ВНУТРИФИРМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ - Автоматизированные системы обработки информации и управления на автомобильном транспорте

Для многих компаний внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса: прежде всего, обеспечения предприятий продукцией, поступающей по кооперации от специализированных поставщиков по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Обычно высшие менеджеры многоуровневых систем разрабатывают стратегические решения (например, по какому транспортному коридору направить грузопотоки). Они не должны беспокоиться о технических характеристиках и количестве ПС, требующихся для обеспечения каждой конкретной перевозки. Эти вопросы относятся к уровню тактических решений, которые принимаются менеджерами среднего звена управления, например, менеджером-логистом. Оперативное принятие решений осуществляется на производственном уровне диспетчером, который определяет детальное планирование, вплоть до составления сменно-суточного плана (ССП). Этот иерархический подход, который должен включать и обратную связь, может и не обеспечить оптимальное решение, но он позволяет своевременно управлять производственным процессом.

Директивная информация формируется управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и данными о сложившейся внешней ситуации. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю ситуацию объекта, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т. п.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика и т. д.).

Обратная связь, увеличивающая влияние входа системы на ее выход, называется положительной, а уменьшающая это влияние -- отрицательной. Отрицательная обратная связь способствует восстановлению равновесия в системе, когда оно нарушается внешним воздействием, а положительная обратная связь вызывает большее отклонение, чем то, которое вызвало бы внешнее воздействие при отсутствии обратной связи.

Системы управления с обратной связью функционируют следующим образом. Выбирается управляющее воздействие, которое определяет требуемое состояние управляемого объекта. Информация о фактическом состоянии управляемого объекта поступает по каналу обратной связи. Специальный орган сравнивает эти состояния, и при несовпадении требуемого и фактического состояний управляемого объекта вырабатываются управляющие воздействия, корректирующие его поведение. Управляющие воздействия каждого контура управления могут влиять на реакцию управляемого объекта и на управляющие воздействия в других контурах управления. В таких случаях их называют системами многосвязанного управления.

Метод управления, основанный на использовании обратной связи, нашел широкое применение как в системах управления техническими объектами, так и в организационно-административных системах. Одно из главных достоинств этого метода -- возможность работы элементов систем управления в условиях большого числа случайных воздействий различного вида.

Совокупность информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, составляет информационную систему управления объектом.

К началу 1990-х годов концепция автоматизированных систем управления претерпела кризис, а старая терминология стала вытесняться новой. На смену классическим АСУ пришло следующее поколение АСУ предприятиями -- корпоративные информационные системы (КИС). Возрождение интереса к информационным системам в России неслучайно и вызвано вполне объективными причинами. Проблема, перед которой сегодня оказались наши предприятия, заключается в том, что закупленные ранее (или разработанные собственными силами) и установленные на них АСУ перестали удовлетворять требованиям, которые предъявляют современные динамичные бизнес-системы.

Проблема заключается не в качестве программирования или мощности средств ВТ, а в изменении точки зрения на основные функции АС в устаревшей технологии их проектирования.

Таким образом, КИС -- это система, которая непосредственно осуществляет организационную, управленческую и производственную деятельность предприятия, а не является вспомогательной или сервисной прослойкой.

Принцип работы КИС совершенно иной, чем у АСУ. Современная информационная система должна быть ориентирована на реализацию бизнес-процессов соответствующей штатной структурой с помощью стандартной системы документооборота.

Рассматривая принципиальные подходы к автоматизации процедур обработки всех видов документов, следует отметить поэтапную интеграцию последних разработок системного и прикладного ПО в пакеты специализированных прикладных программ. В табл. 7.1. приведена систематизация ПП, реализующих в КИС автоматизацию документооборота.

Проводя сравнительный анализ и учитывая тот факт, что КИС являются составным элементом в интегрированных системах управления предприятием (ИСУП), следует отметить, что для российских предприятий задача автоматизации своей административно-хозяйственной и производственной деятельности приобрела первостепенное значение.

Старые АСУ уже не могли решить эту проблему -- министерства и отраслевые институты, ранее занимавшиеся проектированием таких систем, были ликвидированы, ответственность за их развитие и поддержку их продуктов нести стало некому. Сотрудники АСУ-департаментов предприятий быстро отказались от их обслуживания; не последнюю роль здесь сыграло то, что автоматизация традиционно занимала последние места в списке приоритетов предприятия.

Таблица 7.1

Функциональная направленность систем автоматизации документооборота

Тип систем	Назначение	Применение
СУБД	Ввод, хранение и поиск структурированной информации в электронной форме	Составляет 15% рабочей информации
Системы Управления документами	Ввод, хранение и поиск неструктурированной информации в электронной форме	Охватывает 85 % всей информации, проходящей через организацию, включая бумажные документы, переведенные в электронную форму
Системы work-flow	Управление, маршрутизация и координация передвижением документов в рамках корпоративной системы; контроль за своевременной обработкой документов	Системы могут быть интегрированы как с СУБД, так и системами управления документами

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к работнику, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любой организации, в частности -- АТП. Главным условием успешной профессиональной деятельности работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации.

