Архивный каталог - Научно-справочный архивный аппарат

Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации. Особенностью каталога как архивного справочника является то, что информация в каталоге помещена, как правило, на карточках. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Каталогизация архивных документов - совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов. Она состоит из:

    - определения вида каталога; - разработки схемы классификации в нем документной информации; - выявления и отбора документной информации для каталогизации; - описания документной информации на каталожных карточках; - индексирования каталожных карточек; - систематизации карточек и ведения каталога.

При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:

    - определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости; - отбираются необходимые дела, документы, сведения из них; - в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.

При определении вида каталога учитываются:

    - уровень и профиль архива; - структура, состав, содержание, степень разработанности фондов; - интенсивность и задачи использования документов; - наличие и качество других архивных справочников; - кадровые и материально-технические возможности архива.

Система архивных каталогов. Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и документов личного состава.

Каталоги могут строиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым - предметные: именной и географический.

Классификация каталогов

Наиболее распространенными видами каталогов являются:

    - Систематический - по отраслям знаний и практической деятельности общества; - Тематический - по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам; - По истории учреждений - по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке; - По истории административно-территориального деления - по видам административно-территориальных единиц, а внутри их - по алфавиту наименований; - Хронологический - по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий - по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов; - Географический - по алфавиту географических и топографических объектов; - Ведомственный по личному составу - данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога; - Названий фондов - при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.

Классификация архивных каталогов. Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации. В международной документалистике приняты: универсальная десятичная классификация; классификация при помощи двоеточия.

Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования. Они взаимосвязаны системой отсылок, в которую входят полные отсылки (от понятия без индекса к понятию с индексом) и частичные отсылки (дополняющие) для связи родственных понятий. Возможен переход от внутри - к межархивным каталогам, более полно отражающим состав архивной документации по той или иной проблеме, тому или иному вопросу.

С конца 1970-х гг. в советском архивоведении используется Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М., 1978). Схема построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знаний и деятельности общества. Такими отраслями в масштабах государства являются:

    - Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности. - Общественно-политическая жизнь. - Народное хозяйство. - Культура. Наука. Здравоохранение.

Каждую отрасль (деление) в схеме единой классификации принято называть отделом. Каждый отдел имеет свое четкое деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие деления.

При каталогизации документов архивного фонда необходимо подробно изучить структуру построения схемы единой классификации, четко определить к какому отделу, подотделу и т. д. логически может быть отнесено то или иное понятие, выраженное в документах.

Вживление и отбор документной информации для каталогизации происходит как при тематической разработке архивных фондов, так и при попутной каталогизации, связанной с другими видами работ по выявлению и описанию документов. При каталогизации особое внимание уделяется важным событиям, фактам, явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т. п. Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном - единице хранения, при групповом - связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.

В результате возможно описание на уровне части документа, документа, группы документов, единицы хранения, группы единиц хранения.

Каталожная карточка включает следующие атрибуты:

    - индекс классификационного деления; - наименование рубрики и подрубрики; - обозначение даты и места события; - информационные сведения (описание содержания); - название архива; - название фонда; - архивный шифр документа (номер фонда, описи, единицы хранения, листа); - язык; - способ воспроизведения; - фамилию составителя; - дату составления; - в отдельных случаях на оборотной стороне карточки может помешаться аннотация.

Архивные каталоги постоянно пополняются новыми данными. Одной из связанных с ними работ является ведение каталога, которое включает:

    - научно-методическое обеспечение работы; - индексирование карточек; - систематизацию их по индексам и рубрикам; - составление отсылочного аппарата к каталогу; - усовершенствование каталога; - ведение учетных форм работы по каталогизации и использованию каталогов.

Включаемые в каталог карточки должны быть индексированы, на них должен проставляться индекс - условное обозначение, элемент языка, букв, цифр, условных знаков, целью которого является передача содержании информации, зафиксированной в документах, закрепление места делений в классификационной схеме и определение связи между этими делениями.

Индексы могут быть:

    - буквенными; - цифровыми; - комбинированными.

Они служат для определения места карточек в каталоге. Систематизация их проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр. Постоянное усовершенствование каталогов включает в себя совершенствование схемы классификации, проверку их содержания и оформления, совершенствование описаний. В результате каталоги должны быть вторым, после описи, по значимости архивным справочником.

Похожие статьи




Архивный каталог - Научно-справочный архивный аппарат

Предыдущая | Следующая