Описание документооборота выбранной компании - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота
Поскольку преддипломная практика проходила в московском офисе, то такие данные как: структура отделов, их количество, а также предлагаемые услуги и принцип их выполнения будут далее описаны для московского (он же основной) офиса.
На момент прохождения преддипломной практики решение MS SharePoint уже было внедрено. Информация по организации документооборота и типам документов была получена от старших по должности коллег. Некоторые документы были изменены или упразднены.
Описание документооборота поделено на две группы:
- - Внутренние документы - Внешние документы
Внутренние документы - документы, которые используются только внутри компании и не присылаются/предоставляются клиентам.
Внешние документы - документы, которые компания получила или предоставила клиенту.
Помимо описания документов, будет представлена информация о пользователях/участниках документооборота, жизненном цикле документа и периодичности: процедура может иметь разовый характер или обмен происходит с заданной периодичностью.
1 Внутренние документы
Документ потенциальных продаж
Документ предназначен для отображения, какие дополнительные услуги, в какой срок и по какой цене могут быть предложены каждому из клиентов (преимущественно клиентам, находящимся на аутсорсинге и имеющим открытый контракт с компанией). Кроме того, документ отражает, кто будет вести предпродажные консультации, продажу, а кто оказывать проданную услугу. После продажи и оказания услуги, в документе ставятся соответствующие обозначения.
Участники документооборота: |
Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, и руководители данных практик, включая партнеров |
Периодичность заполнения: |
Раз в месяц |
Жизненный цикл: |
По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется сначала всеми консультантами, работающими на этом проекте, затем сама услуга утверждается руководителем каждой из практик аутсорсинга, а затем цена подтверждается у партнера |
Документ задач по проектам
Документ предназначен для отображения, какие задачи и перед какими сотрудниками стоят по каждому из проектов. Данные задачи могут быть обозначены при начале работы с клиентом (задачи по "сет-апу"), а впоследствии дополняются по мере поступления новых запросов или самостоятельной продажи дополнительных услуг. Документ отражает, для какой практики стоит задача и срок ее выполнения. После выполнения задачи, в документе ставятся соответствующие обозначения.
Участники документооборота: |
Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, и руководители данных практик |
Периодичность заполнения: |
Ежедневно |
Жизненный цикл: |
По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется консультантами, в случае изменения условий задачи вносятся правки. По мере готовности задач консультанты ставят соответствующие обозначения. Данный документ проверяется руководителем практики на еженедельных планированиях. |
Календари проектов
Документ предназначен для отображения периодичных работ по данному проекту с указанием в какое время задача должна быть выполнена, в какое время проверена (если нуждается в проверке) и когда ответ по задаче должен быть направлен клиенту.
Участники документооборота: |
Консультанты финансового, юридического и ИТ аутсорсинга, а также отдела аудита, сотрудники внутреннего контроля |
Периодичность заполнения: |
При "сет-апе" клиента и в случае изменения его бизнес-процессов |
Жизненный цикл: |
По каждому проекту (клиенту) данный документ заполняется консультантами. Контроль за исполнением и реальностью данного документа лежит на сотрудниках внутреннего контроля. Они периодически проверяют данный документ во избежание просрочек и упущений. |
Список клиентов на аутсорсинге
Документ включает в себя весь список проектов на аутсорсинге с указанием практик, обслуживающих клиента, а также особенностей компании и ее характеристик. Данный документ используется для тематических рассылок, для сверки подачи документов в государственные органы, например, уведомления в ФМС, подача налоговой отчетности, проверки проведения обязательных собраний участников обществ по итогам финансового года и т. д.
Участники документооборота: |
Консультанты финансового, юридического аутсорсинга, а также отдела аудита, сотрудники внутреннего контроля, сотрудники PR отдела |
Периодичность заполнения: |
При появлении нового клиента |
Жизненный цикл: |
Данный документ заполняется консультантам и проверяется внутренними контролерами. Впоследствии данный документ используется консультантами, сотрудниками внутреннего контроля и PR отдела для сверки списка компаний. |
Заявление на отпуск
Документ представляет собой заявление на отпуск от сотрудника на имя генерального директора.