К офисным задачам можно отнести следующие: делопроизводство, контроль управляющих воздействий, составление отчетов, ввод, обновление и поиск информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. В перечисленных выше задачах выполняется ряд стандартных типовых процедур:

* обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы); * сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора); * хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

* работа между исполнителями должна быть скоординирована; * движение документов нужно по возможности оптимизировать; * должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов -- в рамках объединения.

В ходе выполнения производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях предприятия часто появляется несколько копий документа, при этом в его составлении могут участвовать различные исполнители. Обычно преобладает ручной способ составления документа, а степень механизации и автоматизации этого процесса низка, имеет место дублирование реквизитов, излишняя многоступенчатость и длительность пребывания документов у исполнителей.

Решение задач управления и принятия решений подразумевает широкое использование автоматизированных информационных технологий, работу в электронном офисе. По степени автоматизации работ в электронном офисе выделяют:

* электронную обработку данных с использованием ПК, т. е. без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач; * автоматизацию управленческой деятельности; * комплексное решение функциональных задач, формирование регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. Сюда же можно отнести автоматизированные ИТ поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономике-математических методов, моделей и пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам и явлениям производственно-хозяйственной практики.

К названной группе относятся и широко внедряемые в настоящее время автоматизированные ИТ, получившие название экспертной поддержки решений, обеспечивающие:

* использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей; * создание наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций; * качественное и своевременное информационное обслуживание за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

* один или несколько ПК, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса); * печатающие устройства; * средства копирования документов; * модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ); * сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; * проекционное оборудование для проведения презентаций. Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов (ИП), включающих специализированные программы и ИТ, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области. В состав ПО электронного офиса могут также входить: * программа анализа и составления расписаний; * программа презентации; * графический редактор; * программа обслуживания факс-модема; * сетевое ПО; * программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе ИП. В ИП электронного офиса входят ПП, взаимодействующие между собой. Основу пакета составляют:

* текстовый редактор; * электронная таблица; * система управления БД; * средства телекоммуникаций; * графический редактор.

Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие ПП осуществляется на уровне представления документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Corel Office, Smart Suite фирмы IBM и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Самым популярным набором офисных приложений является Microsoft Office. Наибольшее распространение (90 % данного сегмента рынка) получил пакет программ Microsoft Office Professional. Этому способствовала и полнота ИП, обеспечивающего решение всех основных задач автоматизации делопроизводства на одном автоматизированном рабочем месте (АРМ), и абсолютно строго проведенная унификация интерфейса.

Занимая минимум места на экране дисплея, входящая в ИП Microsoft Office программа Microsoft Office Manager позволяет осуществить быстрый запуск основных офисных приложений и переключаться между ними в процессе работы. Специально для поддержки работы российских пользователей разработана комплексная система MS Office Mania, в которой предусмотрен диспетчер документов, позволяющий:

* распределять документы по различным папкам в соответствии с их назначением (один и тот же документ может находиться в нескольких папках одновременно, при этом пользователь имеет дело не с малоинформативными именами файлов и каталогов, а с именами документов и папок произвольной длины); * просматривать документы выборочно по именам, задавая определенные критерии поиска; * а также редактировать документы, вызывая соответствующую программу.

Для автоматизации документооборота на малых и средних предприятиях с небольшим объемом документов, имеющих один или несколько компьютеров, возможно использование достаточно широко распространенных и удобных ИП Microsoft Office. Если на предприятии имеется большой объем документации, необходимо использовать специализированные ИП управления документооборотом.

Одним из множества готовых решений, позволяющих облегчить управление корпоративными библиотеками и архивами независимо от их размеров и сложности организации, является ПО компании "Ореп Text". В основе анонсированной системы "ТеспНЬ" лежит разработанный компанией интерфейс BASIS, который, кроме стандартного набора функций работы с документами, размещенными в Интернете, позволяет резервировать, подтверждать, восстанавливать информацию в случае сбоев, устанавливать защиту от НСД. "Techlib" представляет собой мощную и гибкую среду администрирования комплекса электронных материалов, аудио - и видеоданных, стандартных бумажных документов.

Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии:

* возможность интеграции с другими АС и БД; * легкость освоения; * удобство использования; * обеспечение работы в сетевом режиме; * надежность функционирования ПО модулей системы; * защита от НСД.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор ПО для автоматизации управления документооборотом ("1С: Электронный документооборот", "1С: Электронная почта", "Галактика" -- модуль "Управление документооборотом" и др).

