Организация корпоративного тайм-менеджмента в ООО&;nbsp;"Визит" - Информационные технологии тайм-менеджмента

Прежде всего, было проведена диагностика необходимости внедрения в компании тайм-менеджмента.

Анализ текущего состояния документооборота, а также интервью с руководителями подразделений компании показали определенные проблемы. Так, выявлено, что информация о назначенных оперативных поручениях фиксируется в бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, а для того чтобы организовать встречу, получить информацию о проектах сотрудников или составит задачу, в компании используется длительный обзвон всех участников.

Еще один процесс, требующий оптимизации, - необходимость иметь удобный обзор всех договоров, стадий и сроков их согласования. При этом система документооборота в компании содержит перечень договоров, однако не дает четкой последовательности действий по согласованию договора. Из-за этого часто возникали трудности в согласовании. То есть, единой культуры оперативных коммуникаций в компании нет.

Кроме того, диагностика необходимости внедрения тайм-менеджмента проведена в виде анкеты, результаты которого показали, что в компании существуют лишь отдельные элементы управления временем:

Таким образом, в целях оптимизации и повышения эффективности использования рабочего времени, и соответственно, улучшения качества обслуживания населения, было решено внедрение корпоративного тайм-менеджмента и перевода его преимущественно в компьютерное русло, а именно в MS Outlook, использование технологий и возможностей которого существенно повысит гибкость планирования и эффективность использования не только времени сотрудников, но и повысить эффективность управления поставками, договорами, подрядчиками и т. д.

Решение о внедрении технологии планирования времени именно на базе Outlook, обусловлено прежде всего тем, что в компании ООО "Визит" Outlook уже используется (правда только как почтовая программа и отчасти как календарь, а задачи и контакты не задействованы), следовательно, не нужно будет нести дополнительные затраты на отдельные программные продукты.

После принятия решения руководством о внедрении корпоративного тайм-менеджмента на базе MS Outlook, стало проведение обучения для основных топ-менеджеров основам технологии тайм-менеджмента и их реализации на Outlook, в ходе которого они ознакомились с основными методами повышения личной эффективности, отработав ихнна практических упражнениях. Во время обучения топ-менеджеры могли лично убедиться в практической реализуемости и простоте данной технологии, понять, как с ее помощью на Outlook-стандарте возможно значительно увеличить корпоративную эффективность.

Следующим шагом является разработка правил тайм-менеджмента, регулирующих вопросы личного и командного тайм-менеджмента в компании, зафиксированных и доведенных до сведения персонала. Правила корпоративного тайм-менеджмента, которые разрабатываются для Outlook описывают основные шаги работы с его такими разделами как: Календарь, Задачи, Контакты и Почта.

Мы выделили пять следующих правил корпоративного взаимодействия:

    - правила планирования встреч и координации рабочих графиков с помощью Календаря Outlook; - правила описания задач и контролирование их выполнение; - правила результативного использования е-майл; - правила командных коммуникаций по телефону; - правила работы с контактной информацией;

По каждому из перечисленных направлений, составлены наглядные памятки по каждому из разделов правил и рекомендации, помогающие реализовать в Outlooк тайм-менеджерские настройки.

Внедрение корпоративного стандарта планирования и бюджетирования времени поможет высвободить в графике руководителей и топ-менеджеров, в зависимости от должности, в пределах трех-шести часов в неделю, уходящих раньше на не производительные расходы в планировании и организации встреч. Что равно примерно 10% фонда оплаты труда. При том, что увеличение эффективности управления за счет прозрачности времени и трудовых затрат составляет от 10 до 25%.

После получения корпоративных стандартов тайм-менеджмента было проведено внутрифирменное обучение персонала компании основам тайм-менеджмента, работающих с Outlook. Обучение проведено собственными силами, - сотрудниками информационного отдела. Одновременно с этим на рабочих местах были настроены шаблоны для осуществления контроля исполнения поручений, планирования встреч и поддержки оперативной работы топ-менеджеров личными помощниками. В результате обучения сотрудники научились оптимально использовать инструменты Outlook в соответствии с корпоративным стандартом. Алгоритм внедрения корпоративной системы тайм-менеджмента приведен на схеме (рис. 3).

Алгоритм внедрения корпоративной системы тайм-менеджмента

Таким образом, внедрение корпоративного тайм-менеджмента дает ощутимое увеличение эффективности работы: уменьшаются сроки выполнения заданий, гораздо лучше используется трудовое время, снижаются риски просрочек и сопряженных с этим финансовых и репутационных потерь и так далее. Достигаемая автоматизацией точность и ясность в постановке задач и передаче информации дает возможность сохранить эластичность планирования и реагирования на не предвиденные обстоятельства, избежать беспорядка и нестыковок в командной работе.

Похожие статьи




Организация корпоративного тайм-менеджмента в ООО&;nbsp;"Визит" - Информационные технологии тайм-менеджмента

Предыдущая | Следующая