Организация службы связей с общественностью - Характеристика Министерства финансов Республики Ингушетия

Функциональные обязанности PR-подразделений, связанных с выполнением возложенных на них задач, не всегда одинаковы, но существует определенный набор стандартных функций, присущих любому PR-отделу:

    1. Определение общей PR-политики. PR-отдел разрабатывает и предлагает руководству ключевую концепцию политики организации в сфере связей с общественностью, высказывает свое мнение при выработке решений по общим вопросам, помогает организации находить и занимать определенную PR-позицию в той или иной ситуации. 2. Паблисити - приобретенная с помощью PR и рекламных усилий известность, общественная репутация, влияние для организации. PR-отдел разрабатывает и публикует в средствах информации сведения о деятельности организации, отвечает на вопросы журналистов, готовит и размещает рекламу об организации и ее подразделениях. 3. Подготовка заявлений корпорации. При подготовке речей и заявлений директоров PR-специалисты активно участвуют в их разработке и оглашении политики организации. 4. Связи с государственными органами. PR-отдел поддерживает постоянные связи с государственными учреждениями местного и республиканского уровня; готовит доклады о тенденциях государственной политики, которые могут оказать влияние на работу организации; участвует в разработке программ, направленных на продвижение точки зрения организации и в органах власти. 5. Связи с клиентами. Эта сфера коммуникаций организации с акционерами и инвесторами призвана содействовать с помощью информации об организации и достигнутых ею финансовых успехах ее положительному восприятию инвесторами. 6. Прием гостей. Сотрудники PR-отдела организовывают и проводят экскурсии по предприятиям компании, готовят торжественные мероприятия и праздники для персонала и гостей компании.

В связи с тем, что любая коммуникация имеет двустороннюю направленность, деятельность работников отдела PR сводится к выполнению двух основных функций:

    А) Функции сбора и анализа информации (работа на входе системы), то есть:
      1) исследование общественного мнения, анализ статистических данных, обобщение результатов социологических, психологических, экономических и других исследований и обработка любой другой "первичной" (полученной в ходе самостоятельно проведенных опросов, наблюдений, анкетирований и т. д.) и "вторичной" (собранной кем-то другим для аналогичных целей) информации; 2) анализ юридических, экономических и других документов;
    Б) Функции распространения информации (работа на выходе системы), то есть: подготовка информационных материалов (брошюр, статей, пресс-релизов и т. д.) для прессы, органов управления, инвесторов, сотрудников, клиентов и прочее; информирование общественности о целях и проблемах организации на пресс-конференциях, в средствах массовой информации, в почтовой корреспонденции и т. п.; совершенствование отношений с потребителями (участие в создании и размещении рекламы и продвижении товаров на рынок, организация специальных мероприятий и другие); информационное воздействие на депутатов и органы исполнительной власти для принятия более совершенных законов и решений.

Взаимодействие Минфина со СМИ осуществляет информационно-аналитический отдел.

Задачи:

    1. Участие в разъяснении через СМИ единой государственной политики, ее приоритетов, роли и значения Минфина в реформировании экономики, формирование у общественности позитивного отношения к его работе. 2. Отбор материалов, публикуемых в СМИ, по освещению деятельности Минфина, оперативная организация публикаций, реагирующих на критику в его адрес. 3. Организация и проведение пресс-конференций, брифингов, "круглых столов", встреч и интервью представителей СМИ с руководителями и специалистами Минфина.

Помимо организационного обеспечения встреч руководителей и специалистов Министерства с представителями прессы (пресс-конференции, брифинги, интервью, записи в теле и радиопрограммах) в задачи отдела входит распространение, подготовка и размещение в СМИ пресс-релизов, статей, интервью с руководителями Министерства и его подразделений и других информационных материалов о проводимых мероприятиях. Встречи с прессой проходят в специально оборудованном для этой цели Пресс Зале.

Данный отдел осуществляет сбор, анализ и распространение официальной информации о деятельности Минфина по реализации единой государственной финансовой политики, совершенствовании методов финансово-бюджетного планирования. Организуется работа по рассмотрению сообщений, опубликованных в СМИ информации, о неисполнении работниками Минфина федеральных законов, указов Президента РФ, законов РИ, указов Президента РИ, а также решений судов.

В отделе ведется мониторинг прессы, по результатам которого готовится ежедневная подборка публикаций в периодической печати по основным направлениям и событиям в сфере финансовой политики, а также с оценками работы Минфина в этой области. Осуществляется отбор и анализ информационных агентств, теле - и радиопередач.

Отдел осуществляет информационно-аналитическое обеспечение деятельности Министерства при взаимодействии с государственными органами власти, СМИ и общественными организациями. Созданы и ведутся специализированные аналитико-прогностические базы данных, в том числе и ретроспективных. При этом налажен прямой информационный обмен с аналогичными службами Администрации Президента РИ, Аппарата Правительства и Народного Собрания РИ. В настоящее время для обеспечения работы отдела сформированы базы данных по находящимся в парламенте на разных стадиях рассмотрения законопроектам, по депутатским запросам. На основе постоянного мониторинга прессы отдел еженедельно готовит анализ основных тенденций в освещении деятельности Минфина и предложений по формированию в общественном мнении его позитивного образа.

