Этика деловой переписки - Деловая переписка

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю структурного подразделения, учреждения, вышестоящей организации, в котором излагается информация о фактах, событиях, ситуацию, выполненную работу и т. д., а также свои выводы и предложению.

Состовляется по собственной инициативе или по указанию руководителя.

Докладная записка состоит из следующих реквизитов:

    1 Название структурного подразделения, откуда поступил документ (размещается вверху слева) 2 Адресат (должность, учреждение, фамилия, инициалы, размещается вверху справа) 3 Название документа 4 Дата 5 Номер 6 Заголовок (О) 7 Текст 8 должностей адресанта 9 Подпись, инициалы, фамилия адресанта

Некоторые реквизиты в докладных записках как внутренних документах часто не пишутся (структурное подразделение, откуда поступил документ, номер, заголовок)

Пояснительная записка - это документ, в котором:

    - излагаются причины каких-то событий, фактов, допущенных нарушений (состоит из собственной инициативе или по требованию руководителя структурного подразделения или учреждения); - содержится приложение или дополнение к основному документу, в котором объясняется содержание отдельных его положений (цель, актуальность, структура, содержание, назначение плана, отчета, проекта и т. д.).

Пояснительные записки могут быть служебными (воспроизводятся, как правило, на бланках) и личными (воспроизводятся на листах бумаги с подписью автора).

Служебная пояснительная записка содержит следующие реквизиты:

    1 Название структурного подразделения, откуда поступил документ (размещается вверху слева); 2 Адресат (должность, учреждение, фамилия, инициалы, размещается вверху справа); 3 Название документа; 4 Дата; 5 Номер; 6 Заголовок (О); 7 Текст; 8 должностей адресанта; 9 Подпись, инициалы, фамилия адресанта.

Договор - это документ, удостоверяющий соглашение двух или более юридических или физических лиц об установлении, изменении или прекращении их совместных действий согласно зафиксированным в нем гражданскими правами и обязанности вязкой.

Договор может заключаться между физическими лицами (отдельными гражданами), юридическими лицами (организациями), физическими и юридическими лицами в соответствии с требованиями действующего законодательства

Несмотря на значительные различия, которые имеют место в текстах договоров, при их заключении раскрываются, как правило, такие вопросы:

    1 Название документа (договор); 2 Место и дата заключения договора; 3 Вводная часть (названия сторон, заключающих договор, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, с указанием их полномочий); 4 предмета договора; 5 Обязанности сторон; 6 Взаиморасчеты сторон; 7 Ответственность сторон; 8 Срок действия договора; 9 Условия прекращения действия договора; 10 Дополнительные условия; 11 юридических адреса сторон.

Окончательный перечень вопросов, требующих освещения в том или ином договоре, зависит, конечно, от характера и предмета совместной деятельности сторон, осложнений, которые могут возникать в процессе производства. При заключении договоров следует избегать как излишней детализации, так и упрощенного подхода при решении вопросов сотрудничества между сторонами Текст договора должен фиксировать достаточно однозначное для всех сторон толкование характера и направлений взаимодействия и отдельных его пунктов.

Договаривающиеся отношения между сторонами могут оформляться соответствующими пред-и последоговорными документами. Так, например, заключению договора может предшествовать предварительный договор, претензии сторон могут в оформляться протоколами разногласий к договору, соглашениям о зачете взаимных требований и т. д. Последоговорные взаимоотношения могут дополнительно оформляться протоколами разногласий к договорам, соглашениям о с мину порядка выполнения договора, протоколами о зачете взаимных требований.

Последоговорные документы предназначены для урегулирования вопросов, которые могут возникать между сторонами при исполнении заключенного договора

К таким документам относятся:

    - сопроводительные письма к различным документов - протоколы разногласий к договорам - протоколы разногласий согласования с договорами - соглашения об изменениях и дополнениях к договорам - протоколы о зачете взаимных требований - соглашения об изменении порядка исполнения договоров - соглашения об уступке договоров - соглашения об уступке права на требования - соглашения о замене договоров - соглашения о расторжении договоров и т. д.

Кроме того, при выполнении условий договора стороны могут обращаться в юридических или физических лиц, которые не являются участниками договора (органы власти, судебные органы, банковские учреждения и т. п.), с документами, и должны способствовать решению проблем, возникших при выполнении условий договора. Такими документами являются коммерческие, претензионные письма, исковые заявления, кредитные договоры, заявления-обязательства.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение юридических и биографических фактов и событий, связанных с деятельностью отдельных лиц, обстоятельствами деятельности учреждений, организаций

Справки делятся на две группы:

    - личные - подтверждают биографические или юридические факты конкретного лица; - служебные - содержат информацию о фактах и событиях служебного характера

Справки также могут быть:

    - внешними - заключаются для представления в другие учреждения; подписываются, кроме составителя, руководителем учреждения, заверяются печатью; - внутренними - заключаются для представления руководству учреждения или на рассмотрение коллегиальных органов; подписываются лишь исполнителем и не заверяются печатью

Самыми многочисленными (особенно среди личных) являются справки, удостоверяющие какой-то юридический факт (подтверждения факта работы или учебы, данные о занимаемой должности, размер заработной платы, место жительства т т. п.) Однотипные справки часто изготавливаются на трафаретных бланках.

