Архивное описание документов и дел - Научно-справочный архивный аппарат
Описание документов и дел - это выявление информационных характеристик, необходимых для определения элементов информации и письменное обозначение этих характеристик на обложках дел. Описание документов и дел раскрывает состав и содержание документов каждого дела и обеспечивает поиск и использование документов.
Основными принципами описания документов и дел являются соответствие описания первичному архивному документу, взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания и недублированность информации всех уровней описания.
Информационными характеристиками при описании являются:
- - название учреждения с указанием вышестоящего ведомства; - название структурной части; - индекс дела по номенклатуре дел; - заголовок дела; - аннотация; - крайние даты документов; - количество листов в единице хранения; - архивный шифр.
Название учреждения является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения. Если наименование учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.
Название структурной части Помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда. Если учреждение не имеет структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например "руководство" и т. д.
Индекс дела по номенклатуре Облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.
Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.
Аннотация документов - краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела.
Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Необходимо учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации. В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты составления или подписания документов.
Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.
Архивный шрифт - это условное обозначение места хранения дела: название архива, номер фонда, номер описи, номер дела по описи.
К элементам описания относятся:
- - информация по идентификации - название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем единицы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации; - информация по истории образования и хранения - история фондообразователя и история фонда; - информация о составе и содержании - сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа; - информация об условиях доступа и использования - условия доступа, авторские права, условия репродуцирования и использования, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность документа, внешние особенности; - дополнительная информация - местонахождение оригиналов и копий, библиография.
Описание документов и дел, осуществляемое на уровне фонда, включает название фонда, справочные данные, поисковые данные, характеристику фонда, информацию по истории фондообразователя и фонда, аннотацию, библиографию и условия доступа и использования.
При описании на уровне единицы хранения учитываются:
- - название фонда; - название структурной части фондообразователя; - справочные данные; - вид носителя информации; - условия доступа и использования; - заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.
Следующий уровень описания касается описания на уровне документа и включает такие структурные элементы как заголовок - вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, местность, дата; справочные данные - поисковые данные; вид носителя информации; условия доступа и использования. Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными. В простом заголовке должны быть отражены: вид дела, вид, разновидность документа, автор, корреспондент, предмет, вопрос, местность, дата и подлинность или копийность, например:
Протокол № 2 заседания комиссии при Главе Карагандинской областной администрации от 03.05.1993 г. Подлинник.;
Штатные расписания Карагандинского областного финансового управления на 1998 год.
Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков, например:
Список Акимов городов, поселков, сел, сельских округов Карагандинской области на 1997 год.;
Протоколы общих собраний коллективов работников учреждений, организаций, предприятий о выдвижении и протоколы окружных избирательных комиссий о регистрации кандидатов в депутаты областного Совета депутатов трудящихся по избирательным округам г. Абая за 1977 год. Подлинники.
Эти заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из легко выделяемых групп документов и было сформировано без всякого учета признаков заведения дел.
Заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотации. Аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и содержат сведения о наиболее выдающихся событиях, фактах и деятелях, а также воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дело. В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация. Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.
Похожие статьи
-
Архивная опись - Научно-справочный архивный аппарат
Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и...
-
Обзор архивных документов и другие архивные справочники - Научно-справочный архивный аппарат
Обзор архивных документов - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов...
-
Архивный путеводитель - Научно-справочный архивный аппарат
Архивный путеводитель - архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах, и...
-
Архивный каталог - Научно-справочный архивный аппарат
Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации....
-
Описание документов и дел личного происхождения - Научно-справочный архивный аппарат
В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического,...
-
Основополагающие декреты Итак, в России до 1917 года сложилась огромная сеть архивов. Всего в стране насчитывалось свыше 120 тыс. правительственных и...
-
Литература - Научно-справочный архивный аппарат
Сапар Байжан-Ата. ?лтты? м?ра?ат т??ірегінде / В кн. Алаш мирас. Народное наследие. - Алматы, 1995. Сариева Р....
-
Роль М. Н. Покровского в "политизации" деятельности ГУАД Что касается архивной деятельности М. Н. Покровского, то она была впечатляющей. Уже на...
-
Окупаційний режим на півдні України (1941-1944 рр.): демографічний та соціально-економічний аспекти у світлі архівних документів Пропонований аспект...
-
Дела репрессированных - Доклад Хрущева на XX съезде КПСС
В ходе следствия по делу Берии и его сообщников - В. Н. Меркулова, В. Г. Деканозова, Б. З. Кобулова, С. А. Гоглидзе, П. Я. Мешика, Л. Е. Влодзимирского -...
-
Ключові питання Фолклендської війни 1982 року за документами Фундації Маргарет Тетчер
Архів Фундації Маргарет Тетчер [1] представляє собою електронну структуровану збірку наративних (щоденники, листи, інтерв'ю) та документальних (протоколи...
-
Февральская революция 1917 года радикально изменила громоздкую бюрократическую машину самодержавной монархии в России. Образовавшийся вакуум стал быстро...
-
В середине XVIII века женский уход за больными стал осуществляться в гражданских больницах. В 1776 году в Москве создана Екатерининская больница на 150...
-
Описание комплекса, его конструкция и планировка - Аркаим
Памятник состоит из укрепленного города, двух некрополей и останков древних пастбищ. План поселения выглядит так: город радиальной схемы, диаметром около...
