Описание документооборота выбранной компании - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота

Поскольку преддипломная практика проходила в московском офисе, то такие данные как: структура отделов, их количество, а также предлагаемые услуги и принцип их выполнения будут далее описаны для московского (он же основной) офиса.

На момент прохождения преддипломной практики решение MS SharePoint уже было внедрено. Информация по организации документооборота и типам документов была получена от старших по должности коллег. Некоторые документы были изменены или упразднены.

Описание документооборота поделено на две группы:

    - Внутренние документы - Внешние документы

Внутренние документы - документы, которые используются только внутри компании и не присылаются/предоставляются клиентам.

Внешние документы - документы, которые компания получила или предоставила клиенту.

Помимо описания документов, будет представлена информация о пользователях/участниках документооборота, жизненном цикле документа и периодичности: процедура может иметь разовый характер или обмен происходит с заданной периодичностью.

1 Внутренние документы

Документ потенциальных продаж

Документ предназначен для отображения, какие дополнительные услуги, в какой срок и по какой цене могут быть предложены каждому из клиентов (преимущественно клиентам, находящимся на аутсорсинге и имеющим открытый контракт с компанией). Кроме того, документ отражает, кто будет вести предпродажные консультации, продажу, а кто оказывать проданную услугу. После продажи и оказания услуги, в документе ставятся соответствующие обозначения.

Участники документооборота:

Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, и руководители данных практик, включая партнеров

Периодичность заполнения:

Раз в месяц

Жизненный цикл:

По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется сначала всеми консультантами, работающими на этом проекте, затем сама услуга утверждается руководителем каждой из практик аутсорсинга, а затем цена подтверждается у партнера

Документ задач по проектам

Документ предназначен для отображения, какие задачи и перед какими сотрудниками стоят по каждому из проектов. Данные задачи могут быть обозначены при начале работы с клиентом (задачи по "сет-апу"), а впоследствии дополняются по мере поступления новых запросов или самостоятельной продажи дополнительных услуг. Документ отражает, для какой практики стоит задача и срок ее выполнения. После выполнения задачи, в документе ставятся соответствующие обозначения.

Участники документооборота:

Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, и руководители данных практик

Периодичность заполнения:

Ежедневно

Жизненный цикл:

По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется консультантами, в случае изменения условий задачи вносятся правки. По мере готовности задач консультанты ставят соответствующие обозначения. Данный документ проверяется руководителем практики на еженедельных планированиях.

Календари проектов

Документ предназначен для отображения периодичных работ по данному проекту с указанием в какое время задача должна быть выполнена, в какое время проверена (если нуждается в проверке) и когда ответ по задаче должен быть направлен клиенту.

Участники документооборота:

Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, сотрудники внутреннего контроля

Периодичность заполнения:

При "сет-апе" клиента и в случае изменения его бизнес-процессов

Жизненный цикл:

По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется консультантами. Контроль за исполнением и реальностью данного документа лежит на сотрудниках внутреннего контроля. Они периодически проверяют данный документ во избежание просрочек и упущений.

Список клиентов на аутсорсинге

Документ включает в себя весь список проектов на аутсорсинге с указанием практик, обслуживающих клиента, а также особенностей компании и ее характеристик. Данный документ используется для тематических рассылок, для сверки подачи документов в государственные органы, например, уведомления в ФМС, подача налоговой отчетности, проверки проведения обязательных собраний участников обществ по итогам финансового года и т. д.

Участники документооборота:

Консультанты финансового, юридического аутсорсинга, а также отдела аудита, сотрудники внутреннего контроля, сотрудники PR отдела

Периодичность заполнения:

При появлении нового клиента

Жизненный цикл:

Данный документ заполняется консультантам и проверяется внутренними контролерами. Впоследствии данный документ используется консультантами, сотрудниками внутреннего контроля и PR отдела для сверки списка компаний.

Заявление на отпуск

Документ представляет собой заявление на отпуск от сотрудника на имя генерального директора.

Участники документооборота:

Все сотрудники

Периодичность заполнения:

Практически ежедневно

Жизненный цикл:

Сотрудник пишет заявление и отдает/высылает директору. После подписания документа директором, заявление отправляется в бухгалтерию и хранится там.

Прочие кадровые документы

Могут быть как приказы, так и дополнительные соглашения к договору или прочие кадровые документы.

Участники документооборота:

Все сотрудники

Периодичность заполнения:

Еженедельно

Жизненный цикл:

Бухгалтерия создает кадровые документы и присылает/приносит сотрудникам под роспись. После подписания, документы отправляются в бухгалтерию, и хранятся там.

