Состав, характеристики и свойства информационных систем, Информационное обеспечение - Методы анализа и конфигурации информационных систем

Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема - это часть системы, выделенная по какому либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем (рис. 1).

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

структура информационной системы, как совокупность обеспечивающих подсистем

Рис. 1. Структура информационной системы, как совокупность обеспечивающих подсистем.

Информационное обеспечение

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдачи достоверной информации для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение - это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных (схема 1).

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

    - к унифицированным системам документации; - к унифицированным формам документов различных уровней управления; - к составу и структуре реквизитов и показателей; - к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Схема 1. Схема понятий информационного обеспечения

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

Чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

Одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

Работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

Имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных, можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

Исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

Классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

    1 этап. Обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:
      - понять специфику и структуру ее деятельности; - построить схему информационных потоков; - проанализировать существующую систему документооборота; - определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.
    2 этап. Построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

    - ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией; -выявления движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков; - совершенствование системы документооборота; - наличие и использование системы классификации и кодирования; -владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации; - создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Похожие статьи




Состав, характеристики и свойства информационных систем, Информационное обеспечение - Методы анализа и конфигурации информационных систем

Предыдущая | Следующая