Организация корпоративного тайм-менеджмента в ООО&;nbsp;"Визит" - Информационные технологии тайм-менеджмента
Прежде всего, было проведена диагностика необходимости внедрения в компании тайм-менеджмента.
Анализ текущего состояния документооборота, а также интервью с руководителями подразделений компании показали определенные проблемы. Так, выявлено, что информация о назначенных оперативных поручениях фиксируется в бумажном виде в ежедневниках или на стикерах, а для того чтобы организовать встречу, получить информацию о проектах сотрудников или составит задачу, в компании используется длительный обзвон всех участников.
Еще один процесс, требующий оптимизации, - необходимость иметь удобный обзор всех договоров, стадий и сроков их согласования. При этом система документооборота в компании содержит перечень договоров, однако не дает четкой последовательности действий по согласованию договора. Из-за этого часто возникали трудности в согласовании. То есть, единой культуры оперативных коммуникаций в компании нет.
Кроме того, диагностика необходимости внедрения тайм-менеджмента проведена в виде анкеты, результаты которого показали, что в компании существуют лишь отдельные элементы управления временем:
Таким образом, в целях оптимизации и повышения эффективности использования рабочего времени, и соответственно, улучшения качества обслуживания населения, было решено внедрение корпоративного тайм-менеджмента и перевода его преимущественно в компьютерное русло, а именно в MS Outlook, использование технологий и возможностей которого существенно повысит гибкость планирования и эффективность использования не только времени сотрудников, но и повысить эффективность управления поставками, договорами, подрядчиками и т. д.
Решение о внедрении технологии планирования времени именно на базе Outlook, обусловлено прежде всего тем, что в компании ООО "Визит" Outlook уже используется (правда только как почтовая программа и отчасти как календарь, а задачи и контакты не задействованы), следовательно, не нужно будет нести дополнительные затраты на отдельные программные продукты.
После принятия решения руководством о внедрении корпоративного тайм-менеджмента на базе MS Outlook, стало проведение обучения для основных топ-менеджеров основам технологии тайм-менеджмента и их реализации на Outlook, в ходе которого они ознакомились с основными методами повышения личной эффективности, отработав ихнна практических упражнениях. Во время обучения топ-менеджеры могли лично убедиться в практической реализуемости и простоте данной технологии, понять, как с ее помощью на Outlook-стандарте возможно значительно увеличить корпоративную эффективность.
Следующим шагом является разработка правил тайм-менеджмента, регулирующих вопросы личного и командного тайм-менеджмента в компании, зафиксированных и доведенных до сведения персонала. Правила корпоративного тайм-менеджмента, которые разрабатываются для Outlook описывают основные шаги работы с его такими разделами как: Календарь, Задачи, Контакты и Почта.
Мы выделили пять следующих правил корпоративного взаимодействия:
- - правила планирования встреч и координации рабочих графиков с помощью Календаря Outlook; - правила описания задач и контролирование их выполнение; - правила результативного использования е-майл; - правила командных коммуникаций по телефону; - правила работы с контактной информацией;
По каждому из перечисленных направлений, составлены наглядные памятки по каждому из разделов правил и рекомендации, помогающие реализовать в Outlooк тайм-менеджерские настройки.
Внедрение корпоративного стандарта планирования и бюджетирования времени поможет высвободить в графике руководителей и топ-менеджеров, в зависимости от должности, в пределах трех-шести часов в неделю, уходящих раньше на не производительные расходы в планировании и организации встреч. Что равно примерно 10% фонда оплаты труда. При том, что увеличение эффективности управления за счет прозрачности времени и трудовых затрат составляет от 10 до 25%.
После получения корпоративных стандартов тайм-менеджмента было проведено внутрифирменное обучение персонала компании основам тайм-менеджмента, работающих с Outlook. Обучение проведено собственными силами, - сотрудниками информационного отдела. Одновременно с этим на рабочих местах были настроены шаблоны для осуществления контроля исполнения поручений, планирования встреч и поддержки оперативной работы топ-менеджеров личными помощниками. В результате обучения сотрудники научились оптимально использовать инструменты Outlook в соответствии с корпоративным стандартом. Алгоритм внедрения корпоративной системы тайм-менеджмента приведен на схеме (рис. 3).
Алгоритм внедрения корпоративной системы тайм-менеджмента
Таким образом, внедрение корпоративного тайм-менеджмента дает ощутимое увеличение эффективности работы: уменьшаются сроки выполнения заданий, гораздо лучше используется трудовое время, снижаются риски просрочек и сопряженных с этим финансовых и репутационных потерь и так далее. Достигаемая автоматизацией точность и ясность в постановке задач и передаче информации дает возможность сохранить эластичность планирования и реагирования на не предвиденные обстоятельства, избежать беспорядка и нестыковок в командной работе.
Похожие статьи
-
Введение - Информационные технологии тайм-менеджмента
Тайм менеджмент информационный В новой экономике XXI века на первый план выступает способность оперативно и гибко реагировать на всевозможные...
-
Для внедрения тайм-менеджмента в компании была применена методика контекстного планирования, разработанная Г. А. Архангельским, когда жесткое...
-
Понятие и сущность тайм-менеджмента Время - один из тех редких ресурсов, управление которыми способно дать конкурентные преимущества в условиях...
