Предварительный просмотр и печать - Текстовый редактор Word, электронная таблица Excel

CTRL+P или CTRL+SHIFT+F12

Отображение диалогового окна Печать.

Используйте следующие клавиши в режиме предварительного просмотра (для перехода в режим предварительного просмотра нажмите клавиши ALT+F, а затем нажмите клавишу V).

Клавиши со стрелками

Перемещение по странице при просмотре в увеличенном масштабе.

PAGE UP или PAGE DOWN

Переход на одну страницу вперед или назад при просмотре в нормальном масштабе.

CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ или CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО

Переход к первой странице при просмотре в нормальном масштабе.

CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ или CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО

Переход к последней странице при просмотре в нормальном масштабе.

Работа с листами

SHIFT+F11 или ALT+SHIFT+F1

Вставка нового листа.

CTRL+PAGE DOWN

Переход на следующий лист книги.

CTRL+PAGE UP

Переход на предыдущий лист книги.

SHIFT+CTRL+PAGE DOWN

Выделение текущего и следующего листов. Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, нажмите клавиши CTRL+PAGE DOWN, чтобы выделить другой лист нажмите клавиши CTRL+PAGE UP.

SHIFT+CTRL+PAGE UP

Выделение текущего и предыдущего листов.

ALT+М Л И

Переименование активного листа (меню Формат, подменю Лист, команда переименовать).

ALT+П М

Перемещение или копирование активного листа (меню Правка, команда Переместить/скопировать лист).

ALT+П Л

Удаление активного листа (меню Правка, команда Удалить лист).

Выделение ячеек, строк, столбцов и объектов

CTRL+ПРОБЕЛ

Выделение столбца целиком.

SHIFT+ПРОБЕЛ

Выделение строки целиком.

CTRL+A

Выделение листа целиком.

SHIFT+BACKSPACE

Если выделено несколько ячеек, выделение только активной ячейки.

CTRL+SHIFT+ПРОБЕЛ

Оставаясь на текущем объекте, выделение всех объектов листа.

CTRL+6

Переключение режимов скрытия объектов, отображения объектов и отображения контуров объектов.

Выделение ячеек с особыми атрибутами

CTRL+SHIFT+* (звездочка)

Выделение текущей области вокруг активной ячейки. Текущей областью называется диапазон ячеек, ограниченный пустыми столбцами и строками. В отчете сводной таблицы -- выделение отчета целиком.

CTRL+/

Выделение массива, содержащего текущую ячейку.

CTRL+SHIFT+O (буква O)

Выделение всех ячеек, содержащих примечания.

CTRL+

В текущей строке выделение ячеек, не соответствующих значению в активной ячейке.

CTRL+SHIFT+|

В текущем столбце выделение ячеек, не соответствующих значению в активной ячейке.

CTRL+[ (открывающая прямоугольная скобка)

Выделение всех ячеек, на которые прямо ссылаются формулы в выделении.

CTRL+SHIFT+{ (открывающая фигурная скобка)

Выделение всех ячеек, на которые прямо или косвенно ссылаются формулы в выделении.

CTRL+] (закрывающая прямоугольная скобка)

Выделение ячеек, содержащих формулы, которые прямо ссылаются на активную ячейку.

CTRL+SHIFT+} (закрывающая фигурная скобка)

Выделение ячеек, содержащих формулы, которые прямо или косвенно ссылаются на активную ячейку.

ALT+; (точка с запятой)

Выделение видимых ячеек текущей выделенной области.

Добавление, изменение или удаление объемного эффекта для фигуры

    1. Выделите автофигуру, которую требуется изменить. 2. Нажмите кнопку Объем на панели инструментов Рисование, а затем выполните одно из следующих действий:
      O чтобы добавить объемный эффект, выберите нужный вариант; O чтобы изменить объемный эффект -- например его цвет, угол поворота, глубину, освещение или текстуру поверхности, нажмите кнопку Настройка объема, а затем выберите нужные параметры на панели инструментов Настройка объема; O чтобы удалить эффект, нажмите кнопку Нет объема.

