Техника общения по телефону - Деловая этика секретаря и руководителя
Снимайте трубку не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона.
Подняв трубку, назовите свое учреждение, отдел и вашу должность.
Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают.
В вашем голосе должна звучать заинтересованность.
Не давайте выхода своим отрицательным эмоциям. Ваш собеседник не виноват в том, что, возможно, за пару минут до этого вы имели с кем-либо неприятный разговор или у вас личные проблемы.
Если вам необходимо прервать разговор, чтобы ответить на другой звонок, попросите у вашего собеседника разрешения сделать это.
Добейтесь того, чтобы в вашем голосе "звучала" улыбка. Это очень просто: улыбнитесь самой себе, когда снимаете трубку. Ваш голос должен звучать дружелюбно.
Договариваясь о следующем телефонном разговоре, следует уточнить, какое время удобно для собеседника.
Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то лучший ответ звучит примерно так: "Хороший вопрос. Разрешите уточнить для вас и перезвонить?"
Трубку снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений и ручка.
Обязательно надо записать:
Дату и время звонка;
Фамилию, имя, отчество и должность звонившего;
Суть сообщения;
По какому номеру перезвонить и когда.
Типичные ошибки при телефонном общении:
Неготовность вести диалог;
Недружелюбие, сухость в общении;
Подчеркнутая краткость, граничащая с невежливостью;
Нетерпение;
Желание быстрее закончить разговор и положить трубку;
Отсутствие обращения к собеседнику по имени-отчеству;
Недостаточное участие в проблемах собеседника;
Долгие паузы, связанные с поиском документов.
Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашем учреждении не сложилось превратного представления.
Я не знаю;
Мы не сможем этого сделать;
Вы должны....;
Подождите секунду, я скоро вернусь;
Нет
10 телефонных грехов:
Конкретная цель разговора неясна самому звонящему;
Неудобное для собеседника время звонка;
Долгий поиск номера абонента (при отсутствии систематических записей);
Звонок без предварительной подготовки необходимых материалов;
Предварительно не записаны план разговора и ключевые слов;
Собеседнику не сообщается цель разговора;
Импровизация вместо того, чтобы действовать по плану;
Длинные монологи, не дающие возможности собеседнику высказаться;
Не ведется запись основных результатов делового разговора;
Неконкретные договоренности.
Рекомендации по ведению служебного телефонного разговора
Ситуация |
Рекомендация |
Когда звонят секретарю | |
Во время телефонного звонка абонента |
Трубку звонящего телефона следует снимать после первого или второго звонка. Отвечая на звонок необходимо представиться. Например: "Доброе утро, секретариат Межкомбанка. У телефона - Галина Ивановна". |
Если абонент не назвал себя |
В этом случае уместны следующие фразы: "Представьтесь, пожалуйста!"; "Как Вас представить?". |
Если необходимо снять создавшееся напряжение в разговоре |
В этом случае необходимо прервать собеседника в подходящем месте и спросить: "Могу ли я Вам чем-то помочь?". |
Если секретарь переадресует телефонный звонок другому сотруднику |
В этом случае следует назвать абоненту фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон. |
В случае отсутствия руководителя |
В этом случае секретарь должен спросить: "Что ему передать?" или "Продиктуйте, пожалуйста, я запишу". |
Чтобы избежать высказывания по телефону слишком откровенно и не проявить свою осведомленность в делах организации |
В этом случае следует ответить: "Этот вопрос не в моей компетенции" или "По этому вопросу Вам необходимо переговорить с директором" и т. д. |
Если возникла необходимость во время телефонного разговора навести справку по какому-то вопросу |
В этом случае необходимо предупредить абонента о продолжительности поиска нужной информации, а если ее быстро найти невозможно, то нужно извиниться и попросить абонента перезвонить позже, в удобное для него время или попросить у него его номер телефона и позвонить самому. |
Как умело завершить разговор по телефону |
Заканчивает разговор тот, кто позвонил (он же звонит повторно, если разговор был прерван по каким-либо причинам). Разговор можно завершить такими словами: "Спасибо, что позвонили", "Рада была Вас слышать", "Успехов Вам" и т. п. |
Когда звонит секретарь | |
После того, как номер набран и получен ответ-подтверждение |