Расчетные листки и таблицы с остатками отпуска

Это бухгалтерские отчеты, высылаемые отдельно каждому сотруднику, которые отражают, как была рассчитана заработная плата за каждый месяц, а также сколько осталось дней неиспользованного отпуска.

Участники документооборота:

Все сотрудники

Периодичность заполнения:

Еженедельно

Жизненный цикл:

Бухгалтеры формируют данные отчеты и высылают сотрудникам на почту, сотрудники смотрят данные отчеты и в случае несогласия задают вопросы.

Документы для обучения

Это документы, которые лежат на сетевом диске и являются примерами составленных ранее консультаций, которые используются в качестве шаблонов или обучающие файлы, которые отражают, как следует выполнять различные задачи.

Участники документооборота:

Все сотрудники

Периодичность заполнения:

Еженедельно

Жизненный цикл:

Данные документы выкладываются руководителями практик или партнерами по итогам удачно составленной консультации или описания оптимального выполнения различных задач. Впоследствии консультанты ищут и просматривают данные документы для использования в работе.

Список разовых продаж

Документ предназначен для отражения, какие клиенты пришли в компанию на разовые консультации, а также тема консультации и срок ее выполнения. Впоследствии с данными клиентами назначается дополнительная встреча и выдвигается коммерческое предложение.

Участники документооборота:

Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры

Периодичность заполнения:

По мере поступления запросов на консультации

Жизненный цикл:

Руководители практик или партнеры вносят в документ консультацию и обозначают сроки ее выполнения, консультант выполняет задачу и отчитывается перед руководителем практики. После получения оплаты, партнеры назначают встречи с клиентами из списка и по итогам встречи заносят туда ее результаты.

Тайм репорт

Документ заполняется на основе работы проделанной в течение дня, для ее последующего анализа и включения в отчет для клиента.

Участники документооборота:

Консультанты различных практик, и руководители данных практик

Периодичность заполнения:

Ежедневно

Жизненный цикл:

Сотрудники вносят все проделанные работы в документ, который впоследствии используется при составлении отчета (Сервис репорта) клиенту. Данный отчет заполняется руководителем практики и высылается клиенту. Данные в тайм репортах анализируются административным отделом для расчета рентабельности проектов и эффективности работы сотрудников.

Документ качества работы

Документ заполняется на основе отзывов от клиентов, а также включает в себя отзывы внутреннего контроля и наличие штрафов от государственных органов или контрагентов клиента, если таковые имеются.

Участники документооборота:

Консультанты различных практик, и руководители данных практик, клиентская служба, внутренний контроль

Периодичность заполнения:

Ежеквартально

Жизненный цикл:

Клиентская служба и внутренний контроль получают данные для заполнения документа и поочередно вносят их. По итогу, документ оценивается руководителями практик и представляется консультанту для ознакомления. Консультант может обжаловать у руководителя некоторые из пунктов.

Список лично проведенных продаж и выявленных возможностей

Документ заполняется на основе продаж и выявленных возможностей для потенциальных продаж, которые консультант провел без помощи руководителя практики или партнеров. Он включает в себя список дополнительных услуг, вклад консультанта и информацию об оплате. Кроме того, в нем содержится информация о плане продаж, и насколько сотрудник его выполнил. На основании данных документов административная служба заполняет таблицу поощрений сотрудника.

Участники документооборота:

Консультанты различных практик, и руководители данных практик, административная служба

Периодичность заполнения:

Ежеквартально

Жизненный цикл:

Консультант заполняет документ и отправляет руководителю практики на проверку. После исправленных замечаний и/или одобрения документа руководитель сообщает об этому административной службе, которая занимается заполнением таблицы поощрений сотрудников.

Таблица поощрений сотрудников

Документ содержит поощрения и штрафы сотрудника, а также причины их получения.

Участники документооборота:

Консультанты различных практик, и руководители данных практик, административная служба

Периодичность заполнения:

Ежеквартально

Жизненный цикл:

Административная служба заполняет данный документ и представляет консультанту и руководителю практики для ознакомления. Консультант может обжаловать некоторые из пунктов.

Список ИТ задач

Документ содержит внутренние задачи для ИТ отдела, которые добавляют сотрудники.

Участники документооборота:

Все сотрудники

Периодичность заполнения:

По мере поступления задач

Жизненный цикл:

Сотрудники добавляют в документ задачи, которые необходимо выполнить, а также срок и важность. По итогам выполнения ИТ отдел отчитывается в документе о результате.

Заявка на курьера

Документ содержит дату, место, срочность заказываемого курьера и проект, для которого это понадобилось.

Участники документооборота:

Все сотрудники

Периодичность заполнения:

По мере поступления заявок

Жизненный цикл:

Сотрудники добавляют в документ заявки на курьера и заполняют соответствующие поля, административный отдел заказывает курьера и проставляет статус поездки.

