Значение профессии секретаря в современной организации, Общие требования к профессиональной деятельности секретаря - Значение профессии секретаря в современной организации

Общие требования к профессиональной деятельности секретаря

Конец двадцатого века многое изменил в деловой жизни секретарей:

    - появились новые названия административных позиций, -значительно расширился круг административных обязанностей, - повысились требования к уровню профессионализма, - возрос и сам статус профессии секретаря.

Если обратиться, например, к рекламным объявлениям о вакансиях на позицию помощника руководителя, то можно увидеть стандартный набор из 5-7 компетенций, или профессиональных умений и личных качеств, требуемых от кандидатов на должность секретаря, а именно:

    - знание делопроизводства; - уверенное пользование компьютером; - организованность; - коммуникабельность; - стрессоустойчивость; - грамотная речь; - знание бизнес - этикета.

Современный секретарь - это специалист с профессиональным (все чаще с высшим) образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Они хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранными языками. Не случайно, самый предпочтительный возраст секретаря - от 23 лет, так как на сегодняшний день чаще всего необходимым условием для приема на работу является уже законченное высшее образование. В последние годы заметно увеличились требования, предъявляемые работодателем к опыту работы кандидатов. Их пожелания о том, чтобы претенденты имели опыт работы не менее 2-х лет на одном месте, желательно в крупной компании, кажутся вполне адекватными. Степень владения иностранными языками тоже имеет большое значение. Свободное владение хотя бы одним иностранным языком сегодня является неотъемлемой частью обязательных профессиональных навыков.

А еще секретарю очень важно хорошо знать русский язык, обладать развитой речью и богатым словарным запасом.

Высокий уровень корпоративных отношений требует также умения поддержать разговор и уверенно вести беседу. Поэтому самое востребованное качество секретаря на сегодня - это интеллигентность. Именно его, в первую очередь, называют работодатели, говоря о личностных качествах, предъявляемых к соискателю. Всему остальному можно научиться: узнать азы работы с компьютером, овладеть языком, быстро научиться делопроизводству, но вот чтобы быть культурным, интеллигентным человеком, нужны годы и годы.

В работе секретаря немало принципиально разных видов работ, например, документационное обеспечение управления и без документное обслуживание управленческих процессов.

Основываясь на общих тенденциях развития бизнеса (динамичность, конкуренция, ориентация на прибыль, развитие информационных технологий, глобализация), а также на перспективах развития самой профессии (всесторонняя административная поддержка, управление информационными потоками, обеспечение равноценной замены руководителю), можно выделить десять ключевых компетенции администратора:

    1. Коммуникабельность; 2. Ориентация на клиента; 3. Планирование и анализ; 4. Координирование; 5. Корпоративность; 6. Проактивность (предвидение и действия на опережение); 7. Принятие решений; 8. Знание компьютерных технологий; 9. Владение бизнес - этикетом и протоколом; 10. Знание иностранных языков и межкультурных различий.

Именно эти компетенции необходимо развивать, чтобы стать не просто профессиональным секретарем, но и равноправным по вкладу и значимости сотрудником своей компании, надежным рабочим партнером своего руководителя.

Кроме делопроизводства, у секретаря имеется еще масса обязанностей, которые требуют от него в каждом конкретном случае совершенно разных навыков и неожиданных решений. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении всех лиц своей организации, правильное оформление переписки, подготовку телефонных разговоров и т. д. Все это является необходимым условием оперативного выполнения срочных заданий руководства.

Сегодня высокопрофессиональный секретарь - одна из наиболее востребованных профессий на рынке труда. Поэтому у секретарей, как правило, отсутствует такая тяжелая для многих других специалистов проблема, как безработица. Спрос на профессиональных секретарей-референтов превышает предложение. К тому же хорошие места имеют свойства освобождаться по причине карьерного роста и еще чаще - декретных отпусков их обладательниц. А еще, работа секретаря, секретаря-референта или помощника руководителя практически не привязана к какой-либо определенной отрасли7. К тому же здесь достаточно низка и конкуренция. Во-первых, мужчины практически не участвуют в конкурентной борьбе, разве только в должности помощников или персональных ассистентов руководителя. Во-вторых, серьезная конкуренция существует только в среднем диапазоне зарплат, а наличие незначительных конкурентных преимуществ (опыт, высшее образование, знание иностранного языка) позволяет реально претендовать на высокую зарплату.

Итак, престиж секретаря возрастает с каждым днем. Это обусловлено востребованностью профессии, повышением квалификационных требований, возрастанием уровня заработной платы. Создаются различные сообщества, клубы секретарей, у этой профессии существуют специализированные печатные издания, во всемирной сети Интернет появляются все больше статей, всевозможных форумов в помощь людям этой профессии.

Сегодня секретарь - это сложная и важная профессия, от которой зависит успех фирмы.

Похожие статьи




Значение профессии секретаря в современной организации, Общие требования к профессиональной деятельности секретаря - Значение профессии секретаря в современной организации

Предыдущая | Следующая