-
Информационные технологии (ИТ) - это процессы, использующие комплекс средств и способов сбора, обрабатывания и передачи сведений (первичной информации) с...
-
Информационная система организации - Информационные технологии
Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования методов работы. В результате изменяется организационная структура...
-
"Задача менеджмента В XXI веке -- Научиться Управлять Эффективностью управленческого И Творческого труда". П. Друкер Несколько цифр показывают, насколько...
-
Теоретические основы тайм-менеджмента В области повышения эффективности, скорости и качества работы персонала наиболее широкое распространение получили...
-
Microsoft Outlook - как инструмент тайм-менеджмента - Информационные технологии тайм-менеджмента
В российских компаниях наиболее широко распространена программа-органайзер - Microsoft Outlook - информационный менеджер, входящий в пакет офисных...
-
Понятие и классификация информационных технологий Термин "информационная технология" базируется на понятии "технология", которое является достаточно...
-
Совершенствование корпоративного стандарта по управлению временем Существует значительный потенциал укрепления конкурентных позиций Банка как на...
-
Краткая характеристика компании ООО "Визит ООО "Визит" включает сеть предприятий пищевой промышленности и розничной торговли. ООО "Визит" является...
-
Проблемы создания и развития корпоративных информационных систем Нередко корпорации надеются на то, что внедрение корпоративной информационной системы...
-
Задача менеджмента в XXI веке - научиться управлять эффективностью управленческого и творческого труда. Отчасти эту задачу решает тайм-менеджмент...
-
Автоматизированные информационные системы в управлении организацией
Дальневосточный государственный медицинский университет Автоматизированные информационные системы в управлении организацией О. П. Гнатюк Г. Хабаровск Для...
-
Информационная технология - совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку,...
-
Основой корпоративной культуры являются убеждения и философия компании, определяющая, как ей вести дела, с обоснованием причин, почему это должно...
-
Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и...
-
Чаще всего бывает так, что на начальном этапе становления компании еще нет четкого представления о рынке, нишах сбыта, профиле клиентов. Поэтому...
-
Наибольшую продуктивность от работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Для успешного продвижения по карьерной лестнице...
-
Автоматизация склада объединяет системы управления складом, технологию штрих-кодирования, радиотерминалы, сканеры, складское и транспортно-погрузочное...
-
В данной главе рассматривается применение основных результатов исследования к построению системы мотивации команды проекта All In One Media. Помимо...
-
Для разработки системы мотивации необходимо, в первую очередь, разделить спектр задач на мотивацию материальную и нематериальную. Как показало...
-
Следует уделить внимание и современным исследованиям мотивации стартап-команды. Компания Techstars в 2013 году провела исследование феномена синхронности...
-
Отображение корпоративного стиля в оформлении офиса представляется важным для 28% офисных сотрудников. Наиболее значимой корпоративная стилистика...
-
Итак, подводя итоги результатов дипломного проекта нужно отметить, что информационная технология это совокупность методов и средств целенаправленного...
-
Важнейшим моментом в технологии антикризисного управления является анализ деятельности организации, который может вестись в самых различных направлениях...
-
Культуру, сложившуюся в организации, можно изучать разными способами, среди которых можно выделить следующие: интервью; косвенные методы; анкетирование;...
-
Корпоративные информационные системы предприятия - Информационные технологии в менеджменте
Корпоративная информационная система (КИС) -- это масштабируемая система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов хозяйственной...
-
Организация электронного документооборота - Информационные технологии в менеджменте
Электронный документооборот позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде. Это повышает организацию контроля...
-
Особенности организации и управления предприятиями электронного бизнеса - Информационные технологии
Потенциальные потребители товаров и услуг, предлагаемых предприятиями электронного бизнеса, характеризуются общим обязательным признаком - доступом к...
-
В первой главе "Современные подходы к управлению временем в организации" были раскрыты понятие "тайм-менеджмента" как фактора повышения эффективности...
-
Инструменты и формы работы с молодыми специалистами в организации Рассмотренные выше виды, типы, подходы, этапы, направления, характеристики, стадии...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
"Информационное обеспечение управления" - многогранное понятие. Под термином "информационное обеспечение" понимается, во-первых, органически...
-
Информационные технологии, используемые в гостинице "Алмаз" - Глобальные системы бронирования
В гостинице установлены: 9 персональных компьютера (Pentium IV 2,8 Гц), объединенные в сеть. Один находится в администраторской, второй у бухгалтера. 6...
-
Содержание и требования, предъявляемые к информации Информация (от лат. Informatio - разъяснение, изложение) - отчужденное знание, выраженное на...
-
Характеристика ООО "Алмаз" Каждая компания имеет свой, только ей присущий организационный стиль. У каждой фирмы существуют своя философия и принципы,...
-
Понятие сетевых технологий их роль в управлении - Информационные технологии в менеджменте
В процессе функционирования различных предприятий задействована весьма сложная многоуровневая система с развитыми связями не только между иерархическими...
-
Автоматизация управление менеджмент Информационные технологии (ИТ) - совокупность методов и программно-технических средств, объединенных в...
-
В данном контексте уместно упомянуть в первую очередь теорию ожиданий, разработанную В. Врумом. Согласно теории В. Врума, потребность не является...
Организация корпоративного тайм-менеджмента в ООО&;nbsp;"Визит" - Информационные технологии тайм-менеджмента