Необходимо представиться, сообщить название организации и область ее деятельности, затем фамилию нужного сотрудника. Далее следует уточнить, удобно ли абоненту говорить в данный момент или лучше обсудить вопрос в другое, более подходящее время. |
После взаимных представлений |
Следует изложить причину, по которой он звонит. Начать можно словами: "Мне поручено", "Мы вынуждены обратиться" и т. п. |
Если разговор слишком затягивается, а участник телефонного диалога не собирается завершать беседу |
В этом случае нужно задавать вопросы таким образом, чтобы он был вынужден отвечать односложно: "Да" или "Нет". |
Если секретарь звонит по междугородному телефону |
Следует назвать город, из которого звонит секретарь, должность своего руководителя и название организации и после этого сообщить, кого он и по какому вопросу хотел бы пригласить для разговора. |
Если нужный сотрудник отсутствует |
В этом случае секретарь должен повторить свои данные и точно указать время, когда он будет звонить снова. |
Похожие статьи
-
Организация совещаний - Деловая этика секретаря и руководителя
Для успешного проведения, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка,...
-
Этикет секретаря - Деловая этика секретаря и руководителя
В приемной руководителя бывает множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее, руководителя и...
-
Средства создания привлекательного имиджа - Деловая этика секретаря и руководителя
Для имиджа секретаря важно все: и манеры, и культура речи, и одежда, и интерьер офиса. Производит, например, хорошее впечатление на посетителей, когда...
-
ЭТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ, Этические нормы организации и этика руководителя - Деловая этика
Этические нормы организации и этика руководителя Этические нормы выступают в роли регулятора отношений в коллективе, который или будет способствовать...
-
Роль и значение делового общения Умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать...
-
Введение - Деловая этика секретаря и руководителя
Под этикой в широком смысле понимается система универсальных и специфических нравственных требований и норм поведении, реализуемых в процессе...
-
Основная часть: Деловое общение: закономерности и тактика - Деловое общение
...Умение общаться с людьми - такой же Покупаемый за деньги товар, как кофе или Сахар. И я готов платить за это умение Больше, чем за какой-либо другой...
-
Групповые формы делового общения - Деловое общение в сфере туризма
Наряду с диалоговым общением, существуют различные формы группового обсуждения деловых (служебных) вопросов. Наиболее распространенными формами являются...
-
ВЕРБАЛЬНОЕ ОБЩЕНИЕ, Основы деловой риторики - Деловая этика
Основы деловой риторики Риторика в переводе с греческого -- теория красноречия. Деловая риторика является прикладным направлением общей риторики,...
-
Управление деловым общением - Деловая этика
Управление общением -- это многообразные формы и методы управления взаимодействием людей. В процессе делового общения благодаря установившимся контактам...
-
Деловое общение реализуется в следующих основных формах - Деловая этика
- Деловая беседа -- передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам или проблемам. По итогам деловых бесед принятие решений,...
-
Виды делового общения - Деловая этика
Деловое общение -- это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом. Деловое общение отличается...
-
Особенности деловой беседы как вида речевой коммуникации - Деловая беседа
Деловая беседа представляет собой акт прямой взаимной коммуникации в официально-деловой сфере, осуществляемый посредством слов и невербальных средств...
-
Деловое общение - Деловое общение
Деловой общение управленческий коммуникативный В нашей стране долгое время деловые контакты в управленческой сфере сводились, в основном, к отдаче и...
-
Фазы общения, Средства общения - Деловое общение
Из всех фаз общения наиболее ответственная фаза подготовки, если она оказывается возможной. Общение нужно планировать, правильно выбрать место и время,...
-
Секретарь руководителя, Секретарь-референт - Значение профессии секретаря в современной организации
Секретарь руководителя (офиса) выполняет довольно значительный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встреча клиентов, ведение делопроизводства,...
