Microsoft Outlook - как инструмент тайм-менеджмента - Информационные технологии тайм-менеджмента
В российских компаниях наиболее широко распространена программа-органайзер - Microsoft Outlook - информационный менеджер, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office, следовательно, на нем остановимся более подробно. Данная программа более известная как почтовый клиент. Однако, кроме функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Outlook - полно ценный электронный органайзер, объединяющий функции календаря, планировщика задач, контроля, записной книжки, менеджера контактов и встречами, картотеки и других, позволяющих эффективно управлять временем и задачами, отслеживая работу с документами пакета Office для автоматически составления дневника работы. Широчайшие функциональные возможности Outlook, кратко можно сформулировать следующим образом [20, с. 65]:
- - осуществление функций индивидуального органайзера; - работа с электронной почтой: формирование, редактирование, получение, отправление электронной корреспонденции; возможность сохранения ее в любом количестве папок; - систематизация и наглядное представление текущих дел, задач и мероприятий; - введение адресной книги с возможностью группирования контактов в тематические папки со всей необходимой информации по каждому абоненту; - введение перечня первоочередных задач; - возможность автоматического напоминания о грядущих делах и мероприятиях, который пользователь может настраивать самостоятельно; - введение других необходимых заметок.
Кроме упомянутых возможностей, с поддержкой программы Outlook возможно выполнять и иные задачи, в зависимости от потребностей пользователя. При этом, Outlook можно использовать и как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для организации документооборота и совместной работы сотрудников одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов и др.
Рассмотрим организацию корпоративного тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook, предложенную Г. А. Архангельским и позволяющего применять персональный тайм-менеджмент каждого из работников инструментом повышения корпоративной эффективности [1, с. 224]. С помощью Outlook можно планировать день, с учетом и "жестких" и "гибких" задач, базирующийся на контекстном планировании. Для этого в Outlook предусмотрены направления:
- 1) ВВстречи, созданные во вкладке "Календарь", имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения, к примеру: "Пятница, 15.00". Встречи предполагают удобный обзор "жесткой", связанной с линейным временем, "хроносом", части вашего плана дня или недели. 2) Задачи, создаваемые во складке "Задачи", имеют лишь "Срок исполнения", то есть ту дату, до которой следует исполнить задачу. Задачи дают обзор всех "гибких", привязанных к "кайросу", дел. При этом задачи группируются, сортируются и раскрашиваются самыми разно образными способами, которые позволяют просто контролировать множество дел.
Располагаются все "гибкие" задачи можно на панели задач в "Календаре" (рис. 2). С помощью этой панели можно увидеть одновременно как расписание встреч на 1 день либо на неделю (на рисунке слева), так и задачи (на рисунке справа). В результате, на одном экране объединяются сразу 2 способа планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).
Панель задач "Календарь"
Одно из ключевых правил эффективного управления личным временем - грамотно составленная расстановка приоритетов. В каждом перечне задач необходимо выделять главное, - Outlook позволяет этот процесс автоматизировать и сделать более комфортным. Для этого принципиально важно расставить приоритеты: выделить ключевые задачи, чтобы, согласно принципам тайм-менеджмента, начать работу именно с них. Outlook позволяет автоматически расцвечивать наиболее важные задачи. Если при создании задачи выбрано - "Важность - высокая", то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу особо крупным и изящным шрифтом (на приоритет задачи показывают стрелки). Если задача потеряла актуальность - просто убрать с задачи "Высокую" значимость, и она вернется к обыкновенному шрифту и расцветке.
Таким образом, Outlook как информационная технология тайм-менеджмента, предоставляет возможности электронного органайзера, объединяющий в одном месте функции планирования, контроля, у правления контактами и встречами, архива (картотеки) и других. Разумеется, возможности Outlook не безграничны, и не всегда возможно настроить и использовать эту программу в полном соответствии с проектируемой ТМ-системой. Но в большинстве случаев применение Outlook эффективно и в контексте индивидуального, и ролевого, и корпоративного тайм-менеджмента.
Похожие статьи
-
Для внедрения тайм-менеджмента в компании была применена методика контекстного планирования, разработанная Г. А. Архангельским, когда жесткое...
-
Информационные технологии (ИТ) - это процессы, использующие комплекс средств и способов сбора, обрабатывания и передачи сведений (первичной информации) с...
-
Прежде всего, было проведена диагностика необходимости внедрения в компании тайм-менеджмента. Анализ текущего состояния документооборота, а также...
-
Введение - Информационные технологии тайм-менеджмента
Тайм менеджмент информационный В новой экономике XXI века на первый план выступает способность оперативно и гибко реагировать на всевозможные...
-
Понятие и сущность тайм-менеджмента Время - один из тех редких ресурсов, управление которыми способно дать конкурентные преимущества в условиях...
-
Краткая характеристика компании ООО "Визит ООО "Визит" включает сеть предприятий пищевой промышленности и розничной торговли. ООО "Визит" является...
-
Развитие информационных сетей - Информационные технологии
Современная база индустриальной революции начала XXI века характеризуется разработкой и широким применением компьютеров, обрабатывающих информацию. Когда...