-
Заключение, Список используемой литературы: - История становления сестринского дела в России
Таким образом, рассматривая данную тему подробно, мы можем детально понять особенности развития и становления сестринского дела в России. По приведенным...
-
Структура аппарата пропаганды антибольшевистского движения на Юге России в 1919 году
УДК 340.12 12.00.00 Юридические науки СТРУКТУРА АППАРАТА ПРОПАГАНДЫ АНТИБОЛЬШЕВИСТСКОГО ДВИЖЕНИЯ НА ЮГЕ РОССИИ В 1919 ГОДУ Кириченко Евгений Владимирович...
-
Первые научные шаги - Давид Гильберт
Вскоре после сдачи экзамена Гильберт отправляется в свое первое научное путешествие в Лейпциг к Феликсу Клейну, там он посещает лекции Клейна и принимает...
-
Научные знания - Основные черты и особенности Месопотамии
Медицина. По своему содержанию медицина в Месопотамии была народной. Использовали в основном различные местные травы, животные продукты (жир, кровь,...
-
Исследования в Европе и научные труды - История медицины: В. М. Бехтерев
Бехтерев, пройдя конкурс на заграничную командировку, отправился в Лейпциг, к Флексингу, директору психиатрической колонии, знаменитому в то время...
-
История сестринского дела за рубежом - История становления сестринского дела в России
Основоположницей сестринского дела в мире является Флоренс Найтингейл (1820-1910 гг.), английская сестра милосердия, итальянка по происхождению (г....
-
Борьба за власть после смерти Ивана Грозного и угличское дело После смерти Ивана Грозного на престол вступил его сын Федор Иоаннович. Новый царь был не...
-
Становление процесса обучения сестер милосердия - История становления сестринского дела в России
С 1867 года сестринское обучение стало осуществляться на базе Российского общества Красного Креста (РОКК), а общины объединились в школы сестер...
-
Во время Крымской войны Великая Княгиня становится одной из основательниц Крестовоздвиженской общины сестер милосердия - предшественницей Русского...
-
Начало становления. Реформы Петра I - История становления сестринского дела в России
Сестринское дело - не как общественное явление в монастырских больницах, а как официально утвержденная и регламентированная профессия в госпиталях и...
-
"Реставрация Мэйдзи" проводилась силами военных формирований юго-западных княжеств, и вплоть до 1871 года, когда была создана императорская гвардия,...
-
Память, Основные направления научной деятельности - Маркевич Александр Прокофьевич
Научно-практическая конференция, посвященная 100-летию со дня рождения выдающегося паразитолога, создателя и главы хорошо известной в мире украинской...
-
Централизация государственного аппарата - Реформы Петра Великого
Контрольные органы при абсолютизме требовала создать специальные контрольные органы. В начале XVIII в. сложились две контрольные системы - прокурорская...
-
История создания документа и причины его возникновения - Табель о рангах 1722 года
"Табель о рангах" создавалось приблизительно с 1719 по 1722г. Однако первые шаги, подготовлявшие появление этого документа, относятся к более раннему...
-
Введение - Кинодокументы как исторический источник
Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как "запись информации на различных...
-
Введение - Архивы в первые годы советской власти (октябрь 1917-1921)
Архивоведение - наука, изучающая историю, теорию и практику архивного дела. Архив (греч. Ьсчеъпн) -- учреждение или структурное подразделение...
-
Память, Научная деятельность, Математика - Биография Пъера Симона Лапласа
В честь ученого названы: - Кратер на Луне - астероид 4628 Лаплас; - многочисленные понятия и теоремы в математике. Лаплас был похоронен на кладбище...
-
В 1822 году в Москве выходит первое в России руководство по уходу за больными. Полное его название звучит следующим образом: "Руководство и правила, как...
-
Награды, Научные работы - Сергей Павлович Толстов
- Медаль "За оборону Москвы" (1944) - Медаль "За победу над Германией в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг." (1945) - Орден Трудового Красного...
-
У Національному архіві Туреччини (Стамбул) відсутні основні протоколи засідань дивану Османської імперії за 1686 р. Але секретарі держради з 1649 р. вели...
-
Появление в России общин сестер милосердия - История становления сестринского дела в России
В 1844 году в Санкт-Петербурге по инициативе великой княгини Александры Николаевны и принцессы Терезии Ольденбургской была основана первая в России...
-
Формирование нового государственного аппарата управления при Петре I В период сложившейся в России абсолютной монархии времен Петра I для более...
-
Введение - Героические эпизоды Великой Отечественной войны в числах и задачах
В предлагаемой работе содержится дидактический материал для проведения уроков и внеклассных мероприятий по математике с учащимися 5 - 6 классов. В нее...
-
Особенность кинодокумента - Кинодокументы как исторический источник
При изучении кинодокументов как исторических источников можно выделить несколько следующие особенности. Во-первых , кинодокумент представляет собой...
-
Перестройка центральных органов власти и управления В первой четверти XVIII в. был осуществлен целый комплекс реформ, связанных с перестройкой...
-
ГУННЫ В ЕВРОПЕ:АТТИЛА, ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Завоевания гуннов в Европе
Мы потеряли след западных хунну, начиная с 35 года до нашей эры, даты, когда инакомыслящий шанью Чэчэ, увлекший за собой часть хунских племен Верней...
Архивное описание документов и дел - Научно-справочный архивный аппарат