Работа с базами данных - Офисные автоматизированные технологии

Базы данных предназначены для записи, хранения, модификации, сортировки и оперативного поиска комплексной систематизированной информации в виде тематически связанной совокупности данных. Типичными примерами такой информации являются полные адресные данные, сведения по деловым или торговым контактам, характеристики разнообразной продукции или товаров, кадровый учет в учреждениях, данные по техническому составу или материальным ценностям и т. п. Практическое применение баз данных заключается обычно в поиске и выделении некоторого подмножества объектов (из общей совокупности) по заданным признакам. К примеру, если есть база данных по принтерам, то можно выявить, какие принтеры выпускает та или иная фирма или перечислить все модели лазерных принтеров с разрешением не менее 500 точек/дюйм и т. п. В настоящее время базы данных как универсальные средства хранения и обработки данных применяются в самых разных отраслях. В число популярных программных пакетов такого рода входят базы данных dBASE III+, dBASE IV, Paradox, R:base, Clipper, FoxPro и другие (правильнее подобные пакеты называть СУБД - системы управления базами данных).

Своеобразной разновидностью баз данных являются достаточно популярные программы, называемые программами управления личной информацией (PIM). Эти программы способны значительно повысить эффективность работы делового человека просто за счет упорядочения и автоматизации неизбежных для него рутинных процедур, позволяя уделять больше внимания содержанию работы, нежели ее организации. Такие программные пакеты выполняют следующие функции, по которым, собственно, и оценивается их уровень:

    - календаря, - телефонного/адресного справочника, - организации перечня текущих дел и его упорядочения, - выделения списка срочных дел, - организации файлов текущих задач, - организации картотеки и ее упорядочения, - слежения за датой и временем, - электронной почты, - выполнения автоматического телефонного набора, - выдачи предупреждающих сигналов и сообщений.

В некоторые пакеты включаются также словари, средства подготовки документации небольшого объема (писем, отчетов и т. п.) и управления файлами. Следует отметить, что программных пакетов PIM, одновременно реализующих все перечисленные функции, пока нет. В число наиболее известных программ управления личной информацией входят ActiveLife. askSam, InfoSelect, Instant Recall, MemoryMate, PackRat, Who-What-When и YourWay.

СУБД стали незаменимыми инструментами обработки и упорядочения больших объемов информации, предназначенной для длительного хранения и оперативного использования. Поэтому неудивительно, что за последнее время появилось очень много отечественных разработок баз данных для материально-технического учета и снабжения, канцелярий, делопроизводства и кадровых служб. Они реализованы на основе таких популярных СУБД, как Clipper, dBase и Paradox.

Директор малого или крупного предприятия нуждается в удобном хранилище деловой информации, из которого он мог бы мгновенно черпать необходимые данные, не прерывая планерки или телефонного разговора. Делопроизводителю не хватает сил и времени, чтобы без конца рыться в шкафах, переполненных папками входящих-исходящих документов, кочующих в направлении шкаф-стол и обратно, и то и дело их перелистывать. Бухгалтер давно уже зарылся в ведомостях, договорах, платежных требованиях и прочих бумагах, заполняя одни и те же таблицы бесконечным стадом цифр, а пальцы его к вечеру немеют от "долбежки" на калькуляторе. Секретарша, проклиная тот день, когда села за пишущую машинку, в который раз перепечатывает срочный документ, испорченный из-за десятка ерундовых опечаток. А материально-техническая служба, а кадровики, а плановики, а комплектация...

Что делать, - время, когда для "бумажной" работы хватало карандаша и бумаги, безвозвратно прошло. Первыми ощутили это научно-технические работники, однако сейчас двумя важнейшими условиями успеха любого дела являются СКОРОСТЬ и ТОЧНОСТЬ. Именно в этом (и только в этом) ПК превосходит человека.

Похожие статьи




Работа с базами данных - Офисные автоматизированные технологии

Предыдущая | Следующая