Наибольшего успеха в унификации БД достигла так называемая workflow-технология, охватывающая следующие аспекты деятельности:

* описание различных операций бизнес-процесса и необходимых для них данных; * бизнес-правила, описывающие управляющие потоки между операциями такого процесса; * роли и обязанности, связанные с задачами, которые выполняются в рамках операций бизнес-процесса; * базовая организационная модель, определяющая роли и обязанности действительных исполнителей работ.

Слово "workflow" переводится с английского языка как поток работ или рабочий поток, что почти одно и то же.

По определению консорциума WfMC (Workflow Management Coalition -- коалиция управления потоками работ) международной организации, в состав которой входят производители, пользователи, аналитики и ученые, разрабатывающие стандарты для систем управления потоком работ и распространение знаний технологии workflow в различных отраслях экономики, управление потоком работ представляет собой "полную или частичную автоматизацию бизнес-процессов, в ходе которых документы, информация и задачи пересылаются для обработки от одного участника к другому в соответствии с определенными процедурными правилами".

Судя по неофициальным оценкам, соотношение между стоимостью программных средств управления потоком работ и общими затратами на их внедрение в производство колеблется в пределах от 1:5 (для уже развернутых офисных систем) до 1:7 и выше (для хорошо структурированных приложений делопроизводства). Столь высокие затраты на интеграцию определяются двумя факторами: фрагментарностью предлагаемых на рынке систем управления потоком работ и технической сложностью интерфейсов.

Workflow-технология тесно связана с системами обработки изображений, поэтому ПО этого класса, как правило, оснащается встроенными workflow-возможностями. Когда хранящаяся на бумаге информация преобразуется в электронное изображение, возникает возможность пересылать ее между несколькими участниками, использующими такие данные для самых различных целей стандартного процесса (основу которого ранее составляли бумажные документы). Таким способом удается, например, упростить совместную подготовку материала и его архивирование.

Возникла необходимость стандартизации в области управления документооборотом, в результате чего началась выработка требований к расширениям workflow-систем. Ассоциация ODMA (Open Document Management Association -- ассоциация управления открытыми документами) разработала в 1995 г. интерфейс API для обеспечения простой функциональности делопроизводства. Впоследствии ассоциация DMA (Document Management Association -- ассоциация управления документами), объединяющая в своих рядах ведущих производителей программных средств управления документами, вступила в полемику с WfMC по вопросам интеграции делопроизводства и стандартов управления документами.

Первоначально во многих системах высокое качество совместной работы достигалось за счет неформальных процессов, организации доступа к групповым электронным доскам объявлений, к ежедневникам и планировщикам по мере необходимости. Однако усиливающаяся формализация бизнес-процессов привела к тому, что наметился постепенный переход к оснащению систем групповой работы workflow-средствами.

По мере того как традиционные приложения обработки трансакций получали все большее распространение, некоторые из них начинали выполнять полностью распределенные трансакционные задачи в среде настольных систем. Одновременно производители workflow-средств стали включать в свои продукты отдельные трансакционные функции, в первую очередь относящиеся к распределению задач и восстановлению систем. Все это привело к возникновению общей для обеих технологий области.

В процессе разработки сложных проектов ИС часто можно встретить workflow-функции в среде проекта. Они служат для регулирования очередей и распределения задач между отдельными разработчиками, а также для пересылки информации между ними в процессе решения таких задач.

В первой фазе автоматизации большинство проектов ограничивалось уровнем подразделений или рабочих групп при сравнительно низком уровне координации, однако глобализация, расширение рамок контрактов и развитие электронной торговли заставили организации все чаще пересматривать свои бизнес-процессы на корпоративном уровне.

Существует несколько различных парадигм построения систем, модели которых описаны ниже, но все они базируются на общей модели описания процессов (рис. 7.2):

* в качестве основного механизма распределения используется технология CORBA; * базой служит электронная почта с автономными средами настольных систем; * централизованный механизм управления делопроизводством тесно связан с системой управления задачами на настольных системах.

Практически все бизнес-процессы строятся на концепции индивидуальных ролей и обязанностей по отношению к операциям такого процесса. По мере возможности процессы нужно изолировать от изменений организационной структуры. В результате возникает необходимость в динамической организационной модели. Роли и обязанности в ней должны отображаться на уровне процесса на организационные единицы и штатных сотрудников, которым присваиваются различные роли. Уже разработаны модели foundation (фундаментальная) и common (общая), завершено описание данных, их потоков и моделирование. В настоящее время обсуждается расширение системы моделирования бизнес-процессов, однако в целом проект пока далек от завершения.

Рассмотрим различные методы описания процессов.

