Суть профессиональной деятельности секретаря - Значение профессии секретаря в современной организации

Суть профессиональной деятельности секретаря руководителя (как, впрочем, и секретаря в более широком контексте) сводится к организационно-техническому обеспечению деятельности конкретного должностного лица. При этом в качестве основных составляющих организационного обеспечения следует, по нашему мнению, выделить:

Организацию повседневной деятельности руководителя;

Организацию протокольных мероприятий (совещаний, приемов и пр.), проводимых с участием руководителя.

В свою очередь, к наиболее значимым составляющим технического обеспечения деятельности руководителя следует отнести:

Управление документацией (офисной или документацией компании в целом);

Документирование соответствующих вопросов деятельности руководителя;

Выполнение мероприятий, направленных на создание условий, способствующих повышению эффективности деятельности руководителя.

Кроме того, в качестве самостоятельной составляющей секретарской работы следует, на наш взгляд, выделить и профессиональную подготовку работника.

Подразумевается, что работник способен самостоятельно решать в рамках каждого направления только тот объем задач, который соответствует его профессиональным возможностям (что лишний раз подчеркивает необходимость постоянного совершенствования секретарем руководителя своей квалификации). При более значительном объеме задач секретарь (с ведома руководителя) вправе поручить выполнение некоторых из них другим работникам, сохранив за собой функции по координации их действий.

В частности, техническая подготовка документов может быть возложена на секретаря-машинистку (оператора персонального компьютера), стенографическое сопровождение протокольных мероприятий - на секретаря-стенографистку и т. д. На предприятиях (в организациях, учреждениях) акционерного типа (ЗАО, ОАО и др.) секретарь руководителя, как правило, выполняет часть задач во взаимодействии с корпоративным секретарем акционерного общества. В необходимых случаях секретарь руководителя, кроме того, взаимодействует с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами компании, а также с ее деловыми партнерами.

Уточним, что выполнение комплекса задач по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя силами одного секретаря имеет место в условиях малого предприятия и у индивидуального предпринимателя. На средних и крупных предприятиях (в соответствующих организациях, учреждениях) выполнение указанных задач, как правило, возлагается на двух-трех и более работников, в том числе в составе специально уполномоченного структурного подразделения: секретариата, офиса, канцелярии, группы обеспечения управления, общего отдела, управления делами и т. п.

Похожие статьи




Суть профессиональной деятельности секретаря - Значение профессии секретаря в современной организации

Предыдущая | Следующая