Процесс функционирования пресс-службы - Пресс-служба в структуре отдела по связям с общественностью
В первой главе мы проанализировали основополагающие принципы работы пресс-службы в коммерческих и государственных структурах. Теперь важно рассмотреть, как пресс-служба работает на практике.
Для организации работы пресс-службы компания, прежде всего, должна ответить на вопросы:
- - Какое значение придает компания связям с общественностью? - Какие цели и задачи будут стоять перед пресс-службой? - Какие показатели эффективности работы пресс-службы будут использоваться? - Специальные требования, выдвигаемые компанией к пресс-службе?
Таким образом, прежде чем создавать пресс-службу или требовать от уже созданной эффективной работы необходимо понять место данного отдела в системе взаимодействия всех структурных подразделений организации. Для наглядности рассмотрим это на примере структуры Департамента транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры города Москвы: в настоящее время Департаментом проводится широкомасштабная реформа транспортной инфраструктуры города Москвы, в связи с этим структура Департамента серьезно расширилась и выглядит следующим образом:
Как можно увидеть из представленной выше таблицы, вся деятельность Департамента, включая разработку и ведение информационной политики, подчиняется руководителю учреждения, при этом взаимодействие структурных элементов организации связано очень тесно. Каждое направление деятельности в Департаменте курируется заместителем руководителя, а исполняется специальной рабочей группой, состоящей из сотрудников и привлеченных экспертов. Рабочие группы при согласовании заместителей и руководителя задают тон всей деятельности Департамента. Поэтому, с одной стороны, крайне важно согласовывать деятельность коммуникационного отдела с рабочими группами, чтобы информация, которая должна быть донесена до общества и, которая доносится, не расходились. С другой стороны, работа и решения, принимаемые рабочей группой на заседаниях, должны быть согласованы сотрудниками коммуникационного отдела, в частности отдела по стратегическим коммуникациям.
Каждый из вышеперечисленных структурных подразделений коммуникационного отдела имеет четко регламентированные задачи и функции:
- 1) Основными задачами пресс-службы являются:
- - подготовка оперативной и точной информации о деятельности Департамента транспорта и его руководителя для представителей общественности и СМИ, включая ответы на запросы СМИ, а также инициируемые департаментом; - оперативное информирование руководителя Департамента транспорта и развития дорожно-транспортной инфраструктуры о позиции средств массовой информации по поводу принятых им решений и выступлений, об откликах на них в средствах массовой информации; - организация интервью спикеров департамента, пресс-подходов и иных пресс-форматов и пресс-мероприятий;
При этом пресс-секретарь выполняет следующие функции:
- - Доведение до СМИ позиции руководителя Департамента транспорта по конкретным вопросам профильной тематики; - Планирование графика интервью и участия руководителя Департамента в пресс-мероприятиях; - Контроль за выпускаемыми публикациями профильной тематики, а также за интерпретацию представителями СМИ позиции руководителя Департамента транспорта в рамках публикаций, новостных сюжетов и других пресс-форматов; - Согласование кандидатуры спикера для запроса СМИ; - Контроль за деятельностью информационного центра Департамента транспорта; - Предложение кандидатуры на должность пресс-секретаря в подведомственных организациях.
В данном случае важно отметить, что руководитель пресс-службы не только координирует деятельность своих подчиненных, но и выполняет роль советника личного помощника руководителя департамента в области коммуникационных вопросов. В связи с этим позицию пресс-секретаря должен занимать специалист, обладающий хорошими навыками, как руководителя, так и исполнителя.
В свою очередь, функции информационного центра включают в себя следующие пункты:
- - Получение и обработка запросов от представителей СМИ; - Поиск и предложение спикера для запроса СМИ; - Написание и распространение новостных релизов; - Организация мониторинга информационного поля и подготовка на его основе краткого ежедневного отчета и еженедельной аналитической справки о выпущенных новостных форматах с предоставлением анализа тональности публикаций;
Деятельность информационного центра всецело направлена на поддержку позитивного информационного фона в части деятельности департамента и, по сути, является основой эффективной работы пресс-секретаря.
