Анализ деятельности кафедры информационных технологий в бизнесе - Разработка прототипа веб-приложения "Репозиторий электронных ресурсов"

В данной главе проводится анализ деятельности кафедры информационных технологий в бизнесе. Анализ показывает, насколько важен процесс поиска для преподавателей, работающих на кафедре, и, как остро встает вопрос о необходимости создания автоматизированной информационно-поисковой системы. Анализ бизнес-процессов позволяет выделить потребности пользователей, а также функциональные требования к системе, условия эксплуатации и другие специальные требования.

Для того чтобы формализовать требования, необходимо выполнить анализ деятельности кафедры информационных технологий в бизнесе и описать бизнес-процессы, связанные с работой преподавателей кафедры.

Каждый преподаватель в процессе своей работы выполняет следующие задачи:

Разрабатывает программы учебных дисциплин, за которые он ответственен;

Подготавливает документы, включающие в себя научные публикации и методические материалы, участвующие в образовательном процессе;

Участвует в образовательном процессе.

Описание бизнес-процесса "Разработка программы учебной дисциплины"

Каждый год сотрудники кафедры разрабатывают программы учебных дисциплин для студентов. Данные программы включают в себя следующие обязательные пункты в соответствии с регламентом разработки, согласования и утверждения программ учебных дисциплин, утвержденным ученым советом Национального исследовательского университета "Высшая школа экономики" от 01.03.2013 г.:

диаграмма вариантов использования для бизнес-процесса

Рисунок 1.1 Диаграмма вариантов использования для бизнес-процесса "Деятельность преподавателей кафедры информационных технологий в бизнесе"

Область применения и нормативные ссылки.

Программа дисциплины составляется в соответствии с утвержденным образовательным стандартом и учебным планом, которыми сотрудники кафедры должны руководствоваться при их составлении.

Цели освоения дисциплины.

В данном разделе определяются и прописываются цели освоения дисциплины в областях обучения и воспитания.

Компетенции обучающегося, формируемые в результате освоения дисциплины.

В данном разделе четко прописывается такие пункты как список получаемых компетенций, признаки освоения каждой из них, формы и методы обучения, способствующие формированию и развитию компетенции.

Место дисциплины в структуре образовательной программы.

В данном разделе определяются дисциплины, являющиеся базисом для описываемой дисциплины, а также приводится список навыков и компетенций студентов для успешного овладения дисциплиной.

Тематический план дисциплины.

Данный раздел содержит таблицу с описанием временных затрат по часам на аудиторную и самостоятельную работу в соответствии с разделом изучаемой дисциплины.

Формы контроля знаний студентов.

Данный раздел определяет количество контрольных заданий для оценки знаний студентов и время их проведения. Для контроля знаний могут быть использованы:

Письменные тесты;

письменные контрольные задания в виде примеров решения практических задач;

Письменные работы в виде списка тем для эссе;

Письменные или устные контрольные задания в виде списка открытых теоретических вопросов.

Для определения формы проведения контроля знаний, преподавателю требуется выполнить поиск контрольных заданий, составленных ранее, либо разработать новое контрольное задание (см. рисунок 1.2).

фрагмент диаграммы вариантов использования для бизнес-процесса

Рисунок 2.2. Фрагмент диаграммы вариантов использования для бизнес-процесса "Разработка плана учебной дисциплины"

Содержание дисциплины.

Данный раздел содержит подробное описание разделов изучаемой дисциплины по темам. Преподаватель может использовать уже разработанный документ рабочей дисциплины, составленной сотрудником иного кампуса Высшей Школы Экономики или этим же сотрудником, но разработанным в предыдущие года, когда составляет данный раздел.

Образовательные технологии.

Данный раздел содержит методические указания для преподавателей и студентов.

Оценочные средства для текущего контроля и аттестации студента.

Данный раздел формирует список вопросов для оценки качества освоения дисциплины, описывает тематики заданий текущего контроля, а также приводит примеры заданий для проведения промежуточного/итогового контроля.

Порядок формирования оценки по дисциплине.

Порядок формирования оценки по дисциплине определяется в соответствии с описанием образовательной деятельности Филиала в "ПОЛОЖЕНИЕ о Пермском филиале федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования "Национальный исследовательский университет "Высшая школа экономики" от 25 марта 2011 г".

Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины.

Данный раздел определяет литературу по направлениям:

Основная литература;

Базовый учебник;

Справочники, словари, энциклопедии;

Программные средства;

Дополнительная литература;

Дистанционная поддержка дисциплины.

Список литературы по каждому направлению формируется из литературы, располагаемой кафедрой информационных технологий в бизнесе. Учебник или справочник, прописанные в программе дисциплины, преподаватель может предоставить студентам в электронном или печатном виде. Во время формирования списка литературы, преподаватель должен выполнить поиск научной литературы, учебно-методических пособий, а также неизданных материалов, разработанных преподавателями, который осуществляется по файловому хранилищу, организованному на данный момент вручную сотрудниками кафедры (см. рисунок 1.3.).

Материально-техническое обеспечение дисциплины.

Данный раздел прописывает техническое оборудование, необходимое в процессе преподавания дисциплины.

фрагмент диаграммы вариантов использования для бизнес-процесса

Рисунок 1.3. Фрагмент диаграммы вариантов использования для бизнес-процесса "Разработка плана учебной дисциплины"

Таким образом, в процессе подготовки программы дисциплины преподаватель вынужден несколько раз искать нужные документы, такие как научные, учебно-методические пособия, нормативные документы и стандарты. В приложении А представлена общая диаграмма вариантов использования для бизнес-процесса; в приложении Б - диаграмма активности. Особенно трудоемкими становится осуществление поиска документов при создании информационного обеспечения программы учебной дисциплины, ввиду того, что требуется подобрать литературу, охватывающую все темы курса, прописанные в содержании дисциплины; и найти разработанные контрольные задания для контроля знаний по дисциплине (см. рисунок 1.4 и 1.5.).

По причине того, что поиск проводится вручную путем перебора всех папок с возможным местонахождением документа, процесс требует достаточно высоких временных и трудовых затрат. Что позволяет понять, что процесс поиска организован неэффективно. Допустимо возникновение такой ситуации, что файл может быть так и не найден, а это, в свою очередь, может повлиять на качество составленного документа программы учебной дисциплины.

фрагмент диаграммы активности бизнес-процесса

Рисунок 1.4. Фрагмент диаграммы активности бизнес-процесса "Разработка программы учебной дисциплины"

Преподавателям в рамках данного бизнес процесса требуется искать научную литературу с целью описания базового учебника и формирования списка основной литературы, а также словарей, справочников и энциклопедий.

фрагмент диаграммы активности бизнес-процесса

Рисунок 1.5. Фрагмент диаграммы активности бизнес-процесса "Разработка программы учебной дисциплины"

Базовая литература, как правило, предопределяется заранее, и ограничивается несколькими изданиями. В данном случае поиск будет эффективным, если он проводится по таким параметрам как:

По названию издания/материала;

По имени автора;

По названию документа;

По году публикации.

Для подбора дополнительной литературы может потребоваться поиск не только научного изданного материала, но и неизданного материала преподавателей, а также документов с учебно-методическим материалом по похожей тематике. В данном случае требуется производить поиск по содержанию документа, с учетом синонимов и взаимозависимости слов текста, а также проводить кластеризацию документов. Необходимо рассмотреть технологии семантического поиска, чтобы сформировать кластеры из документов по похожей тематике.

Учебные программы, разрабатываемые преподавателями, хранятся в формате ".xsl", а научные и методические материалы - в форматах ".docx", ".doc", ".pdf", ".pptx". Следовательно, подразумевается, что система должна работать с этими форматами документов.

Необходимо отметить, что некоторые дисциплины приводятся на английском языке, или литература имеется только в английском варианте для некоторых дисциплин. Это значит, что и преподаватели иногда производят поиск документов с текстом на английском языке. Таким образом, система должна поддерживать работу и производить поиск документов как с русскоязычным содержанием, так и документов с английским содержанием.

Некоторые издания неупорядоченно хранятся на кафедре в печатном варианте. Для оптимизации процесса поиска не только электронных изданий, но и печатных, необходимо присвоить некоторый полочный шифр каждой печатной книге, состоящий из номера помещения, номера шкафа и номера полки. Информация об издании и полочном шифре будет занесена в базу данных.

Так как поиск осуществляется только по материалам кафедры, то поиск во внешних источниках не требуется.

