Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота - Моделирование и анализ процессов внутреннего документооборота предприятия

Перечень предложений по совершенствованию процедур документооборота в подразделениях производственного предприятия с учетом перспектив внедрения системы, и имеющие отражение на Модели TO BE, приведен в таблице 3.2.

Приведенные в таблице предложения обусловлены:

    - планируемым вводом в повседневную деятельность ранее не выполняемых бизнес-процессов; - совершенствованием действующих бизнес-процессов, за счет определения их оптимальной структуры и параметров; - совершенствованием процессов документооборота, за счет использования технологических возможностей внедряемой СЭД; - установкой программного обеспечение СЭД на рабочие места руководителей и специалистов производственного предприятия; - требованиями и ограничениями, вносимыми СЭД при ее внедрении.

Все предложения в таблице основаны на предполагаемом внедрении системы электронного документооборота Directum. Предложения в таблице разделены на функциональные и организационно-технические. Особенностью является то, что каждое из них подразумевает, что система полностью поддерживает все бизнес-процессы системы, которые необходимо реализовать. Помимо этого СЭД обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа.

Таблица 3.2. Перечень предложений по совершенствованию бизнес-процесса "Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)" документооборота в подразделениях производственного предприятия

БП

Описание предложений

Примечание

1

Управление приказами (распоряжениями)

1.1

Организационно-технические:

В бизнес-процессе TO BE предполагается использование СЭД.

Система обеспечивает поддержку практически всех основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему технологические возможности в данном бизнес-процессе значительно сокращают, как количество бумажных носителей, так и общее время выполнения процесса. При этом СЭД полностью обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа, дает возможность осуществлять контроль состояния электронного документа на всех стадиях жизненного цикла. Кроме того система дает возможность организовать, проконтролировать и принять работы по исполнению данного, конкретного приказа (распоряжения). Для обеспечения полноценного и эффективного выполнения бизнес-процесса система обеспечивает возможность динамического назначения участников бизнес-процесса и маршруты прохождения документа с временными параметрами.

1.2

Функциональные.

"Согласование проекта Приказа/Распоряжения".

Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Выполняя функцию, проверяется содержание документа на соответствие поставленным целям и нормативным документам, ставится визирующая электронная цифровая подпись (далее ЭЦП) на проект документа.

Выполняет ее, как правило, руководитель подразделения - непосредственный руководитель ответственного за подготовку приказа/ распоряжения и согласующие, ответственные в своей области.

Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.

1.3

"Печать Приказа/Распоряжения и передача документа на подпись".

Функция поддерживается и обеспечивается СЭД.

Распечатывается согласованный электронный документ, обеспечивается передача бумажного документа на подпись руководителю, ставится утверждающая электронная цифровая подпись (ЭЦП) от лица утверждающего.

Выполняет ее, как правило, секретарь руководителя.

Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.

1.4

"Постановка Приказа/Распоряжения на контроль исполнения".

Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Постановка исполнения Приказа/Распоряжения на контроль.

Выполняет ее, как правило, секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть.

Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.

1.5

"Мониторинг выполнения работ по Приказу/Распоряжению"

Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Осуществляется мониторинг хода и состояния выполнения работ по исполнению Приказа/Распоряжения.

Выполняет ее лицо, назначенное за контроль исполнения приказа (распоряжения), либо секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть.

Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.

1.6

"Приемка работ по исполнению Приказа/Распоряжения".

Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Осуществляется приемка работ по исполнению Приказа/Распоряжения или выдача заданий на доработку.

Выполняет ее лицо, назначенное за контроль исполнения приказа (распоряжения), либо секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть.

Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.

2

Ведение номенклатуры дел и архивное хранение документов

2.1

Организационно-технические:

В бизнес-процессе TO BE предполагается использование СЭД.

Система обеспечивает поддержку практически всех основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему технологические возможности обеспечивают ведение Номенклатуры дел в соответствии с ГОСТ в электронном виде и сокращают общее время выполнения процесса, в отличие от выполнения процесса традиционным способом.

2.2

Функциональные возможности

Подготовка документов для передачи в архив

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

Похожие статьи




Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота - Моделирование и анализ процессов внутреннего документооборота предприятия

Предыдущая | Следующая