Лексична стратифікація тексту службового документа - Лінгвістичні основи документознавства та інформаційної діяльності

Підготовка -- найважливіший етап у створенні документа. Основні принципи, яких слід дотримуватися при укладанні текстів службових документі. Серед них - об'єктивність, що виражається у реальному відображенні дій, констатації фактів, які відбулися чи відбуваються. Службові документи оформляються переважно від імені юридичної особи - установи або її структурного підрозділу, тому суб'єктивно-оціночна модальність повинна бути зведена до мінімуму. Саме тому більшість службових документів пишеться не від першої, а від третьої особи. При цьому займенники замінюються іменниками: Фірмі потрібні... Університет не заперечує... Можлива беззайменникова конструкція: Просимо (Прошу..)..Надсилаємо.. Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю особистих моментів в оцінці фактів, певних виробничих ситуацій у викладі, зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові.

Логічна послідовність викладу досягається тісним логічним зв'язком усіх компонентів документа, чітко виявленими причинно-наслідковими зв'язками між фактами, причому ці зв'язки можуть виражатися у межах одного речення чи у цілому тексті. Крім того, логічна послідовність може реалізовуватися іншими типами зв'язків: протиставлення (виражене сполучниками проте, однак), логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім), мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, у результаті), конкретизація певного місця у тексті (наприклад, зокрема, як-от).

Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту на окремі пункти. Однак членуванню підлягає текст, з якого можна виділити певну кількість співмірних компонентів, інакше логічність викладу порушується.

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, немає недомовок, двозначностей. Отже, повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, зв'язані з вирішенням питання, що розглядається.

Точність, ясність викладу залежить від ерудиції, глибини знань особистості, його обізнаності у сутності справи, про яку йдеться у документі. Доцільно дібрані слова і вирази, які найбільш економно і водночас повно передадуть думку, сприятимуть конкретності викладу. Проте конкретність, ясність не досягається за рахунок повноти викладу, а забезпечуються точним добором потрібного слова, правильним використанням термінів, уникненням професіоналізмів, чітким і точним формулюванням прохань, пропозицій, наказів, вдалим виділенням й наголошенням основної думки.

Точність і ясність опису передбачає уникнення суперечностей, що виявляється у наступному: вжиті у тексті слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, русизми), що ускладнює сприймання тексту, зміст не відповідає синтаксичній формі (наприклад, прохання, викладене в категоричній формі, стає схожим скоріше на наказ), порушенні смислового плану (викладені аргументи суперечать один одному).

Переконливість - надзвичайно важлива риса службових документів: аргументовано, доказово укладений документ може пришвидшити прийняття управлінського рішення, створити умови для налагодження співробітництва, змінити строки виконання зобов'язань у договорі тощо. Переконливість викладу забезпечується обгрунтуванням думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних. В основному тексті повинні бути відображені лише основні, найважливіші положення і аргументи. Другорядна інформація подається у додатках. Однак до основного тексту може входити вся інформація, часто такий документ оформляється у вигляді таблиці чи анкети.

Адресант, прагнучи досягти переконливості, не завжди досягає її на практиці через надто поверхові й недосконалі словесні формули. Наприклад, часто повторювані прислівники типу наполегливо, переконливо, негайно, дуже втрачають своє призначення - бути прискорювачами дій і стають звичайними, позбавленими сили переконання, доказовості. Тому слід чітко регламентувати їх вживання, щоб зберегти їх ефективність.

Лаконічність викладу досягається продумуванням послідовності усіх етапів викладу змісту, добором аргументів (кожен аспект думки повинен бути чітко аргументований мінімальною кількістю даних). Лаконічним вважається документ, в якому немає зайвих слів, повторень, розтягнутої аргументації, плутанини в деталях. Цього можна досягнути шляхом заміни складних речень простими (за необхідності - ускладненими дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами), вживанням стандартних мовних зворотів (які потребують мінімального напруження уваги при сприйманні та пришвидшують процес читання), вживанням загальноприйнятих скорочень, умовних позначок і символів, правильним компонуванням документа (кожен аспект змісту слід виділяти в окремий абзац і не збігатися з іншим аспектом).

Нормативність мовних засобів, які вживаються у текстах службових документів. Мовне оформлення тексту повинно відповідати нормам загальнолітературного вжитку, тобто нормам сучасної української літературної мови. Головна вимога - зрозумілість забезпечується вживанням загальновідомих, зрозумілих слів, офіційних термінів, унормованих у словниках, довідниках. Оскільки мова виконує активну стимулюючу й регулюючу роль в діяльності органів управління, то добір відповідних мовних конструкцій впливає на дієвість директивної і розпорядчої документації. Це зобов'язує документознавців добре володіти українською літературною мовою, її законами і нормами, щоб щоразу добирати лише найдоцільніші і найпереконливіші мовні засоби.

