Технические средства поиска и хранения информации - Осуществление хранения и поиска документов
Методы и средства поиска информации являются специальной отраслью знаний. Они приобретает большое значение как в области научных исследований и опытно-конструкторских разработок, так и в процессе производства промышленной и сельскохозяйственной продукции. Поиск информации требует специализированных средств. Система поиска входит как составная часть в общую систему научно-технической информации. Последняя включает средства копирования, хранения, размножения, поиска, приема и передачи информации. Технические средства и процесс поиска информации во многом зависят от вида носителя информации. Долгое время основным носителем информации являлась бумага. Это имело существенные недостатки - малая плотность информации, низкая степень автоматизации различных процессов и, как следствие, - большие затрат ручного труда. Применение микроформ на пленочных основах как носителей информации позволило в значительной мере уменьшить эти недостатки. Роликовые микроформы (микрофильмы) обеспечили компактное хранение больших объемов информации. Плоские микроформы в виде микрофишей более удобны при использовании сравнительно небольшого количества информации. Емкость современной микрофиши 96 машинописных страниц, около 2 Мбит. Ультрафиши обладают увеличенной более чем в 2 раза емкостью. Состояние современной телекоммуникационной инфраструктуры позволяет библиотекам создать и поддерживать свой собственный библиотечно-информационный сервер Интернет. Библиотечно-информационный сервер должен включать в себя как системы он-лайнового, так и офф-лайнового доступа. При создании библиотечно-информационного сервера следует, прежде всего, четко выработать концепцию сервера - какую информацию и как представлять.
На библиотечно-информационном сервере следует представлять следующую информацию:
Общее описание библиотеки и ее фондов.
Режим работы подразделений,
Контактную информацию,
Сведения о текущих будущих событиях,
Доступ к каталогам.
Технология WWW серверов делает возможным представление текстовых документов и графической информации. Следует выделить, по крайней мере, пять информационных форматов, которые позволяют получить оперативный доступ к электронным документам. Им соответствуют пять уровней информативности.
Первый уровень - библиографический формат, информационный формат, краткое описание, формат UNIMARC. Сохраняются в текстовом формате.
Второй уровень представлен реферативными статьями. Они могут обеспечивать первичный отбор информации и помогают избежать рассмотрения материалов, которые содержат только краткие упоминания о предмете исследований. Сохраняются в текстовом формате.
Третий уровень - полные документы в текстовом формате. Этот формат обеспечивает наилучшее соотношение информативность/объем и обеспечивает хорошую скорость передачи данных. Сохраняются в текстовом формате.
Четвертый уровень - растровые изображения страницы, которые обеспечивают точные копии оригинала. Их можно наблюдать на экране, распечатать или переслать по факсу. Сохраняются в графическом формате.
Пятый уровень - формат PDF (portable document format) фирмы Adobe, который обеспечивает компактность и масштабирование текста и графики. Сохраняется в векторном формате. Отдельно следует рассматривать HTML язык.
Все форматы должны быть доступны через одну информационную систему и предоставить пользователю возможность выбора. Гибкость таких систем определяется стоимостью доступа и временем обработки информации. Выбор средств доступа должен стать посильной задачей для пользователя.
При наличии больших объемов документов вопрос о рациональном способе их хранения становится весьма актуальным. Основными требованиями к системе хранения документов являются:
Удобство и простота организации, пополнения и замены документов;
Удобство и простота поиска документов;
Минимальный размер занимаемой площади;
Невысокая стоимость.
Рис. 1. Классификация средств хранения документов
Средства хранения документов - это, прежде всего, папки, альбомы, конверты, футляры, которые размещаются в картотеках, на полках, стеллажах, в шкафах, сейфах.
Наибольший интерес представляют картотеки.
Картотека - это устройство, содержащее большое количество карт (документов стандартной формы, папок и т. п.), объединенных общностью содержания и расположенных в систематизированном порядке.
Разработано и применяется большое число конструкций различных картотек: плоских, вертикальных, вращающихся и др. Карты в картотеках располагаются по порядковым номерам, алфавиту, по темам, а иногда и произвольно. Для облегчения поиска карт в массиве применяются разделители (индикаторы) с четко видимыми классификационными признаками подмассивов. Плоские картотеки - карточки располагаются таким образом, чтобы один из краев последующей карты выступал из-под всех предыдущих и можно было бы видеть идентификатор каждой карты.
Плоские картотеки часто называют также ступенчатыми, обозримыми. Вертикальные картотеки представляют собой ящики (лотки) с вертикально расположенными в них картами. Карты могут размещаться свободно или закрепляться горизонтальным стержнем, проходящим через пробитые в картах отверстия. Вертикальные картотеки получили чрезвычайно широкое распространение. Их используют для работы с картами учета документов в бухгалтериях, отделах кадров и других отделах предприятий, в архивах, библиотеках и др. Достоинство вертикальных картотек: простота, дешевизна, большая вместимость; недостаток - относительная трудность поиска карт. Для хранения документов на рабочих местах в ящиках рабочих столов получили широкое применение подвесные вертикальные картотеки. Для этих картотек используют специальные папки подвесного хранения, в которые закладываются карты или документы, содержащие необходимую информацию. Вращающиеся картотеки - это барабаны, вращающиеся вокруг вертикальной (реже горизонтальной) оси, в секциях которых расположены карты или папки с помещенными в них документами. Другой разновидностью вращающихся картотек является устройство, на стержне которого жестко закреплены информационные карты. Подобного типа картотеки обычно используются для организации справочных установок массового пользования, например, в каталогах библиотек. Вращающиеся картотеки обоих видов часто оборудуются механизмами автоматизированного поиска.
