целом, аналитик проанализировал бы пути принятия решений, самую важную информацию, необходимую для их принятия, а также каналы связи, через которые эта информация передается.

Принятие решений, система информации, каналы связи особенно важны для системного аналитика, потому что, если они функционируют плохо, банк будет в трудном положении. В каждой сфере системный подход обусловил появление новых полезных понятий и технических приемов.

Принятие решений

Системы информации

Каналы коммуникации

Принятие решений

В области принятия решений системное мышление способствовало классификации различного типа решений. Были разработаны понятия определенности, риска и неопределенности. Были внедрены логические подходы к принятию сложных решений (многие из которых имели математическую основу), что оказало большую помощь менеджерам в улучшении процесса и качества принятия решений.

Практическая часть

Компания "Экотехника" - профессиональная компания на рынке экологического оборудования. "Экотехника" была создана в мае 1998 года в г. Новосибирске и сразу зарекомендовала себя надежным и солидным партнером, как среди клиентов, так и среди профессионалов индустрии экологического оборудования, компания успешно работает до сегодняшнего дня. Работа компании "Экотехника" отмечена двумя медалями "Сибирской ярмарки", сертификатом и дипломом ECOWATER SYSTEMS, компания имеет государственную лицензию. Компания имеет большой опыт по разработке, установке и обслуживанию промышленных систем водоподготовки. В своей работе мы используем только проверенное оборудование и материалы, и гарантируем качество воды на уровне мировых стандартов. Миссия компании - помочь людям решить проблемы, связанные с экологией. В настоящее время мы обладаем большим опытом в подборе, установке и обслуживании промышленных и бытовых систем очистки воды, комплексного оборудования бассейнов, бытовых систем очистки и ионизации воздуха от ведущих фирм-производителей. Предлагается только сертифицированное и зарекомендовавшее себя с лучшей стороны оборудование, соответствующее самым высоким требованиям по надежности, долговечности и экономичности: ECOWATER, HONEYWELL, ATOLL, PULSFEEDAR, AQUAPHOR, BRITA, БАРЬЕР (МЕТТЭМ-ТЕХНОЛОГИИ), ГЕЙЗЕР, ПРОМФИЛЬТР, KENWOOD, TELEDINE WATER PIC, US FILTER, HYDROFLOW, AQUATECH, и др. Широкий диапазон оборудования, предлагаемого нашей компанией, позволяет максимально точно и быстро удовлетворять запросы наших Клиентов, обеспечивать очистку воды и воздуха как отдельных помещений и квартир, так и целых зданий, промышленных объектов, населенных пунктов.

Предлагая то или иное оборудование, компания берет на себя ответственность, осуществляя монтаж, пуско-наладочные работы, гарантийное и сервисное обслуживание. Компания "Экотехника" имеет все необходимые для этого государственные лицензии.

Компания "Экотехника" - это сеть специализированных фирменных отделов, где всегда к Вашим услугам профессиональные продавцы. В офисе компании работают профессиональные менеджеры, которые смогут подобрать необходимую для Вас технику от простой до элитной. Они готовы ответить на все Ваши вопросы, проконсультировать по вопросам обслуживания и эксплуатации выбранного Вами оборудования. Компания "Экотехника" - это крупный оператор оптовых продаж, единственный на рынке региона. Мы стараемся во всем придерживаться нашего принципа - индивидуальное отношение к каждому Клиенту и привыкли ценить каждого нашего Клиента.

Схема 1 - Взаимосвязь фирмы с внутренней и внешней средой

Описание технологического процесса

1. Определившись с выбором, клиент просит показать ему выбранный товар. В течение 1-1,5 минут в торговый зал приносят этот товар, например ионизированный увлажнитель воздуха; 2. Менеджер торгового зала в течение не большого количества времени проверяет увлажнитель на работоспособность и целостность; 3. Далее менеджер просит оплатить клиента определенную сумму в кассу; 4. После получения чека об оплате менеджер оформляет гарантийный талон и, прикрепив к нему чек, вкладывает его в коробку с увлажнителем. 5. После ухода клиента из магазина, менеджер вносит запись о продаже увлажнителя в специальную книгу продаж и ставит свою роспись и ее расшифровку.

Фирму Экотехника как экономический объект можно представить в виде гомогенной системы, как совокупность рабочих отделов:

- отдел маркетинга; - финансовый отдел; - рекламный отдел;

И т. д.

А как гетерогенная система фирма выглядит так:

61 7

Схема 2 - Гетерогенная система фирма

- запасы товаров; - обслуживающее оборудование; - технология выполнения операций;

- вспомогательный персонал; - работники офиса; - основной персонал;

- подсобные помещения; - специально оборудованные зоны хранения товаров;

- торговые залы; - офис фирмы.

Введение, Системный подход в управлении - Анализ организационной системы фирмы "Экотехника"

Системный подход в управлении

Похожие статьи