Оценка эффективности предложенных мероприятий - Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени менеджера Красноуфимского отделения №1774 ОАО "Сбербанка России"

В данной работе были предложены мероприятия по повышению эффективности организации рабочего времени персонала, и совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем. Для достижения стратегических целей, которые поставил перед собой Сбербанк, необходимо внедрение результативной стратегии обучения персонала инструментам тайм-менеджмента.

Обучение персонала могут проводить тренинговые агентства. Например, тренинг "Управление временем", который предлагает тренинговое агентство "Мастер класс", способствует систематизации знаний и в дальнейшем их применения. Времени всегда хватает тому, кто умеет его использовать.

Цель тренинга:

Научить участников более эффективно использовать время. Повысить личную и корпоративную эффективность работы, позволяющие добиваться больших результатов и достигать значимых целей при меньших затратах времени и энергии.

В результате тренинга участники смогут:

    - Планировать и эффективно использовать личное и рабочее время, наилучшим образом распределять нагрузку. - Избегать потери времени, выявлять его нецелевое и неэффективное использование, высвобождать дополнительные временные ресурсы. - Повысить мотивацию к труду и получать больше удовлетворения от работы. - Понять какие факторы стимулируют или ограничивают собственную работоспособность. - Устранять излишнее эмоциональное напряжение и стресс, связные с дефицитом времени. - Грамотно делегировать задачи и полномочия. - Определить свои долгосрочные и краткосрочные цели в различных областях деятельности. - Правильно распределять свои усилия между повседневными рутинными делами и долгосрочными задачами. Выделять из потока дел существенное, расставлять приоритеты. Определять очередность работ. - Брать на себя ответственность за сроки и результат. Не откладывать на завтра то, что надо было сделать вчера. - Обзорно взглянуть на жизнь, оценить и осмыслить качество проживания. Сделать свою жизнь более гармоничной.

Методика и формы обучения:

    O Концентрированный теоретический материал в виде интерактивных мини-лекций; O Практические задания, выполнение индивидуальных и групповых упражнений; O Групповые обсуждения и игры; O Хорошо структурированные печатные раздаточные материалы.

В программу может входить:

    - Стратегическое и тактическое планирование. Почему зная цель, люди не всегда стремятся к ней? Перевод мечты в цель. Принцип постановки целей. Условия хорошо сформулированного результата. Модели SMART, PURE, CLEAR, и GROW. Привлекательность целей. - Как не ошибиться при расстановке приоритетов. Метод Шваба. Матрица Эйзенхауэра: "Срочность" и "Важность". Соотношение временных затрат и получаемых результатов (принцип Парето). - "Поглотители времени": откуда они берутся и как с этим бороться. Оптимизация рабочих процессов. Ментальные карты (Mind Maps). Стратегия множественного результата. - Как "съесть слона": поэтапное достижение цели. Намеченные цели и "неожиданные обстоятельства": как сохранять гибкость в планировании. Метод актуальных контекстов. - Как зарождается и куда исчезает мотивация? Можно ли ее спланировать? Источники мотивации. Вдохновение "по заказу". Создание настроя на высокую работоспособность. Методы самомотивации, и управления рабочей нагрузкой. - Как сохранять сосредоточенность и концентрацию внимания. Мобилизация. Учет ритмов человеческой активности. Как использовать биологические ритмы для повышения эффективности деятельности. - Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития. Организация времени персонала в компании - корпоративные стандарты и инструменты. - Делегирование задач и полномочий. Когда, Кому и Что передавать, и что оставлять себе. - Свобода и принуждение в корпоративном повышении эффективности. Основные закономерности работы с "человеческим фактором", в контексте управления временем. Коуч-менеджмент. Контроль за исполнением, и принципы конструктивной критики. - Что такое Лень, и как ее использовать для "пользы дела". Работа с отсрочками.

Тренинг "Я+результат", предлагаемый агентством "Эспресс Консалт", рекомендуется менеджерам среднего звена, топ-менеджерам.

Цель тренинга: дать участникам практические инструменты организации времени. Ознакомление с возможностями применения MS Outlook для управления своим временем проходит с использованием компьютеров.

Задачи тренинга:

    - научить ставить цели - создать личную стратегию организации деятельности - привить принципы тайм-менеджмента - наладить систему учета потерь времени - отработать техники преодоления классических пожирателей времени - овладеть практическим инструментарием тайм-менеджмента - изучить индивидуальные особенности ритмов активности и отдыха - развеять мифы о тайм-менеджменте

Тренинг поможет решить такие частые проблемы как:

    - неумение правильно расставить приоритеты - неспособность быстро принимать решения - частые накладки в процессе организации различных процессов - стресс, связанный с перегрузкой задачами - несоблюдение сроков - потери времени связанные с отсутствием необходимой информации - опоздания и задержки - затяжные совещания, планерки - хаос на рабочем месте

Содержание тренинга:

Тема 1. Понятие "время"

Тема 2. Самоосознание: "Кто ты? Чего ты хочешь?" - поиск выгодных инвестиций

- ценности и желания

- ключевые сферы жизни, расстановка приоритетов

- цели (SMART-стратегия), задачи, шаги

- личная стратегия (линейная, радиальная модель)

- миссия или "мысленно начинайте с конца"

Тема 3. Принципы тайм-менеджмента

- принцип информационной полноты

- принцип "делай главное"

- принцип материализации мысли

- принцип "айсберга": сознание, предсознание, бессознательное

Тема 4. Контроль затрат времени -- методики тайм-аудита

- хронометраж

- техника перепросмотра

- матрица Эйзенхауэра

Тема 5. Причины потерь времени -- лангольеры времени

- враги реализации действия или почему мы медлим

- куда утекает время или жизнь в круге влияния (проактивный и реактивный типы поведения)

- самомотивация -- способ завести "моторчик"

- навыки твердого "отказа"

- делегирование -- умение покупать время

- управляемое решение

Тема 6. Инструменты тайм-менеджмента

- стандартное планирование по времени

- блочное планирование по событиям

- гибкая система планирования (жесткие и гибкие задачи, бюджетирование времени)

- среднесрочное и долгосрочное планирование (неделя, год)

- результат-ориентированный подход планирования задач

- контекстное планирование

- организация рабочего места

Тема 7. Тайм-менеджмент на Outlook (см. приложение 3).