Элеваторные картотеки представляют собой устройство, в котором организована автоматизированная подача подвешенных к роликовой цепи лотков (ящиков) с картами или иными документами на рабочее место оператора. Подача лотков осуществляется в соответствии с адресом (кодом, идентификатором) рабочего места, набираемым на пульте управления. Картотеки с перфокартами на картах с краевой перфорацией позволяют осуществлять легкий механизированный поиск.
Карта с краевой перфорацией представляет собой прямоугольник из плотной бумаги, вдоль всех краев которого нанесены ряды калиброванных отверстий: с одним или несколькими (чаще двумя) отверстиями в каждой позиции. При занесении поискового кода на карте производится вырезка перемычки, отделяющей соответствующее отверстие от края перфокарты, так, что образуется открытая щель.
На центральное информационное поле перфокарты, свободное от отверстий, заносится вся необходимая информация печатным способом, копированием документа или вручную. Поиск карт с нужной информацией осуществляется протыканием стержнем через отверстие, соответствующее поисковому коду, выровненной колоды карт и встряхиванием этой колоды. При встряхивании нужные перфокарты из колоды выпадают. С помощью подобной процедуры можно из массива, содержащего 6-7 тыс. карт, легко отобрать все интересующие карты по 5-6 признакам.
Картотеки микрофильмов, содержащие занесенные в информационное поле перфокарты микрофотокопий документов, позволяют легко создавать удобные информационно-поисковые системы в весьма рапространенных и эффективных системах хранения микрофильмированной документации. Микрофотокопия документа представляет собой уменьшенную во много раз копию документа на рулонной (микрофильм) или плоской (микрокарта) фотопленке.
Основное назначение микрофильмирования: создать емкие хранилища документов с сокращением необходимой для хранения площади в десятки раз; облегчить процедуры поиска документов; обеспечить простой и оперативный процесс копирования и размножения документов. Из всех используемых на практике систем хранения документов системы хранения информации на микрофильмах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации. Известны информационно-поисковые системы на микрофильмах емкостью несколько десятков миллионов документов со средним временем поиска нужного документа и получения с него фотокопии 10-20 мин. Выпускается большая гамма всевозможных устройств микрофотокопирования, репродуцирования, копирования, визуального просмотра, автоматизированного поиска и хранения микрофотокопий.
Похожие статьи
-
Введение - Осуществление хранения и поиска документов
Хранение и поиск информации - процесс автоматизированного хранения и поиска информации, обеспечивающий ее выдачу для быстрой реализации. Все, что не так...
-
Поиск, сбор и хранение научной информации - Поиск, накопление и обработка информации
Не все окружающие нас источники информации можно использовать для подготовки научных работ. Ведь научная работа всегда имеет достаточно узкую...
-
Средства WWW - World Wide Web (Всемирная сеть) - Поиск информации в сети Интернет
В 1993 году была разработана информационно-поисковая система WWW, которая благодаря простоте навигации и доступности открыла информационные источники...
-
Интерфейсы систем управления. Классификация, основные характеристики интерфейсов. Системные (внутримашинные) интерфейсы. Интерфейсы персональных...
-
Появление на рынке систем управления электронными документами - EDMS (Electronic Document Management Systems) вызвано стремлением сократить поток...
-
Введение - Поиск, накопление и обработка информации
Умственный труд в любой его форме всегда связан с поиском информации. Тот факт, что этот поиск становится сейчас все сложнее и сложнее, в доказательствах...
-
Техническое обеспечение (ТО) - совокупность технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация...
-
Режим эксплуатации АРМ должен соответствовать режиму работы сотрудников, то есть пользователей в соответствии со штатным расписанием рабочего дня,...
-
Поиск информации, Средства поиска файлов. - Поиск информации в сети Интернет
Средства поиска файлов. Поиск файла вручную в сложной структуре каталогов ftp-сервера может занять достаточно много времени. Для упрощения и ускорения...
-
Основные требования и характеристики современных и применение технических средств АИС Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой...
-
Хранение и накопление информации - Теоретические основы информационных технологий
Хранение и накопление информации вызвано многократным ее использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации,...
-
Современные достижения в области информатики - Поиск, накопление и обработка информации
Информационный технология развитие информация Норберт Виннер - основоположник науки об информации - кибернетике. Вся современная компьютерная техника,...