Основными функциями отдела по стратегическим коммуникациям являются:
- - определение коммуникационной политики и контроль над ее исполнением; - координация работы пресс-службы Департамента транспорта и подведомственных организаций, а также должностных лиц указанных органов, ответственных за взаимодействие со средствами массовой информации, по освещению деятельности, связанной с транспортной тематикой города Москвы; - подготовка совместно с пресс-службой Департамента транспорта предложений руководителю Департамента транспорта по взаимодействию со средствами массовой информации, организации информационной поддержки мероприятий, проводимых Департаментом транспорта города Москвы, либо совместных мероприятий с Правительством Москвы и заинтересованными сторонами; - участие в перспективном и оперативном планировании мероприятий с участием руководителя Департамента транспорта;
Для качественного выполнения вышеуказанных функций в коммуникационном отделе специалисты работают по разным направлениям, которые неразрывно связаны между собой: пиар-отдел и отдел маркетинговых коммуникаций.
К основным задачам пиар-отдела относятся:
- - Проведение комплексного анализа ситуации, включая выделение целевых групп, подготовка для них ключевых сообщений и определение каналов коммуникации; - Разработка и реализация стратегии информационной поддержки вводимых и планируемых Департаментом транспорта инициатив; - Обеспечение взаимодействия с экспертами, представителями общественности, а также другими заинтересованными сторонами в рамках деятельности Департамента транспорта - Разработка плана антикризисного реагирования и реализация его в случае необходимости; - Организация коммуникации с целевыми группами в сети интернет; - Организация привлечения подрядчиков для реализации пиар-кампании, а также координация их работы.
Функции отдела маркетинга, как говорилось выше, тесно связаны с задачами пиар-отдела, но имеют свою специфику:
- - Определение совместно с пиар-отделом наиболее эффективных каналов коммуникаций для донесения ключевых сообщений целевым группам; - Организация привлечения подрядчиков для проведения рекламной кампании, а также координация деятельности подрядчиков; - Разработка и согласование рекламных материалов; - Осуществление коммуникации с маркетинговыми отделами основных каналов коммуникации (печатные СМИ, телевизионные каналы, радиостанции, баннерная реклама, а также другие форматы коммерческих размещений).
Качественное разделение функциональных блоков между отделами и сотрудниками - сложная и очень важная задача, возложенная на плечи руководителя организации. Это обусловлено тем, что только слаженная работа всех сотрудников департамента может как минимум не навредить процессу реализации запланированных проектов и как максимум повысить эффективность их реализации.
После определения структуры немаловажно разобрать алгоритм работы коммуникационного отдела - организация будет работать эффективно только тогда, когда руководитель и его подчиненные могут управлять ситуацией, а не она ими, для этого необходимо обеспечить возможность контроля за ситуацией и оперативной корректировки действий при необходимости. Именно для этого и разрабатывается алгоритм функционирования той или иной системы.
Коммуникационный отдел, в свою очередь, работает по следующему алгоритму:
- - анализ ситуации, включая анализ информационного поля (упоминаемость в СМИ и блогосфере, тональность публикаций и комментариев), аудит конкурентов, анализ сильных и слабых сторон организации и т. д. - определение миссии, видения, а также целей и задач организации; - разработка и согласование направлений развития организации, включая определение целевых групп; - выработка информационной политики организации (прописание ключевых сообщений для каждой из целевых групп, определение степени открытости информации для общества, определние плана коммуникации с заинтересованными сторонами деятельности организации, разработка плана пиар-активности и рекламной поддержки деятельности организации), а также разработка плана антикризисного реагирования; - осуществление намеченного плана; - обеспечение постоянного анализа текущей ситуации и оперативного реагирования на кризисные моменты.
С одной стороны структура коммуникационного отдела в Департаменте транспорта четкая и понятная, но с другой - управлять деятельностью различных отделов в рамках коммуникационного оказывается непросто в виду того, что, по сути, они похожи и если не углубляться в детальный анализ, то функции пересекаются: каждый отдел осуществляет коммуникацию с представителями СМИ, отвечает за организацию мероприятий, разработку информационной стратегии, составление медиаплана и т. д. Но это только на первый взгляд, выше подробно описаны функции каждого отдела, работа которого важна для эффективного функционирования всей системы. Очень важно соблюдать баланс прав и обязанностей отделов и сотрудников строго в тех пропорциях, которые были обозначены изначально, так как перевес в одну или другую стороны может нанести урон эффективности одного отдела и как следствие всему департаменту: пресс-секретарь не сможет уследить за всеми направлениями деятельности коммуникационного отдела, ровно как и руководитель отдела по стратегическим коммуникациям. Проанализировав текущую ситуацию в Департаменте транспорта, могу сказать, что в виду частых пересечений функций и недостаточного внимания к этой проблеме со стороны руководителей, возникают проблемы с распространением важных данных в информационном поле. Порой, одна один и тот же факт представляется в разном свете сотрудниками одного департамента, что оказывает негативное воздействие не только на освещаемый факт, но и на весь Департамент транспорта и реализуемую им деятельность. Для сведения количества таких ситуаций к минимуму, а также повышения эффективности работы коммуникационного отдела департамента необходимо четко и по пунктам прописать функции каждого отдела, а также всех ставок коммуникационного отдела. При этом руководители пресс-службы и отдела по стратегическим коммуникациям должны контролировать выполнение сотрудниками их функций, ликвидировать пересечения функционала сотрудников, а также в рабочем порядке предоставлять отчеты о работе своего отдела руководителю Департамента транспорта.
