Работа персонала туристской фирмы во время выставки - Выставочные мероприятия в туризме

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности принадлежит стендистам - сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы.

На стенде должно работать как минимум два специалиста. Экономия здесь обходится слишком дорого: если на стенде всего один человек, стоит ему отлучиться, и потенциальные клиенты проходят мимо - к конкурентам. При этом важно не впадать и в другую крайность - если от фирмы на выставку приезжают несколько человек, их деятельность должна быть детально спланирована и организована заранее.

Помимо основного состава стендистов, намечают и запасной, предусматривая возможность взаимозаменяемости работников.

Один из основных вопросов, которые следует решить на предвыставочной стадии, - разделение полномочий и ответственности. Следует сразу же назначить менеджера, ответственного за работу стенда. Это позволит, во-первых, не заниматься "не своим делом" высшему руководству предприятия; во-вторых, более четко координировать работу представителей различных подразделений компании, т. е. избежать ситуации, когда стенд окажется на попечении "семи нянек" - начальников отдела рекламы, сбыта, PR и т. д.

Ответственный руководитель подбирает персонал, составляет инструкции для каждого из его членов, подбирает внештатных сотрудников и контролирует их работу, решает все текущие вопросы с организаторами выставки и т. д. Его функции обширны и разнообразны - начинаясь на стадии планирования, они завершаются подписью на аналитическом отчете, посвященном итогам участия в экспозиции.

Стоит подчеркнуть, подбором персонала для работы на экспозиции должен заниматься именно менеджер стенда. В нашей же практике решение этой задачи часто берет на себя руководство организации. Его главная ошибка - формирование команды по остаточному принципу, т. е. привлечение тех сотрудников предприятия, которые на данный момент не очень загружены основными обязанностями. В данном случае персонал фирмы будет воспринимать свою работу на стенде как "дежурство", "отбывание номера", что может полностью перечеркнуть всю проделанную работу и навредить имиджу фирмы.

Далеко не каждый, даже опытный работник может адекватно и эффективно представлять компанию на выставке. При отборе кандидатов на работу на стенде компании, помимо высоких требований к индивидуальным качествам стендиста (коммуникабельности, уравновешенности, выносливости, стрессоустойчивости, привлекательной внешности) необходимо уделить самое серьезное внимание их профессиональной компетентности, психологическим навыкам, а также знанию иностранных языков (если выставка зарубежная, то обязательно знание языка страны проведения).

Подготовка персонала начинается с общего информирования с акцентом на следующих вопросах[5]:

Тематика и значение выставки (ярмарки) и цели участия в ней фирмы;

Качественный состав ее потенциальных посетителей;

Анализ предлагаемых услуг;

Сведения о конкурентах, участвующих в выставке (ярмарке).

Далее персонал знакомят со специальной информацией, разъясняют конкретные задачи каждого и вырабатывают технику контакта с посетителями, рассмотрев такие вопросы, как:

Задачи, стоящие перед стендистами (это могут быть: ознакомление с новинками, заключение договоров и т. п.)

План стенда

Закрепление рабочих мест на стенде за каждым специалистом

Распорядок работы

Формы регистрации изменений, замечаний, недостатков вол время работы выставки

Формы регистрации посетителей

Основные категории посетителей

Модели поведения с каждой категорией посетителей

До начала выставки каждый стендист должен получить необходимые для его работы на стенде документы и информацию: это может быть отдельная папка со сведениями, необходимыми стендисту, но не предназначенными для показа посетителям (адрес и расчетный счет фирмы, телефоны руководителей, бланки договоров, бланки заказов, коммерческие прайс-листы и т. п.). В отдельную папку, в зависимости от организации работы на стенде и личных особенностей стендиста, могут быть собраны все рекламные материалы по направлению, за которое отвечает стендист, или те, в которых он разбирается меньше.

Работа руководителя фирмы на выставке (ярмарке) не заканчивается принятием решения. На него ложится основная нагрузка и ответственность за успешное выполнение поставленных задач. Поэтому желательно, чтобы во время выставки руководитель присутствовал на стенде фирмы. Если это невозможно в течение всего рабочего дня, рекомендуется поместить на стенде расписание дней и часов работы руководителей.

Особенно важно присутствие руководителя на выставке во время посещения ее высокопоставленными гостями, иностранными делегациями, представителями СМИ, когда возможно заключение выгодных контрактов, освещение деятельности фирмы в прессе и на телевидении.

Посещение руководством туристического предприятия стендов других компаний поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы.

Во время работы выставки руководитель должен регулярно проверять предпринятые действия, давая реальную оценку происходящим событиям и планируя дальнейшую работу экспозиции. Для этого в конце рабочего дня он должен проводить групповые совещания и обсуждать на них следующие вопросы:

    1) сбор и оценка данных о поведении конкурентов; 2) установление степени функциональности стенда; 3) изучение реакции посетителей; 4) определение недостатков в отношении внешнего вида стенда; 5) определение степени согласованности действий персонала; 6) контакты со средствами массовой информации.

Оценка ежедневно собираемой информации является основой для составления плана на следующий день, которая нередко предполагает внесение изменений в организацию работы стенда, корректировку методов реализации целей участия, разработку дополнительных или даже новых рекламных мероприятий, некоторое изменение условий коммерческих контактов.

Похожие статьи




Работа персонала туристской фирмы во время выставки - Выставочные мероприятия в туризме

Предыдущая | Следующая