-
Этические проблемы деловых отношений - Деловая этика
В последние десятилетия этическая сторона деловых отношений как сфера научно-практического знания в странах с развитой рыночной экономикой переживает...
-
Деловое совещание как форма делового общения в SK Royal Hotel - Деловое общение
SK Royal Hotel Tula -- идеальное место для проведения различных мероприятий: семинаров, тренингов, презентаций, деловых переговоров, а также...
-
Этапы и фазы делового общения - Деловое общение
Анализ структуры делового общения менеджера и его динамики позволяет выделить четыре основных этапа. 1. Психологическое "чтение" особенностей поведения,...
-
В современных условиях все большее значение приобретает решение вопросов, связанных с управлением персоналом, занимающим в новых условиях ключевое...
-
Влияние личностных качеств на общение - Деловое общение в сфере туризма
Личность обладает индивидуальными чертами и качествами - интеллектуальными, нравственными, эмоциональными, волевыми, формирующимися под воздействием...
-
Возникновение деловой этики в России - Деловая этика в ОАО "РЖД"
Развитие этических норм бизнеса в России имеет свои особенности, что объясняется спецификой исторического пути, пройденного нашим государством....
-
Этика решения спорных вопросов, конфликтных ситуаций - Деловая этика
В психологической литературе обычно выделяют такие сущностные свойства конфликта, как: противоречие между интересами, ценностями, целями, мотивами,...
-
Факторы повышения эффективности делового общения - Деловое общение в сфере туризма
Менеджер должен не только обладать навыками делового общения, но повышать эффективность отдельных его видов. Рассмотрим некоторые из них, наиболее важные...
-
В политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности важную роль играют деловые беседы и переговоры. Изучением этики и психологии...
-
Методы и подходы для оценки деловых и личных качеств руководителей и специалистов на процесс управления Создать систему оценки, одинаково...
-
Персонал руководитель лидерство стиль Чтобы руководитель или специалист мог успешно управлять трудовым коллективом, он должен удовлетворять некоторым...
-
Общие положения - Деловое общение в сфере туризма
Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не важнейшим, фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе,...
-
Заключение - Законы делового общения
Подводя итоги работы следует отметить следующее. Передаваемая в процессе коммуникации информация включает в себя непосредственно речевую составляющую...
-
1. Общие выводы и рекомендации по улучшению работы с персоналом. Менеджер имеет власть над подчиненными, однако в некоторых ситуациях и подчиненные имеют...
-
Подбор кандидатов - это сопоставление профессионально - квалификационных требований конкретных должностей с характеристиками кандидатов (квалификация,...
-
Ответ на письмо-предложение - Деловое письмо
Ответ на письмо с предложением о сотрудничестве может быть положительным, отрицательным или нейтральным, если получатель не вполне уверен в результате...
-
Иные категории секретарей - Значение профессии секретаря в современной организации
Секретарь на телефоне: к числу основных должностных обязанностей относятся ответы на телефонные звонки, их переадресация, прием факсов. Секретарь на...
-
Самоорганизация работников для продвижения по карьерной лестнице - Деловая карьера
Как уже отмечалось выше, процесс организации карьерного роста работников начинается с момента его принятия и до предполагаемого увольнения с работы. Как...
-
Современный этап развития характеризуется ускорением темпов технического прогресса и возрастание его роли как фактора конкурентной борьбы. ООО "Нептун"...
-
Общение является сложным и емким феноменом, толкование его как понятия зависит от исходных теоретических и критериальных оснований. Общение в самом общем...
-
Виды делового общения - Деловое общение в сфере туризма
По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические...
-
Виды делового общения и их характеристика - Деловое общение в сфере туризма
Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и...
-
Деловое и управленческое общение, Роль и значение делового общения - Деловое общение в сфере туризма
Роль и значение делового общения Умение общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать...
-
Вводные положения - Законы делового общения
Люди, как правило, высказывают одно, а думают совсем другое, поэтому очень важно понимать их истинное состояние. Испытываемые в душе эмоции люди обычно...
Техника общения по телефону - Деловая этика секретаря и руководителя