Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы - Разговор и управление собеседником по телефону

Когда вам пришла в голову мысль позвонить, не хватайтесь сразу за телефонную трубку. Определитесь, с какой целью вы собираетесь звонить и какое должно быть содержание разговора.

Набирать номер следует тщательно, без спешки. Не ведите пальцем диск при обратном вращении - получится сбой или неправильное соединение. Коэффициент загрузки на линиях телефонной связи в нашей стране выше, чем нам хотелось бы. При попытке дозвониться, мы слышим короткие гудки едва ли не чаще, чем длинные. У телефонных линий "занято" могут появляться не только после, а и во время набора номера, и после шестой цифры. Поэтому уметь звонить - это понятие, включающее не только умение набирать номер, но и "пробиться" по телефону к нужному абоненту.

Самый простой способ дозвониться - это набирать нужный номер непрерывно, раз за разом. Ничего лучше этого способа предложить нельзя, если вы пытаетесь решить по телефону дело, которое не терпит отлагательства. В тех случаях, когда дело, по которому вы звоните, может некоторое время подождать, вы можете сделать серию регулярных наборов. В начале рабочего дня вы на листочке бумаги записываете фамилии людей, с которыми вам необходимо сегодня связаться. Затем начинаете звонить по списку. Если очередной номер не отвечает, переходите к набору следующего. "Прозвонив весь список один раз, вы не возвращаетесь к тем номерам, которые остались, а переходите к выполнению другой работы. Гигиена умственного труда требует короткого отдыха. Поэтому примерно через час вновь возьмитесь за список и пройдитесь по нему сверху вниз, пока все фамилии не окажутся вычеркнутыми.

В ответ на свой звонок вы услышали с другого конца линии "Алло", рекомендуется поздороваться, прежде чем начать непосредственный разговор. Наиболее приемлемым вариантом начала разговора можно считать следующий: "Здравствуйте, вас беспокоит ..., попросите Сабитова". Если вы спешите, можно отказаться от приветствия, но тогда обязательно добавьте к своим словам: "Попросите Сабитова, пожалуйста".

Очень важно начать разговор без принуждения. Для этого необходимо связывать каждую фразу, как при обычной беседе. Из ответов нужно быстро выделить информацию о потребностях интересующего вас дела.

По окончании деловой части разговора, не пускайтесь с чувством облегчения в обсуждение новостей, даже если у вас есть минутка свободного времени и соответствующее настроение. Ведь вы, не уверены, может ли вести подобный разговор ваш собеседник, может быть, у него как раз нет для этого ни времени, ни желания.

Когда приходит время заканчивать телефонный разговор и прощаться, следуют правилу - кто позвонил, тот и должен его заканчивать.

Лицу, которому позвонили, не следует проявлять нетерпение и всячески "закруглять" разговор. Человек, говорящий с вами, возможно, еще не все узнал или не все уяснил.

Как надо прощаться с собеседником? Дадим лишь два совета. Первый - поблагодарите того, кто поздравил вас с чем-то или сообщил приятные сведения. Второй - если считаете необходимым, то скажите, что всегда рады его звонку и личной встрече, или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего.

Похожие статьи




Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы - Разговор и управление собеседником по телефону

Предыдущая | Следующая