Создание формулы

Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на странице. Формула начинается со знака равенства (=). Ниже приведен пример формулы, умножающей 2 на 3 и прибавляющей к результату 5.

=5+2*3

Создание простой формулы: =128+345

Следующие формулы содержат операторы и константы.

Пример формулы

Описание

=128+345

Складывает 128 и 345

=5^2

Возводит 5 в квадрат
    1. Щелкните ячейку, в которую требуется ввести формулу. 2. Введите = (знак равенства). 3. Введите формулу. 4. Нажмите клавишу ENTER.

Создание диаграммы

    1. Убедитесь, что данные на листе расположены в соответствии с типом диаграммы, который планируется использовать. 2. Выведите на экран панель инструментов Диаграммы. Чтобы вывести панели инструментов Диаграммы, выберите в меню Вид команду Панели инструментов и установите флажок Диаграммы. 3. Выделите ячейки, содержащие данные для построения диаграммы. 4. Нажмите кнопку Тип диаграммы.

Изменение типа диаграммы

Для большинства плоских диаграмм можно изменить тип диаграммы как ряда данных, так и диаграммы в целом. Для пузырьковых диаграмм можно изменить только тип диаграммы в целом. Для большинства объемных диаграмм изменение типа затрагивает всю диаграмму. Для объемных линейчатых диаграмм и гистограмм есть возможность преобразовывать отдельные ряды данных к конусному, цилиндрическому или пирамидальному типу.

    1. Чтобы изменить тип диаграммы, выполните одно из следующих действий. O Для целой диаграммы выберите диаграмму. O Для ряда данных выберите ряд данных. 2. В меню Диаграмма выберите команду Тип диаграммы. 3. На вкладке Стандартные выберите необходимый тип диаграммы.

При изменении типа диаграммы для ряда данных, а не для всей диаграммы, необходимо установить флажок Применить к.

Для того чтобы применить конический, цилиндрический или пирамидальный тип к ряду данных объемной линейчатой диаграммы или гистограммы, щелкните Цилиндрическая, Коническая или Пирамидальная в поле Тип на вкладке Стандартные, а затем установите флажок Применить.

Добавление легенды на диаграмму

    1. Выберите диаграмму, на которую требуется добавить легенду. 2. В меню Диаграмма выберите команду Параметры диаграммы, а затем откройте вкладку Легенда. 3. Установите флажок Добавить легенду. 4. В группе Размещение выберите подходящий вариант.

При выборе одного из вариантов размещения легенда перемещается, а размер области построения автоматически изменяется, чтобы вместить ее. Если перемещение или изменение размеров легенды осуществлялось мышью, размеры области построения не меняются автоматически. При использовании варианта размещения изменения, внесенные в легенду мышью, не сохраняются.

Изменение высоты и перспективы объемной диаграммы

    1. Выберите объемную диаграмму, которую требуется изменить. 2. В меню Диаграмма выберите команду Объемный вид. 3. Выберите требуемые параметры.

Если флажок Перпендикулярные оси снят, можно задать параметры Перспектива и Высота.

Если флажок Перпендикулярные оси установлен, можно либо задать параметр Высота, либо установить флажок Автомасштаб.

Параметр Перспектива недоступен на объемных диаграммах, в которых всегда установлен флажок Перпендикулярные оси.

Изменение угла поворота и возвышения объемной диаграммы

С помощью меню

    1. Выберите объемную диаграмму, которую требуется изменить. 2. В меню Диаграмма выберите команду Объемный вид. 3. Выберите требуемые параметры.

С помощью мыши

    1. Щелкните пересечение любых двух осей, чтобы выделить углы диаграммы. 2. Перетащите угол, чтобы изменить возвышение и угол поворота диаграммы.

Чтобы видеть маркеры данных, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу CTRL.

Изменение глубины и ширины объемной диаграммы

Для объемных диаграмм, имеющих оси, можно изменить глубину. Кроме того, на объемных диаграммах с перспективой можно задать глубину зазора, а на объемных линейчатых диаграммах и гистограммах -- ширину зазора.

