Процесс планирования в организации - Виды планирования
Деятельность, связанную с планированием, можно разделить на несколько основных этапов:
- 1. Процесс составления планов, или непосредственный процесс планирования, то есть принятие решений о будущих целях организации и способах их достижения. Результатом процесса планирования является система планов. 2. Деятельность по осуществлению плановых решений. Результатами этой деятельности являются реальные показатели деятельности организации. 3. Контроль результатов. На этом этапе происходит сравнение реальных результатов с плановыми показателями, а также создание предпосылок для корректировки действий организации в нужном направлении. Несмотря на то, что контроль является последним этапом плановой деятельности, его значение очень велико, поскольку контроль определяет эффективность планового процесса в организации.
Таким образом, процесс планирования является первым этапом общей деятельности фирмы.
Процесс планирования -- это не простая последовательность операций по составлению планов и не процедура, смысл которой в том, что одно событие обязательно должно произойти вслед за другим. Процесс требует большой гибкости и управленческого искусства. Если определенные моменты процесса не соответствуют поставленным организацией целям, они могут быть обойдены, что невозможно в процедуре. Участвующие в процессе планирования люди не просто выполняют предписанные им функции, а действуют творчески и способны к изменению характера действия, если этого требуют обстоятельства.
Процесс планирования состоит из ряда этапов, следующих друг за другом.
Первый этап. Фирма проводит исследования внешней и внутренней среды организации. Определяет главные компоненты организационной среды, выделяет те из них, которые действительно имеют значение для организации, проводит сбор и отслеживание информации об этих компонентах, составляет прогнозы будущего состояния среды, производит оценку реального положения фирмы.
Второй этап. Фирма устанавливает желаемые направления и ориентиры своей деятельности: видение, миссию, комплекс целей. Иногда этап установления целей предшествует анализу среды.
Третий этап. Стратегический анализ. Фирма сравнивает цели (желаемые показатели) и результаты исследований факторов внешней и внутренней среды (ограничивающих достижение желаемых показателей), определяет разрыв между ними. При помощи методов стратегического анализа формируются различные варианты стратегии.
Четвертый этап. Производятся выбор одной из альтернативных стратегий и ее проработка.
Пятый этап. Подготавливается окончательный стратегический план деятельности фирмы.
Шестой этап. Среднесрочное планирование. Готовятся среднесрочные планы и программы.
Седьмой этап. На основе стратегического плана и результатов среднесрочного планирования фирма разрабатывает годичные оперативные планы и проекты.
Восьмой и девятый этапы, не являясь стадиями непосредственного процесса планирования, тем не менее определяют предпосылки для создания новых планов, которые должны учитывать:
- - что организации удалось сделать, реализуя свои планы; - каков разрыв между плановыми показателями и фактическим выполнением.
В целом процесс планирования представляет собой замкнутый цикл с прямой (от разработки стратегии к определению оперативных планов до реализации и контроля) и обратной (от учета результатов выполнения к переформулированию плана) связью.
Результатом процесса планирования является система планов. План включает основные показатели деятельности, которые должны быть достигнуты к концу планового периода. По сути план -- это набор инструкций для менеджеров, описывающих, какую роль каждая часть организации должна играть в процессе достижения целей фирмы.
Процесс планирования сложен и разнообразен. Этим определяется комплексный характер системы планов, которую можно разделить на следующие элементы.
- 1. Стратегический план, по-другому называемый генеральным планом фирмы (часто составляется на 5 лет вперед) и общефирменные планы, составленные в продолжение стратегического плана. 2. Стратегические планы отдельных деловых единиц, входящих в состав фирмы. 3. Оперативные планы организации:
- - общефирменные планы текущей деятельности, так называемые"хозяйственные планы", или "планы прибыли", рассчитываются на один год. С помощью планов текущей деятельности товары и услуги производятся и поставляются на рынок; - текущие планы подразделений, в том числе бюджетные, дополняют общефирменные планы текущей деятельности.