Композиція - це побудова документа, яка об'єднує всі його елементи в єдине ціле. Одним із рівнів композиції тексту є змістова (змістово-логічна) композиція. Вона включає змістовну структуру, що передбачає виділення у тексті основних композиційних частин, засоби розміщення змісту тексту - "семантичні опори" та лексичну стратифікацію тексту.

Зміст (текст) службового документа визначається його назвою і метою. Назва документа та заголовок до тексту є важливими елементами підготовки читача до сприйняття інформації, закладеній у повідомленні.

Змістова композиція тексту службових документів передбачає його поділ на такі частини: вступ, доказ та закінчення. У вступній частині викладають підстави для створення документа, в найважливішій частині - основній - рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання, у закінченні формулюється мета заради якої складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. В активному закінченні точно вказується, яку дію повинен виконати адресат. Пасивне закінчення інформує про певні події, обставини, факти.

Текст документа, що складається з закінчення, називається простим. У разі, коли він містить й інші логічні елементи - складним. Залежно від змісту документа використовують прямий (вступ, доказ і закінчення) або зворотний (у зворотному порядку викладають - закінчення, доказ, без вступу) порядок розміщення елементів тексту.

Іншим аспектом змістової композиції є лексичний розподіл змісту. Розподіл різних шарів лексики у тексті називається лексичною стратифікацією тексту. Лексика тексту службового документа характеризується вибором та перевагою тих чи інших лексичних одиниць, перш за все, усталених фраз (ключових слів, мовних кліше, типізованих речень), які є виявом уніфікації мовних засобів організації тексту.

Мовні звороти, що багато разів механічно повторюються без творчого доопрацювання, внаслідок чого послаблюється їх лексичне значення та стирається експресивність, називають штампами. За частого вживання на штамп може перетворитися будь-яка структурна чи змістова одиниця мовлення (активна, дійова допомога, гідний внесок, висока оцінка, гостра критика, пакет пропозицій). Терміни штамп, шаблон, трафарет мають негативно-оцінне значення, позначаючи переважно бездумне, невдале використання мовних засобів. Цим вони відрізняються від нейтральних понять стандарт, стереотип, кліше, які мають інформативно-необхідний характер і належать до галузі доцільного використання готових формул відповідно до певних комунікативних вимог. Мовні кліше виникають у результаті однотипності неодноразово повторюваних виробничих ситуацій як готові мовні формули, які часто утворюють своєрідний каркас змісту службового документа. Оптимальне конструювання тексту, застосування мовних кліше в управлінських документах дозволяє досягти високого ефекту у виконанні ними їхньої основної соціальної функції.

Частотність використання мовних кліше зумовила поділ службових документів на дві категорії:

Ш з низьким рівнем стандартизації, в яких заздалегідь можна передбачити і сформулювати найзагальніші відомості (компоненти формуляра), спосіб викладу (добір слів і словосполучень, буд будова речень) залежить від конкретної ситуації; Ш з високим рівнем стандартизації, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, але й слова, словосполучення і речення, за винятком індивідуальних відомостей про особу, які вписуються в бланк від руки.

Відповідно складання документа може зводитися до заповнення бланка у такий спосіб: вибір стандартних готових конструкцій для даного конкретного випадку, заповнення формуляра, побудова за готовими зразками тих словосполучень і речень, які не передбачені формулярами бланків.

При укладанні документів з низьким рівнем стандартизації послуговуються такими видами текстів: розповідь (виклад у хронологічній подій, явищ, фактів), опис (принцип характеристики явища через перерахування ознак, властивостей), міркування (спосіб викладу, при якому логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ і доводить певне положення через причинно-наслідкові зв'язки, зіставлення, розкриття змісту цих зв'язків). У даному випадку невисока стандартизація документів повинна компенсуватися чіткістю, точністю, логічністю викладу, його смисловою і словесною адекватністю. Послідовність викладу, співмірність частин, продуманість переходів, добір фактів, точність аргументів дасть можливість глибше розкрити тему документа.

У документах використовують стандартні фрази ( Договір набуває чинності..., Доводимо до Вашого відома...У зв'язку з вказівкою...) для забезпечення точності, недвозначності трактувань, адекватного відображення дійсності та думки автора у мовленнєвому фрагменті (реченні, тексті). Стандартизація мови документів забезпечує комунікативну сталість, яка надає документа юридичної сили.

Під стандартизацією мови документів слід розуміти встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень. Стандартизація мови документів покликана спростити і прискорити складання і сприймання тексту документа, зробити його достовірним і об'єктивним.

У текстах документів спостерігається:

Ш стандартизація лексичної сполучуваності: звуження значення слів пояснює обмеження лексичної сполучуваності слів, виникає так звана регламентована сполучуваність: контроль, як правило, покладається, угода - укладається, платіж - здійснюється, ціна - встановлюється, право - надається, позиції бувають конструктивними/неконструктивними, діяльність - успішною, необхідність - нагальною, знижки - значними, договір - цей, даний, закон - чинний, умови, якість - належні (неналежні). Ш стандартизація синтаксичних одиниць (речення, словосполучення), які не складаються, а як формула відтворюються в тексті документа, що закріплює відповідну ситуацію соціально-правових відношень: у встановленому порядку, відповідно до ухваленої домовленості, у порядку надання технічної допомоги, у випадку невиконання боргових зобов'язань..., договір набуває чинності з дня підписання, скарги подаються у встановленому законом порядку та ін.

