Компьютерные системы в оргтехнике, Системы управления электронными документами - Компьютерные системы в оргтехнике
Системы управления электронными документами
Система управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.
Создание электронных документов. Создание простых текстовых документов может выполняться на пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.
Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы) сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т. п.
Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ПК, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.
Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных.
Манипулирование электронными документами. Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование.
Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы" ) обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. В частности, система предоставляет следующие возможности:
Регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;
Пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей;
Накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;
Контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;
Ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.
Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.
Существуют интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), позволяющие работать с документами различного формата.
Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.
Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:
Обработку входящей и исходящей информации;
Создание и редактирование электронных документов;
Сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;
Хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
Маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;
Функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;
Удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.
Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.
Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).
Похожие статьи
-
Введение - Разработка модуля для хранения и управления документами в электронном виде
Актуальность Во многих современных системах автоматизированного управления бизнес-процессами предприятий возникает необходимость в организации и...
-
В настоящее время существует множество систем управления информационными ресурсами предприятия (ECM - Enterprise content management ), предназначенных...
-
Цель Работы - использовать принципы архитектуры "Документ-Представление" для выборки и сохранения данных в файлах, а также взаимодействия элементов меню,...
-
Понятие электронного бизнеса в Интернет Глобальная сеть Интернет представляет собой особую индустрию, средство транспортировки информации до...
-
Понятие оргтехники - Компьютерные системы в оргтехнике
К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т. п., начиная от...
-
В современной технологии баз данных предполагается, что создание базы данных, ее поддержка и обеспечение доступа пользователей к ней осуществляются...
-
Автоматизированные информационные системы - Технологический процесс в электронной промышленности
Полностью Автоматизированная информационная система или АИС -- это совокупность различных программно-аппаратных средств, которые предназначены для...
-
Среда Rails поддерживает работу с большинством современных баз данных, таких как MySQL, SQLite, PostgreSQL. Для этого используются различные адаптеры,...
-
Оценка соответствия системы техническому заданию Разработанная система в полной мере соответствует заявленным в техническом задании требованиям. Документ...
-
Модель документов была разработана с учетом обеспечения максимальной гибкости и универсальности. Модуль показывает распространенный случай решения...
-
Обзор паттерна MVC Впервые описал схему Model-view-controller (Модель-вид-контроллер) Трюгве Реенскауг, норвежский ученый из университета в Осло,...
-
Flagship Docs представляет собой популярную систему управления документами, разработанную компанией RPI Web Tech Group. Данная система решает широкий...
-
Для многих компаний внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса: прежде всего, обеспечения предприятий...
-
Электронный документооборот внедрение экспресс Вводная информация для внедрения системы электронного документооборота Выпускная квалификационная работа...
-
Данная СЭД позиционирует себя как система управления документами, задачами и бизнес-процессами организации. [4] Что касается преимуществ системы, то в...
-
Классификация систем электронного документооборота International Data Corporation (далее IDC) является аналитической фирмой, которая специализируется на...
-
Интерфейс автоматизированной системы представляет собой веб-приложение, разработанное на языке программирования PHP с использованием популярного CMF...
-
Введение - Система управления базами данных
Развитие средств вычислительной техники обеспечило для создания и широкого использования систем обработки данных разнообразного назначения....
-
Система управления БД - Система управления базами данных
Система управления базами данных - комплекс символьных и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного доступа к БД. Первые...
-
Актуальность проблемы хранения и оперативного поиска данных привела к появлению такого понятия, как хранилище данных. Следует упомянуть о необходимости...
-
Настройка и администрирование СУБД - Банки и базы данных. Системы управления базами данных
Для успешного функционирования разработанной ИС недостаточно выбора СУБД и сервера БД. В процессе эксплуатации всегда на разных этапах приходится...
-
Модуль должен поддерживать механизм состояний документов. На стадии разработки технического задания были выделены следующие состояния: - Черновик...
-
Сравнение Git и SVN - Разработка модуля для хранения и управления документами в электронном виде
Аргументы в пользу Subversion: 1) централизованность системы позволяет не хранить на компьютере весь репозиторий, а лишь срез репозитория -- конкретную...
-
Веб-фреймворк Ruby on Rails разработан на языке Ruby и является вторым по популярности по версии http://hotframeworks. com. Основными чертами фреймворка...
-
Представление документа должно быть специфично для приложения, к которому подключается разрабатываемый модуль, поэтому навязывание разработчикам...
-
Дополнительная логика была реализована в базовом классе документа. Для нумерации к модели документа было добавлено дополнительное поле number и создан...
-
Исследование возможных опасных и вредных факторов при эксплуатации ЭВМ и их влияния на пользователей Охрана труда, закрепленная законодательством РФ...
-
Для реализации вложенных файлов было принято решение использовать сторонний гем paperclip (https://github. com/thoughtbot/paperclip). Он позволяет...
-
* принтеры (матричные, струйные, лазерные) - печатающие устройства, обеспечивающие перенос машиночитаемой текстовой, числовой и графической информации на...
-
Типы СУБД - Система управления базами данных
По степени универсальности систем управления базами данных различают два вида - системы общего назначения и специализированные системы. СУБД общего...
-
В деятельности крупных фирм (в особенности транснациональных корпораций, представляющих собой комплексы большого числа взаимосвязанных и...
-
Информация с точки зрения информационной безопасности обладает следующими категориями: * конфиденциальность -- гарантия того, что конкретная информация...
-
Проведем оценку эргономичности пользовательского интерфейса, заполнив таблицу 7.1. В ячейки, отражающие степень выраженности показателя, следует внести...
-
Для перехода в административный раздел системы необходимо выбрать пункт меню "Файл" > "Администратор", после чего откроется окно, показанное на...
-
Наименование системы Программная система управления контентом портала с архивом конструкторской документации. Цели, назначение и область использования...
-
Безопасность информации предполагает отсутствие недопустимого риска, связанного с утечкой информации по техническим каналам, несанкционированными и...
-
Документ - определенным образом упорядоченная информация. Автоматизация -- одно из направлений научно-технического прогресса, использующее...
-
Базы данных - Система управления базами данных
Предметная область АИС "материализуется" в форме, хранимой в памяти ЭВМ структурированной совокупности данных, которые характеризуют состав объектов...
-
Причины возникновения систем баз данных Основой решения большинства задач является обработка информации. Информация - это совокупность фактов,...
-
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ База данных как основа информационного обеспечения В состав информационного, программного и математического обеспечения...
Компьютерные системы в оргтехнике, Системы управления электронными документами - Компьютерные системы в оргтехнике