-
Особенности внедрения информационных технологий в ФГУП "Почта России" - Информационные технологии
Нарастающая значимость существующей информационно-технологической реальности предполагает развитие во всех отраслях экономики нашей страны своевременной...
-
Рассмотрим результаты анкетирования. Выборка составила 21 человек, из них 18 мужчин и 3 женщины. Почти половина респондентов находится в возрасте от 18...
-
Организация электронного документооборота - Информационные технологии в менеджменте
Электронный документооборот позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде. Это повышает организацию контроля...
-
Информационная система организации - Информационные технологии
Современные компании применяют информационные технологии для совершенствования методов работы. В результате изменяется организационная структура...
-
Теоретические основы тайм-менеджмента В области повышения эффективности, скорости и качества работы персонала наиболее широкое распространение получили...
-
Организационно-экономическая характеристика компании "Яркий мир" Компания "Яркий Мир" была основана в 1995 году в Санкт-Петербурге, Тимофеевым...
-
Система передачи данных - система, предназначенная для передачи информации как внутри различных систем инфраструктуры организации, так и между ними, а...
-
Корпоративные информационные системы предприятия - Информационные технологии в менеджменте
Корпоративная информационная система (КИС) -- это масштабируемая система, предназначенная для комплексной автоматизации всех видов хозяйственной...
-
Классификация информационных технологий в менеджменте - Информационные технологии в менеджменте
Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах...
-
Информационная технология - совокупность методов, производственных и программно-технологических средств, объединенных в технологическую цепочку,...
-
Особенности организации и управления предприятиями электронного бизнеса - Информационные технологии
Потенциальные потребители товаров и услуг, предлагаемых предприятиями электронного бизнеса, характеризуются общим обязательным признаком - доступом к...
-
Управление организациями основано на следующих процессах: ? получение информации и ее обработка; ? анализ, подготовка и принятие решений; ?...
-
Электронный и виртуальный офисы - Информационные технологии в менеджменте
Электронный офис и виртуальный офис -- синонимы услуги, оказываемой в России в основном бизнес центрами и колл центрами, имеющими достаточный потенциал...
-
В данной главе рассматривается применение основных результатов исследования к построению системы мотивации команды проекта All In One Media. Помимо...
-
Развитие электронного документооборота и автоматизация делопроизводства предъявляют определенные требования к техническим средствам, которыми оборудуются...
-
Понятие сетевых технологий их роль в управлении - Информационные технологии в менеджменте
В процессе функционирования различных предприятий задействована весьма сложная многоуровневая система с развитыми связями не только между иерархическими...
-
Платформы информационных технологий - Информационные технологии в менеджменте
Платформа информационных технологий - это аппаратно - программный комплекс, обеспечивающий базовый набор сервисов, необходимых пользователям для...
-
Построение рациональной защиты - Информационные технологии в менеджменте
Решение задачи рациональной защищенности данных может достигаться, например, за счет введения системы паролей, использования криптографических методов...
-
Заключение - Бизнес планирование с использованием программы Microsoft Project
В разработанном проекте мы воспользовались не всеми возможностями программы Project Expert. За пределами рассмотрения остались средства описания...
-
Совершенствование корпоративного стандарта по управлению временем Существует значительный потенциал укрепления конкурентных позиций Банка как на...
-
Эволюция информационных систем - Информационные технологии в менеджменте
Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на...
-
Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах...
-
Развитие информационных технологий и электронный бизнес - Информационные технологии
С развитием информационных технологий и расширением сферы использования сети Интернет растет ее влияние на управление компаниями. Появляются новые...
-
Планирование с использованием Project Expert ЗАО "Петроэнергосервис" планирует приступить к выпуску опытного образца высоковольтной ячейки КРУ типа К-594...
-
"Информационное обеспечение управления" - многогранное понятие. Под термином "информационное обеспечение" понимается, во-первых, органически...
-
Важнейшей функцией бухгалтерии ООО "Торговый дом семена и технологии" является учет товароматериальных и денежных средств. От налаженной, четкой работы...
-
Библиотечная профессия в условиях развития информационных технологий
Современный этап развития мировой цивилизации характеризуется процессами, которые определяются как информатизация общества. В ближайшие годы, как...
-
Типовое проектирование информационных систем - Информационные технологии в менеджменте
Методы типового проектирования ИС предполагают создание системы из готовых покупных типовых проектных решений. ТПР - это проектное решение представленное...
-
При проектировании ИС должны быть сформированы общие требования к ней (один из ключевых факторов успеха), поскольку изменения одних блоков, элементов и...
-
Тема данной работы - использование фактора мотивации в управлении командой стартап-проекта в сфере ИКТ. В рамках данной работы изучаются традиционные и...
-
Данный кейс демонстрирует подход к мотивации команды, учитывающий и коллективные, и индивидуальные потребности команды. Важно отметить, что в описанном...
-
Понятие и классификация информационных технологий Термин "информационная технология" базируется на понятии "технология", которое является достаточно...
-
Для разработки системы мотивации необходимо, в первую очередь, разделить спектр задач на мотивацию материальную и нематериальную. Как показало...
Microsoft Outlook - как инструмент тайм-менеджмента - Информационные технологии тайм-менеджмента