- Личный недельный круг

- Планирование недели в разделе "Календарь"

- Создание задач, категорий и их группировка

- Планирование дня и анализ выполненного

- Ведение раздела "Контакты"

- Ведение и структурирование почты

- Хронометраж с помощью раздела "Дневник" и анализ временных потерь

- Создание "творческой" картотеки в разделе "Заметки"

- Автоматическое форматирование задач, сообщений

Тема 7. Индивидуальный темп и биоритмы

- типичные ритмы активности и отдыха

- оценка личной активности

Тема 8. Преимущества хаоса или мифы о жестком тайм-менеджменте

Результат обучения: эффективность и результативность деятельности участников; навыки практического использования инструментов управления временем.

Форма проведения тренинга: проводится в форме мини-лекций, ролевых игр, индивидуальных и групповых упражнений, моделирования конфликтных, эмоционально-напряженных, деловых ситуаций с последующим их аналитическим разбором, в группах от 5 до 20 человек. Тренинговая группа выступает в качестве своеобразного "психологического полигона", где участники могут провести "испытания" нового поведения, "примерить" новые модели и стратегии решения личностных и профессиональных проблем, научиться по-новому относиться к себе и другим.

Преимущества тренинга: ориентированность на ряд принципов, благодаря которым обучение достигает поставленных целей:

- Упор на практику, совмещение теоретического курса и практики

- Доступность и простотавыполняемых упражнений и заданий

- Доброжелательная непринужденная атмосфера

Индивидуальный подход к каждому участнику.

Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента всегда является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред - и посттренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения.

В первой ступени обучения необходимо выделить четыре ключевых навыка, необходимых менеджерам: управленческое мастерство, переговоры, презентации и тайм-менеджмент. Участие в программе обучения должно быть не просто добровольным, но и в определенном смысле привилегией. Сотрудник компании должен обосновать необходимость своего участия в программе. Это существенно повышает мотивацию на обучение.

Участник после тренинга уже имеет четкий алгоритм действий.

Через месяц после тренинга может проводится четырехчасовой посттренинг. На нем анализируются успехи и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента.

Через несколько месяцев после курса участники могут написать эссе, отражающие изменения в организации их работы.

Такая схема позволяет существенно повысить эффективность обучения. На каждом этапе сотрудник активно взаимодействует с его руководителем и ТМ-тренером, с тем чтобы все техники находили реальное применение. Одним из любопытных побочных эффектов обучения становится то, что руководители более высоких уровней, видя явные успехи подчиненных в организации времени, сами выражают желание поучаствовать в аналогичных тренингах.

Следующий шаг после организации системы обучения тайм-менеджменту - диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников.

Диагностика проводится в форме анкетирования по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение ТМ-профиля - простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм-менеджмента

Профиль строится на основе данных анкетирования команды менеджеров по трем основным направлениям внедрения тайм-менеджмента в компании:

    O личный тайм-менеджмент - степень владения навыками тайм-менеджмента в среднем по данной группе менеджеров; O командный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия по горизонтали внутри команды; O корпоративный тайм-менеджмент - качество ТМ-взаимодействия менеджера со своими подчиненными.

Пример ТМ-профиля команды топ-менеджеров.

Даже поверхностный взгляд на построенный ТМ-профиль позволяет выявить приоритетные направления развития, актуальные проблемы для решения в ходе обучения тайм-менеджменту. Проведение повторного анкетирования после обучения позволяет оценить его эффективность.

ТМ-диагностика позволяет оценить общую ситуацию с тайм-менеджментом в команде менеджеров. Одновременно или раздельно с ней может применяться методика ТМ-аттестации, служащая для оценки личных ТМ-навыков каждого руководителя или специалиста. В основу методики положены принципы "360-аттестации".

Для аттестации применяется вопросник, который анонимно заполняют несколько коллег аттестуемого. Структура вопросов отражает структуру "ТМ-заповедей", что делает результаты ТМ-диагностики и ТМ-аттестации сопоставимыми и позволяет применять их в едином комплексе.

Ключевым моментом аттестации является ознакомление сотрудника с результатами его оценки коллегами в форме структурированной беседы с его непосредственным руководителем. В ходе беседы заполняется личный план повышения эффективности, исполнение которого регулярно контролируется.

Диагностикой и аттестацией внедрение тайм-менеджмента в компании может не ограничиваться. Для закрепления техник планирования времени могут разрабатываться корпоративные ТМ-стандарты. Их можно разделить на несколько логических уровней. Результаты внедрения стандартов тайм-менеджмента в организации приведены в приложении 5.

Похожие статьи




Оценка эффективности предложенных мероприятий - Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени менеджера Красноуфимского отделения №1774 ОАО "Сбербанка России"

Предыдущая | Следующая