О телефоне - Основные правила делового этикета
Нет однозначного правила начала телефонный разговора. Многое определяется ситуацией. Звонящий может спросить: "Это квартира Черновых?" или "Могу ли я попросить Ксению". Если нужный человек отсутствует, отвечающему не стоит долго допытываться: "Кто говорит?" (это может сделать секретарь или тот, кому адресат звонка поручил узнавать, кто ему звонил). Более оптимальным в этой ситуации будет ответ типа: "Ее нет. Будет тогда-то. Может быть, ей что-нибудь передать?" (хотя звонящий обязан назвать себя сам и попросить передать, кто звонил, или какое-либо поручение). При этом неуместно проявлять любопытство и подробно расспрашивать о причине звонка. Другое дело, если это связано с работой, и принявший разговор может сам решить вопрос вместо отсутствующего.
Отвечающему никогда нельзя вначале спрашивать: "Кто говорит?", а затем, когда человек назовет себя, заявлять, что нужного ему лица нет на месте. Это неизбежно будет выглядеть так, будто абонента "нет" именно для того, кто сейчас звонит.
Современный деловой стиль и вежливость требуют, чтобы принимающий телефонный разговор ответил достаточно кратко, например: "Слушаю", "Алло" или "Чернов слушает". Если трубку берет гость, который оказался у телефона, то он отвечает "Квартира Черновых".
Находясь на работе, отвечая на звонок, следует называть учреждение, например: "Фирма Амиго", "гастроном" или "Биржа Иртыш". Позвонивший, получив ответ, должен сразу назвать свое имя, а если он представляет какое либо учреждение, то называть и его. Куда бы вы ни звонили, начинайте разговор со слов приветствия. Было бы очень приятно услышать: "Здравствуйте, вас беспокоит Куропаткин", "С добрым утром, говорит Куропаткин" или "Здравствуйте, говорят из редакции газеты "Голос" и т. д. Получив на свой телефонный вызов ответ: "Фирма "СПИКС" или даже просто "Алло!", неприлично спрашивать: "Кто там?", "Кто у телефона?" или "Кто говорит?". Прежде всего называют свое имя, и только после этого в вежливой форме спрашивают: "Простите, с кем я разговариваю?" или "Извините, кто у телефона?". Если звонящий забыл назвать свое имя, взявший телефонную трубку может спросить об этом. В таком случае нельзя не называть своего имени. На анонимный звонок можно не отвечать и положить трубку. Всегда желательно назвать себя, если приходится звонить на квартиру к замужней женщине или женатому мужчине, особенно, если трубку снимет супруг или супруга вашего абонента. Подумайте о тех последствия в семье, которые может вызвать ваш анонимный звонок.
Если к постороннему человеку приходится обратиться с просьбой пригласить к телефону лицо, с которым мы "на ты", называем его посреднику нашего разговора по имени и отчеству; поступаем точно так же, если звоним в учреждение к своей жене или мужу. В последнем случае можно сказать: "Здравствуйте, говорит Красавин, попросите, пожалуйста, к телефону мою жену".
Если вы звоните в учреждение или пользуетесь служебным телефоном, то будьте, по возможности, деловиты, чтобы не тратить чужое рабочее время и не занимать телефонную линию. С этим нужно считаться, особенно в тех случаях, когда работа по своему характеру спешная. Например, получив ответ: "Справочная", по возможности коротко и в то же время вежливо просят сообщить нужные сведения: "Пожалуйста, номер телефона Николая Кольцова, улица Мира, дом 2".
В служебных телефонных разговорах обычно ограничиваются краткими формами выражения вежливости. Если произошло неправильное соединение, извиняются перед абонентом за беспокойство. Не подобает бросать трубку, не говоря ни слова, или, что еще хуже, выражать свое недовольство. Тот, к кому ошибочно позвонили, в свою очередь, не должен проявлять невежливость или грубость. На ответ: "Вы ошиблись номером" некультурно допытываться: "А какой это номер?". В крайнем случае, лучше поинтересоваться: "Так это не 56-45-73" и извиниться, если ошиблись.
При выполнении срочной, не терпящей отлагательства работы, возможны два варианта обращения с зазвонившим телефоном:
А) не снимать трубку совсем; б) снимайте ее сразу же, вежливо говоря: "Будьте любезны, перезвоните мне через 15 минут. Сейчас я занят срочным делом".
Первый вариант предполагает, что, если не отвечают на 5 - 6 сигнал, то либо нет никого, либо если телефон по какой-либо причине отключился, то перезванивает тот, кто звонил.
Существует правило делового мира, что если вы заранее не договорились о звонке, то делайте его во второй половине дня (если вам не известно другое более удобное время). Этим вы уменьшите шанс сбить его с рабочего ритма, ведь, как правило, наиболее важные дела назначаются на первую половину дня.
Если вы договорились о телефонном звонке, но не уверены, что о вас помнят, следует напомнить о последнем разговоре, назвать себя. Тем самым вы избавите собеседника от ненужного "вступления", во время которого он будет судорожно вспоминать, кто вы или о чем он с вами договаривался.