Реквизиты справки:

    1 Адресат (название министерства, ведомства, учреждения) 2 Название документа 3 Дата 4 Место заключения документа 5 Заголовок к тексту 6 Текст 7 должностей, подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего справку 8 Печать

Контракт - правовой документ, удостоверяющий определенную договоренность между партнерами (предприятием, учреждением и работником) о принципах совместной производственной и творческой деятельности.

Контракт должен соответствовать требованиям действующего законодательства, в частности, законам Украины "О предприятии", "О собственности".

Контракт составляется в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон.

Указание - распорядительный документ руководителей едино органов государственного управления преимущественно информационно-методического характера, связанный с выполнением приказов, инструкций и других актов высших органов управления.

Указания выдают при оформлении командировок, решении текущих организационных вопросов, доведении до исполнителей правил

Указание состоит из следующих реквизитов:

    1 Название министерства, которому подчинена организация (государственная); 2 Полное название учреждения; 3 Название документа; 4 Номер; 5 Дата выдачи; 6 Место выдачи; 7 Текст (констатирующая и распорядительная части); 8 должностей, подпись, инициалы и фамилия лица, подписавшего указание.

Характеристика - документ, в котором дается оценка деловых и моральных качеств работника (ученика)

Характеристика дается, как правило, с последнего места работы или учебы. Составляет ее руководитель структурного подразделения (в школе - классный руководитель). Подписывается руководителем учреждения или руководителем ус составляла и руководителем структурного подразделения и заверяется гербовой или круглой (что приравнивается к гербовой) печатью.

Характеристика подается при поступлении в учебные заведения, выдвижении на выборные должности, переизбрании, аттестации, оформлении на работу и т. д. В зависимости от назначения может быть производственной, аттестационной, рекомендательной, нейтральной

Характеристика состоит, как правило, из таких реквизитов:

    1 Название документа; 2 фамилии, имя, отчество лица (полностью), на которую составляется характеристика, в родительном падеже; 3 должности, научная степень, ученое звание (если есть), место работы, учебы; 4 Год рождения (при необходимости - национальность, домашний адрес, образование); 5 Текст; 6 Дата заключения характеристики; 7 подписей руководителя учреждения (вторым может быть подпись руководителя структурного подразделения, других должностных лиц); 8 Печать учреждения.

Текст характеристики содержит, как правило, следующие данные:

    - короткие анкетные данные о лице, на которую составляется характеристика; - сведения о трудовой (учебной) деятельности человека (где, с какого времени работает, на каких должностях или данные об обучении); - оценка деловых и моральных качеств личности, отношение к коллегам, черты характера, сведения о взыскания, поощрения, награды; - выводы о личности, на которую составляется характеристика; - место, куда подается характеристикаю.

Расписка - документ, подтверждающий передачу и получение денег, материальных ценностей, документов и т. п. от учреждения или частного лица

Расписки могут быть частными и служебными и должны содержать следующие реквизиты:

    1 Название документа; 2 Текст; 3 Дата; 4 Подпись; 5 Удостоверение (при необходимости).

Текст частной расписки должен содержать следующие сведения:

Фамилия, имя, отчество (полностью) дающего расписку и подтверждает получение (при необходимости указывается название документа, подтверждающего личность получателя, и его исходные данные).

Фамилия, имя, отчество (полностью) того, кому дается расписка (при необходимости указывается название документа, подтверждающего его личность, и его исходные данные).

Конкретные данные (наименование, количество, состояние, срок и т. д.) материальных ценностей, передаваемых Количество, стоимость указываются цифрами и словами.

Удостоверение подписи лица, дает расписку, при необходимости удостоверяется должностным лицом учреждения, где он работает, по месту жительства или нотариальной конторой.

В тексте служебной расписки указываются должности лиц, полные названия учреждений, которые они представляют, на основании которого распорядительного документа передано и получено материальные или денежные ценности.

При необходимости в расписке указываются фамилии свидетелей передачи ценностей с их подписями.

Резюме - документ, в котором лицо в сжатой форме сообщает основные сведения о себе для участия в конкурсе на замещение вакантной должности.

Направляется в учреждение, объявила конкурс, почте или факсу; изготавливается, как правило, с использованием персонального компьютера в максимально доступной для зрительного восприятия форме (использование различных шрифтов, подчеркиваний и т. д.) Объем резюме - более одной страницы текста.

Резюме анализируется, как правило, без участия кандидатов, с целью предварительного их отбора, поэтому должен давать максимально полное представление о кандидате и его соответствие объявленной вакансии и быть при ц этом точным, лаконичным, насыщенным фактической информации.

Резюме состоит из следующих реквизитов:

    1 Название документа; 2 Текст; 3 Дата; 4 Подпись.

Текст документа содержит следующие данные:

    1 Имя, фамилия, отчество (полностью, в именительном падеже); 2 Дата и место рождения (согласно паспортных данных); 3 домашних адрес, телефон; 4 Семейное положение; 5 Образование (учебные заведения, подготовка, переподготовка, курсы и т. п.); 6 научных степень, ученое звание (если есть); 7 трудовых деятельность, опыт работы (отдельно - по специальности, на которую претендует кандидат); 8 Дополнительные данные (личные качества, знания, навыки, смежные специальности - все то, что может дать более точные представления о положительных качествах кандидата).

Похожие статьи




Этика деловой переписки - Деловая переписка

Предыдущая | Следующая