Теоретические основы автоматизированной информационной системы расписания занятий, Проблемы автоматизации деятельности высшего учебного заведения - Разработка автоматизированной системы расписания занятий учебного заведения

Проблемы автоматизации деятельности высшего учебного заведения

Стремительный прогресс средств вычислительной техники, изменение условий образования, изменение средств и форм обучения, расширение спектра технических средств, а так же использование больших объемов информации диктуют необходимость внедрения информационных технологий в образование. Вопросов для чего нужна автоматизация тех или иных процессов, как правило, не возникает. Но вот вопросы - как и с чего начать автоматизацию возникают у многих. Сколько потребуется денежных средств? Что и у кого приобретать? Как внедрять? Кто будет заниматься сопровождением программного продукта? Кто будет финансировать? Эти и многие другие вопросы обязательно возникают в начале автоматизации любых процессов. Следует начать с определения понятия "автоматизация". Под автоматизацией обычно понимают применение технических и программных средств, частично или полностью освобождающих человека от непосредственного участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования материалов или информации. Процессу автоматизации предшествует его формализация, то есть получение полного набора однозначно трактуемых инструкций, следуя которым достигается результат реализации процесса.

Преимущества автоматизации очевидны - это ускорение выполнения операций и снижение ошибок при их выполнении, снижение издержек на реализацию операций и повышение качества. Успешной может считаться автоматизация, в результате внедрения и использования которой удалось возвратить инвестированные в нее средства. Выделяют следующие этапы процесса автоматизации, применяемые в целом к деятельности того или иного учреждения.

Каждый из этапов требует осмысленного и последовательного выполнения. Этап 1: постановка проблемы, оценка необходимости автоматизации и возможностей предприятия; Этап 2: формирование требований к программно-аппаратному комплексу, выбор или реализация программного продукта и технического обеспечения; Этап 3: внедрение программного продукта; Этап 4: послегарантийное обслуживание программно-аппаратного комплекса. Прежде чем начать автоматизацию необходимо ясно и четко сформулировать свои требования к ней. Требуется определить какие именно функции необходимо автоматизировать. 7 Следует учитывать, что зачастую внедрение автоматизированных систем снижает степень влияния человеческого фактора на выполнение тех или иных операций. Из числа руководителей высшего звена необходимо выделить сотрудника, ответственного за проведение данного процесса и уполномоченного принимать решения по вопросам автоматизации, степени и роли участия сотрудников, имеющих отношение к автоматизации. Выделение квалифицированных специалистов, отвечающих за разработку или внедрение программного продукта, является обязательным условием автоматизации. Каждый отдельный специалист в рамках своих обязанностей должен уметь оперативно устранять возникающие в системе отказы, выявлять и устранять нарушения условий эксплуатации, решать те или иные проблемы пользователей. Выбор программного продукта или среды его разработки не следует отделять от выбора технического обеспечения, на котором предстоит в дальнейшем работать.

Не следует забывать и об имеющейся информационной системе ВУЗа. Интеграция в единое информационное пространство позволяет использовать ранее реализованные компоненты и единую базу данных, что повышает гибкость информационной системы в целом и снижает дублирование уже имеющейся информации. Описанный процесс анализа деятельности ВУЗа обычно называют "предпроектным обследованием учреждения". В ходе обследованием строится полная модель организации, описывающая не только взаимодействие структурных единиц, но и реализуемые ими операции и информационные потоки. Построение подобных документированных моделей позволяет не только оптимизировать текущую работу, но и сделать деятельность предприятия менее зависимой от конкретных людей, а также помочь в обучении новых сотрудников [13]. После построения модели учреждения и определения требований к программному продукту, необходимо определиться с выбором программы. Функциональная полнота (достаточность) будущей программы является базовым требованием к выбору программного продукта. В рамках данной дипломной работы рассматривается автоматизация расписания занятий факультетов высшего учебного заведения. При выборе программного продукта, особое внимание следует обратить на возможность гибкой настройки программного продукта под специфику конкретного образовательного учреждения (используемые нормы времени, реализуемые учебные планы). Следует обратить внимание на формирование отчетности.

Важно решить - кому будут адресованы отчеты, и для каких целей, что позволит определить содержание и вид отчетов. Можно приобрести единый программный комплекс для автоматизации различных процессов ВУЗа, но подобное решение неминуемо приведет к большим денежным и трудовым затратам, связанным как с приобретением нового программного обеспечения, так и с переходом и адаптацией к нему. Можно приобрести или разработать программу полностью адаптированную под специфику конкретного ВУЗа и автоматизирующую отдельно взятый процесс. Такие программы легки в освоении и содержат набор функций и операций, намного облегчающих деятельность пользователя системы. К достоинствам подобных программ следует отнести более низкую стоимость, простоту внедрения и адаптации в сравнении с крупными программными комплексами, направленными на большого числа задач. Выбор варианта - покупать или разрабатывать самим - полностью зависит от каждого образовательного учреждения в отдельности. Здесь играет большую роль готовность в финансировании проекта, профессионализм разработчиков - сотрудников образовательного учреждения, готовых создать и внедрить программу, а также квалификация будущих пользователей.

Похожие статьи




Теоретические основы автоматизированной информационной системы расписания занятий, Проблемы автоматизации деятельности высшего учебного заведения - Разработка автоматизированной системы расписания занятий учебного заведения

Предыдущая | Следующая