Кроме указанных видов плановых документов организация должна составить вспомогательные планы, которые нужны для лучшей организации планирования на предприятиях: план организации планирования, планы действий при непредвиденных обстоятельствах, программы обратной связи, программы оценки планов.
Внутрифирменное планирование приносит хорошие плоды, если процесс планирования с самого начала правильно организован.
Прежде чем приступить к непосредственному планированию, ответственные за планирование на предприятии должны принять содержание и последовательность процесса планирования.
Крупное предприятие, как правило, осуществляет процесс планирования целиком, без существенных изъятий. Сложно организованная фирма нуждается как в стратегическом плане, так и в среднесрочных планах и программах, а также во всех разновидностях оперативного планирования. Большая фирма должна заботиться о подготовке и реализации проектов развития новых товаров, новых подразделений.
Фирмы более скромных размеров часто упрощают процесс планирования, сводя его к составлению 5-летнего стратегического плана и годичных оперативных планов.
При этом, если небольшая организация ориентирована на создание наступательных планов, она также подготавливает проект развития своего производства (дела).
Определив составные элементы процесса планирования, ответственные за эту деятельность должны установить последовательность действий по планированию.
Логически, как это вытекает из схемы процесса планирования, составление тактических планов следует за стратегическим планированием.
Однако многие менеджеры и плановики, являясь крепкими практиками и имея обширный опыт оперативного планирования, при первых шагах в стратегическом планировании опасаются начинать плановую деятельность с определения стратегии. Формулирование самых общих направлений деятельности организации представляется им занятием слишком абстрактным, не совсем полезным и даже опасным с точки зрения потери времени и внимания к-неотложным-задачам.
Такие менеджеры занимаются разработкой оперативных планов как основным видом плановой деятельности, а стратегическое планирование рассматривают как пробное, побочное занятие. В таких случаях последовательность планирования оказывается противоположной: сначала составление оперативных планов, а затем разработка стратегии. Но, как показывает опыт, постепенно, через 2-3 годичных цикла, менеджеры осознают важность стратегического планирования, приобретают необходимые навыки и обнаруживают, что им удобнее следовать от стратегии к тактике.
Встречаются ситуации, когда стратегические и оперативные планы выполняются одновременно. Главный недостаток такой практики -- это возникновение препятствия к эффективному планированию: неотложность оперативных решений начинает доминировать над стратегическими проблемами, и фирма теряет основные ориентиры своей деятельности.
Если содержание и последовательность процесса определены, полезным для организации является составление схем воспроизводящих процесс планирования в календарной последовательности. Эти схемы могут иметь различный вид: диаграммы, таблицы, графические цепочки, графики-пирамиды и т. д. В любом случае такие схемы помогают организации:
- - лучше уяснить процесс планирования в целом; - классифицировать его и распределить стадии процесса по различным периодам года; - организовать процесс контроля за выполнением каждого этапа процесса планирования.
Конечно, последовательные схемы не могут стать всеобъемлющим документом планирования, потому что:
- Ш во-первых, они не могут отразить всех изменений, происходящих в рамках фирмы, показать все элементы процесса планирования; Ш во-вторых, на схеме трудно обозначить все взаимосвязи между элементами процесса планирования, все силовые воздействия и потоки информации.
Большая часть информации по планированию передается в устной форме, в виде специальных сообщений, на совещаниях и т. д.
Тем не менее, составление схем очень полезно для участников планирования, так как это дисциплинирует плановую деятельность.
Процесс планирования в организации продолжается непрерывно в течение года. Две основные части планирования выполняются в разные периоды года: составление стратегического плана обычно происходит в I и II четвертях (кварталах) финансового года, оставшееся время занимает оперативное планирование. Оперативные планы конкретизируют содержание 5-летних планов для первого года действий.