Заявка на канцелярские товары

Документ содержит тип, срочность, количество заказываемой продукции.

Участники документооборота:

Все сотрудники

Периодичность заполнения:

По мере поступления заявок

Жизненный цикл:

Сотрудники добавляют в документ заявки на канцелярские товары и заполняют соответствующие поля, административный отдел заказывает канцелярию и проставляет статус.

Документ доступа к проектам на сетевых дисках и в бухгалтерские базы (для сотрудников финансового аутсорсинга)

Документ представляет собой список сотрудников и их доступ к указанным выше данным.

Участники документооборота:

Все сотрудники

Периодичность заполнения:

По мере поступления заявок

Жизненный цикл:

Сотрудники добавляют в документ заявки на открытие доступа к тем или иным данным, а затем сотрудники внутренней ИТ поддержки связываются с руководителем практики и в случае одобрения проставляют доступ.

Прочие внутренние документы используются реже или не включают в себя взаимодействие нескольких сотрудников, поэтому не были использованы для показа оптимизации.

2 Внешние документы

Документ коммерческого предложения клиенту

Участники документооборота:

Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты

Периодичность заполнения:

По мере запроса на предложение

Жизненный цикл:

На основании входных данных, полученных от клиента, партнер или руководитель практики отправляет консультанту драфт с вводными данными, консультант заполняет пропоузал по шаблону, находящемуся в документах для обучения и отправляет промежуточный вариант руководителю практики. После комментариев консультант дорабатывает предложение и высылает его клиенту. В дальнейшем по данному предложению идет переписка между консультантом и клиентом.

Сервис-репорт

Это заполняемый на основе тайм-репортов отчет клиенту, в котором указывается количество часов, затраченных на разовый проект или в месяц и сумма к доплате, если цена не была зафиксирована.

Участники документооборота:

Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты

Периодичность заполнения:

Ежемесячно

Жизненный цикл:

На основании тайм-репортов, полученных от консультантов, руководитель практики готовит сервис-репорт. Данный отчет проверяется клиентской службой и отправляется клиенту вместе со счетом (если цена не была зафиксирована).

Договор с клиентом

Договор с клиентом заполняется на основании принятого предложения.

Участники документооборота:

Консультанты юридической практики, партнеры и клиенты

Периодичность заполнения:

По мере принятия предложений

Жизненный цикл:

После принятого предложения, партнер присылает его консультанту, который заполняет договор и отсылает руководителю практики на проверку. После проверки договор высылается клиенту на подписание.

Отчеты клиенту

Это могут быть как отчеты практик аутсорсинга, так и разовые консультации.

Участники документооборота:

Консультанты различных практик, руководители практик

Периодичность заполнения:

По запросу (обычно ежемесячно)

Жизненный цикл:

Консультанты различных практик отправляют отчеты руководителям, они их проверяют и возвращают консультантам. После проверки консультанты отправляют отчеты клиентам.

Документы, закрывающие сделку с клиентом

Обычно это акты о выполненных услугах и счета-фактуры.

Участники документооборота:

Бухгалтерия, клиентская служба, клиент

Периодичность заполнения:

Ежемесячно для проектов аутсорсинга и еженедельно по разовым консультациям

Жизненный цикл:

На основании сервис репортов, получаемых от клиентской службы, бухгалтерия выставляет счета и закрывающие документы. Затем данные документы пересылаются клиентской службе, которая в свою очередь отправляет их клиенту.

Документы, полученные от клиента

Данная группа документов характерна в основном для практики финансового аутсорсинга, которые ведут учет компаний. Это могут быть акты, договоры, товарные накладные, счета и прочие документы клиента. В зависимости от типа документа клиент ожидает от работников финансового аутсорсинга различных действий. Например, для договоров и регистрационных документов это проверка и хранение, для счетов - это оплата, а для документов закрывающих сделки - проведение их в учете.

Участники документооборота:

Консультанты финансового аутсорсинга, клиенты

Периодичность получения:

Ежедневно

Жизненный цикл:

Консультант либо принимает присланные документы и выполняет задачу, а после хранит документы и сортирует, либо возвращает документы клиенту в связи с не-корректностью.

Документы, полученные от поставщика

Это могут быть счета, договоры, документы, закрывающие сделки.

Участники документооборота:

Административная служба, бухгалтерия, директор

Периодичность получения:

Ежедневно

Жизненный цикл:

Административная служба получает документы от поставщиков, передает их бухгалтерии и, в случае необходимости, документы отправляются на исправление административной службе, которая возвращает их поставщику, либо они подписываются у директора.

Похожие статьи




Описание документооборота выбранной компании - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота

Предыдущая | Следующая