Метод сетей Петри (с использованием переходов) представляет процесс графически в виде сети из узлов обработки запросов и явно выраженных переходов между ними. Ребра соединяют узлы с переходами (входные дуги) или переходы с узлами (выходные дуги). Альтернативные пути между узлами обработки запросов оцениваются по ссылкам на условия, связанные с соответствующими переходами. Такой способ обеспечивает поддержку произвольных уровней сложности, однако использует множество условий перехода, анализ которых сложен. По этой причине его отображение в формах, пригодных для машинной обработки, может оказаться чересчур обременительным.

Блочно-структурная декомпозиция позволяет разложить любой узел модели на несколько базовых процессов низшего уровня. Продукты, использующие этот метод, не способны поддерживать расщеплений и слияний произвольного уровня сложности.

При использовании метода обработки запросов по входным и выходным условиям явные переходы между обработкой запросов не задаются. Процесс здесь описывается, как набор операций, для каждой из которых заданы входные (пред-) и выходные (пост-) условия.

Всем описанным выше методам присущи собственные достоинства и недостатки, в то же время их разнообразие ставит серьезную проблему перед системными интеграторами: как обеспечить пересылку информации процессов между инструментарием разработки и (или) программными средствами контроля документооборота, использующими различные парадигмы построения. Решить такую задачу бывает очень непросто.

Тогда как практически все предыдущие решения (чаще всего реализованные в технологиях СУБД) позволяли достаточно эффективно автоматизировать отдельные операции и функции, а не весь процесс (например, функцию продаж, которая является частью процесса обслуживания клиента), workflow-технологии позволяют описать последовательность действий сотрудников и правила их взаимодействия. До сих пор эти правила определены в лучшем случае инструкциями, а за правильностью их выполнения следит руководитель, но информационной системой это никак не поддерживается.

Менеджмент предприятий вынужден сконцентрировать внимание именно на правилах и взаимодействиях участников процесса, так как эти аспекты являются основными центрами потерь в силу своей размытости и неопределенности. Потребность в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса и т. д., безусловно, приведет к необходимости создания систем класса workflow третьего поколения.

Какие же реальные преимущества дает внедрение workflow-системы на предприятии?

* Преимущества для предприятия: усиливается контроль производительности выполнения задач, связанных с информацией. Повышая конфиденциальность и ужесточая контроль доступа, workflow-система одновременно привносит "промышленные" методы руководства и управления процессами. * Преимущества для клиента: улучшается качество обслуживания, повышается его оперативность, четкость информации о состоянии запроса, упрощается доступ к представителям компании. * Преимущества для сотрудников: каждый работающий видит перечень функций, которые он должен выполнить, и может организовать свою работу соответствующим образом. Можно наглядно представить контекст каждой функции, что обеспечивает гибкость в работе, быстроту исполнения и высокую степень комфорта. * Преимущества для руководства: возможность принимать решения в нужный момент, предоставление достаточного объема информации, для эффективного управления процессом, возможность оперативных действий, постоянный доступ к информации о состоянии каждого заказа позволяет сделать более эффективной функцию контроля, существенно приблизив ее к промышленному аналогу. * Преимущества для аналитика: автоматизация процедур предоставляет всю необходимую статистику для анализа рабочих нагрузок, затрат, периодов пиковой нагрузки и многих других аспектов деятельности компании, позволяет моделировать процедуры и возможные сценарии их выполнения с высокой степенью детализации и точности, а доступ к данным о выполнении процессов требует минимальных затрат.

Резкий подъем продаж ИП объясняется прежде всего резким скачком в области Интернет-технологий и развитием новых электронных форм ведения бизнеса, виртуальных предприятий.

Произведенная Comparative Study 2001 независимой консалтинговой группой оценка по 200 параметрам 13 ведущих продуктов управления потоками работ -- Bizflow 2000, COSA Workflow, DOLPHIN, Eastman EW, InTempo, MQseries Workflow, SERfloware, Staffware, TeamWARE, TIB/InConcert, Visual Workflowand, W4 и WFX выделила преимущества Staffware: сбалансированность функциональных и административных возможностей, покрывающих почти все требования пользователей, высокая производительность, встроенная среда объектной разработки, язык сценариев, поддерживающий клиентов Windows и Java, интерфейсы к Lotus Notes, Microsoft Exchange и популярным серверным системам электронного обмена данными EDI. Отмечались также гибкие Интернет-возможности Bizflow 2000, серьезный прогресс Интернет-версии W4, высокий уровень интеграции SERfloware с системами обработки документов и обучения SERdocware/SERbainware, стыковка COSA Workflow с организационной моделью Baan ERP, средства оптимизации и объединения с другими приложениями с помощью XML в MQseries Workflow, расширенные возможности развертывания InTempo, поддержку документооборота в Visual Workflow и средства работы с графикой в Eastman EW.

ВНУТРИФИРМЕННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ - Автоматизированные системы обработки информации и управления на автомобильном транспорте

Похожие статьи