Введення даних і створення звітів - Система керування базами даних Access

Працюючи в СУБД Access, можна вводити інформацію, по-перше, безпосередньо до таблиці, по-друге, за допомогою форми і, нарешті, шляхом імпорту зовнішньої таблиці, розміщеної поза базою даних.

Введення даних до таблиці

Після задання структури й імені таблиці можна безпосередньо ввести дані до неї. Для цього потрібно перейти в Режим таблицы. Цей режим установлюється подвійним клацанням мишею по піктограмі таблиці (або виділенням піктограми таблиці і натисканням кнопки Открыть) після відкриття бази даних На екрані з'явиться вікно із зображенням рядків таблиці (мал. 4.1). прикладний програма звіт access

Мал. 4.1. Вікно таблиці: початок введення даних

Порівняйте вікно із вікном конструктора таблиць. До речі, найзручніше переключатися між режимами конструктора і таблиці за допомогою кнопки Вид на панелі інструментів. Ця кнопка має вигляд Режим таблицы, якщо включений режим конструктора, і вигляд Конструктор, якщо активним є вікно таблиці (мал. 4.2).

Мал. 4.2. Кнопка Вид

Коли ви заповните перший рядок таблиці, в комірні "Код путівки" з'явиться 1, а напис (Счетчик) автоматично переміститься в наступний рядок.

У процесі заповнення таблиці ви можете переміщатися між різними полями і рядками за допомогою клавіш керування курсором, а також клавіші Таb (клавіші Shift + Tab забезпечують переміщення в зворотному напрямку).

Введення даних за допомогою форми

Найзручнішим способом введення записів у базу даних є заповнення форм. Припустимо, що ви вже створили форму "Путівки", як було описано в пункті "Форми і їхнє створення" попереднього параграфа. Відкрийте вікно бази даних і перейдіть на вкладку Формы. Двічі клацніть мишею по піктограмі "Путівки", після чого відкриється вікно форми.

Зверніть увагу, що у нижній частині форми розміщені кнопки панелі переходу, які дозволяють переміщатися по записах (мал. 4.3).

Мал. 4.3. Панель переходу у вікні форми

На панелі переходу індикатор записів відображає номер поточного запису. Кнопки на цій панелі дозволяють переходити до наступного або попереднього записів, а також у кінець або на початок набору записів. У полі індикатора записів можна також зазначити номер запису, до якого бажаєте перейти.

Щоб додати новий запис, потрібно клацнути по кнопці Новий запис панелі переходу і потім ввести дані в поля форми. Заповнивши у такий спосіб форму "Путівки" й одержимо таблицю, показану на мал. 4.4.

Мал. 4.4. Таблиця "Путівки"

Введені дані будуть розміщені в таблиці "Путівки" після закриття вікна форми. Клацніть по кнопці Х вікна форми, потім перейдіть на вкладку Таблицы і двічі клацніть мишею по піктограмі "Путівки". Переконайтеся, що всі введені дані присутні в таблиці.

Завдання:

Побудувати дві таблиці бази даних "Фірма "Подорож". В першій будуть відомості про постійних клієнтів фірми, які купують путівки (таблиця "Клієнти"), в в другій - відомості про зроблені замовлення (таблиця "Замовлення"). Див. мал. 4.5 і 4.6.

Мал. 4.5. Таблиця "Клієнти"

Мал. 4.6. Таблиця "Замовлення"

Створення звіту

Для представлення даних бази в звичайному вигляді потрібно створити Звіт. Для цього в Access передбачено декілька засобів: майстер звітів, конструктор і майстер діаграм.

Найпростіше скласти звіт за допомогою майстра звітів. Складемо звіт про клієнтів фірми "Подорож".

    - Відкрийте базу даних. Перейдіть на вкладку Отчеты. - Клацніть по кнопці Создать й оберіть позицію Мастер отчетов. - У розкривному списку вкажіть таблицю "Клієнти", на основі якої буде створюватися звіт. У діалозі перемістіть усі поля зі списку Доступные поля до списку Выбранные поля, після чого натисніть кнопку Далее (мал. 4.7).

Мал. 4.7. Діалогове вікно майстра звітів: обрання поля для звіту

Мал. 4.8. Діалогове вікно майстра звітів: рівні групування

    - Наступний діалог призначений для задання рівнів групування для полів звіту. Можете прийняти установки за умовчанням, як показано на мал. 4.8. Натисніть кнопку Далее. - Дотримуйтесь вказівок майстра, задаючи в наступних діалогах порядок сортування полів, вид макета, стиль оформлення звіту, а також ім'я звіту. На завершення клацніть по кнопці Готово. - Ви отримаєте звіт, виведений у вікно перегляду (мал. 4.9).

Можете відрегулювати розташування написів і їхній формат. Для цього потрібно переключитися за допомогою кнопки Вид у режим конструктора звітів. Ці операції, що виконуються в окремому вікні конструктора звітів, прості й зрозумілі.

Зазначимо, що звіти можна створювати не лише на основі таблиць, а й використовуючи дані запитів. Для формування такого звіту потрібно в діалозі Новий отчет зазначити відповідний запит. Створений звіт можна надіслати на друк, для чого слід натиснути кнопку Печать на панелі інструментів.

Мал. 4.9. Звіт на основі таблиці "клієнти"

Контрольні запитання

    1. Які способи введення даних до таблиць вам відомі? 2. Як переміщатися між різними комірками таблиці? 3. Як переключитися з режиму таблиці в режим конструктора таблиць і навпаки? 4. Де розташована панель переходу і для чого вона потрібна? 5. Для чого потрібен звіт? 6. Наведіть послідовність дій під час створення звіту.

Похожие статьи




Введення даних і створення звітів - Система керування базами даних Access

Предыдущая | Следующая