Похожие статьи
-
Структура и функции пресс-службы - Пресс-служба в структуре отдела по связям с общественностью
Родоначальником деятельность пресс-агентов можно назвать английского журналиста, "отца связей с общественностью" Айви Ли, так как именно он впервые взял...
-
Заключение - Пресс-служба в структуре отдела по связям с общественностью
В качестве вывода хочу отметить, что современное общество в силу высокой степени образованности и стремительного развития информационных технологий и...
-
Введение - Пресс-служба в структуре отдела по связям с общественностью
В современном мире коммуникация - одна из основных составляющих эффективной деятельности и развития организации, поэтому нельзя недооценивать процесс...
-
Организационные формы отношений государственных, общественных, бизнес-структур принимают воплощение в виде пресс-служб, пресс-центров и различных их...
-
1. Определение роли и миссии организации. 2. Определение ключевых участков, требующих изменения. 3. Разработка системы индикаторов эффективности....
-
Основные организационные структуры в ПР - Связи с общественностью
Виды ПР-организаций: независимый консультант-эксперт; корпоративный ПР-департамент; типовое агентство; консалтинговая фирма по связям с общественностью;...
-
Действия ПР-специалиста при разработке антикризисной программы - Связи с общественностью
Ниже покажем примерную последовательность действий при разработке антикризисной программы: 1) определение проблем, которые способны привести к кризису,...
-
Содержание пресс-релиза - Связи с общественностью
Рассмотрим основные требования к структуре, реквизитам и оформлению пресс-релиза. Элементы текстуальной структуры пресс-релиза: 1) вводная часть текста,...
-
Пресс-релизы - Связи с общественностью
По определению А. Кривоносова, пресс-релиз - "официальное сообщение, выпускаемое для публикации в печати или распространения по каналам вещательных...
-
Введение - Особенности функционирования эвфемизмов в румынской прессе
Темой настоящей выпускной квалификационной работы являются особенности функционирования эвфемизмов в румынской прессе. Актуальность данного исследования...
-
Функции и задачи ПР-специалиста в работе с каналами СМИ (media relations) - Связи с общественностью
Основные функции ПР-специалиста: 1) содействие созданию и укреплению позитивного общественного мнения в отношении организации; 2) участие в антикризисном...
-
Процесс и правила коммуникации - Связи с общественностью
Элементы процесса коммуникации. 1. Отправитель (коммуникатор). 2. Кодирование - процесс представления информации или идеи в наглядной форме - текст,...
-
Пресс-конференция - Связи с общественностью
Пресс-конференция - это ПР-мероприятие, целью которого является прямой личный контакт объекта паблик рилейшнз с представителями СМИ для демонстраций...
-
Работа любой пресс - службы изначально включает в себя три одинаково важных направления: Виноградова О. В. Работа современной пресс - службы - Москва.:...
-
Структура управления - Бизнес-план (инвестиционного проекта) минитипографии
Даже на сложившихся стабильных предприятиях периодически происходят изменения структуры управления для более эффективного взаимодействия между...
-
Коммуникационные проблемы в организациях - Связи с общественностью
Отметим две важные коммуникационные проблемы, существующие внутри корпораций: Главным источником информации для себя сотрудники считают своего...
-
Создание стереотипов. Виды целевых аудиторий в ПР - Связи с общественностью
Человеческой памяти свойственно мыслить стереотипами. Это облегчает процесс мышления, ускоряет его. Поэтому задача ПР - создавать такие...
-
Иные виды рабочих ПР-документов - Связи с общественностью
Информационная справка (бэкграунд), в сущности, отражает наиболее важные факты и характеристики объекта ПР: время регистрации организации; учредители;...
-
Корпоративный ПР-департамент - Связи с общественностью
Для образования корпоративного ПР-департамента обычно существует ряд причин: ПР-деятельность носит постоянный характер. Корпорация быстро расширяется,...