    1. Выберите на объемной диаграмме ряды данных, которые требуется изменить. 2. В меню Формат выберите команду Выделенный ряд, а затем откройте вкладку Параметры. 3. Выберите требуемые параметры.

Изменение порядка отображения ряда данных на диаграмме так, чтобы объемные маркеры данных не препятствовали восприятию менее крупных элементов изображения

1. Выделите на диаграмме ряд данных, который требуется изменить.

Чтобы изменить порядок отображения рядов на поверхностной диаграмме, укажите ключ легенды.

    2. В меню Формат выберите команду Ряды данных или Ключ легенды, а затем -- вкладку Порядок рядов. 3. В списке Порядок рядов укажите ряд, порядок отображения которого следует изменить. 4. Чтобы расположить ряды в требуемом порядке, нажимайте кнопки Вверх и Вниз.

Печать выделенной области, активного листа (листов) или книги

Если на листе Microsoft Excel задана область печати, будет распечатана только эта область. Например, если выделен диапазон ячеек и установлен флажок Выделенный диапазон, будут распечатаны ячейки из этого диапазона, а определенные на листе Microsoft Excel области печати будут пропущены.

    1. В меню Файл выберите команду Печать. 2. В группе Вывести на печать выберите соответствующий параметр, чтобы распечатать выделенную область, активный лист (листы) или книгу целиком.

Печать нескольких листов

1. Выберите листы, которые требуется распечатать.

При вводе или изменении данных меняются все выделенные ячейки. В ходе этих изменений могут быть заменены данных на активном и других листах.

Чтобы выделить

Выполните следующее

Отдельный лист

Щелкните ярлычок листа.

Если ярлычок нужного листа не виден, найдите этот ярлычок с помощью кнопок прокрутки листов, а затем щелкните его.

Два или более смежных листа

Щелкните ярлычок первого листа, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните ярлычок последнего листа.

Два или более несмежных листа

Щелкните ярлычок первого листа, а затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, последовательно щелкните ярлычки остальных листов.

Все листы книги

Щелкните правой кнопкой мыши ярлычок какого-либо листа, а затем выберите команду Выделить все листы в контекстном меню.

Если ярлычки листов выделены цветом, имя на ярлычке при выделении будет подчеркиваться цветом, заданным пользователем. Если цвет ярлычка листа совпадает с цветом фона, значит этот лист не выделен.

Отмена выделения нескольких листов

Чтобы отменить выделение нескольких листов книги, щелкните любой невыделенный лист.

Если на экране видны только выделенные листы, наведите указатель на выделенный лист и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите в контекстном меню команду Разгруппировать листы.

2. В меню Файл выберите команду Печать.

Печать нескольких книг

Все файлы печатаемых книг должны находиться в одной папке.

    1. В меню Файл выберите команду Открыть. 2. Удерживая клавишу CTRL, выберите мышью все выводимые на печать книги. 3. В меню Сервис диалогового окна Открыть выберите пункт Печать.

Предварительный просмотр страницы перед выводом на печать

    1. В меню Файл выберите команду Предварительный просмотр. 2. С помощью кнопок панели управления просмотрите или настройте страницу перед выводом на печать.

Сортировка отчета сводной таблицы или сводной диаграммы

В Microsoft Excel предусмотрен следующий порядок для сортировки данных по возрастанию: числа, текст, логические значения, значения ошибок (например #ССЫЛКА! и #ЗНАЧ!) и пустые ячейки. При сортировке данных по убыванию порядок тот же, за исключением пустых ячеек (они всегда сортируются последними).

1. Выделите поле с элементами, которые требуется сортировать.

Для отчета сводной диаграммы выберите поле в связанном отчете сводной таблицы. Для сортировки элементов в поле ряда щелкните соответствующее поле столбца. Для сортировки элементов в поле категорий щелкните соответствующее поле строки.

2. Выполните одно из следующих действий.