Таким образом, можем сформировать список требований, вытекающих из анализа бизнес-процесса "Разработка программы учебной дисциплины".

Возможность работы с форматами документов: ".doc", ".docx", ".pdf", ".xsl", ".pptx".

Поддержка следующих вариантов поиска документов: поиск по ключевым словам, интеллектуальный поиск по содержанию документа, с учетом семантики и контекста.

Поддержка русского и английского языка при работе с документамим.

Наличие информации о местоположении печатных изданий.

Поиск только в локальном хранилище электронных документов кафедры информационных технологий в бизнесе.

Описание бизнес-процесса "Создание учебно-методических материалов и научных публикаций"

Процесс создания учебно-методических материалов и научных публикаций включает в себя деятельность, связанную их подготовкой. К методическим материалам относятся конспекты лекций, а также контрольно-измерительные материалы.

На начальном этапе преподаватель изучает материалы по своей теме, уже разработанные, которые включают в себя статьи, лекции и контрольно-измерительные материалы, а также использует их в соответствии с поставленной задачей. Для последующего их использования, требуется их найти среди хранилища локальных документов. В том случае, если это совершенно новая разработка, тогда преподаватель сначала формирует библиографический список, который является предпосылкой для проведения анализа исследований в данной области. Кроме внешних источников для поиска в данном случае, могут быть использованы локальные документы, сохраненные преподавателем в прошлом для проведения данной работы.

Преподаватель может отредактировать и отформатировать текст после подготовки первоначального текста публикации, а также провести повторный поиск необходимых документов в случае необходимости. После завершения работы готовый материал отправляется на публикацию или переносится в папку дисциплины с целью дальнейшего использования в образовательном процессе (см. рисунок 1.6).

Диаграмма активности для бизнес-процесса "Подготовка персональных публикаций" представлена в приложении С. Анализ диаграммы показывает, что процесс поиска документа имеет одну из основополагающих ролей в данном бизнес-процессе. В текущих условиях поиск производится вручную с помощью перебора всех папок с возможным местонахождением документа. Преподаватель вынужден тратить большое количество времени и усилий на поиск документа, т. к. нахождение документа становится успешным, как правило, после нескольких итераций (рисунок 1.7 и 1.8).

Для научной публикации могут быть использованы следующие источники:

Диссертации;

Публикации;

Выпускные квалификационные работы;

Авторефераты;

Курсовые работы.

диаграмма вариантов использования для бизнес-процесса

Рисунок 1.6. Диаграмма вариантов использования для бизнес-процесса "Создание учебно-методических материалов и научных публикаций"

Для систематизации научной литературы и учебно-методических работ могут использоваться универсальная десятичная классификация (УДК), государственный рубрикатор научно-технической информации (ГРНТИ) и ACM Classification. В данный момент рассматриваем универсальную десятичную классификацию, с использованием которой может быть организована классификация локальных научных документов, что значительно оптимизирует процесс поиска. Текущий выбор обусловлен тем, что данная классификация является достаточно подробной и будет полезна при построении базы знаний.

фрагмент диаграммы активности бизнес-процесса

Рисунок 1.7. Фрагмент диаграммы активности бизнес-процесса "Создание учебно-методических материалов и научных публикаций"

фрагмент диаграммы активности бизнес-процесса

Рисунок 1.8. Фрагмент диаграммы активности бизнес-процесса "Создание учебно-методических материалов и научных публикаций"

Для поиска лекций и контрольно-измерительных материалов могут быть использованы такие возможности поиска как, поиск по названию документа, по названию материала или издания, по автору, по году публикации, которые были описаны ранее.

Таким образом, из анализа бизнес-процесса "Подготовка персональных материалов" возникает потребность в поиске по классификатору УДК.

Описание бизнес-процесса "Участие в образовательном процессе"

Для успешного освоения учебной дисциплины студентам необходимо пользоваться литературой, которая указана в программе учебной дисциплины. Список литературы формируется из документов, хранящихся на серверных дисках кафедры информационных технологий в бизнесе. Поэтому требуется, чтобы и студенты имели доступ к материалам, необходимым для подготовки. Так, возникает потребность в предоставлении частичного доступа к файлам.

На данный момент, файловое хранилище реализовано в виде файлового сервиса. Студенты имеют доступ к одной общей папке. Преподаватель может выложить туда документ для общего доступа. Однако при таком подходе предоставления доступа возникают проблемы:

Сохранности файлов, т. е. любой пользователь может изменить/удалить/добавить/переметить документ;

Дублирования файлов, т. е. один и тот де документ может содержаться в личной папке преподавателя и его копия в общей папке;

Обновления файлов, т. е. если преподаватель внес некие коррективы в документ, то ему следует добавить новую версию документа в общую папку.

Данный бизнес-процесс рассматривается с точки зрения предоставления доступа студентам, поэтому некоторые его детали не учитываются. Согласно диаграмме вариантов использования (см. рис. 1.9) студенты получают доступ к необходимым документам из локальной сети НИУ ВШЭ - Пермь, используя общую папку.

При проектировании системы в качестве пользователей необходимо учитывать студентов, кроме работников кафедры. При добавлении нового документа в базу данных, необходимо прописывать уровень доступа, что означает, что некоторые файлы должны быть защищены от несанкционированного доступа, некоторые напротив должны быть доступны студентам для просмотра и скачивания. Так, разграничение прав доступа должно осуществляться на уровне базы данных.

диаграмма вариантов использования для бизнес-процесса

Рисунок 1.9. Диаграмма вариантов использования для бизнес-процесса "Участие в образовательном процессе

Ввиду вышесказанного, выделим еще одно требование к системе, а именно: система должна обеспечивать разграничение прав доступа:

Для работников кафедры (добавление/ удаление/ редактирование/ перемещение/ поиск/ чтение);

Для студентов (просмотр/дублирование на съемный носитель).

Анализ условий функционирования системы

Проект системы разрабатывается для использования только на кафедре информационных технологий в бизнесе, поэтому, кроме информационных потребностей пользователей, следует также учитывать и технические требования.

На всех компьютерах кафедры установлена операционная система Microsoft Windows 7, следовательно, данная операционная система должна быть пригодна для функционирования проектируемой системы. Параметры технических средств основаны на том, что программа будет работать в ОС Microsoft Windows 7, следовательно, требования будут совпадать с прописанными для данной ОС.

При проектировании системы необходимо учитывать тот факт, что на данный момент НИУ ВШЭ не планирует финансировать данный проект. Исходя из этого факта, немаловажным требованием является бесплатность использования. Следовательно, при проектировании необходимо использовать только те инструменты и компоненты систем, которые находятся в открытом доступе и не требуют дополнительных финансовых вложений.

Для хранения метаданных ресурсов будет использоваться база данных MS SQL Server, которая будет развернута внутри локального хранилища кафедры информационных технологий в бизнесе..

База данных репозитория будет храниться в общей папке, доступной всем пользователям, как студентам, так и преподавателям, поэтому необходимо защитить ее от изменения другими пользователями, кроме администратора, используя уникальный логин и пароль.

Определение требований к системе

Из анализа бизнес-процессов, немаловажной частью которых является поиск электронных документов, выделим информационные потребности пользователей и, как следствие, функциональные требования.

Из анализа технических условий эксплуатации системы, выделим ряд требований.

Доступность системы/компонентов/инструментов для разработки.

ОС Microsoft Windows 7 и выше.

Параметры технических средств совпадают с параметрами технических средств для ОС Microsoft Windows 7.

Система должна обеспечивать разграничение прав доступа:

Для работников кафедры (добавление/удаление/редактирование/ перемещение/поиск/просмотр/чтение);

Для студентов (просмотр/скачивание на съемный носитель).

Для удовлетворения информационных потребностей пользователей, необходимо автоматизировать процесс поиска научных документов посредством внедрения автоматизированной информационно-поисковой системы. Возможны два варианта внедрения системы:

Использовать имеющееся решение, если оно удовлетворяет всем текущим требованиям.

Разработать новое решение, отвечающее всем текущим требованиям.

Дополнить имеющееся решение, если оно удовлетворяет всем текущим требованиям.

Перечисленные требования используются в качестве критериев для оценки существующих решений или проектирования новой системы.

Похожие статьи




Анализ деятельности кафедры информационных технологий в бизнесе - Разработка прототипа веб-приложения "Репозиторий электронных ресурсов"

Предыдущая | Следующая