-
Главная цель всей PR-деятельности заключается в том, чтобы продукция фирмы приобрела известность; чтобы о фирме сложилось благоприятное мнение...
-
Общая характеристика функций специалиста по ПР - Связи с общественностью
Специалист в области ПР выполняет функции как консультанта, так и исполнителя ПР-программ. Назовем конкретные направления деятельности такого специалиста...
-
Субъект, объект, цели, задачи, сущность, принципы, функции связей с общественностью - Основы PR
Субъектом PR-деятельности может быть и личность (например, пресс-секретарь) и специально созданные службы и организации (например, службы связей с...
-
Средства личных контактов - Связи с общественностью
1. Совещания, собрания. Собирая людей вместе, обеспечивая им возможность говорить и слушать, гарантируют двустороннюю коммуникацию. Сюда же относится и...
-
Печатные средства внутрикорпоративных коммуникаций - Связи с общественностью
Для повышения эффективности печатных средств внутрикорпоративных коммуникаций рекомендуется ряд правил. Информация для персонала, в принципе знакомого с...
-
Общее описание пресс-службы Президента РФ Президента Российской Федерации можно рассматривать как отдельную государственную структуру, которой,...
-
Связи с общественностью представляют собой специфическую часть управленческих коммуникаций. В зарубежной практике они носят название "паблик рилейшнз" --...
-
Структура общественного мнения - Связи с общественностью
Общественное мнение формируют конкретные группы людей. При этом отмечаются так называемые референтные (эталонные) группы. Позитивная эталонная группа -...
-
СВЯЗИ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ В РЕДАКЦИОННОЙ СТРУКТУРЕ - Организация работы редакции
Для привлечения рекламодателей создаются специальные отделы, цель которых побудить заказчика разместить рекламу, эмулировать продажу площадей и услуг...
-
Заключение - Анализ деятельности современной пресс-службы, на примере пресс-службы Президента РФ
В данной курсовой работе была рассмотрена тема: "анализ деятельности современной пресс - службы, на примере пресс-службы Президента РФ", были рассмотрены...
-
Отделы по связям с прессой, вне зависимости от того, как они называются (пресс-служба, пресс-бюро, пресс-центр, пресс-секретарь), выполняют ряд задач. К...
-
ПР и закон РФ "О средствах массовой информации". Права граждан - Связи с общественностью
Свобода массовой информации. В РФ СМИ не подлежат ограничениям, за исключением предусмотренных законодательством РФ о СМИ. СМИ - периодическое печатное...
-
Виды рабочих мероприятий - Связи с общественностью
Посещение объектов. Когда речь идет о крупном событии, приглашения, как правило, направляют центральным, местным, отраслевым и техническим изданиям,...
-
Теоретические основы PR, Характеристика отрасли связей с общественностью - Основы PR
Характеристика отрасли связей с общественностью Ускоренный научно-технический прогресс, информационный бум стали причиной интенсификации различного рода...
-
Миссия организации - Связи с общественностью
Роль миссии в создании корпоративного имиджа. Миссию принято понимать как некую сверхзадачу корпорации. Она поясняет, зачем организация пришла в этот...
-
Понятие корпоративного имиджа - Связи с общественностью
Имидж (англ. image - образ) можно определить как совокупность представлений, понятий, взглядов и опыта людей в отношении к фирме, личности или товару. К...
-
Заключение - Особенности функционирования эвфемизмов в румынской прессе
Проведя исследование, мы пришли к выводу о том, что эвфемизм - это преимущественно речевое явление, которое вводится в речь для создания положительного...
-
Социально-этическая сфера - Особенности функционирования эвфемизмов в румынской прессе
Как уже упоминалось выше, эта сфера красной нитью проходит через все тематические группы эвфемизмов, поскольку люди как неотъемлемая часть социума...
-
Коммуникации в кризисной ситуации - Связи с общественностью
Система коммуникаций в рамках кризисной ситуации: Не замалчивать серьезность события. Предоставлять достоверную и полную информацию: "Скажи все, и скажи...
-
Структура ООО ПКФ "АВТОХТОН" ООО ПКФ "АВТОХТОН" было создано в 2000 году как малое полиграфическое предприятие, ориентированное на выпуск научной,...
-
История возникновения ГТРК Кубань, Структура ГТРК Кубань - Особенности функционирования ГТРК Кубань
Структура ГТРК Кубань Роль СМИ и телевидения, в частности, в формировании гражданского общества с развитыми экономическими культурными и политическими...
Процесс функционирования пресс-службы - Пресс-служба в структуре отдела по связям с общественностью