Актуальность внедрения решения для оптимизации документооборота - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота

Сама по себе сфера аутсорсинга и консалтинга предполагает работу с большим количеством документов, поскольку происходит обмен документов не только внутри самой организации, но и с документами ее клиентов.

Зачастую консультирование производится сразу по нескольким направлениям с привлечением разных специалистов. Обмен информацией между специалистами, а также поиск предыдущих консультаций и/или особенной внутренней литературы занимает достаточное количество времени.

Например, это может быть запрос на проверку и корректировку внешнеторгового договора поставки. Первоначально данный договор предоставляется клиентом, затем документ отправляется на проверку специалистам по направлениям: финансы, юриспруденция и налогообложение. После анализа договора и составления соответствующих комментариев, каждый из специалистов присылает свои замечания четвертому работнику, который будет финализировать и составлять письменный ответ клиенту. Данный ответ пересылается представителю компании, который получил запрос клиента (партнер или бизнес-девелопер). Он, в свою очередь, отправляет ответ клиенту и подготавливает продажу по составлению нового договора (если замечания были значительные). Для определения цены продажи происходит согласование с партнером юридической практики. Далее происходит продажа и в случае ее успеха, задача по составлению договора переходит в юридический отдел.

После составления договора, он направляется на утверждение более старшему по должности специалисту, а затем на согласование со специалистами из области финансов и налогообложения для проверки со своей стороны. В случае комментариев договор отправляется на доработку, после этого указанные процедуры повторяются. После финального утверждения договора, он направляется представителю компании, который получил запрос клиента, и тот уже представляет клиенту результат работы.

Итак, один несложный консалтинговый запрос от клиента требует вовлеченности по меньшей мере пяти специалистов, которые тратят половину времени на обмен информацией.

А теперь представим, что происходит при обмене большим количеством документов и/или запросов, которые поступают от клиента в случае предоставления ему услуг аутсорсинга (выполнение части операционных функций "бэк-офиса" клиента в сторонней организации, специализирующейся на предоставлении таких услуг).

Для того, чтобы оценить эффективность внедрения системы по оптимизации документооборота, давайте рассмотрим весь документооборот компании, занимающейся практикой финансового, юридического и ИТ аутсорсинга на примере Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг.

Для более точной спецификации процедур ниже приведены специализированные термины и обозначения, встречающиеся в работе.

Проект - он же компания клиента, может включать в себя несколько юридических лиц.

Аутсорсинг - передача не ключевых процессов и функций от клиента.

"Сет-ап" - услуга по приему дел и начало работы с клиентом (преимущественно при аутсорсинге).

"Бэк офис" - совокупность не ключевых функций организации.

"Пропоузал" - коммерческое предложение, выдвигаемое клиенту.

Руководитель практики - руководитель отдела одной из практик: финансового, юридического, ИТ, аудита.

Компания - Беллераж Аутсорсинг и Консалтинг

Похожие статьи




Актуальность внедрения решения для оптимизации документооборота - Анализ и применение решения Microsoft SharePoint для оптимизации документооборота

Предыдущая | Следующая