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
Периодичность заполнения: |
Практически ежедневно |
Жизненный цикл: |
Сотрудник пишет заявление и отдает/высылает директору. После подписания документа директором, заявление отправляется в бухгалтерию и хранится там. |
Прочие кадровые документы
Могут быть как приказы, так и дополнительные соглашения к договору или прочие кадровые документы.
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
Периодичность заполнения: |
Еженедельно |
Жизненный цикл: |
Бухгалтерия создает кадровые документы и присылает/приносит сотрудникам под роспись. После подписания, документы отправляются в бухгалтерию, и хранятся там. |
Расчетные листки и таблицы с остатками отпуска
Это бухгалтерские отчеты, высылаемые отдельно каждому сотруднику, которые отражают, как была рассчитана заработная плата за каждый месяц, а также сколько осталось дней неиспользованного отпуска.
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
Периодичность заполнения: |
Еженедельно |
Жизненный цикл: |
Бухгалтеры формируют данные отчеты и высылают сотрудникам на почту, сотрудники смотрят данные отчеты и в случае несогласия задают вопросы. |
Документы для обучения
Это документы, которые лежат на сетевом диске и являются примерами составленных ранее консультаций, которые используются в качестве шаблонов или обучающие файлы, которые отражают, как следует выполнять различные задачи.
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
Периодичность заполнения: |
Еженедельно |
Жизненный цикл: |
Данные документы выкладываются руководителями практик или партнерами по итогам удачно составленной консультации или описания оптимального выполнения различных задач. Впоследствии консультанты ищут и просматривают данные документы для использования в работе. |
Список разовых продаж
Документ предназначен для отражения, какие клиенты пришли в компанию на разовые консультации, а также тема консультации и срок ее выполнения. Впоследствии с данными клиентами назначается дополнительная встреча и выдвигается коммерческое предложение.
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры |
Периодичность заполнения: |
По мере поступления запросов на консультации |
Жизненный цикл: |
Руководители практик или партнеры вносят в документ консультацию и обозначают сроки ее выполнения, консультант выполняет задачу и отчитывается перед руководителем практики. После получения оплаты, партнеры назначают встречи с клиентами из списка и по итогам встречи заносят туда ее результаты. |
Тайм репорт
Документ заполняется на основе работы проделанной в течение дня, для ее последующего анализа и включения в отчет для клиента.
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик |
Периодичность заполнения: |
Ежедневно |
Жизненный цикл: |
Сотрудники вносят все проделанные работы в документ, который впоследствии используется при составлении отчета (Сервис репорта) клиенту. Данный отчет заполняется руководителем практики и высылается клиенту. Данные в тайм репортах анализируются административным отделом для расчета рентабельности проектов и эффективности работы сотрудников. |
Документ качества работы
Документ заполняется на основе отзывов от клиентов, а также включает в себя отзывы внутреннего контроля и наличие штрафов от государственных органов или контрагентов клиента, если таковые имеются.
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, клиентская служба, внутренний контроль |
Периодичность заполнения: |
Ежеквартально |
Жизненный цикл: |
Клиентская служба и внутренний контроль получают данные для заполнения документа и поочередно вносят их. По итогу, документ оценивается руководителями практик и представляется консультанту для ознакомления. Консультант может обжаловать у руководителя некоторые из пунктов. |
Список лично проведенных продаж и выявленных возможностей
Документ заполняется на основе продаж и выявленных возможностей для потенциальных продаж, которые консультант провел без помощи руководителя практики или партнеров. Он включает в себя список дополнительных услуг, вклад консультанта и информацию об оплате. Кроме того, в нем содержится информация о плане продаж, и насколько сотрудник его выполнил. На основании данных документов административная служба заполняет таблицу поощрений сотрудника.