Сортировка элементов по возрастанию или убыванию

    1. На панели инструментов Сводные таблицы откройте меню Сводная таблица, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. 2. Установите переключатель Параметры сортировки в положение по возрастанию или по убыванию. 3. В списке с помощью поля выполните одно из следующих действий.

Для сортировки элементов по заголовкам выберите сортируемое поле.

Для сортировки элементов по их значениям в области данных выберите поле данных, содержащее сортируемые значения.

При обновлении отчета или изменении макета данные этого поля будут пересортированы в указанном порядке.

Сортировка элементов по определенным значениям данных

    4. Щелкните ячейку в области данных, которая содержит значение, по которому проводится сортировка. Например, если требуется сортировать продукты по значениям месячных продаж, щелкните значение для этого месяца в области данных. 5. В меню Данные выберите команду Сортировка. 6. Выберите требуемые параметры и нажмите кнопку OK.

После обновления отчета сортировку придется повторить.

Сортировка элементов в специальном порядке

Специальный порядок сортировки не сохраняется после обновления отчета.

    7. В меню Данные выберите команду Сортировка. 8. Нажмите кнопку Параметры. 9. В поле Сортировка по первому ключу выберите требуемый вариант.

Если требуемый параметр не отображается, можно создать новый порядок сортировки, нажав кнопку Параметры в меню Сервис и выбрав вкладку Списки.

Примечание. Можно организовывать элементы в специальном порядке сортировки, выделяя и перетаскивая их вручную.

Прекращение сортировки или возвращение элементов в их исходный порядок

    10. На панели инструментов Сводные таблицы откройте меню Сводная таблица, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. 11. В окне Параметры сортировки нажмите кнопку Вручную (для прекращения автоматической сортировки) или как в источнике данных (для возвращения элементов в их исходный порядок).

После сортировки отчета сводной диаграммы или связанного с ним отчета сводной таблицы некоторые форматы диаграмм могут быть утеряны.

Группировка, разгруппировка

Сгруппируйте числовые элементы

    1. Щелкните правой кнопкой мыши поле с числовым элементом, выберите в контекстном меню команду Группа и структура, а затем -- команду Группировать. 2. В поле начиная с введите первый элемент группы. 3. В поле по введите последний элемент группы. 4. В поле с шагом введите значение интервала, с которым будут создаваться группы чисел.

Сгруппируйте даты и время

    5. Щелкните правой кнопкой мыши поле с датой или временем, выберите в контекстном меню команду Группа и структура, а затем -- команду Группировать. 6. Введите начальную дату или время группы в поле начиная с и последнюю -- в поле по. 7. В списке с шагом выберите один или несколько временных интервалов для группы.

Чтобы сгруппировать элементы по неделям, выберите Дни в поле с шагом, убедитесь в том, что Дни -- это единственный выбранный временной интервал, укажите 7 в поле Число дней. После этого, если необходимо, можно выбрать дополнительные промежутки времени для группы, например Месяцы.

Сгруппируйте выбранные элементы

8. Выберите элементы для группировки либо с помощью выделения и перетаскивания, либо щелкая их при нажатой клавише CTRL или SHIFT.

Для отчета сводной диаграммы выберите элементы в связанном отчете сводной таблицы.

9. Щелкните правой кнопкой мыши выбранные элементы, выберите в контекстном меню команду Группа и структура, а затем -- команду Группировать.

В полях, организованных по уровням, можно группировать только элементы, имеющие одинаковые следующие уровни. Например, если в поле есть два уровня "Страна" и "Город", нельзя сгруппировать города из разных стран.

Разгруппируйте элементы

10. Щелкните правой кнопкой группу, выберите в контекстном меню команду Группа и структура, а затем -- команду Разгруппировать.

В поле датывремени или в числовом поле щелкните правой кнопкой мыши любую группу -- все группы поля разгруппируются.

O Если поле раньше было полем страницы, перетащите его назад в область страницы.

Похожие статьи




Предварительный просмотр и печать - Текстовый редактор Word, электронная таблица Excel

Предыдущая | Следующая