Правило вежливости предполагает, что длительность разговора определяет позвонивший или старший из говорящих. Если вызванный очень торопится, он может, тактично извинившись, попросить окончить разговор. В этом случае позвонивший должен понять своего собеседника и не обижаться.
Иногда обижаются на немногословность абонента, которая может быть вызвана многими причинами. Например, возле разговаривающего находятся нежелательные свидетели, при которых ему неловко говорить. В подобных случаях, во избежание недоразумений, следует спросить об этом у собеседника, ибо тогда он может ответить на ваш вопрос нейтральным "да".
Если телефонный аппарат один и стоит в общей комнате, то оптимальным будет поочередная его установка на каждый рабочий стол. Это распределит "бремя общения" с телефоном и уменьшит вероятность совпадения плохого настроения и "обязанности" вести телефонные переговоры.
Служебный телефон не предназначен для частных разговоров. Этим грешат очень многие. Находятся отдельные работники, которые ведут частные разговоры даже тогда, когда у их стола стоит очередь. Такого работника можно и даже нужно призвать к порядку. Старайтесь как можно меньше и реже вести частные беседы со служебного телефона, а уж если придется, то делайте это вполголоса и в наиболее сокращенной форме. Нет необходимости отвлекать сослуживцев своими заботами по поводу утерянного ключа или встречи с портнихой.
Руководителю же можно рекомендовать не запрещать личные разговоры по служебному телефону. Запрет будет компенсироваться поиском другого аппарата и потери рабочего времени в этой ситуации будут намного выше.
Если находящийся у нас в гостях человек просит разрешения позвонить по телефону, хозяину не обязательно стремиться немедленно оставлять его одного. Если все же такая потребность становится очевидной, надо постараться сделать это как можно менее демонстративно.
Бывает, что, собираясь в гости, вам необходимо сообщить кому-либо номер телефона квартиры, где вы будите находиться. Это значит, что по приходе в дом следует сразу извиниться и предупредить об этом хозяев. Тот, кто потом будет вам звонить, должен подчеркнуто вежливо просить хозяев об одолжении вас пригласить и недолго занимать телефон.
Звонящий поступит правильно, если в начале разговора спросит, не помешал ли он и могут ли ему посвятить несколько минут.
Хотя телефон - великолепное и необходимое в наше время средство связи, не следует злоупотреблять им. Уважаемое лицо или дальнего родственника нельзя поздравлять, благодарить, приглашать в гости или обращаться к нему с какой-либо просьбой по телефону. Это разрешается только при близком знакомстве. Телефоном не пользуются, если вежливость требует личного присутствия. Звонить по телефону ночью можно только в случае крайней необходимости. Но полезно и не забывать, что телефон - величайшее изобретение, которое позволит вам предупредить своих знакомых о своем желании зайти к ним.
Несколько слов о телефоне соседей. Даже при самых дружеских отношениях не следует злоупотреблять любезностью соседей, пользуясь их телефоном, а тем более давать их номер своим знакомым. Это можно делать только в особых случаях, с соответствующего разрешения хозяев телефона.
Похожие статьи
-
Введение, Деловой этикет в телефонном разговоре - Разговор и управление собеседником по телефону
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря нему можно найти решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость...
-
Когда вам пришла в голову мысль позвонить, не хватайтесь сразу за телефонную трубку. Определитесь, с какой целью вы собираетесь звонить и какое должно...
-
Вступление, Общение по телефону - Деловой этикет в телефонном разговоре
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря нему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Деловой телефонный дистанционный общение Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Казалось бы, времени вполне достаточно для того,...
-
ВВЕДЕНИЕ, ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАЗГОВОРА ПО ТЕЛЕФОНУ - Правила разговора по телефону
Телефонный разговор, один из видов делового разговора - самый быстрый способ связи в современной жизни, он позволяет решить многие проблемы, установить...
-
Правила общения по телефону - Этикет бизнеса, деловых и общественных отношений
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
ПРАВИЛА ОБЩЕНИЯ ПО ТЕЛЕФОНУ - Этикет и культура делового общения
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Правила разговора по телефону - Этика деловых отношений
Телефонный звонок нередко напоминает незваного гостя, посещение которого доставляет массу неудобств. Они нарушают нормальный режим работы, мешают решению...
-
Правила разговора, когда звоните вы - Этикет речевого общения при телефонном разговоре
Когда вам пришла в голову мысль позвонить, не хватайтесь сразу за телефонную трубку. Прежде всего, надо уяснить себе, с какой целью собираетесь звонить и...
-
Правила разговора по телефону - Телефонная коммуникация
Телефон налагает на того, кто им пользуется, определенные требования: ведь при телефонном разговоре ваш собеседник никак не может оценить ни во что вы...
-
Правила общения по телефону - Психология и этика делового контакта: понятие, характеристика
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Повседневный деловой телефонный этикет
Рассмотрим нормы телефонного этикета, которым сегодня следуют прогрессивные компании, заботящиеся о своем имидже. Если вы стремитесь выглядеть как...
