Заключение - Значение профессии секретаря в современной организации

Таким образом, наиболее оптимальный вариант должностной инструкции профессии секретаря выявлен:

Должностная инструкция секретаря

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т. п.)

" " ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с _____________________________________

(наименование должности лица, на которого ______________________________________________________ и в соответствии составлена настоящая должностная инструкция) положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

    1.1. Секретарь относится к категории специалистов. 1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее ____ лет, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel). 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4. Секретарь должен знать:
      - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия; - положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; - структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; - устав предприятия; - организацию делопроизводства; - методы оформления и обработки документов; - архивное дело; - машинопись; - правила пользования приемно-переговорными устройствами; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; - основы этики и эстетики; - правила делового общения; - правила эксплуатации вычислительной техники; - основы административного права и законодательства о труде; - правила внутреннего трудового распорядка; - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
    1.5. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

    2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.2. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 2.3. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.4. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. 2.5. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.6. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 2.7. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. 2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.9. Организует командировки руководителя: заказывает авиа - и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.10. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

III. Права

Секретарь имеет право:

    3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. 3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.5. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.7. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению. 3.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

    4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________

(наименование, _____________________________.

Номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия) _________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)

____________________________

(подпись)

" " ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

" " _____________ 20__г.

Похожие статьи




Заключение - Значение профессии секретаря в современной организации

Предыдущая | Следующая