Уніфікація як один із напрямів раціоналізації документів втілюється в розробці та застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів - це процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і формулювання тексту-зразка.

Типізація службових документів дозволяє моделювати будь-який текст. При цьому укладач тексту оперує модулями, типовими блоками, які є клішованими частинами тексту (у договорах - це представлення сторін, предмет договору, порядок розрахунку, обов'язки і права сторін, термін дії договору). Між закритим акціонерним товариством "Будінвестсервіс", що далі називається Орендодавець, з однієї сторони, і ТВО "Арес", що надалі називається Орендатор, з іншої сторони, уклали цей Договір про подане нижче...

Цей та подібні модулі становлять тексти договорів (про виконання робіт, про оренду, про купівлю-продаж). Сам текст початкового модуля договору практично не змінюється, варіюються члени речення, змінюються юридичні терміни, які визначають суб'єкти договірних відносин (Замовник - Виконувач, Продавець - Покупець, Орендодавець - Орендар).

Процес стандартизації та уніфікації охоплює усі рівні мови документів (лексику, морфологію, синтаксис, текстову організацію) та визначає своєрідність і специфіку стилю службових документів. Навіть опис, роздум і міркування, модифікуючись у даному стилі, перетворюються на типи викладу стверджувально-констатувального чи приписово-констатувального характеру. Звідси синтаксичний монотон, лексична однорідність мовлення, висока повторюваність слів.

Економічна необхідність, розвиток науки і техніки зумовлюють посилення процесів уніфікації та стандартизації документів, з одного боку, та тенденцію до спрощення, очищення від застарілих канцелярських штампів і кліше мови службової кореспонденції. Мова службового листування являє собою периферію офіційно-ділового стилю. Поруч з регламентованими листами нині поширюються нерегламентовані листи, нарівні з офіційними - напівофіційні (вітальні, рекламні), у яких співвідношення експресії й стандарту змінюються то в один, то в інший бік.

До розподілу змісту належать питання виділення у тексті семантичних стрижнів (ключових слів або смислових орієнтирів, або опорних пунктів). Сукупність таких найбільш інформативних лексем, ключових слів являє собою семантичний каркас тексту. Таким чином, семантичні стрижні дозволяють рівномірно розподілити змістове навантаження тексту.

Крім мовних кліше, вагому роль у тексті відіграють так звані "наповнювачі" - допоміжні частини мови, які служать для зв'язку слів у реченні. Для текстів управлінських документів характерна повторюваність слів у вузькому контексті, наприклад: Орендодавець надає Орендареві, довідково-бібліографічний відділ наукової бібліотеки, життя документа у документообігу установи, висока частотність вживання відіменникових прийменників і прийменникових сполучень: на адресу, у міру, у зв'язку, відповідно до, у ході, з метою, у міру, після закінчення, з причини, при наявності, за сприяння, за умови, стосовно, згідно з, відповідно до..., вживання віддієслівних іменників, які часто позначають опредмечену дію: пропонувати - вносити пропозиції, відповідати - нести відповідальність, розв'язувати - приймати рішення (ухвалу), ухвалити, уточнювати - вносити уточнення, платити - здійснювати оплату тощо.

Крім того, при формуванні тексту документа велике значення має термінована лексика, яка залежить від законодавчих і нормативних актів органів влади та управління та забезпечує точне формулювання термінів: юридичних (власник, закон, реєстрація, власність, акт, приватизація, оренда, викуп, приймання та передавання об'єктів тощо), економічних (дотація, витрати, купівля-продаж, бюджет, видатки, прибуток, платіж, кошторис, статті бюджету і т. д.), економіко-правових (погашення кредиту, право власності, термін реалізації товару, сертифікат якості тощо.)

Значну роль у передаванні змістової інформації відіграють номенклатурні назви, модальні дескриптори, які вказують на характер зв'язку між повідомлюваною інформацією та зовнішнім світом (об'єктивна модальність).

Отже, для досягнення точності у тексті та однозначного трактування кожного речення доводиться повторювати ті самі слова, назви і терміни. Докладність викладу у службових документах поєднується з аналітизмом вираження дій, процесів у формі віддієслівного іменника. Їм властивий високий ступінь уніфікації, стандартизація як провідна ознака синтаксису, термінізована лексика, інформаційне навантаження кожного елемента тексту, увага до деталей, підкреслена логічність, беземоційність викладу.

Лексична стратифікація тексту службового документа - Лінгвістичні основи документознавства та інформаційної діяльності

Похожие статьи