-
ВАМ ЗВОНЯТ - Правила разговора по телефону
Специальные требования предъявляются к содержанию телефонных разговоров. Они охватывают как обычный телефонный этикет, так и особенности делового...
-
Этикет разговора по телефону По телефону мы говорим очень много. Не важно, приходится ли основная часть разговоров на служебные дела или дела семейные,...
-
Этикет делового телефонного разговора - Культура телефонного разговора
Этикет - явление национальное. Что считается вежливым у одного народа, может быть истолковано, как жест невежливого отношения к собеседнику у другого. К...
-
Деловая беседа по телефону - Культура телефонного разговора
Это самый быстрый деловой контакт и особое умение. Нельзя не вспомнить по поводу высказываний. Пока слово не произнесено, оно - узник того, кто собирался...
-
Телефонный этикет - Этика бизнеса и деловых отношений
Но есть еще одна деталь крайне важная деталь для делового человека, это умение общаться по телефону. Итак, современную деловую жизнь невозможно...
-
Правила ведения разговора, когда звонят вам - Этикет речевого общения при телефонном разговоре
Если раздался телефонный звонок, рационально снимать трубку при любом звонке. Можно, конечно, и не снимать трубку, если вы сохраняете работоспособность...
-
Правила общения по телефону - Деловое общение
Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем,...
-
Деловая беседа по телефону - Деловой этикет
Культура общения по телефону давно стала частью делового этикета. Она характеризует человека не меньше, чем одежда и манеры. Прежде чем снять трубку,...
-
Ваши письма - Основные правила делового этикета
Размещение текста. С левого края писчей бумаги оставляют свободное поле шириной в два пальца, которое должно быть сверху донизу одинаковой ширины. Если...
-
Телефонный разговор, как вид делового общения - Деловое общение и этикет
Остановимся по подробнее на этом виде делового общения как наиболее распространенном в деловых отношениях. Современную деловую жизнь невозможно...
-
Обращения - Основные правила делового этикета
У нас используются две формы обращения: "вы" и "ты". В английском языке есть только одна форма, в Румынии было даже три формы обращения. В Щвеции и...
-
Помимо умения эффективно слушать существует еще ряд способов, которые можно использовать для повышения отдачи межличностных коммуникаций. Необходимо: 1....
-
Телефонные переговоры - Деловой этикет
Это самый быстрый деловой контакт и особое умение. Нельзя не вспомнить по подводу ряд высказываний. Пока слово не произнесено, оно - узник того, кто...
-
Этика делового общения "снизу-вверх" - Деловой этикет
В деловом общении "снизу-вверх", т. е. в отношении подчиненного к своему начальнику, общее этическое правило поведения можно сформулировать следующим...
-
При деловом общении в Перу следует помнить, что перуанцы придерживаются всех формальностей делового этикета, а нарушение их расцениваются как...
-
Принципы делового этикета - Деловой этикет
Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере Р. Н. Ботавина "Этика деловых отношений".. Его...
-
Правила этикета делового общения - Этикет делового общения
Основные правила этикета делового общения: Не привлекайте к себе внимания, помните, что хорошие манеры -- это скромные манеры. Встретив нового человека в...
-
Общение по телефону - Деловая этика как социальный фактор бизнеса
Главные требования культуры общения по телефону - краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен...
-
Приветствие - Основные правила делового этикета
Когда в публичных местах встречаются люди, уже знакомые друг с другом, они обмениваются приветствиями. Мужчина, кланяясь женщине, вынимает руку из...
-
Основные правила этикета - Правила японского этикета
Японцы тщательно придерживаются правила появляться на службе и протокольных мероприятиях в строгом деловом костюме. Главные требования к одежде -...
-
Правила подготовки и проведения приемов - Этикет делового общения
Деловой завтрак - этот вид приема удобен для людей, которые работают обеденные часы или для тех, у кого план обедов расписан на недели вперед. Если...
-
Основные виды деловых писем - Этикет делового письма
В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки....
-
Деловое письмо В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу....
-
Правила этикета В процессе исторического развития изменялись эпохи, складывались новые культуры, но сохранялись общечеловеческие ценности, созданные...
-
Телефонные переговоры - Основы делового этикета
Телефонные средства связи прочно вошли в нашу жизнь и, прежде всего, в деловую сферу. Разговаривать по телефону - это искусство, которым должен обладать...
-
Основные правила ведения беседы, Заключение - Основные понятия об этикете
Тон разговора должен быть плавным и естественным, но никак не педантичным и игривым. В "свете" говорят обо всем, но ни во что не углубляются. В...
-
Основные правила современного этикета - Виды и правила этикета
Основные правила современного этикета складывались на протяжении достаточно длительного времени в процессе развития взаимоотношений между людьми как в...
-
Социально-психологические особенности рабочей группы и ее профессиональная деятельность Деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения. Если,...
О телефоне - Основные правила делового этикета