Структура письма - Письмо
С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами (например, 14 июня 1997г.). Принятые у нас сокращения 14.06.97 в международной практике не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число.
Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
Ниже, без абзаца, с левой стороны пишут вежливое обращение (например, "Дорогой г-н (или г-жа)" или "Господа", "Уважаемые господа" и т. д.). После вступительного слова ставится запятая, а не восклицательный знак.
В следующей строке необходимо обозначить тему письма. Для этого достаточно поставить Re ("Reference"), русский эквивалент - "Касательно".
Далее следует текст письма.
Заканчивается письмо, как правило, комплиментом. Если письмо официальное, то обычно употребляется комплимент "Весьма искренне Ваш" ("Very truly yours"). В других случаях употребляется комплимент "Искренне Ваш" ("Sincerely yours"). Можно ограничиться добрыми пожеланиями "С наилучшими пожеланиями", "Примите мои наилучшие пожелания" и т. д.
Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись ставится с правой стороны листа, под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (напр. в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости.
Если после написания письма необходимо срочно сообщить о каких-либо событиях, которые произошли позже, то в конце письма ставится P. S. и дописывается необходимая информация, в конце постскриптума ставится подпись.
Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова "Приложения (Enclosure)".
Указание на рассылку копий (Carbon copy или CC) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам.
Деловые письма классифицируются по различным признакам.
- 1. По функциональному признаку деловые письма делятся на:
- - требующие обязательного письма-ответа - не требующие такового.
- - инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация) - письмо-просьба - письмо-приглашение - письмо-подтверждение - письмо-извещение - письмо-напоминание - письмо-предупреждение - письмо-декларация (заявление) - письмо-распоряжение - письмо-отказ - сопроводительное письмо - гарантийное письмо - информационное письмо
- - обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес; - циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).
- - электронную почту, - факсимильную связь, - телетайпную и телеграфную связь.
При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.
5. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.
Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.
К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:
А) на причину обращения:
"В связи с неполучением счета-фактуры..."
"Ввиду задержки получения груза..."
Б) на ссылки:
"Ссылаясь на Ваш запрос от..."
"Согласно протоколу о взаимных поставках..."
В) на цель:
"В целях скорейшего решения вопроса..."
"В ответ на Ваш запрос..."
Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:
"Просим прислать образцы товаров и прайс-лист..."
"Просим рассмотреть наше предложение..."
Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:
- А) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т. п.; Б) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т. п.; В) подтверждения: подтверждаем; Г) заявления: заявляем, объявляем; Д) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой; Е) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся; Ж) напоминания: напоминаем; З) предложения: предлагаем
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т. е. большей свободой в реализации замысла. Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств. Этикет делового письма - это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.
Похожие статьи
-
Оформление официальной корреспонденции - Письмо
В зависимости от языка и традиций той или иной страны, стиль официальной переписки может меняться, но существуют общие правила, определяемые...
-
СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА - Оформление информационно-справочных документов
Самым значительным видом информационно - справочных документов являются деловые письма. Служебные письма - обобщенное название большой группы...
-
Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована...
-
Образцовые книги, Коллегии - Письмо
Наличие определенных правил составления и оформления документов того времени привело к появлению Образцовых книг, включавших образцы некоторых видов...
-
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р6.30-2003...
-
Развитие официально-делового стиля - Письмо
Официально-деловой стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и...
-
Телефонограмма, Письмо - Информационно-справочные документы
Следующий вид информационно - справочного документа - телефонограмма. Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид...
-
Государственное делопроизводство начинает складываться с середины XV века в период формирования русского централизованного государства. Московским...
-
Внутреннее строение планет-гигантов - Структура Солнечной системы
Как уже говорилось, изучать непосредственно недра планет-гигантов (ПГ) не представляется возможным. Основную роль в их исследовании играют теоретические...
-
ВВЕДЕНИЕ, Астрометрия - Структура астрономии как научной дисциплины
Современная астрономия подразделяется на ряд отдельных разделов, которые тесно связаны между собой, и такое разделение астрономии в известном смысле...
-
Структура Вселенной - Вселенная: ее эволюция и строение
С возникновением атомов водорода начинается звездная эра, а точнее говоря, эра протонов и электронов. Вселенная вступает в звездную эру в форме...
-
Внутренняя структура, Линии - Спутник Европа
- Европа больше похожа на планеты земной группы, чем другие "ледяные спутники", и в значительной степени, состоит из горных пород. Поверхность спутника...
-
Окраина солнечной системы - Структура Солнечной системы
Что находится за пределами орбиты Плутона? Возможно, за пределами орбиты Плутона располагаются еще планеты. Так, в 1992 и 1993 гг. обнаружены еще две...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Структура парламентов: общее и особенное
Таким образом, действующая Конституция Российской Федерации принципиально отличается от прежних актов конституционного законодательства. Она несет в себе...
-
Пульсары, Рентгеновские двойные звезды - Процесс образования и структура звезд
Первые пульсары были открыты в 1968 г., когда радиоастрономы обнаружили регулярные сигналы, идущие к нам из четырех точек Галактики. Ученые были поражены...
-
Нейтронные звезды - Процесс образования и структура звезд
Если масса сжимающейся звезды превосходит массу Солнца более чем в 1,4 раза, то такая звезда, достигнув стадии белого карлика, на атом не остановится....