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, административная служба |
Периодичность заполнения: |
Ежеквартально |
Жизненный цикл: |
Консультант заполняет документ и отправляет руководителю практики на проверку. После исправленных замечаний и/или одобрения документа руководитель сообщает об этому административной службе, которая занимается заполнением таблицы поощрений сотрудников. |
Таблица поощрений сотрудников
Документ содержит поощрения и штрафы сотрудника, а также причины их получения.
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, административная служба |
Периодичность заполнения: |
Ежеквартально |
Жизненный цикл: |
Административная служба заполняет данный документ и представляет консультанту и руководителю практики для ознакомления. Консультант может обжаловать некоторые из пунктов. |
Список ИТ задач
Документ содержит внутренние задачи для ИТ отдела, которые добавляют сотрудники.
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
Периодичность заполнения: |
По мере поступления задач |
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ задачи, которые необходимо выполнить, а также срок и важность. По итогам выполнения ИТ отдел отчитывается в документе о результате. |
Заявка на курьера
Документ содержит дату, место, срочность заказываемого курьера и проект, для которого это понадобилось.
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
Периодичность заполнения: |
По мере поступления заявок |
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ заявки на курьера и заполняют соответствующие поля, административный отдел заказывает курьера и проставляет статус поездки. |
Заявка на канцелярские товары
Документ содержит тип, срочность, количество заказываемой продукции.
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
Периодичность заполнения: |
По мере поступления заявок |
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ заявки на канцелярские товары и заполняют соответствующие поля, административный отдел заказывает канцелярию и проставляет статус. |
Документ доступа к проектам на сетевых дисках и в бухгалтерские базы (для сотрудников финансового аутсорсинга)
Документ представляет собой список сотрудников и их доступ к указанным выше данным.
Участники документооборота: |
Все сотрудники |
Периодичность заполнения: |
По мере поступления заявок |
Жизненный цикл: |
Сотрудники добавляют в документ заявки на открытие доступа к тем или иным данным, а затем сотрудники внутренней ИТ поддержки связываются с руководителем практики и в случае одобрения проставляют доступ. |
Прочие внутренние документы используются реже или не включают в себя взаимодействие нескольких сотрудников, поэтому не были использованы для показа оптимизации.
2 Внешние документы
Документ коммерческого предложения клиенту
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты |
Периодичность заполнения: |
По мере запроса на предложение |
Жизненный цикл: |
На основании входных данных, полученных от клиента, партнер или руководитель практики отправляет консультанту драфт с вводными данными, консультант заполняет пропоузал по шаблону, находящемуся в документах для обучения и отправляет промежуточный вариант руководителю практики. После комментариев консультант дорабатывает предложение и высылает его клиенту. В дальнейшем по данному предложению идет переписка между консультантом и клиентом. |
Сервис-репорт
Это заполняемый на основе тайм-репортов отчет клиенту, в котором указывается количество часов, затраченных на разовый проект или в месяц и сумма к доплате, если цена не была зафиксирована.
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, и руководители данных практик, партнеры и клиенты |
Периодичность заполнения: |
Ежемесячно |
Жизненный цикл: |
На основании тайм-репортов, полученных от консультантов, руководитель практики готовит сервис-репорт. Данный отчет проверяется клиентской службой и отправляется клиенту вместе со счетом (если цена не была зафиксирована). |
Договор с клиентом
Договор с клиентом заполняется на основании принятого предложения.
Участники документооборота: |
Консультанты юридической практики, партнеры и клиенты |
Периодичность заполнения: |
По мере принятия предложений |
Жизненный цикл: |
После принятого предложения, партнер присылает его консультанту, который заполняет договор и отсылает руководителю практики на проверку. После проверки договор высылается клиенту на подписание. |
Отчеты клиенту
Это могут быть как отчеты практик аутсорсинга, так и разовые консультации.
Участники документооборота: |
Консультанты различных практик, руководители практик |
Периодичность заполнения: |
По запросу (обычно ежемесячно) |
Жизненный цикл: |
Консультанты различных практик отправляют отчеты руководителям, они их проверяют и возвращают консультантам. После проверки консультанты отправляют отчеты клиентам. |
Документы, закрывающие сделку с клиентом
Обычно это акты о выполненных услугах и счета-фактуры.