В соответствии со схемами последовательного планирования определенные операции по планированию (например, составление бюджета) осуществляются регулярно, ежегодно, приблизительно в один и тот же период года. Но если в выполнении планов есть серьезные отклонения, то нет другого выхода, как пересмотреть план в тот момент, когда эти отклонения обнаружились (например, произвести пересмотр бюджета не в январе, а в мае).
В процессе планирования принимают участие:
Ь во-первых, высшее руководство организации;
Ь во-вторых, команда плановиков;
Ь в-третьих, руководители и специалисты подразделений.
Идеальной, как уже указывалось, является такая ситуация, когда все работники организации привлекаются к обсуждению и составлению планов.
Высшее руководство является "архитектором" процесса планирования, определяет его основные фазы и последовательность планирования.
Высший менеджмент должен сделать процесс планирования доступным и понятным для каждого сотрудника организации, он должен уметь максимально вовлекать в него своих работников.
Другая функция высшего руководства заключается в разработке стратегии фирмы и принятии решений по стратегическому планированию. Руководство фирмы определяет общие цели ее развития и основные способы их достижения.
Разработка стратегии требует от высшего менеджмента аналитических способностей и масштабного мышления.
Руководство среднего и низшего звена, а также специалисты подразделений занимаются разработкой оперативных планов. В обязанности специалистов входит также анализ внутренней и внешней среды организации, составление прогнозов. Руководители подразделений и штатные работники объединяются в оценке альтернативных стратегий, предложенных для организации.
Служба планирования принимает участие в разработке стратегии фирмы, прояснении ее основных целей. Однако осуществляют эту функцию плановики, выступая в роли советников, консультантов. Нередко ключевые вопросы стратегии плановик и высший управляющий обсуждают в личной беседе, дискуссии. Окончательные решения, связанные с утверждением стратегии, принимает высшее руководство.
Плановики, наряду с другими специалистами, осуществляют анализ и проводят оценку внешней и внутренней среды фирмы. Часто они владеют наиболее ценной информацией о фирме.
Вместе с менеджерами плановики участвуют в составлении прогнозов о возможном будущем фирмы, занимаются подготовкой прогнозной части окончательного плана.
Плановики дают советы и консультации по вопросам техники планирования, способствуют распространению профессиональных методов планирования. Плановая служба помогает высшему менеджменту в организации и проведении учебы, необходимой для того, чтобы все участники планирования были готовы к внедрению эффективных нововведений в данном процессе.
Плановики должны стремиться создать дух творческого отношения работников к планированию своего будущего, научить людей взаимодействовать при этом друг с другом.
Полезным для организации является привлечение консультанта по планированию.
Консультант по планированию в ходе данной работы помогает советами по организации и содержанию планирования. Чтобы давать объективную оценку планированию, он должен быть нейтральным по отношению к целям организации и результатам ее деятельности. Консультантом может быть как внутренний участник организации (работник, менеджер), так и внешний. В любом случае он обязан обладать четким и глубоким знанием теории и практики внутрифирменного планирования, вызывать уважение и доверие, для того чтобы иметь возможность выполнять в спорных случаях функцию третейского-судьи.
Внутреннего консультанта отличает знание различных сторон жизни фирмы. Внешнему консультанту свойственны богатый и разнообразный опыт планирования, но недостатком сотрудничества с ним является его ограниченность во времени. К обязанностям консультанта относятся:
- - помощь в подготовке решений по планированию; - обучение и консультирование высшего руководства по вопросам планирования; - советы в организации совещаний по планированию, помощь в подведении итогов совещаний; - рекомендации по составлению плановой документации. Как организованы плановые команды, какова их величина? Состав и величина служб планирования в организации зависят от типа организационной структуры (централизованная или децентрализованная), от представлений о стиле управления.
Одним из самых важных факторов, определяющих строение службы планирования, является размер организации.