-
Ответ: Недопустимо направлять это оружие в сторону человека, домашних животных, жилых помещений вне зависимости от того, заряжено оружие или не заряжено....
-
Современная структура Вселенной является результатом космической эволюции, в ходе которой из протога-лактик образовались галактики, из протозвезд --...
-
Вступление, Структура вселенной - Возникновение, существование и конец Вселенной
С того времени, когда Галилей впервые с помощью телескопа исследовал Млечный Путь, мы знаем, что он состоит из звезд, а Солнце представляет собой лишь...
-
Структура Вселенной - Происхождение Вселенной
Вселенной на самых разных уровнях, от условно элементарных частиц и до гигантских сверхскоплений галактик, присуща структурность. Современная структура...
-
Структура Млечного пути - О нашей Галактике Млечный Путь
Диаметр Галактики составляет около 30 тысяч парсек (порядка 100 000 световых лет) при оценочной средней толщине порядка 1000 световых лет. Галактика...
-
Эволюция Вселенной, Галактики и структура Вселенной - Вселенная
Процесс эволюции Вселенной происходит очень медленно. Ведь Вселенная во много раз старше астрономии и вообще человеческой культуры. Зарождение и эволюция...
-
Мир галактик. Сверхскопления и пустоты в крупномасштабной структуре Вселенной
Одной из самых загадочных на сегодняшний день наук является астрономия. В ней, как ни в какой другой столько вопросов, на которые мы не можем, но...
-
ЯДРО - Размеры и структура нашей Галактики
Одной из самых интересных областей Галактики считается ее центр, или ядро, расположенное в направлении созвездия Стрельца. Видимое излучение центральных...
-
Звезды Галактики - Размеры и структура нашей Галактики
Вращение звезд Галактики не подчиняется и закону Ньютона. Этот необъяснимый факт привел к новым удивительным открытиям, связанным с понятием темной...
-
Введение - Размеры и структура нашей Галактики
Галактика состоит из двух основных подсистем диска и гало, вложенных одна в другую и гравитационно-связанных друг с другом. Первая - сферическое гало, ее...
-
Структура гражданского правоотношения - Основы гражданского права
В процессе гражданско-правового регулирования общественных отношений их участники наделяются субъективными правами и обязанностями, которые в дальнейшем...
-
Вспыхивающие звезды, Двойные звезды - Процесс образования и структура звезд
Магнитные явления на Солнце являются причиной солнечных пятен и солнечных вспышек, но они не могут существепно повлиять на яркость Солнца. Для некоторых...
-
Звездные скопления - Процесс образования и структура звезд
По-видимому, почти все звезды рождаются группами, а не по отдельности. Поэтому нет ничего удивительного в том, что звездные скопления - вещь весьма...
-
Жизненный цикл звезды - Процесс образования и структура звезд
Обычная звезда, такая, как Солнце, выделят энергию за счет превращения во лорола н гелий в ядерной печи, находящейся и самой ее сердцевине. Солнце...
-
Нормальные звезды - Процесс образования и структура звезд
Все звезды в основе своей похожи на наше Солнце: это огромные шары очень горячего светящегося газа, в самой глубине которых вырабатывается ядерная...
-
Введение - Процесс образования и структура звезд
3везды бывают новорожденными, молодыми, среднего возраста и старыми. Новые звезды постоянно образуются, а старые постоянно умирают. Самые молодые,...
-
МОРФОЛОГИЧЕСКАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ И СТРУКТУРА ГАЛАКТИК - Свойства галактики
Многообразие наблюдаемых форм галактик вызвало у астрономов желание объединить похожие объекты и разбить галактики на ряд классов по их внешнему виду (по...
-
КОМПЕТЕНЦИЯ ПАЛАТ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РФ - Структура парламентов: общее и особенное
Глава 5 Конституции Российской Федерации раскрывает основы организации и деятельности парламента Российской Федерации. Согласно ст.11 Конституции...
-
Звездная астрономия, Космогония - Структура астрономии как научной дисциплины
Изучение звезд и звездной эволюции имеет фундаментальное значение для нашего понимания Вселенной. Астрофизика звезд развивалась на основе наблюдений и...
-
Происхождение элементов - Процесс образования и структура звезд
Наш обычный мир - скалистая Земля с ее океанами, атмосферой, растительной и животной жизнью - 'состоит примерно из 100 различных химических элементов. Во...
-
Структура и содержание этапов исследовательского процесса - Специфика научного исследования
Под исследовательским процессом понимается один из видов целенаправленной деятельности, отличающийся от других видов тем, что: - содержит творческую...
-
Черные дыры - Процесс образования и структура звезд
В одной из рентгеновских двойных систем, называемой А0620-00 удалось очень точно измерить массу компактной звезды (для этого использовались данные разных...
-
СТРУКТУРА УСТАВА. - Организационные и информационно-справочные документы
Рассмотрим ее на наглядном конкретном примере (см приложение 1). Статья 1.Общие положения: А) Наименование организации - открытое акционерное общество "...
-
Структура организации - это способ построения взаимосвязи между уровнями управления и функциональными областями, обеспечивающий оптимальное при данных...
Структура письма - Письмо