Участники документооборота: |
Бухгалтерия, клиентская служба, клиент |
Периодичность заполнения: |
Ежемесячно для проектов аутсорсинга и еженедельно по разовым консультациям |
Жизненный цикл: |
На основании сервис репортов, получаемых от клиентской службы, бухгалтерия выставляет счета и закрывающие документы. Затем данные документы пересылаются клиентской службе, которая в свою очередь отправляет их клиенту. |
Документы, полученные от клиента
Данная группа документов характерна в основном для практики финансового аутсорсинга, которые ведут учет компаний. Это могут быть акты, договоры, товарные накладные, счета и прочие документы клиента. В зависимости от типа документа клиент ожидает от работников финансового аутсорсинга различных действий. Например, для договоров и регистрационных документов это проверка и хранение, для счетов - это оплата, а для документов закрывающих сделки - проведение их в учете.
Участники документооборота: |
Консультанты финансового аутсорсинга, клиенты |
Периодичность получения: |
Ежедневно |
Жизненный цикл: |
Консультант либо принимает присланные документы и выполняет задачу, а после хранит документы и сортирует, либо возвращает документы клиенту в связи с не-корректностью. |
Документы, полученные от поставщика
Это могут быть счета, договоры, документы, закрывающие сделки.
Участники документооборота: |
Административная служба, бухгалтерия, директор |
Периодичность получения: |
Ежедневно |
Жизненный цикл: |
Административная служба получает документы от поставщиков, передает их бухгалтерии и, в случае необходимости, документы отправляются на исправление административной службе, которая возвращает их поставщику, либо они подписываются у директора. |
Похожие статьи
-
Результат внедрения MS Sharepoint. Внутренний документооборот MS Sharepoint - набор программных решений, который фактически базируется на трех глобальных...
-
Сама по себе сфера аутсорсинга и консалтинга предполагает работу с большим количеством документов, поскольку происходит обмен документов не только внутри...
-
Заключение - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота
В ходе выпускной квалификационной работы был исследован документооборот консалтинговой компании "Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг", была доказана...
-
Несмотря на возросшую эффективность оборота внутренних документов, как уже ранее упоминалось, в аутсорсинговых и консалтинговых компаниях большое...
-
Введение - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота
Уже на протяжении многих веков экономическая составляющая занимает лидирующие позиции в нашей жизни. Один индивид работает по найму, другой открывает...
-
"SharePoint", или "Microsoft Products and Technologies SharePoint" - набор программных решений, который включает в себя следующие компоненты и...
-
Общие понятия документооборота компании Прежде всего, необходимо определиться с понятием документооборота компании. Документооборот - движение документов...
-
Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг - компания с российскими корнями, которая начала операции в СНГ в 1999 году. Компания предлагает своим клиентам...
-
Разработать решения, используя современные методы повышения качества принимаемых решений Повышение квалификации необходимо для обеспечения роста...
-
Особенности организации инновационного менеджмента на малых и средних предприятиях В настоящее время инновации становятся ключевым фактором развития...
-
Экспедиционная обработка поступающих документов. Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся...
-
Для совершенствования процесса адаптации персонала в ООО КЦ "ДНС - Тюмень" были разработаны следующие мероприятия: 1) Программа адаптации персонала для...
-
Цель исследования - выявление влияния внутрикорпоративного обучения на эффективность труда в страховой компании. Задачи: 1. Определить в процессе...
-
В ООО "Пивоваренная компания "Балтика" существует полноценная инновационная система, которая включает все элементы, описанные в теоретической части,...
-
Планирование с использованием Project Expert ЗАО "Петроэнергосервис" планирует приступить к выпуску опытного образца высоковольтной ячейки КРУ типа К-594...
-
Для изучения системы работы с жалобами в отеле N были изучены результаты опроса Heart Beat (см. приложение 6), соглашение о наделении полномочиями (см....