-
Поисковые каталоги, Поисковые индексы - Поиск информации в сети Интернет
Поисковые каталоги служат для тематического поиска. Информация на этих серверах структурирована по темам и подтемам. Имея намерение осветить какую-то...
-
Информационные ресурсы сети Интернет - Поиск информации в сети Интернет
Благодаря повсеместному развитию и применению компьютерных технологий в настоящее время в той или иной электронной форме находится информация всех...
-
Дайте классификацию технических средств ввода информации. - Компьютер и периферийные устройства
Устройства ввода преобразуют информацию в форму понятную машине, после чего компьютер может ее обрабатывать и запоминать. Устройства вывода переводят...
-
Требования к функциональным характеристикам система должна обеспечивать выполнение следующих функций: - Актуальная информативность Исходные данные:...
-
ПОИСК ИНФОРМАЦИИ В ИНТЕРНЕТ - Интернет и его услуги
"Всемирная паутина" в Интернет - это миллионы документов с неструктурированной текстовой информацией (а также с графикой, аудио, видео). Чтобы найти...
-
ВВЕДЕНИЕ - Анализ средств защиты информации в ЛВС
Вопрос защиты информации поднимается уже с тех пор, как только люди научились письменной грамоте. Всегда существовала информация, которую не должны знать...
-
Основные требования к поиску - Поиск информации в сети Интернет
Поисковый система файл яндекс К результатам поиска предъявляются требования полноты охвата ресурсов, достоверности полученной информации, минимальных...
-
В Internet есть компьютеры которые позволяют вашему компьютеру действовать как терминал. Этот процесс называется удаленным входом (Telnetting). Tермин...
-
На предприятии функционирует АС класса 2. Существуют повышенные требования к обеспечению конфиденциальности и доступности защищаемой информации....
-
Методы и средства проектирования - Автоматизированные системы обработки экономической информации
Проектирование - процесс создания проекта-прототипа, прообраза предполагаемого или возможного объекта, его состояния. Современная технология создания АИС...
-
Глоссарий - Поиск информации в сети Интернет
№ п/п Понятие Определение 1 Интернет Это глобальная компьютерная сеть, которая связывает между собой как пользователей компьютерных сетей, так и...
-
Информационные технологии в строительстве - Поиск, накопление и обработка информации
Трудно сегодня найти сферу или область деятельности человека, где информация не играла бы основополагающую роль. Информация является главным ресурсом...
-
Классификация источников угроз - Проектирование средств защиты информации
Обозначение Определение категории Уровень угрозы Антропогенные источники угроз Внутренние по отношение к АС А1 Технический персонал, который обслуживает...
-
После ввода пользователем исходных данных компьютер должен их обработать в соответствии с заданной программой и вывести результаты в форме, удобной для...
-
Датчики. Назначение, основные типы датчиков и физические принципы действия. Датчики механических величин (линейных и угловых перемещений, скорости,...
-
В настоящее время существует большое количество поисковых систем, но большинство из них основано на методе, в соответствии с которым документы...
-
База данных представляет собой информационную модель того объекта (организации или предприятия), информация о котором требуется пользователю для...
-
Учебный процесс в ННГАСУ сопровождается значительной информационной базой, развитием компьютерного парка и внедрением в образовательный процесс...
-
Важнейший элемент АИС--информационное обеспечение. Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние...
-
Наиболее распространенная форма - ЭВМ. Раньше чаще использовались вычислительные центры (ВЦ). Вычислительный центр - организуется и специализируется на...
-
Освоение элементарных приемов поиска информации в сети Интернет.&;nbsp; - Работа в сети Internet
Цель упражнения: Изучение интерфейса, назначения и особенностей поисковых WWW-серверов. Разъяснение понятия "запрос", отличие запроса от вопроса....
-
Работа с текстовыми документами с помощью Word, Excel и др. В настоящее время практически все офисы оснащены средствами вычислительной техники,...
-
Секретарь - под этим словом часто скрываются разные функции, должности, степень ответственности. Эта профессия уникальна, к ней можно предъявлять чисто...
-
Заключение - Анализ средств защиты информации в ЛВС
Многие производители сетевого и телекоммуникационного оборудования обеспечивают поддержку работы с Kerberos в своих устройствах. Так, фирма TELEBIT,...
-
Аппаратный брандмауэр - Анализ средств защиты информации в ЛВС
Информация в век цифровых технологий приравнена к деньгам, а раз так -- ее нужно охранять. В Интернете всегда найдутся желающие поинтересоваться...
-
Защита информации на бумажных (машинных) носителях и содержащейся в отходах и браке научной и производственной деятельности организации предусматривает...
-
Криптография, аутентификация - Анализ средств защиты информации в ЛВС
Проблемой защиты информации путем ее преобразования занимается криптология (kryptos - тайный, logos - наука). Криптология разделяется на два направления...
-
Брандмауэр - Анализ средств защиты информации в ЛВС
Наверное, лучше всего начать с описания того, что НЕ является брандмауэром: брандмауэр - это не просто маршрутизатор, хост или группа систем, которые...
Технические средства поиска и хранения информации - Осуществление хранения и поиска документов