Значение профессии секретаря в современной организации, Общие требования к профессиональной деятельности секретаря - Значение профессии секретаря в современной организации
Общие требования к профессиональной деятельности секретаря
Конец двадцатого века многое изменил в деловой жизни секретарей:
- - появились новые названия административных позиций, -значительно расширился круг административных обязанностей, - повысились требования к уровню профессионализма, - возрос и сам статус профессии секретаря.
Если обратиться, например, к рекламным объявлениям о вакансиях на позицию помощника руководителя, то можно увидеть стандартный набор из 5-7 компетенций, или профессиональных умений и личных качеств, требуемых от кандидатов на должность секретаря, а именно:
- - знание делопроизводства; - уверенное пользование компьютером; - организованность; - коммуникабельность; - стрессоустойчивость; - грамотная речь; - знание бизнес - этикета.
Современный секретарь - это специалист с профессиональным (все чаще с высшим) образованием, высоким интеллектом, умеющий общаться с людьми. Они хорошо разбираются в информационных технологиях, психологии, свободно владеют иностранными языками. Не случайно, самый предпочтительный возраст секретаря - от 23 лет, так как на сегодняшний день чаще всего необходимым условием для приема на работу является уже законченное высшее образование. В последние годы заметно увеличились требования, предъявляемые работодателем к опыту работы кандидатов. Их пожелания о том, чтобы претенденты имели опыт работы не менее 2-х лет на одном месте, желательно в крупной компании, кажутся вполне адекватными. Степень владения иностранными языками тоже имеет большое значение. Свободное владение хотя бы одним иностранным языком сегодня является неотъемлемой частью обязательных профессиональных навыков.
А еще секретарю очень важно хорошо знать русский язык, обладать развитой речью и богатым словарным запасом.
Высокий уровень корпоративных отношений требует также умения поддержать разговор и уверенно вести беседу. Поэтому самое востребованное качество секретаря на сегодня - это интеллигентность. Именно его, в первую очередь, называют работодатели, говоря о личностных качествах, предъявляемых к соискателю. Всему остальному можно научиться: узнать азы работы с компьютером, овладеть языком, быстро научиться делопроизводству, но вот чтобы быть культурным, интеллигентным человеком, нужны годы и годы.
В работе секретаря немало принципиально разных видов работ, например, документационное обеспечение управления и без документное обслуживание управленческих процессов.
Основываясь на общих тенденциях развития бизнеса (динамичность, конкуренция, ориентация на прибыль, развитие информационных технологий, глобализация), а также на перспективах развития самой профессии (всесторонняя административная поддержка, управление информационными потоками, обеспечение равноценной замены руководителю), можно выделить десять ключевых компетенции администратора:
- 1. Коммуникабельность; 2. Ориентация на клиента; 3. Планирование и анализ; 4. Координирование; 5. Корпоративность; 6. Проактивность (предвидение и действия на опережение); 7. Принятие решений; 8. Знание компьютерных технологий; 9. Владение бизнес - этикетом и протоколом; 10. Знание иностранных языков и межкультурных различий.
Именно эти компетенции необходимо развивать, чтобы стать не просто профессиональным секретарем, но и равноправным по вкладу и значимости сотрудником своей компании, надежным рабочим партнером своего руководителя.
Кроме делопроизводства, у секретаря имеется еще масса обязанностей, которые требуют от него в каждом конкретном случае совершенно разных навыков и неожиданных решений. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении всех лиц своей организации, правильное оформление переписки, подготовку телефонных разговоров и т. д. Все это является необходимым условием оперативного выполнения срочных заданий руководства.
Сегодня высокопрофессиональный секретарь - одна из наиболее востребованных профессий на рынке труда. Поэтому у секретарей, как правило, отсутствует такая тяжелая для многих других специалистов проблема, как безработица. Спрос на профессиональных секретарей-референтов превышает предложение. К тому же хорошие места имеют свойства освобождаться по причине карьерного роста и еще чаще - декретных отпусков их обладательниц. А еще, работа секретаря, секретаря-референта или помощника руководителя практически не привязана к какой-либо определенной отрасли7. К тому же здесь достаточно низка и конкуренция. Во-первых, мужчины практически не участвуют в конкурентной борьбе, разве только в должности помощников или персональных ассистентов руководителя. Во-вторых, серьезная конкуренция существует только в среднем диапазоне зарплат, а наличие незначительных конкурентных преимуществ (опыт, высшее образование, знание иностранного языка) позволяет реально претендовать на высокую зарплату.
Итак, престиж секретаря возрастает с каждым днем. Это обусловлено востребованностью профессии, повышением квалификационных требований, возрастанием уровня заработной платы. Создаются различные сообщества, клубы секретарей, у этой профессии существуют специализированные печатные издания, во всемирной сети Интернет появляются все больше статей, всевозможных форумов в помощь людям этой профессии.
Сегодня секретарь - это сложная и важная профессия, от которой зависит успех фирмы.
Похожие статьи
-
Иные категории секретарей - Значение профессии секретаря в современной организации
Секретарь на телефоне: к числу основных должностных обязанностей относятся ответы на телефонные звонки, их переадресация, прием факсов. Секретарь на...
-
Секретарь руководителя, Секретарь-референт - Значение профессии секретаря в современной организации
Секретарь руководителя (офиса) выполняет довольно значительный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встреча клиентов, ведение делопроизводства,...
-
Категории современных секретарей - Значение профессии секретаря в современной организации
Функциональные различия в деятельности секретарей привели к тому, что появились различные современные модификации секретарей как персонала офиса:...
-
Введение - Значение профессии секретаря в современной организации
Актуальность темы исследования обусловлены переменами, происходящими в сфере экономических отношений и взаимосвязей как внутри предприятия, так и по...
-
Заключение - Значение профессии секретаря в современной организации
Таким образом, наиболее оптимальный вариант должностной инструкции профессии секретаря выявлен: Должностная инструкция секретаря...
-
Суть профессиональной деятельности секретаря руководителя (как, впрочем, и секретаря в более широком контексте) сводится к организационно-техническому...
-
Повседневная деятельность секретаря регламентируется: - законодательством, иными нормативно-правовыми актами, содержащим нормы права, затрагивающие...
-
Понятие и виды организаций Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание...
-
Общие требования к кадровому планированию - Кадровое планирование в организации
Общие требования к кадровому планированию в современных условиях сводятся к следующему: 1. Кадровое планирование должно быть тесно увязано со стратегией...
-
В качестве вступления ко второй части главы дадим определения понятиям профессионального и психологического отбора: Профессиональный отбор - это...
-
Институт наставничества в организации профессиональной подготовки сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации способствует совершенствованию...
-
Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации На сегодняшний день развитие коммуникации как социологического, психологического,...
-
Общие рекомендации по адаптации молодых специалистов в профессиональной деятельности В настоящее время, сами подходы по адаптации управления персоналом,...
-
Инновационный менеджер должен уметь браться за нечто новое, кажущееся другим невозможным, а затем делать это обычным, хорошо известным и даже...
-
Под понятием "профессионализм" понимается способность специалиста к достижению определенных профессиональных результатов. Сложная структура понятия...
-
Оценка качества работы лидера в организации - Власть и управление в деятельности организации
Оперативное управление деятельностью ООО "Нептун" осуществляет генеральный директор. Особое значение в формировании имиджа организации имеет имидж...
-
Введение - Власть и управление в деятельности организации
Управление предприятием предполагает использованием руководителем таких инструментов, как авторитет и власть. В зависимости от этих инструментов их...
-
Общая характеристика организации Туристическая фирма "Вояж" предоставляет туристическое и экскурсионное обслуживание. Фирма уделяет особое внимание тому,...
-
Общая характеристика организации "Креп Центр" Строительный рынок Республики Бурятия достаточно разнообразен. С увеличением объемов строительных работ...
-
Общие положения создания советов наставников К наставнической работе в качестве наставников привлекаются лица начальствующего состава органов внутренних...
-
Инструменты и формы работы с молодыми специалистами в организации Рассмотренные выше виды, типы, подходы, этапы, направления, характеристики, стадии...
-
Общая характеристика организации - Анализ деятельности предприятия ООО "Саратоворгсинтез"
ООО "Саратоворгсинтез" создано на базе производственного объединения "Нитрон", датой образования которого считается 1957 г. В июле 1999 года предприятие...
-
Руководители российских предприятий и фирм испытывают трудности, связанные с переходом к новым экономическим отношениям. Расширяется пространство их...
-
ИСТОРИЯ КОМПАНИИ, ЦЕЛИ И ВИДЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ Компания была основана в 2010 году, в городе Атырау, согласно Закона Республики Казахстан от 22...
-
Понятие и сущность профессиональной адаптации О понятии адаптации говорится достаточно много. Каждый по-своему трактует значение этого термина и имеет...
-
Введение, Общая характеристика предприятия - Деятельность компании "Google"
Система управления является главной составляющей любой компании. Система управления организации предназначена для того, чтобы все протекающие в ней...
-
Роль оценки персонала организации в процессе найма и отбора персонала Оценка персонала является неотъемлемой частью всей системы управления в...
-
Совершенствование профессионализма, компетентности, мышления и стиля работы персонала - процесс многоплановый, непрерывный, постоянно усложняющийся....
-
Потенциал организации играет огромную роль в ее жизнедеятельности. В данной организации можно наблюдать, что руководитель и подчиненные находятся в...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
Организация совещаний - Деловая этика секретаря и руководителя
Для успешного проведения, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка,...
-
Наставники - профессиональное ядро органов внутренних дел. Еще со времен Александра Суворова институт наставничества существовал и развивался как одна из...
-
Профессиональный адаптация наставничество библиотечный Современное общество предъявляет высокие требования к качеству подготовки специалистов....
-
"К настоящему времени известны четыре основных подхода, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления. 1. Подход с позиций...
-
Заключение - Власть и управление в деятельности организации
Авторитет руководителя предполагает неукоснительное выполнение подчиненными его распоряжений и указаний: в одном случае они выполняются добровольно, а в...
-
Сущность кадрового потенциала. Формирование требований к потенциальным работникам организации Одной из важных задач, стоящих перед предпринимателем,...
-
Критерии оценки деятельности персонала - Аудит персонала организации (на примере ООО "Гранд Тур")
При разработке системы оценки работника необходимо решить, на основании каких критериев будет производиться оценка, иными словами, что именно в...
-
Основные направления и виды обучения персонала в организации Эффективное управление персоналом и развитие организации во многом определяются личностными...
-
HR-менеджер (Human Resources) переводится дословно как "человеческие (трудовые) ресурсы") - это специалист, основной задачей которого является...
-
Характеристика и отличительные особенности - Изучение найма управленческого персонала
Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в...
Значение профессии секретаря в современной организации, Общие требования к профессиональной деятельности секретаря - Значение профессии секретаря в современной организации