-
Документооборот, Понятие документооборота и его основные этапы - Исходные понятия делопроизводства
Понятие документооборота и его основные этапы Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа...
-
Решение о закрытии и процесс закрытия проекта - Анализ и оценка эффективности проектов
Для незавершенного проекта решение о закрытии или продолжении в основном является вопросом распределения ресурсов организации. Должна ли организация...
-
Общая характеристика Valve Corporation Valve-- американская компания-разработчик компьютерных игр, а также их издатель со штаб-квартирой в городе Белвью,...
-
Понятие и сущность информации Под информацией понимается совокупность различных сообщений о событиях, происходящих в какой-либо системе и в окружающей ее...
-
Мотивация обучения - Анализ совершенствования обучения персонала компании
Мотив является причиной каких-либо действий. Мотивация взаимосвязана с факторами, побуждающими людей определенным образом себя вести. Процесс мотивации...
-
Отель "Вертолетная площадка" имеет функциональную организационную структуру управления, которая представлена на рис.2.3. Рис.2.3 Организационная...
-
Введение - Анализ совершенствования обучения персонала компании
Для многих организаций внутрикорпоративное обучение приобрело важное значение, так как в рыночных условиях к уровню квалификации персонала предъявляются...
-
Роль стратегического анализа - SWOT-анализ и его применение в туриндустрии
Стратегический анализ - это комплексный анализ положительных и отрицательных факторов, которые могут повлиять на экономическое положение организации в...
-
В УСЗН много различных информационных технологий, которые используются для получения информации. Но главной проблемой является то, что не вся получаемая...
-
Компания "Инок", образованная в 1991 году, является разработчиком компьютерной справочной правовой системы КонсультантПлюссамой распространенной СПС (по...
-
Итак, еще раз уточним, что эффективность инновационной системы в данной работе будет рассчитываться как сумма эффективностей инновационных проектов. Как...
-
Исходные данные для анализа планирования объема продаж в ЗАО "Мебель-Дизайн" Расчет показателей эффективности инновационного проекта необходимо...
-
Описание системы "Дело" Система "ДЕЛО", разработанная компанией "Электронные Офисные Системы" (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее...
-
В данной выпускной квалификационной работе мы будем рассматривать эффективность инновационной системы через призму эффективности инновационных проектов,...
-
Перечень задач, при решении которых может использоваться программа Построив при помощи Project Expert финансовую модель собственного предприятия или...
-
Сущность и значение стратегического управления для компании Для того, чтобы обосновать необходимость использования стратегии при управлении компаниями в...
-
Описание деятельности ООО "Комплекс" Гостиница "Вертолетная площадка" открыта не так давно (в 2003 году), но имеет хорошую репутацию благонадежной и...
-
Французская фармацевтическая фирма Пьер Фабр (Pierre Fabre Medicament) появилась в России в начале девяностых, хотя ее продукты присутствовали на рынке и...
-
Я считаю что процесс принятия решений играет ключевую роль в управлении предприятиями. Чтобы принять рациональное решение в какой-либо области,...
-
Введение - Анализ и синтез в принятии управленческих решений в компании
В личной жизни каждый человек принимает множество разных решений - о выборе профессии, устройстве семьи, как отдохнуть, распределении бюджета и многое...
-
Информационные технологии (ИТ) - это процессы, использующие комплекс средств и способов сбора, обрабатывания и передачи сведений (первичной информации) с...
-
В связи процессов внутри компании, Управление персоналом. Это является жизненно важным связующим звеном между руководителем и организацией, между...
-
Чаще всего бывает так, что на начальном этапе становления компании еще нет четкого представления о рынке, нишах сбыта, профиле клиентов. Поэтому...
-
Стадии и этапы документооборота - Документооборот в ОВД
Однотипность операций, производимых службами ДОУ над документами, позволяет рассматривать документооборот как последовательность этапов делопроизводства...
Описание документооборота выбранной компании - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота