Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота - Моделирование и анализ процессов внутреннего документооборота предприятия
Перечень предложений по совершенствованию процедур документооборота в подразделениях производственного предприятия с учетом перспектив внедрения системы, и имеющие отражение на Модели TO BE, приведен в таблице 3.2.
Приведенные в таблице предложения обусловлены:
- - планируемым вводом в повседневную деятельность ранее не выполняемых бизнес-процессов; - совершенствованием действующих бизнес-процессов, за счет определения их оптимальной структуры и параметров; - совершенствованием процессов документооборота, за счет использования технологических возможностей внедряемой СЭД; - установкой программного обеспечение СЭД на рабочие места руководителей и специалистов производственного предприятия; - требованиями и ограничениями, вносимыми СЭД при ее внедрении.
Все предложения в таблице основаны на предполагаемом внедрении системы электронного документооборота Directum. Предложения в таблице разделены на функциональные и организационно-технические. Особенностью является то, что каждое из них подразумевает, что система полностью поддерживает все бизнес-процессы системы, которые необходимо реализовать. Помимо этого СЭД обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа.
Таблица 3.2. Перечень предложений по совершенствованию бизнес-процесса "Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)" документооборота в подразделениях производственного предприятия
№ |
БП |
№ |
Описание предложений |
Примечание |
1 |
Управление приказами (распоряжениями) |
1.1 |
Организационно-технические: В бизнес-процессе TO BE предполагается использование СЭД. |
Система обеспечивает поддержку практически всех основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему технологические возможности в данном бизнес-процессе значительно сокращают, как количество бумажных носителей, так и общее время выполнения процесса. При этом СЭД полностью обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа, дает возможность осуществлять контроль состояния электронного документа на всех стадиях жизненного цикла. Кроме того система дает возможность организовать, проконтролировать и принять работы по исполнению данного, конкретного приказа (распоряжения). Для обеспечения полноценного и эффективного выполнения бизнес-процесса система обеспечивает возможность динамического назначения участников бизнес-процесса и маршруты прохождения документа с временными параметрами. |
1.2 |
Функциональные. "Согласование проекта Приказа/Распоряжения". Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Выполняя функцию, проверяется содержание документа на соответствие поставленным целям и нормативным документам, ставится визирующая электронная цифровая подпись (далее ЭЦП) на проект документа. Выполняет ее, как правило, руководитель подразделения - непосредственный руководитель ответственного за подготовку приказа/ распоряжения и согласующие, ответственные в своей области. |
Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя. | ||
1.3 |
"Печать Приказа/Распоряжения и передача документа на подпись". Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Распечатывается согласованный электронный документ, обеспечивается передача бумажного документа на подпись руководителю, ставится утверждающая электронная цифровая подпись (ЭЦП) от лица утверждающего. Выполняет ее, как правило, секретарь руководителя. |
Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя. | ||
1.4 |
"Постановка Приказа/Распоряжения на контроль исполнения". Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Постановка исполнения Приказа/Распоряжения на контроль. Выполняет ее, как правило, секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть. |
Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя. | ||
1.5 |
"Мониторинг выполнения работ по Приказу/Распоряжению" Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Осуществляется мониторинг хода и состояния выполнения работ по исполнению Приказа/Распоряжения. Выполняет ее лицо, назначенное за контроль исполнения приказа (распоряжения), либо секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть. |
Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя. | ||
1.6 |
"Приемка работ по исполнению Приказа/Распоряжения". Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Осуществляется приемка работ по исполнению Приказа/Распоряжения или выдача заданий на доработку. Выполняет ее лицо, назначенное за контроль исполнения приказа (распоряжения), либо секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть. |
Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя. | ||
2 |
Ведение номенклатуры дел и архивное хранение документов |
2.1 |
Организационно-технические: В бизнес-процессе TO BE предполагается использование СЭД. |
Система обеспечивает поддержку практически всех основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему технологические возможности обеспечивают ведение Номенклатуры дел в соответствии с ГОСТ в электронном виде и сокращают общее время выполнения процесса, в отличие от выполнения процесса традиционным способом. |
2.2 |
Функциональные возможности Подготовка документов для передачи в архив |
При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения. |
Похожие статьи
-
При достижении целей внедрения организация получает следующие эффекты: *Обеспечение прозрачности бизнес-процессов; Возможность оперативно отслеживать...
-
В рамках выпускной квалификационной работы из всех возможных бизнес-процессов предприятия было принято решение рассматривать только внутренний...
-
При внедрении СЭД необходимо придерживаться следующих основных принципов: *активное участие высшего руководства Заказчика в решении организационных...
-
В данном параграфе описывается процесс "Управление ОРД", детальная модель которого представлена в Приложении А. Для наглядной демонстрации была создана...
-
Введение - Моделирование и анализ процессов внутреннего документооборота предприятия
Автоматизация бизнес-процессов внутреннего документооборота на примере производственного предприятия является актуальной темой в связи с тем, что...
-
Требования к системе электронного документооборота Выбор системы для внедрения и определение состава модулей, из которых она состоит, обусловлен...