- 1. Очень многие маленькие фирмы не нуждаются в плановике, работающем на полную ставку. Поэтому они зачастую вовсе отказываются от его услуг. Эту неразумно. Полезнее привлечь работника на неполную ставку или пригласить плановика на полную ставку, но на определенный период времени, связанный с составлением планов. Оправдывает себя приглашение внешнего консультанта по вопросам планирования. 2. Для организаций средних размеров характерным является выполнение функций специалиста по планированию одним постоянным работником на полной ставке. 3. В больших фирмах размеры служб планирования варьируются от 1--2 человек, а иногда -- до сверхраздутых планирующих подразделений величиной в 100 человек. Крупные службы планирования включают в себя как профессиональных плановиков, так и технический персонал. Для организации работ крупных служб планирования необходима должность администратора, который координирует процесс планирования: устанавливает порядок и ведет контроль за составлением документации по планированию, организует проведение профессиональных совещаний, оформляет и распространяет итоговые документы этих совещаний и т. д.
Несмотря на то, что плановик не обладает правом принятия решений по планированию, он является очень важной фигурой в определении содержательного и организационного аспектов планового процесса. Таким, образом планирование необходимо всем предприятием, для того чтобы добиться успеха в условиях конкуренции, а в первую очередь для правильного оперативного управления основным производством, о чем речь пойдет ниже, во второй главе.
Похожие статьи
-
Этапы развития и методы планирования - Инновационный менеджмент в организациях сферы услуг
Можно выделить несколько этапов планирования, связанных с изменением его "философии": Традиционное (директивное) планирование. Нормативно-целевое...
-
Разделы текущего планирование - Виды планирования
Весь процесс планирования в экономической организации можно разделить на две основные стадии: разработка стратегии деятельности фирмы (стратегическое...
-
Процесс кадрового планирования, его стадии и задачи - Кадровое планирование и его значение
Кадровое планирование считается наиболее важным инструментом, который используется в управлении персоналом. Как составная часть всей системы планирования...
-
Планирование в сфере услуг Планирование - важнейшая составная часть системы хозяйствования, состоящая в разработке, реализации планов и контроль, их...
-
Основное преимущество стратегического планирования состоит в большей степени обоснованности плановых показателей, в большей вероятности реализации...
-
Преимущества и недостатки стратегического планирования - История стратегического планирования
Основное преимущество стратегического планирования состоит в большей степени обоснованности плановых показателей, в большей вероятности реализации...
-
Содержание процесса разработки предпринимательских управленческих решений определяется координацией, коммуникацией и принятием решений. В исследуемой...
-
Состояние стратегического управления в организации Стратегическое управление, в отличие от оперативного управления, призвано обеспечить выживание...
-
Стратегическое планирование можно рассматривать как динамическую совокупность шести взаимосвязанных управленческих процессов, логически вытекающих один...
-
Структура стратегического планирования - История стратегического планирования
Стратегическое планирование можно рассматривать как динамическую совокупность шести взаимосвязанных управленческих процессов, логически вытекающих один...
-
Управление реализацией стратегии. Уровни стратегических изменений - Выработка стратегии организации
На первый взгляд может показаться, что выполнение стратегии -- это полностью или почти то же, что и "обычная" деятельность по реализации плана. Может...
-
Основное предназначение управления финансами предприятия и финансового планирования состоит в том, чтобы: - обеспечить рациональную сбалансированность...
-
Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации На сегодняшний день развитие коммуникации как социологического, психологического,...
-
Успешные исследования стимулируют рост финансирования, приводящий к полной невозможности дальнейших исследований. Управление инновациями может...
-
Понятие, значение и элементы коммуникаций Для нормальной эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое...
-
Введение - Влияние коммуникационного процесса на эффективность управления организацией
Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и отдельных ее членов для достижения...
-
Кадровое планирование - Кадровое планирование в организации
Кадровое планирование в широком смысле обозначает систему правил и норм, приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы. Кадровое...
-
Анализ кадрового планирования, История развития компании - Кадровое планирование в организации
История развития компании Строительная компания "Саратовоблжилстрой ", является холдингом, строительные компании Саратова, которые входят в структуру ЗАО...