Отдел также реализуют задачи по внешним связям и протоколу:

    - Налаживает, расширяет и развивает взаимосвязи Министерства с отечественными банками и иными кредитными учреждениями и их представительствами. - Развивает деловые связи и обмен опытом работы с информационными службами государств-участников СНГ, а также других иностранных государств.

В соответствии с возложенными задачами по внешним связям и протоколу отдел осуществляет следующие функции:

    - Оказывает содействие официальным делегациям Минфина, выезжающим за пределы республики с визитами или для участия в международных встречах. - Проводит протокольные мероприятия, связанные с приемом делегаций в Министерстве. - Осуществляет взаимодействие с другими органами государственной власти и их представителями по вопросам протокольной работы. - Переводит, систематизирует и обрабатывает корреспонденцию поступающих в адрес Министра и заместителей Министра. - Осуществляет содействие в проведении стажировок в Министерстве групп финансовых. - По поручению руководства Министерства представлять в пределах своей компетенции Министерство в министерствах, ведомствах, организациях и федеральных предприятиях и вести с ними переписку, служебные переговоры, как на территории РИ, так и за ее пределами.

Информационно-аналитическому отделу предоставляется право получать от структурных подразделений Минфина необходимые документы, справки, материалы, привлекать специалистов из других отделов Минфина для подготовки материалов. Отдел имеет право созывать и проводить совещания по вопросам, входящим в его компетенцию, привлекать для участия в них представителей отделов, управлений и других организаций, подведомственных Минфину. Также управление вносит предложения руководству Минфина по вопросам совершенствованию работы Минфина, необходимости командирования своих специалистов в пределах РИ и за ее пределами.

Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Министром, осуществляющий общее руководство на основе единоначалия. Начальник имеет заместителя, который также назначается на должность или освобождается от нее Министром. Обязанности заместителя определяются начальником отдела. Круг служебных обязанностей остальных работников определяется должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке в соответствии с квалификационными справочниками должностей специалистов и служащих, утвержденными в установленном порядке. Информация, представляемая Минфином общественности, практически всегда носит официальный характер. Если информация, источником которой является Министерство, неправильная или неточная, приходится делать официальные опровержения.

Отдел занимается формированием имиджа Минфина как открытой для общества и успешно функционирующей структуры, деятельность которой направлена на развитие современной российской финансовой действительности, с целью реализации целей, поставленных перед Министерством финансов РИ. Отдел поддерживает имидж Министерства при возможных неудачах на местном и общероссийском уровнях или внутренних конфликтах. Средством поддержания и улучшения имиджа Минфина является предоставление точной, полной информации в установленные сроки. В ответе на запрос депутата всегда используется вежливая форма, сообщаются все доступные на данный момент сведения: кто занимается конкретным вопросом, на какой стадии находится его разрешение; если вопрос не входит в компетенцию органа, которому депутат направляет запрос, предоставляют координаты, куда следует обратиться.

Для информирования общественности Минфин использует собственный сайт в Интернете (www. mfri. ru). На Web-сайте публикуется различная аналитическая информация, обзоры, проекты законопроектов и статьи на финансовую тематику.

Web-сайт Министерства финансов РИ включает в себя следующие тематические разделы:

Организационная структура Министерства финансов РФ;

Официальная информация (на русском языке);

Отчетность об исполнении бюджета РИ;

Нормативная и правовая информация. Справочные материалы.

В совокупности с другими технологиями и способами взаимодействия с общественностью Web-сайт способствует решению такой сложной задачи как информирование аудитории. Web-сайт в настоящее время является не просто модным атрибутом современной организации, это ее электронное подразделение, выполняющее определенные функции, направленные на формирование и улучшение имиджа структуры, увеличение эффективности интеракций с общественностью. Но только комплексный подход к использованию Интернет технологий в государственной сфере позволит достичь реальной эффективности от подобного инструмента.

Именно поэтому следующим этапом использования Интернета Министерством должно стать внедрение технологии "электронной обратной связи", что означает двухстороннее взаимодействие с целевыми аудиториями посредством Интернета. Это позволит отслеживать реакцию общественности на деятельность Министерства, изучать целевую аудиторию, ее потребности, анализировать предлагаемые рекомендации, реализовывать новые проекты. Основное преимущество Интернета - невысокие финансовые затраты в совокупности с достаточно высокой эффективностью, что для бюджетной организации является основополагающим критерием в выборе ПР - инструмента. В Минфине существуют 2 основных и постоянных экономических понятия, вокруг которых формируются информационные поводы: бюджет и налоги. Данные информационные поводы всегда вызывают интерес общественности без привлечения дополнительных финансовых ресурсов. Информационная поддержка, базирующаяся на этих проблемных вопросах, способствует реализации следующих задач, поставленных перед Министерством финансов РИ:

    - реализации стратегических направлений единой государственной финансовой политики; - исполнению республиканского бюджета; - обеспечению устойчивости государственных финансов и их активного воздействия на социально-экономическое развитие республики; - осуществлению финансового контроля за рациональным и целевым расходованием бюджетных средств.

ПР - структура Министерства финансов РИ является на сегодняшний день удачно функционирующим, рационально расходующим бюджетные средства подразделением. Выработана успешно реализуемая стратегия, позволяющая максимально эффективно достигать поставленных целей и задач.

Похожие статьи




Организация службы связей с общественностью - Характеристика Министерства финансов Республики Ингушетия

Предыдущая | Следующая