-
Электронный документооборот внедрение экспресс Вводная информация для внедрения системы электронного документооборота Выпускная квалификационная работа...
-
Обзор модулей системы - Моделирование и анализ процессов внутреннего документооборота предприятия
Структурно модули системы представляют собой наборы компонент различных типов. Компоненты имеют характерный интерфейс и наборы данных, определяемые их...
-
Классификация систем электронного документооборота International Data Corporation (далее IDC) является аналитической фирмой, которая специализируется на...
-
Заключение - Моделирование и анализ процессов внутреннего документооборота предприятия
Выпускная квалификационная работа имеет практическое применение, которое заключается во внедрении СЭД Directum на конкретном производственном...
-
Общее описание системы Система Directum является корпоративной системой электронного документооборота, которая упрощает работу с большим потоком...
-
СЭД Directum позиционирует себя как корпоративная система электронного документооборота (Enterprise Content Management). [3] Помимо упомянутых ранее...
-
Основой разработки модели TO BE является процесс "Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)" AS IS и сформированные...
-
Объектом описания процесса и построения модели, в рамках данного предложения, являлся процесс "Управление ОРД (ПриказыРаспоряжения)" производственного...
-
В ходе сравнения систем электронного документооборота была составлена таблица преимуществ функциональных возможностей рассмотренных ранее систем: Таблица...
-
Информационная инфраструктура организации при внедрении Системы электронного документооборота должна отвечать требованиям к информационному пространству,...
-
Данная СЭД позиционирует себя как система управления документами, задачами и бизнес-процессами организации. [4] Что касается преимуществ системы, то в...
-
В данной работе будут изучены системы электронного документооборота Directum, Docs Vision, Е1 Евфрат, 1С: Документооборот 8. Выбор данных систем...
-
Если мы хотим говорить о разновидностях документооборота, бумажного и электронного, то логично было бы сначала дать определение таким понятиям, как...
-
Программный продукт "1С: Документооборот 8", является преемником программного продукта "1С: Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях...
-
Документ - определенным образом упорядоченная информация. Автоматизация -- одно из направлений научно-технического прогресса, использующее...
-
С помощью специализированного инструмента моделирования бизнес-процессов ARIS, поддерживающего одноименную методологию описания бизнес-процессов, было...
-
Обозначение элементов моделирования При экспресс-анализе для описания бизнес-процессов и построении их моделей, использовался программный продукт...
-
Основные сложности внедрения медицинских информационных систем (МИС) в лечебных учреждениях связаны с отсутствием у заказчика технических специалистов...
-
Известно, что создание систем "с нуля" приводит к глобальным затратам компании на фонд оплаты труда, на поддержание созданного решения. К тому же, чем...
-
Вывод - Разработка объектно-ориентированной модели информационной системы предприятия ЗАО "ХРОМТАН"
Технология автоматизации бизнес-процессов в применении к управлению предприятием связана с автоматизацией административного труда и направлена на...
-
В данной главе представлено описание возможных вариантов совершенствования архитектуры предприятия в части гибкого подключения сторонних систем и их...
-
На основе описания методов можно с уверенностью сказать, что данная система может успешно справляться с автоматизацией анализа документации. При этом...
-
Выполнения проекта монтажа охранной сигнализации состоит из множества операций, которые складываются в этапы работ проекта. Схематично структура этапов...
-
В работе использовались следующее программное обеспечение для решения поставленных задач: AutoCAD, ANSYS Workbench, ANSYS Icepak. Система AutoCAD...
-
Специалисты Gartner предполагали, что к 2006 году более 60% компании будут внедрять сервис-ориентированную архитектуру (Service-Oriented Architecture -...
-
ЗАКЛЮЧЕНИЕ - Анализ потерь рабочего времени сорудников предприятия
Создание системы анализа эффективного использования рабочего времени, а также постоянное присутствие Контролеров Заказчика на стройплощадках позволили...
-
После того, как был реализован процесс карьерного планирования в информационной системе, можно сделать выводы о том, что внедрение информационной системы...
-
Разомкнутый программный годограф инструментальный Программная среда Labview. Labview - это программная среда, использующая язык графического...
-
Эффективность работы бизнеса напрямую зависит от эффективности работы ИТ. При внедрении новых проектов, связанных с развитием бизнеса, происходит...
-
В данном разделе главы смоделированы процессы внедрения платежной системы с учетом участия информационной системы для решения проблем, описанных в...
-
Задачей проекта По внедрению Campaign Management является автоматизация полного цикла проведения кампаний, включая: Ѕ сегментацию и отбор Клиентов; Ѕ...
-
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - одна из криптографических систем зашиты контроля и подлинности информации. Значение ЭЦП усилилось при передаче...
-
Конфигурация "Управление производственным предприятием" является современной многооконной системой. Каждое из ее окон (многие из которых -- диалоговые...
-
Моделирование текущего бизнес-процесса внедрения платежной системы Общая карта бизнес-процессов Рисунок 7 Карта процессов внедрения Карта процессов...
Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота - Моделирование и анализ процессов внутреннего документооборота предприятия