Microsoft Outlook - как инструмент тайм-менеджмента - Информационные технологии тайм-менеджмента

В российских компаниях наиболее широко распространена программа-органайзер - Microsoft Outlook - информационный менеджер, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office, следовательно, на нем остановимся более подробно. Данная программа более известная как почтовый клиент. Однако, кроме функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Outlook - полно ценный электронный органайзер, объединяющий функции календаря, планировщика задач, контроля, записной книжки, менеджера контактов и встречами, картотеки и других, позволяющих эффективно управлять временем и задачами, отслеживая работу с документами пакета Office для автоматически составления дневника работы. Широчайшие функциональные возможности Outlook, кратко можно сформулировать следующим образом [20, с. 65]:

    - осуществление функций индивидуального органайзера; - работа с электронной почтой: формирование, редактирование, получение, отправление электронной корреспонденции; возможность сохранения ее в любом количестве папок; - систематизация и наглядное представление текущих дел, задач и мероприятий; - введение адресной книги с возможностью группирования контактов в тематические папки со всей необходимой информации по каждому абоненту; - введение перечня первоочередных задач; - возможность автоматического напоминания о грядущих делах и мероприятиях, который пользователь может настраивать самостоятельно; - введение других необходимых заметок.

Кроме упомянутых возможностей, с поддержкой программы Outlook возможно выполнять и иные задачи, в зависимости от потребностей пользователя. При этом, Outlook можно использовать и как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для организации документооборота и совместной работы сотрудников одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов и др.

Рассмотрим организацию корпоративного тайм-менеджмента на базе Microsoft Outlook, предложенную Г. А. Архангельским и позволяющего применять персональный тайм-менеджмент каждого из работников инструментом повышения корпоративной эффективности [1, с. 224]. С помощью Outlook можно планировать день, с учетом и "жестких" и "гибких" задач, базирующийся на контекстном планировании. Для этого в Outlook предусмотрены направления:

    1) ВВстречи, созданные во вкладке "Календарь", имеющая привязку к конкретному жесткому времени исполнения, к примеру: "Пятница, 15.00". Встречи предполагают удобный обзор "жесткой", связанной с линейным временем, "хроносом", части вашего плана дня или недели. 2) Задачи, создаваемые во складке "Задачи", имеют лишь "Срок исполнения", то есть ту дату, до которой следует исполнить задачу. Задачи дают обзор всех "гибких", привязанных к "кайросу", дел. При этом задачи группируются, сортируются и раскрашиваются самыми разно образными способами, которые позволяют просто контролировать множество дел.

Располагаются все "гибкие" задачи можно на панели задач в "Календаре" (рис. 2). С помощью этой панели можно увидеть одновременно как расписание встреч на 1 день либо на неделю (на рисунке слева), так и задачи (на рисунке справа). В результате, на одном экране объединяются сразу 2 способа планирования: жесткое (встречи) и гибкое (задачи).

Панель задач "Календарь"

Одно из ключевых правил эффективного управления личным временем - грамотно составленная расстановка приоритетов. В каждом перечне задач необходимо выделять главное, - Outlook позволяет этот процесс автоматизировать и сделать более комфортным. Для этого принципиально важно расставить приоритеты: выделить ключевые задачи, чтобы, согласно принципам тайм-менеджмента, начать работу именно с них. Outlook позволяет автоматически расцвечивать наиболее важные задачи. Если при создании задачи выбрано - "Важность - высокая", то Outlook будет по умолчанию выделять эту задачу особо крупным и изящным шрифтом (на приоритет задачи показывают стрелки). Если задача потеряла актуальность - просто убрать с задачи "Высокую" значимость, и она вернется к обыкновенному шрифту и расцветке.

Таким образом, Outlook как информационная технология тайм-менеджмента, предоставляет возможности электронного органайзера, объединяющий в одном месте функции планирования, контроля, у правления контактами и встречами, архива (картотеки) и других. Разумеется, возможности Outlook не безграничны, и не всегда возможно настроить и использовать эту программу в полном соответствии с проектируемой ТМ-системой. Но в большинстве случаев применение Outlook эффективно и в контексте индивидуального, и ролевого, и корпоративного тайм-менеджмента.

Похожие статьи




Microsoft Outlook - как инструмент тайм-менеджмента - Информационные технологии тайм-менеджмента

Предыдущая | Следующая