Обзор архивных документов и другие архивные справочники - Научно-справочный архивный аппарат

Обзор архивных документов - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть Фондовыми и Тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их источниковедческий анализ.

Тематический обзор документов Включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по конкретной теме и их источниковедческий анализ.

Основным отличием обзора архивных документов от других видов научно-справочных документов является ведение источниковедческого анализа, предполагающего определение источниковедческого значения рассматриваемых документов, их полноты и степени сохранности, достоверности, характера содержащихся в них фактических данных.

Основной частью обзора являются аннотации архивных документов, сопровождаемые их поисковыми данными. Обзор составляется на весь архив, затем - на его фонды, описи, дела, листы дел. В полном виде обзор состоит из характеристик учреждений - фондообразователей, характеристик документов, справочного аппарата.

Схема построения обзора архивного фонда выглядит следующим образом:

    - структурная - при структурированном фондообразователе и соответственно фонде, когда названия структурных частей являются названиями разделов обзора; - отраслевая (функциональная) - при отсутствии четкой структуры фондообразователя и соответственно фонда; - тематическая - группировка и изложение содержания документов по конкретным темам; - хронологическая - группировка и изложение содержания документов по хронологии; - номинальная - группировка и изложение содержания документов по их видам.

Тематический обзор документов может осуществляться по следующей схеме:

    - отраслевая (функциональная); - тематическая; - хронологическая.

Аннотации документов в обзоре содержат сведения о содержании документов, их источниковедческий анализ, основные разновидности документов, авторство их, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные. В обзоре фонда поисковые данные сообщают сведения на уровне фонда (опись, дело, лист). В тематическом обзоре поисковые данные дополняются названиями архивов и номерами фондов.

Справочный аппарат обзора состоит из титульного листа, оглавления и предисловия, котором сообщаются сведения о фонде и фондообразователе, структуре обзора, составе справочного аппарата, списка сокращений, указателя.

Помимо отмеченных выше документов, к тематическому обзору также составляются: список фондов, использовавшихся при его составлении; библиография и сведения о наличии документов по теме в других архивах.

Архивный указатель - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, в которых содержатся сведения об архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут быть:

    - межархивными; - межфондовыми; - внутрифондовыми; - на документы одной описи; - нескольких описей фонда; - целого фонда; - нескольких фондов одного архива; - нескольких архивов.

Указатели могут составляться:

    - к заголовкам единиц хранения без их просмотра; - к отдельным документам с их просмотром.

По структуре своих рубрик указатели являются глухими (без аннотаций) и раскрытыми (с аннотациями).

По рубрикации указатели в свою очередь делятся на Алфавитные, Систематические и Хронологические. Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, если фонд имеет сложную структуру, большое количество описей, часто используется.

Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости. Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и поисковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой отсылок.

Основные виды указателей:

    - тематический; - именной; - географический; - хронологический; - алфавитный; - систематический.

Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит историю фондообразователя, историю фонда и характеристику документов фонда.

История фондообразователя включает:

    - историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразовании); - задачи и функции фондообразователя и их изменения; - масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций; - место фондообразователя в системе госаппарата, экономической, общественно-политической, культурной жизни; - изменения в названии и подчиненности фондообразователя; структуру фондообразователя и ее изменения; - крайние даты деятельности фондообразователя.

История фонда включает:

    - дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты; - изменения в составе и объеме фонда и их причины; - степень сохранности документов; - особенности формирования, описания, систематизации документов; - сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах; - сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей; - состав научно-справочного аппарата.

Характеристика документов фонда включает:

    - состав документов фонда, их виды и их крайние даты; - особенности документирования, присущие данному фондообразователю; - порядок использования документов; - характеристику научно-справочного аппарата.

Похожие статьи




Обзор архивных документов и другие архивные справочники - Научно-справочный архивный аппарат

Предыдущая | Следующая