-
Общие требования к кадровому планированию - Кадровое планирование в организации
Общие требования к кадровому планированию в современных условиях сводятся к следующему: 1. Кадровое планирование должно быть тесно увязано со стратегией...
-
Введение - Кадровое планирование в организации
Кадровое планирование является составной частью всей управленческой деятельности и производственной политики организации. Не секрет, что от успешной...
-
Стратегическая программа по своей сути отвечает только на вопросы "что?", "когда? к какому сроку?" и, соответственно, описывает поэтапные и...
-
Виды финансового планирования - Внутрифирменное финансовое планирование
Финансовое планирование на предприятии разделяется на перспективное (стратегическое), текущее и оперативное. Первым этапом финансового планирования...
-
Менеджмент - система многих функций. Чем выше уровень системы управления экономикой, тем более эти функции менеджмента обособляются друг от друга и...
-
Стратегическая независимость понимается как планирование, реализация и изменение поведения организации в определенных ситуациях без участия каких-либо...
-
Заключение - История стратегического планирования
По результатам работы можно сделать следующие выводы: 1. Стратегия -- сложное и потенциально мощное орудие, с помощью которого современная фирма может...
-
Основой корпоративной культуры являются убеждения и философия компании, определяющая, как ей вести дела, с обоснованием причин, почему это должно...
-
Инновационная деятельность в сфере услуг - Инновационный менеджмент в организациях сферы услуг
На сегодняшний день сфера услуг нуждается в усилении взаимосвязи со стратегией развития народнохозяйственного комплекса в целом. Сфера услуг зависит не...
-
СИСТЕМНЫЙ АНАЛИЗ ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ - Анализ внешней и внутренней среды организации
Внутренняя среда организации - это ситуационные факторы внутри организации. Менеджер формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду...
-
Понятие "стратегия" вошло в число управленческих терминов в 50-е годы, когда проблема реакции на неожиданные изменения во внешней среде приобрела большое...
-
Введение - История стратегического планирования
Стратегическое планирование -- это одна из функций управления, которая представляет собой процесс выбора целей организации и путей их достижения....
-
Введение - Разработка миссии и целей организации
В условиях жесткой конкурентной борьбы и быстро меняющейся ситуации фирмы должны не только концентрировать внимание на внутреннем состоянии дел, но и...
-
Бенчмаркинг: ситуационный анализ В бенчмаркинге выбор объектов исследования определяется самим предприятием и его сотрудниками. Анализ производства можно...
-
Заключение - Виды планирования
Успех предпринимательской деятельности во многом зависит от качества внутрифирменного планирования, включающего определение перспективных целей, способов...
-
Решение о закрытии и процесс закрытия проекта - Анализ и оценка эффективности проектов
Для незавершенного проекта решение о закрытии или продолжении в основном является вопросом распределения ресурсов организации. Должна ли организация...
-
Организации со стабильной долгосрочной стратегией, как правило, не испытывают потребности в серьезных изменениях количества и штатной расстановки...
-
Планирование - Анализ системы планирования
Планирование стратегический управление персонал Планирование является одним из наиважнейших процессов, от которого зависит эффективность деятельности...
-
Управление организация коммуникация информация "Любая организация находится и функционирует в среде. В менеджменте под средой организации понимается...
-
ОАО "ОЗАА" входит в состав Производственного объединения "БелавтоМАЗ". Основной вид деятельности Общества: производство частей и принадлежностей...
-
Необходимо иметь надежную методику организации работ по подготовке и реализации управленческих решений. Однако, учитывая, что эффективность...
-
Процесс планирования карьеры - Карьерный рост сотрудников сферы гостепримства
Идеальный случай планирования карьеры заключается в совпадении производственных и индивидуальных целей, когда сотруднику удается занять один из постов в...
Процесс планирования в организации - Виды планирования