Структура письма - Письмо

С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами (например, 14 июня 1997г.). Принятые у нас сокращения 14.06.97 в международной практике не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

Ниже, без абзаца, с левой стороны пишут вежливое обращение (например, "Дорогой г-н (или г-жа)" или "Господа", "Уважаемые господа" и т. д.). После вступительного слова ставится запятая, а не восклицательный знак.

В следующей строке необходимо обозначить тему письма. Для этого достаточно поставить Re ("Reference"), русский эквивалент - "Касательно".

Далее следует текст письма.

Заканчивается письмо, как правило, комплиментом. Если письмо официальное, то обычно употребляется комплимент "Весьма искренне Ваш" ("Very truly yours"). В других случаях употребляется комплимент "Искренне Ваш" ("Sincerely yours"). Можно ограничиться добрыми пожеланиями "С наилучшими пожеланиями", "Примите мои наилучшие пожелания" и т. д.

Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись ставится с правой стороны листа, под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (напр. в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости.

Если после написания письма необходимо срочно сообщить о каких-либо событиях, которые произошли позже, то в конце письма ставится P. S. и дописывается необходимая информация, в конце постскриптума ставится подпись.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова "Приложения (Enclosure)".

Указание на рассылку копий (Carbon copy или CC) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам.

Деловые письма классифицируются по различным признакам.

    1. По функциональному признаку деловые письма делятся на:
      - требующие обязательного письма-ответа - не требующие такового.
    2. По виду деловые письма могут строиться как:
      - инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация) - письмо-просьба - письмо-приглашение - письмо-подтверждение - письмо-извещение - письмо-напоминание - письмо-предупреждение - письмо-декларация (заявление) - письмо-распоряжение - письмо-отказ - сопроводительное письмо - гарантийное письмо - информационное письмо
    3. По признаку адресата деловые письма делятся на:
      - обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес; - циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).
    4. По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением:
      - электронную почту, - факсимильную связь, - телетайпную и телеграфную связь.

При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.

5. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т. д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

А) на причину обращения:

"В связи с неполучением счета-фактуры..."

"Ввиду задержки получения груза..."

Б) на ссылки:

"Ссылаясь на Ваш запрос от..."

"Согласно протоколу о взаимных поставках..."

В) на цель:

"В целях скорейшего решения вопроса..."

"В ответ на Ваш запрос..."

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

"Просим прислать образцы товаров и прайс-лист..."

"Просим рассмотреть наше предложение..."

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:

    А) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т. п.; Б) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т. п.; В) подтверждения: подтверждаем; Г) заявления: заявляем, объявляем; Д) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой; Е) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся; Ж) напоминания: напоминаем; З) предложения: предлагаем

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т. е. большей свободой в реализации замысла. Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств. Этикет делового письма - это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.

Похожие статьи




Структура письма - Письмо

Предыдущая | Следующая